Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"

SQL-текст команды создания таблицы Vecsel

CREATE TABLE VECSEL (NPP INTEGER NOT NULL,

ACTNUM SMALLINT NOT NULL,

VECNUM INTEGER NOT NULL,

EMITENT SMALLINT NOT NULL,

RUBSUM DOUBLE PRECISION NOT NULL,

EMISDATE DATE NOT NULL,

SENDDATE DATE,

VECHOLDER INTEGER,

SUPPLIER INTEGER,

CONTRACT INTEGER,

EXECUTED SMALLINT NOT NULL,

NOTE VARCHAR(50) CHARACTER SET WIN1251,

REGION SMALLINT);

CREATE GENERATOR VECSEL_GEN;

CREATE TRIGGER SET_VECSEL FOR VECSEL

ACTIVE BEFORE INSERT POSITION 0

AS BEGIN NEW.NPP=GEN_ID(VECSEL_GEN,1);END;

Текст основного SQL-запроса реестра векселей:

SELECT A.NPP, A.ACTNUM, A.VECNUM, B.NAME EMITENT, A.RUBSUM, A.EMISDATE,

A.SENDDATE, C.NAME VECHOLDER, D.NAME SUPPLIER, E.NOMER_OUR,

F.NAME SUBJECT, G.NAME SERVICE,

A.EXECUTED, A.NOTE, H.NAME REGION

FROM VECSEL A

LEFT OUTER JOIN EMITENT B

ON (A.EMITENT = B.NPP)

LEFT OUTER JOIN COMPANY C

ON (A.VECHOLDER = C.NPP)

LEFT OUTER JOIN COMPANY D

ON (A.SUPPLIER = D.NPP)

LEFT OUTER JOIN CONTRACT E

ON (A.CONTRACT = E.NPP)

LEFT OUTER JOIN REGION H

ON (A.REGION = H.NPP)

LEFT OUTER JOIN SUBJECT F

ON (E.SUBJECT = F.NPP)

LEFT OUTER JOIN DEPARTMENT G

ON (E.DEPARTMENT = G.NPP)

ORDER BY A.NPP

Запрос выводит информацию из таблицы VECSEL и тех таблиц, коды из которых использованы:

COMPANY - справочник по компаниям;

CONTRACT - таблица активных договоров;

REGION - справочник по регионам и энергосистемам;

SUBJECT - справочник по предмету договора;

DEPARTMENT - иерархический справочник по подразделениям компании.

Листинг основного модуля программы vecsel.exe

program Vecsel;

uses Forms, Windows, …

{$R *.RES}

const ProductTitle='Реестр векселей';

var FormPointer:PChar;

hD : HWND;

begin

Application.ShowMainForm:=false;

FormPointer:=PChar(ProductTitle);

hD:=FindWindow('TApplication',FormPointer);

If hD<>0 then

// если программа уже запущена, то вывести главное окно на первый план

SetForegroundWindow(hD)

else

//иначе запустить новый экземпляр программы

begin

Application.ShowMainForm:=true;

Application.Initialize;

Application.CreateForm(TCSTForm, CSTForm);

Application.CreateForm(TMainDM, MainDM);

Application.CreateForm(TMainForm, MainForm);

Application.CreateForm(TExcangeForm, ExcangeForm);

Application.Run;

end;

end.

Созданы справочники на все однородные группы данных. Каждая рабочая таблица хранит код везде, где возможно унифицировать данные. Т.о. были выделены следующие справочники:

·        страны;

·        города;

·        службы;

·        виды валют;

·        компании;

·        банки;

·        предмет договора;

·        пользователи.

Когда пользователь вводит информацию, это, как правило, стандартная операция с определенным контуром входных данных. Поэтому выгодно реализовать ввод всех финансовых операций в виде хранимых процедур в базе данных. Приложение-клиент передает по сети, в таком случае, только параметры этой процедуре, а она в свою очередь сама выполняет SQL-запросы. Это дает три хороших момента:

1)    Трафик сети снижен до порогового минимума - следовательно, быстрее будет совместная работа нескольких пользователей;

2)    Одни и те же хранимые процедуры могут использовать разные приложения, сокращается объем кода;

3)    Хранимые процедуры выполняются в рамках одной транзакции - отпадает необходимость программно реализовывать механизм транзакций в каждом приложении.

Вводимая информация не только хранится в таблицах. При каждом изменении данных в одних таблицах необходимо по определенным правилам изменять данные в других таблицах.

Например, при поступлении счет фактуры за выполненные работы или услуги приложение, отвечающее за регистрацию данного документа, должно параллельно внести изменения:

·        в таблицу “Договора” - об исполнении поставщиком своей части контракта;

·        в главную таблицу - об изменении оперативной задолженности данного контрагента.

И это один из самых простых и очевидных примеров. Число каскадных изменений в БД зависит от уровня желаемой автоматизации системы. Для упрощения системы и “прозрачного” программного управления событиями, вводят механизм “бизнес-правил”. Это внутренний аппарат сервера баз данных Interbase, он позволяет перенести управление целостностью данных из приложений на сервер.

Бизнес-правила реализуются в виде процедур в базе данных finance.gdb, и при внесении изменений в одни таблицы, они автоматически обновляют данные в других. Образно говоря, бизнес-правила организуют взаимодействие между отдельными таблицами, которые хранят обособленную информацию. Этим мы достигаем цели каждый момент иметь самую последнюю информацию в главной таблице оперативной дебиторско-кредиторской задолженности.[6]

3.3 Схема информационных потоков

Структура входной информации осталась неизменной. Таким образом, на входе нашей централизованной системы управления будут “бумажные” данные. Главной функцией клиентских приложений будет обеспечение работоспособного и быстрого интерфейса по вводу данных. За обработку же информации будет отвечать база данных со всеми ее внутренними механизмами.

Каждое приложение, читай, каждый экономист - пользователь системы, имеет в своем распоряжении отдельную таблицу, в которую только он может вносить данные, а всем остальным таблицам приложение должно иметь ограниченный доступ (обычно это чтение данных) для проведения таких финансовых операций, где требуется работа нескольких экономистов. Например, для регистрации векселя необходимо знать, по какому договору выполняется индоссирование, а эту информацию вводит другой экономист.

Таблицы взаимодействуют между собой (изменяют свое содержимое в зависимости от других таблиц) при помощи механизма бизнес правил. Главной целью всего этого является центральная таблица. В ней каждый момент отображается текущее состояние задолженности каждой компании или организации, с которыми мы имеем дело. Полный доступ на все виды выборок из этой таблицы имеет приложение начальника финотдела, которое не вводит никакой информации. При обнаружении роста задолженности какой-либо компании приложение по связям между таблицами находит, на основании каких операций и документов произошел данный рост, определяет динамику его развития, дату образования, долю среди всего остального объема задолженности.

Мы видим, что не требуется промежуточных сведений цифр, сопоставления работы нескольких финансистов. В существующей системе для вывода итоговых данных, на основании которых можно было сделать некоторый анализ, требовалось группировать данные по различным критериям, сводить их во все более общие цифры, а затем проводить их обратную расшифровку. При этом в процессе получения итоговых отчетностей участвовало несколько экономистов, которые не обрабатывали входные документы и не проводили конечный анализ, а обрабатывали цифры - путем их переноса “из одной ведомости в другую”.

В автоматизированной системе управления финансовым учетом, как видно из схемы, потоки информации вводятся в базу пользователями - специалистами финотдела, затем они оперативно обрабатываются в БД, и уже в различном разрезе выводятся теми экономистами, которые отвечают за отчетные цифры и их анализ.

Данная схема учитывает возникновение потребности смежных отделов в доступе к информации, за которую отвечает финансовый отдел. На практике эта ситуация проявится с первого же дня работы системы. Другим отделам могут понадобиться либо входные данные по различным операциям, либо уже готовые финансовые отчетности по различным показателям. При данной схеме обработки информации, для доступа к ней достаточно будет организовать небольшие клиентские приложения, подключающиеся к БД системы финотдела, с правом производить выборки “только для чтения”. Для использования выходных таблиц можно применить автоматическое конвертирование данных из одного формата в другой (Excel).

3.4 Внедрение, этапы освоения

Создание информационной системы финотдела является реальной задачей ОИС ТОО “БАК ”. Для ее выполнения создана группа, в состав которой входят специалист по финансовому учету, системный инженер по информационным потокам, специалист по удаленным БД, 2 программиста. Я разработал данный дипломный проект в составе этой группы во время практики.

Существующая система финансового учета имеет архив данных по всем операциям и различные отчетности за два года. Это огромный объем информации, который организован в виде электронных таблиц Excel. В этих таблицах данные хранятся в не типизированном виде. С другой стороны, БД системы клиент/сервер предполагает четкую структуризацию всех таблиц, строгое описание формата данных, которые будут в них храниться. Поэтому, если рассматривать возможность перевода всей старой информации из существующей системы в новую, единственным способом будет ручной ввод всех данных. Учитывая специфику работы автоматизированной системы, для этого придется отключать некоторые элементы автоматизации и внутреннего контроля, что для сохранения целостности данных потребует дополнительного программирования.

Существует 2 пути внедрения системы финансового учета в работу компании:

1 - перенести все данные из архивов и активных рабочих таблиц в БД новой системы. Это потребует дополнительного программирования, использования специально обученных операторов для ввода большого количества разнородных данных;

2 - перенести только активные данные, такие как незавершенные договора, все данные по операциям за незаконченный отчетный период, и т.д.

Первый путь предполагает необходимость использования старых данных для выполнения некоторых видов финансового анализа - таких как сравнение текущего состояния фирмы за аналогичный отчетный период. Второй способ позволит ввести систему в работу с минимальными издержками и с самого начала вести базу данных в единообразной манере.

Настоящее положение фирмы таково, что каждый год ставится задача понести как можно меньше убытков. В этом плане такие сложные виды анализа не являются актуальными, а более необходимой является задача улучшить управление финансовым учетом ценой рациональных затрат.

4. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

4.1 Новые технологии и прибыль компании

Создание автоматизированной системы - это мероприятие в хозяйственной деятельности предприятия, которое является многоэтапным, зависящим от множества факторов и влияющим на все элементы производственной системы. Поэтому оно требует комплексного, системного подхода.

Решение о целесообразности изменения существующей системы управления или создания новой принимается на основе информации:

1)    текущее финансовое состояние предприятия;

2)    направление развития предприятия;

3)    новейшие научно-технические достижения в области управления;

4)    анализ существующей системы управления предприятием;

5)    возможные пути совершенствования системы управления;

6)    предполагаемая эффективность каждого варианта.

Состояние компании определяется на основе финансового анализа производственно-хозяйственной деятельности, бухгалтерских отчетов за периоды, экономических анализов и прогнозов о развитии рынка в целом и конкретной соответствующей отрасли (рыночной ниши).

Обоснованное использование современных технологий в области автоматизации управления определяет выживаемость и конкурентоспособность предприятия. В настоящем ситуация такова, что информация становится коммерческим ресурсом. Одновременно растет общий объем информации, который требуется для функционирования компании. Для управления такими большими потоками данных создаются новые технологии. Эти технологии могут быть самыми разнообразными по уровню сложности и предоставляемых возможностей, причем результирующий эффект не обязательно оправдывает стоимость использования этих технологий. Т.е. не всегда имеет смысл применять новейшие программные и аппаратные решения, если задача достаточно проста и прибыль мало зависит от качества управления.

Системотехник должен создать систему исходя из минимума ресурсов, но с определенными целями.

Целями совершенствования системы управления являются:

-       повышение конкурентоспособности компании;

-       снижение издержек по управлению и производству;

-       гибкость и скорость принятия решений;

-       надежность хранения информации;

-       безопасность секретной информации;

-       оперативный контроль за текущим состоянием;

-       “прозрачность” управления информацией.

Конкретно для финотдела:

-       лучшее регулирование бюджетов отделений;

-       повышение качества финансовой отчетности для высших руководителей;

-       решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета.

4.2 Измерение эффективности капиталовложений

Для оценки экономической эффективности информационной технологии одних только традиционных методов подсчета прибыли на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика, способная продемонстрировать ее полную отдачу.

Известна проблема о не поддающихся подсчету аспектах многих проектов. Некоторые применяют формальный подход для измерения количественной величины эффективности всей новой аппаратуры и программного обеспечения, так что на самом деле они интересуется корректным способом определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод от применения информационной технологии, которые оправдают ассигнования, выраженные суммой в долларах.

Высших руководителей менее всего удовлетворяют обоснования необходимости капиталовложений в информационные технологии, сделанные лишь на основе расчета чисто экономической эффективности. Руководители, определяющие успех информационной технологии с точки зрения эффективности решения отделом ИС основных производственных задач, а не просто выполнения арифметических подсчетов, чаще чувствуют, что получают полную или почти полную отдачу от своих капиталовложений.

Эффективность - не обязательно показатель того, насколько эти задачи, инфраструктура или процессы отвечают общим производственным целям вашей компании.

Обоснование полезности - это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству отделов информационных систем. Применение к информационной технологии некоторых приемов, если их соблюдать правильно, позволяет достичь двух важных целей:

-       отделение ИС получает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактических вопросов;

-       старшие руководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, что заставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.

Но эти приемы должны также демонстрировать и выгоды от применения информационных технологий. В противном случае мажет появиться разрыв в представлениях о том, как функционирует ИС на самом деле и как ее работа воспринимается производственными подразделениями. Менеджер информационных систем должен эффективно взаимодействовать с людьми, от которых зависит решение.

Затраты на создание или модернизацию информационных систем нужно рассматривать скорее как инвестиции, чем расходы. В ТОО “БАК” рассматривают каждый крупный проект в области информационных технологий, как и любой другой инвестиционный проект компании.

Первый шаг, предпринимаемый отделом - “заказчиком” для модернизации системы управления, - разработка технического предложения.

Для этого необходимо провести опрос основных пользователей системы об ощутимых и неуловимых выгодах рассматриваемого приложения, а также об имеющем место риске. Создается группа основных пользователей из затрагиваемых проектом подразделений. С предложенной системой знакомятся все будущие пользователи - финансовые "эксперты". Они должны сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых они ждут от реализации такого проекта. Эти выгоды должны были быть выражены в экономических, а не в технических терминах.

Например, материальные выгоды от внедрения нового модуля по работе с банками заключается в сокращении сроков пересылки платежных документов. Это ускорит текущие расчеты.

Качественные выгоды - те, величину которых трудно выразить в долларах, будут состоять в более точном осуществлении финансового прогноза.

С другой стороны, потенциальный риск новой системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей.

Затем проект документа поступает к специалистам по информационным технологиям. Они помогают руководителю отдела оценить расходы - как прямые, так и косвенные, а также ожидаемый эффект. Эффект подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. К материальной экономии относят сокращение трудозатрат и оптимизацию работы с данными. К нематериальной - повышение качества финансового анализа, конкурентоспособности или ожидаемое увеличение прибыльности компании, не поддающееся точному измерению. Традиционная прибыль на инвестированный капитал определяется на основе количественных показателей расходов и доходов. Качественные выгоды излагаются перед комитетом высших руководителей в особом разделе обоснования. Может оказаться, что данный конкретный проект не приносит материального эффекта, но все же должен быть рассмотрен с точки зрения его полезности для победы над конкурентами.

При исследовании работы финотдела был сделан вывод, что определяющими будут нематериальные качественные преимущества.

Все расходы по проекту подразделяются на обязательные (текущие) и добровольные (дополнительные). Объясняя руководителям суть обязательных затрат, менеджер проекта говорит: "Вот ваши существующие информационные системы, а вот, во что они вам обходятся. Это ваши необходимые расходы - то, что нужно для поддержания статус-кво. С другой стороны, вот ваши добровольные, т.е. дополнительные, расходы, требующиеся на ввод в эксплуатацию новых систем". Добровольные расходы учитывают экономию от замены или от модификации существующего способа работы. Руководителям предлагается цифра дополнительных расходов, и им объясняют, к чему приведет внедрение новых систем.

В этот момент становится очень легко взвесить преимущества от планируемых усовершенствований в сравнении с дополнительными расходами. Важным обстоятельством является понимание всеми, что одна только информационная технология не несет в себе существенных улучшений.

Предложение, подготовленное инициатором создания новой системы и проверенное персоналом ИС, перед тем, как оно будет направлено на рассмотрение высшего комитета, подписывает руководитель этого отдела. И даже если предложение пройдет, до завершения процесса еще далеко.

Если тот или иной проект в области информационных технологий выходит за рамки бюджета, комитет по рассмотрению капитальных вложений утверждает дополнительные ассигнования.

После утверждения проекта назначается контрольная дата отчета. Это позволяет компании оценить, реализованы ли ожидаемые издержки и выгоды. Для удобства сравнения эти фактические данные фиксируются в том же проекте, где изложены первоначальные оценки. Если реализация проекта задерживается, дату оценки переносят. Менеджер проекта должен снова обратиться в комитет и запросить дополнительное время. Самое крупное преимущество рассматриваемой системы заключается в том, что выгоды от капиталовложений в информационные технологии ощущают как производственные подразделения, так и высшее руководство компании. Раньше эти выгоды были скрыты.

1.     Отдел, который требует новую систему управления, готовит техническое обоснование.

2.     Сотрудники отдела ИС анализируют предложение.

3.     Отдел ИС помогает менеджерам оценить прямой и косвенный эффект.

4.     Ожидаемый эффект подразделяется на исчисляемый (тот, что приведет к материальной экономии) и неисчисляемый.

5.     По оценкам исчисляемых расходов и доходов производится традиционный расчет прибыли на инвестируемый капитал. Неисчисляемые эффекты включаются в обоснование отдельными разделами дня рассмотрения комитетом высших руководителей.

6.     Руководитель производственного подразделения утверждает окончательное обоснование.

7.     Проект передается на утверждение в комитет капитальных ассигнований.

8.     Устанавливается дата представления отчета о реализации проекта, в котором сравниваются ожидаемые показатели с фактическими.

По завершении проекта проводится заключительный анализ, чтобы определить, насколько ожидаемые затраты и эффект близки к фактическим результатам.

4.3 Сравнение существующей и создаваемой системы

Существующая локальная сеть была построена в 1998 году квалифицированным сетевиком. Сеть имеет достаточные характеристики по интенсивности работы, надежности и может быть легко расширена при необходимости. При этом микросегментация сети была произведена с учетом организационной структуры управления по отделам. Финансовый отдел функционирует в отдельном сегменте.

Вызывает нарекания со стороны пользователей сама организация работы в сети. Нет централизованного хранения информации, распределение работ по АРМ было выполнено на основании тех методов работы, которые использовались, когда финансовый учет был бумажным. Все бумажные операции были перенесены в офисные приложения, которые используются как средство хранения и вывода данных.

В результате нормальное функционирование системы зависит от:

·        навыка работы с офисными приложениями;

·        текущего объема работ;

·        готовности работников к “авралам” и сверхурочным;

·        лояльности сотрудников в отношении конфиденциальных сведений.

Целью создания новой системы является оптимизация работы финансового отдела, что является нематериальным преимуществом. Это подразумевает повышение оперативности выполнения задач, уровня безопасности, надежности и конфиденциальности, современный стиль управления информацией.

Методология создания новой прикладной системы управления финансовым учетом основана на концепции “клиент/сервер”. Эта технология позволит использовать собранную информацию о механизме работы финотдела для достижения вышеперечисленных целей оптимизации системы.

Кроме основных целей (нематериальные преимущества), следствием будет являться снижение текущих затрат (материальные преимущества) за счет:

·        высвобождение должностей;

·        сокращение времени выполнения стандартных операций;

·        уменьшение затрат на электроэнергию;

·        уменьшение расхода канцелярских принадлежностей.

Повышение эффективности работы отдела приводит к экономии как людских ресурсов в виде возможности сокращения числа служащих, так и экономии рабочего времени высококвалифицированных служащих.

В числе рисков при создании современной системы находятся неспособность системы реагировать на быстрые изменения производственного климата и сопротивление любым новшествам со стороны служащих.

С точки зрения перспектив, с развитием компании будет затребовано создание корпоративной системы управления, в которой все отделы будут объединены в однородную информационную структуру. Концепция “клиент/сервер” предусматривает расширение системы и ее интеграцию с другими подсистемами. Т.е. создается база на будущее развитие из архитектурных решений и накопленного опыта.

4.4 Изменения в существующей структуре затрат в системе финансового учета

Не представляется возможным оценить относительное изменение расходов после и до создания системы, т.к. для этого требуется детальный анализ расходов работы финотдела. Ниже будут рассмотрены абсолютные изменения сумм на содержание финотдела “до и после” в сравнении с затратами на само создание системы, определение срока окупаемости при условии той же эффективности работы финансистов. Конечно, на самом деле система должна будет повысить результативность труда, и главный эффект от внедрения новых технологий будет не на поверхности, а в общем улучшении качества управления, которое влияет на прибыльность компании.

Рассмотрим те составляющие затрат, которые будут затронуты модернизацией информационной системы.

В результате сокращения рабочего времени заработная плата специалистов финотдела не изменится, т.к. им установлен фиксированный оклад, а не часовая тарифная ставка. Более того, за работу в сверхурочные часы не производится их оплата с соответствующей индексацией (в 3-х кратном размере), за переработанные часы сотрудники могут быть награждены персональными премиями, или могут взять отгулы. Поэтому от повышения оперативности выполнения работ прямого сокращения затрат не будет. Но будет уменьшен общий фонд оплаты труда в результате сокращения должностей, главным образом должностей контролирующих и перепроверяющих.

Ожидается, что тот же объем работ в новой системе смогут выполнить 8 финансистов, высвободить предполагается пользователей:

С - “ТМЦ по всем службам”;

B - Руководитель сектора по контролю за деб./кред. задолженностью;

К - Руководитель сектора платежей и работы с банком;

G - “Проверка счет фактур”;

M - “Платежные документы”

Снижение годовых затрат на оплату труда определяется по формуле:

DЗз/п = (n*З)*12; (1)

где n - количество сокращенных работников;

З - среднемесячная заработная плата этих работников;

DЗз/п = (5*20 000) * 12 = 1 200 000 тенге.

В год на работу для финотдела рассчитано определенное количество канц. материалов - бумаги, картриджей для принтеров и прочих - на сумму Sk1, которая в 1998 году составила 380 000 тенге

Прекращение использования обычных носителей информации в большинстве операций на хранение и обработку данных в центральном сервере сократит эти расходы на 70-80%. Конечный вывод данных на бумагу потребуется только для тех финансовых отчетов, которые используются руководством как официальные документы.

Снижение затрат на расходные материалы определяется из выражения:

DЗр.м. = 0.7 * Sk1; (2)

где Sk1 - сумма годовых расходов на канц.товары;

DЗр.м. = 0.7 * Sk1 = 266 000 тенге.

Норма работы в месяц 146 часов (сокращенный трудовой день), реально некоторые финансисты работают сверхурочно, что приводит к перерасходу электроэнергии. Настольный компьютер, который выполняет функции рабочего места финансиста, потребляет в среднем Npc = 350 Вт.

Перерасход электроэнергии за год составит:

Егод = Npc * T, (3)

где T - количество часов, отработанных пользователями сверхурочно, за год T = 1321 час (по данным бухгалтерии за 1998 г).

Егод = 350 * 1321 = 462350 Вт.

Если финансисты будут успевать выполнять свою работу в рабочее время, то снижение затрат в результате экономии э/энергии составит:

DЗээ = Егод * Цкв , (4)

где Цкв - цена одного кВт*ч э/энергии. Цкв = 1.50 тенге;

DЗээ = 462350 * 1.50 * 10-3 = 700 тенге;

Итого имеем материальных преимуществ введения новой системы финансового учета на сумму снижения издержек в течение года:

DИS = DЗз/п + DЗр.м. + DЗээ (5)

DИS = 1 200 000 + 266 000 + 700 = 1 466 700 тенге.

Для построения системы мы используем существующую ЛВС. В ее состав входят:

-       файл-сервер сети Windows NT 4.0;

-       компьютеры на базе Pentium 200;

-       кабельная система на основе тонкого коаксиального кабеля;

-       активное кабельное оборудование.

По техническим характеристикам сеть подходит для создания на ее основе клиент/серверной системы финансового учета. Для этого необходимы дополнительные компоненты:

-       сервер баз данных;

-       программное обеспечение для сервера БД;

-       программное обеспечение для клиентских компьютеров.

Цена сервера баз данных на основе Pentium III 600 составит :

Цсбд = 200 000 тенге

Сетевая карта Intel EtherExpress Pro для сервера БД

Цск = 18 500 тенге

Сетевая ОС Windows NT 4.0

Цос = 175 000 тенге

Программный сервер Borland IB Database 5.0 на 10 одновременных подключений:

Цпс = 140 000 тенге

Затраты на разработку системы будут складываться из зарплаты штатных программистов и приобретения пакета корпоративных средств разработки Inprise Delphi Client/Server Suite 4.0.

Для написания программной части рассчитывается использовать группу из 3-х программистов.

Время разработки системы определено как:

Tp = 1000 часов, или 6 месяцев.

Т.о. затраты на оплату труда разработчиков составят:

Зпрог = Зз/п * 18 = 20 000 * 18 = 360 000 тенге;

Пакет Delphi Client/Server 4.0 имеет рыночную стоимость

ЦDelphi = 250 000 тенге

Итого единовременные капиталовложения составят:

К = Цсбд + Цск + Цос +Цпс + Зпрог + ЦDelphi, (6)

К = 200 000 + 18 500 + 175 000 + 140 000 + 360 000 + 250 000 = 1143500 тенге.

Годовая эффективность создания системы определяется из выражения:

Эг = DЗ/(Ен + Кр), (7)

где DЗ - изменение размера затрат на создание и обслуживание информационной системы определяется из выражения:

DЗ = DИS - К(Ен + Кр), (8)

где DИS - абсолютное изменение издержек работы отдела;

Ен - норматив эффективности кап.вложений, для компьютерной техники и программного обеспечения принимается равным 0.15;

Кр - коэффициент реновации, принимается как норма амортизации с учетом срока службы существующего оборудования (срок службы системы Тсл - 3 года) и определяется по формуле:

Кр = Ен / ((1 + Ен)Тсл - 1), (9)

Кр = 0.15 / ((1 + 0.15)3 - 1) = 0.29;

Тогда, изменение размера затрат составит:

DЗ = 1 466 700 - 1 143 500*(0.15+0.29) = 963 560 тенге,

годовая эффективность планируется в размере

Эг = 963 560 / (0.15+0.29) = 2 189 909 тенге.

Теперь мы можем определить срок окупаемости Ток создания новой системы из выражения:

Ток = К / Эг , (10)

Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..

Причем данный срок окупаемости учитывает только материальные преимущества создания новой системы.

5. ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

5.1 Анализ основных опасностей и вредностей проектируемого процесса

Данный дипломный проект реализуется на РС-совместных электронно-вычислительных машинах. Помещение из 12 машин располагается в отделе ТОО “БАК”.

В комплект ЭВМ входят:

1)    системный блок;

2)    монитор;

3)    клавиатура;

4)    принтер;

5)    мышь.

В помещении работают сотрудники. За техническим состоянием компьютеров следят два оператора и один инженер-системотехник. Операторы ЭВМ, программисты и другие работники могут подвергаться воздействию таких опасных факторов, как:

1)    поражение электрическим током;

2)    СВЧ электромагнитное излучение частотой 3 - 100 МГц;

3)    переменные магнитные поля;

4)    рентгеновское излучение;

5)    пожарная опасность;

6)    нерациональное освещение;

7)    неблагоприятный микроклимат;

8)    шум;

9)    психофизические факторы.

Аппаратура питается от сети напряжения 220В+10%, 50+Гц, полная мощность 0,4 кВт, где опасность представляют первичные цепи блоков питания, подключенные к напряжению 220В, 50Гц. Источником СВЧ-излучения является генератор синхроимпульсов и электронная пушка кинескопа. Воздействие на человека СВЧ-излучения заключается в нарушении нервной, эндокринной и сердечно-сосудистой систем.

Источником переменного магнитного поля являются отклоняющие катушки строчной и кадровой разверток кинескопа. Переменное магнитное поле воздействует на нервную и сердечно-сосудистую системы человека. Особая его опасность в том, что оно практически не экранируется и одинаково воздействует во всех направлениях от монитора.

Рентгеновское излучение возникает при торможении электронов на люминофоре экрана и излучается в направлении экрана. Рентгеновское излучение воздействует на весь организм, ионизируя внутренние ткани.

Многие сотрудники связаны с воздействием таких психофизических факторов как умственное перенапряжение, перенапряжение зрительных и слуховых анализаторов, монотонность труда, эмоциональные перегрузки и т.д. У работающих с терминалами из-за мерцания экрана могут возникать повышенная утомляемость и головная боль.

Допустимые микроклиматические параметры могут вызвать переходящие и быстро нормализующиеся изменения функционального и теплового состояния организма и напряжений реакций терморегуляции, не выходящие за пределы физиологических приспособительных возможностей, не создающие нарушений состояния здоровья. Но вызывающие дискомфортные теплоощущения, ухудшающие самочувствие и понижение работоспособности.

5.2 Защитные мероприятия

5.2.1 Производственная санитария

Метеорологические параметры в помещении, согласно «Нормам температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха в рабочей зоне производственных помещений ВЦ», являются следующими:

-рабочая температура воздуха составляет 20 - 24 оС;

-относительная влажность воздуха 40 - 60 %;

-запыленность воздуха не более 0,5 мг/м3;

-в норме содержание технических частиц, активных газов, химических ингредиентов.

Для поддержания этих норм используется принудительная вентиляция - 2 кондиционера, которые обеспечивают приток свежего воздуха и очищение его от пыли.

В зале используем частично естественное и искусственное освещение, выполненное люминесцентными лампами. Искусственная освещенность рабочей поверхности стола составляет 400лк. Расчет искусственного и естественного освещения в помещении приведен ниже.

Искусственное освещение.

Искусственное освещение предусматривается в помещениях, в которых недостаточно естественного освещения или для освещения в те часы суток, когда естественный свет отсутствует. По конструктивному исполнению искусственное освещение может быть двух видов - общее и комбинированное, когда к общему добавляется местное, концентрирующее световой поток непосредственно на рабочем месте.

Для расчета искусственного освещения применяются обычно два метода: метод коэффициента использования светового потока и точечный метод. Локализированное освещение и освещение негоризонтальных поверхностей можно рассчитывать только по точечному методу, а равномерное освещение светильниками со значительным излучением в верхней полусфере по методу коэффициента использования. Его и применим для расчета освещения аудитории. Цель расчета - определить световой поток ламп, выбрать тип, число и их размещение.

Требуемый световой поток определяют по формуле:

Fл*N=(Ен*Кз*S*Z)/h (11)

где Ен - нормируемая освещенность на рабочих местах, лк

Ен = 400лк для работ средней точности;

Кз - коэффициент запаса, Кз = 1,5 для помещения, освещаемого газоразрядными лампами;

S - площадь освещаемой поверхности, м2; S = 54м2 для заданного помещения;

Z - коэффициент для перехода от наименьшей освещенности к средней, Z = 1,1;

N - количество светильников;

h - коэффициент использования, то есть относительная доля потока лампы, падающая на поверхность S.

Значения коэффициента h определяют по таблицам, в зависимости от коэффициентов отражения светового потока от потолка и стен и показателя помещения i, определяемого из соотношения:

i = (Д*Г)/(Нр*(Д+Г))=(6*9)/(2,5(6*9))=1,44

где Нр =2,5 - высота светильников над расчетной поверхностью. Найдем коэффициент h по таблице, h = 0,5 для светильников ОД. Определим общий световой поток ламп:

Fл*N = (400*1,5*54*1,1)/0,5=71280 лм

Выбираем люминесцентную лампу ЛБ40, имеющую световой поток Fл = 3000лм. Находим число ламп:

N = 71280/3000 = 23,76 » 24

Так как светильники двухрядные, лампы можно разместить в двух рядах светильников по 6*2 ламп. Зная длину светильника - 1250 мм можно определить длину ряда:

1250*6 = 7500мм =7,5 м

Определим мощность каждой лампы. Это можно сделать методом удельной мощности. Этот метод позволяет определить мощность каждой лампы для создания в помещении нормируемой освещенности:

Рл = (Р*S)/N (12)

где Рл - мощность одной лампы, Вт;

Р - удельная мощность, Вт/м2;

S - площадь помещения;

N - число ламп в осветительной установке, N = 24;

Р можно определить по таблице. Для значений:

Н=3,5м - высота помещения;

S=54м2 - площадь помещения;

Е=4000лк - нормируемая освещенность;

Р=23 Вт/м2

Рл = (23*54)/24 = 51,8 Вт

Мощность всей осветительной установки:

Ро = Рл*N = 51,8 *24 = 1243,2 Вт

Естественное освещение.

Для данного помещения К.Е.О. можно определить по формуле:

ер = ен*к*с, % (13)

где ер - расчетное значение К.Е.О.;

ен - нормируемое значение К.Е.О. в зависимости от характера зрительной работы;

к - коэффициент светового климата; к = 0,9 для IV светового пояса;

с - коэффициент солнечности; с = 0,75;

ер = 1,5*0,9*0,75 = 1,01

Цель расчета естественного освещения - определить площадь световых проемов в помещении. Это можно сделать по формуле:

Пр = (ер*Ро*Кзд*Ппол)/То*г*100, м2 (14)

гдеПр - расчетная площадь световых проемов(м2);

Ппол - площадь пола, для заданного помещения:

9м2*6м = 54м2

ер - расчетный коэффициент К.Е.О.;

Ро - световая характеристика световых проемов;

Кзд - коэффициент, учитывающий повышение К.Е.О., из-за затемнения окон противостоящим зданиям;

То - общий коэффициент светопропускания материала окон;

г - коэффициент, учитывающий повышение К.Е.О., благодаря свету, отраженному от внутренних поверхностей помещения.

Зная Д/Г = 1,5о = 2,7 по таблице находим для данного помещения: Ро=14,5; Кзд = 1, так как окна не закрываются рядом стоящим зданием;

То = Т1*Т2*Т3*Т4 То = 0,8*0,75*0,7*0,8 = 0,34

Чтобы определить г необходимо вычислить Вср - средневзвешенный коэффициент отражения:

Вср = (Ппот*Впот+Пст*Вст+Ппол*Впол) / Ппот+Пст+Ппол (15)

Где П - площадь, В - коэффициент отражения потолка, стен, пола соответственно

Вср = (54м2*0,7+105м2*0,5+54м2*0,1)/(54м2+105м2+54м2)=0,45

Пр = (1,01*14,5*1*54м2)/(0,34*1,6*100)=14,5м2

Исходя из этого можно сделать вывод, что при общей площади помещения, равной 54м2 (длина 9м, ширина 6,5м), и при площади световых проемов, равной 14,5м2, в помещении имеется 3 окна. Размер каждого окна приблизительно 2х2,5м.

Таблица17 - Допустимые нормы напряженности электромагнитных полей в течение рабочего дня

Отдельно надо остановить внимание на таком вредном воздействии, как шум. Шум воздействует на основные жизненно важные системы человека и влияет на трудоспособность. В помещении требования к шуму допустимые и не превышают допустимых норм. Шум на рабочих местах в помещениях создается внутренними источниками:

1)    техническими средствами;

2)    устройствами кондиционирования;

3)    преобразователями напряжения;

4)    печатающими устройствами;

5)    другим оборудованием.

Для снижения шума применяются звукопоглощающие конструкции. Допустимые уровни звуков на рабочих местах приведены в таблице.

Таблица 18 - Предельно-допустимые уровни шума на рабочих местах

В целях борьбы с пылью проводится ежедневная влажная уборка. Зрительную нагрузку при работе с ЭВМ регулируют путем правильного подбора контрастности дисплея. Умственное перенапряжение можно уменьшить правильным режимом труда и отдыха. Для обеспечения большей комфортабельности работы применяется наиболее удобная мебель.

При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не превышает 7 часов. Время отдыха включает перерывы, выходные, праздничные дни и отдых. Число дней еженедельного отдыха не менее числа воскресных дней в данном календарном месяце. Ежегодный отпуск предоставляется продолжительностью не менее 15 рабочих дней.

Размеры помещения, площадью 54м2 и высотой 3,5м, соответствуют количеству работающих и размещаемому в них комплексу технических средств.

5.3 Техника безопасности

Для контроля состояния электрической изоляции проводятся периодические испытания изоляции. Для измерения и испытаний сопротивления изоляции в электроустановках до 1000В применяются мегомметры типа М1101.

Корпуса всех устройств ЭВМ имеют надежное электрическое соединение с шиной защитного заземления в машинном зале. Для заземления корпусов машины используется выносное заземление. Оно представляет собой стержни длиной 2,5-3м, погруженные в грунт вертикально в специально подготовленной траншее. Вертикальные заземлители соединяются стальной шиной, которая приваривается к каждому заземлителю.

В ЭВМ предусмотрено зануление посредством сетевого шнура, подключенным к распределительному пункту, а также специальным подключением к розетке электропитания. При замыкании на корпусе срабатывает максимальная токовая защита, которая селективно отключает поврежденный участок сети. Защита ЭВМ от токов короткого замыкания на землю осуществляется автоматом с электромагнитным расщепителем, имеющем установку тока срабатывания 60А и полное время отключения 0,3с.

5.4 Пожарная безопасность

Помещение по степени пожарной опасности относится к категории D. Стальные и несущие ограждающие конструкции защищены огнезащитными материалами и красками, обеспечивающими предел огнестойкости 0,5.

Для акустической отделки стен и потолков применяются негорючие материалы. В потолке установлены пожарные извещатели, система трубопроводов и выпускаемых устройств для подачи огнетушительного состава.

Воздуховоды системы вентиляции выполнены из негорючих материалов, имеют небольшое число поворотов и гладкую поверхность стенок. В системе вентиляции предусмотрены клапаны для перекрытия воздуховодов при пожаре. Для тушения возможных пожаров имеется сигнализационная тепловая пожарная установка СТПУ-1. Она срабатывает автоматически при повышении температуры или концентрации дыма и передает сообщение с помощью световых и акустических сигналов. Время срабатывания извещателей СТПУ-1 не более 15 секунд. Возможно альтернативное применение сигнализационной комплексной пожарной установки СКПЦ-1. Для локального тушения пожаров помещение оборудовано углекислотными огнетушителями типа ОУ-5. Огнетушители находятся в непосредственной близости от выходов.

Выбор средств и способов пожаротушения зависит, в первую очередь, от места возникновения пожара. Воду можно использовать для тушения пожаров в помещениях программистов, библиотеках, конференцзалах, вспомогательных и служебно-бытовых помещениях. Углекислый газ и воздушно-механическую пену - на технических этажах, в кабельных лотках, каналах, туннелях, подпольных пространствах. В машинных залах, помещениях контрольно-измерительных приборов применять воду и пену недопустимо, ввиду опасности повреждения или полного выхода из строя дорогостоящего электрического оборудования.

В здании пожарные краны устанавливают в коридорах, на площадках лестничных клеток, у входов, в доступных и заметных местах. Пожарные краны располагают в нишах на высоте 1,35м, где также находятся пожарный ствол с напорным рукавом из тканевого материала длиной 10-20 метров. Напор воды должен обеспечивать радиус действия компактной части струи воды, достаточной для достижения наиболее удаленной и возвышенной части здания, но не менее 6м.

Для нормальной эвакуации людей во время пожара двери имеют ширину 1,5м, высоту 2м и ширину коридоров 2,5м. Помещение имеет план эвакуации, расположенный возле выхода.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном дипломном проекте решена задача разработки автоматизированной системы управления работой финансового отдела ТОО “БАК ”, г.Экибастуз. Были рассмотрены вопросы исследования работы отдела с точки зрения его эффективности и уровня автоматизации, выявлены конкретные недостатки в работе отдела, их влияние на качество и оперативность управления компанией.

На основании этих исходных данных была поставлена задача проектирования интегрированной системы управления, которая объединила бы все потоки информации в работе финотдела в единое целое. Система управления в целом относится к информационно-советующему типу и реализована в виде сетевого пакета программного обеспечения.

Комплекс приложений и сервер БД используют локальную компьютерную сеть. Скорость передачи данных в сети является первым показателем скорости функционирования системы. Использование сервера Windows NT 4.0 на высокопроизводительной платформе Pentium III 600 и мощных рабочих станций Pentium 200 с операционной системой Windows 95, а также активного кабельного оборудования - концентраторов HP HUB-16U и 32-битных сетевых карт Intel EtherExpress Pro дает хорошие характеристики работы сети не только для разрабатываемой системы, но и предоставляет ресурсы для расширения системы и включения в нее других отделов.

Технологией разработки данной информационной системы управления финансовым учетом явилась концепция клиент/сервер. Эта концепция объединяет в себе методы программирования, построения базы данных, способ доступа и обработки информации, определяет идеологию работы всей системы. База данных реализована в SQL-сервере Borland IB Database 5.0, который является одним из передовых решений сервера БД для клиент/серверных систем. Клиентские приложения создаются с помощью инструмента быстрой разработки программ Borland Delphi Client/Server Suite 4.0, который позволяет не только создавать такие приложения, но и автоматически придает программам современный интерфейс, соответствующий логотипу “Designed for Windows 9x/NT”. Удобный и быстрый интерфейс программ определяет их производительность во взаимодействии с пользователем.

Разработка модели функционирования финансового отдела с хранением и обработкой информации в единой базе повлияла как на целевые установки повышения эффективности работы отдела, так и на структуру должностей и их должностные инструкции. Это связано с тем, что в целях оптимизации управления финансовым учетом мы не предполагали сохранить старый документооборот, а разработали совершенно новую схему информационных потоков. Т.о. в результате введения системы в эксплуатацию количество должностей в отделе сокращается на 5 единиц, работа по ведению финучета рассчитана на 8 пользователей.

В результате внедрения системы мы имеем повышение качества финансового учета в результате оптимизации информационных потоков, ускорение скорости получения оперативных данных по дебиторско-кредиторской задолженности, усиленный контроль за бюджетами подразделений.

В спецчасти описана программа “Реестр векселей”, которая входит в состав программного пакета. В ней реализованы все функции по ведению учета вексельных операций, обмен данными с другими приложениями системы происходит через серверную БД.

Архитектура клиент/сервер в дальнейшем позволит объединить подсистемы управления отдельных служб и подразделений в единую систему управления предприятием. Таким образом, создается база на будущее для внедрения современных информационных технологий.

В экономической части подчеркивалось, что определяющими факторами при рассмотрении целесообразности создания новой системы будут нематериальные преимущества, такие как улучшение качества управления финансовыми ресурсами, а материальное обоснование производится лишь постольку, поскольку это является обязательной частью любого инвестиционного проекта.

В результате использования автоматизированной СУ работой финотдела ожидается экономический эффект:

Эг = 2 189 909 тенге.

Срок окупаемости системы:

Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..

ЛИТЕРАТУРА

1)    Н.М. Белик, И.П. Федотов, С.И. Джаксыбаев. ”Уголь Экибастуза”. - М.: Недра, 1992г. - 204 стр.: ил.

2)    М.И. Агошков, Е.Л. Гольдман, Н.А. Кривенков. “Экономика горнорудной промышленности”.- М.: Недра, 1986г.- 435 стр.

3)    Д. Васкевич “Стратегии Клиент/Сервер”.-Диалектика, 1996г.-398стр.: ил.

4)    А.Д.Радостовец “Финансовый учет на предприятии”.-Билим,1997г.-523стр.

5)    П.В.Шумаков “Delphi 3 и создание приложений баз данных”.-Нолидж,1998г.-715стр.: ил.

6)    Л.С.Боуман “Практическое руководство по SQL”.-Диалектика,1997г.-320стр.: ил.

7)    “Компьютерные сети”.-Microsoft Press,1998г.-600стр.: ил.

8)    Д.Оузьер “Delphi 3 - поэтапный процесс обучения”. - Binom Publishers, 1997г., 460стр.: ил.

9)    В.Чистяков,С.Михайлов “Delphi 4: новое слово Inprise в семействе Borland Delphi”// “Технологии клиент/сервер”,№3,1998г.

10)Д.Рамодин “IB Database принимает эстафету”//Мир ПК,№3,1998г.,стр54-57.

11)Положения о работе финансового отдела ТОО “БАК”.

Приложение

Функции специалистов финансово-экономического отдела

Страницы: 1, 2, 3, 4