Согласно одному из множества предложенных в литературе определению, «Public Relation – это организация общественного мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и в дальнейшем этот образ поддерживать.

Одним из средств создания благоприятного образа является презентация (Praesentatio (лат.) – представление, предъявление). Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление на рынке новых товаров, технологий и т.д. Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы, поскольку гости воспринимают эти мероприятия как «смотрины» организации.

Презентация дает возможность пригласить нужных политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. При этом тщательно продумывается список лиц, которым заранее посылают приглашения, определяются сроки ее проведения.

В моей работе пойдет речь именно о презентации и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно. Мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужно сделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект.

Что такое презентация.

Презентация, как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить о своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того, как было сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.

Более благоприятное впечатление и более глубокое влияние на публику оказывает презентация, проходящая в хорошем темпе, в выразительной, энергичной и полной энтузиазма манере.

Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятие необходимо очень четко определить, что мы хотим получить как результат его проведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что глобальной целью каждой презентации является убеждение ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людей определенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо вы это делаете? Иногда, кроме этого вашей целью является подвигнуть людей на конкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени, что-то купить, заключить контракт и т. д.

Для того чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Тем самым можно избежать неприятных всевозможных сюрпризов и минимизировать неожиданности, которые могут помешать. Продумывая порядок необходимых действий, можно вовремя определить, сколько точно времени понадобиться на каждую часть, что более значимо, а от чего может быть вообще стоит отказаться.

Существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.

Какова природа места: формальная, неформальная, деловая.

Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.

Язык определяет стиль и тон всего события, а так же задает темп презентации. Он должен подходить аудитории, необходимо почувствовать ее культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.

Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями, избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я».

Виды и цели бизнес-презентаций.

Под бизнес-презентацией понимают переговоры представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов презентации могут иметь следующие цели:

Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

· Отчет о выполненных работах. Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

· Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Такие презентации могут быть внутренние и внешние презентации.

Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).

Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.

Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:

Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можно сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.

Структура презентации.

Можно определить презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:

· Приглашение и встреча.

· Пресс-конференция.

· презентационная часть

· Неформальное общение.

· прощание.

Но следует добавить следующие дополнения:

Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию.

Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.

Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:

· Ключевые пункты или основные идеи.

· Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.

· Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.

Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте.

Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.

Подготовка презентации

Можно выделить следующие этапы, которые должны быть выполнены для успешной подготовки к бизнес-переговорам:

1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

2. Планирование и составление возможных сценариев переговоров.

3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

4. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

5. Подготовка к ответам на возможные вопросы аудитории.

В процессе подготовки презентации нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения.

Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль, а также, как показывает Рис.1, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.

График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях.

Уровень

взаимодействия

с аудиторией

Высокий

Средний

Низкий

Информирование Мотивирование Убеждение

Цели совещания

Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей совещания

· Мотивирование. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда говорят несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделают несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и описывают, как он помог компании. В процессе речи мотивируют этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно. Если цель презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

· Информирование. Когда цель презентации речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем начать предоставлять аргументы в пользу своей точки зрения, пытаясь склонить присутствующих к нужным для организации действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что можно потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую используют несколько из перечисленных целей одновременно.

Анализ аудитории

Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Можете добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к бизнес-презентации.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (Рис. 1). Сначала уровень внимания высок, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.

Внимание

Начало 10 20 30 40 Продолжительность

Рис. 2. Типичная кривая внимания.

Исходя из этого, можно дать следующие рекомендации:

ü те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления;

ü в связи с тем, что кривая после первых 10 минут падает, - как раз после этого момента и до тех пор, пока она начнет опять возрастать, наибольшее внимание следует уделить различным «домашним заготовкам», призванным повысить интерес аудитории;

ü внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если присутствующие не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

2. Заботят ли их темы, через которые хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

4. Сколько они знают о том, что им собираются преподнести?

5. Знают ли они вашу организацию?

6. Уважают ли они вашу организацию?

Ответы на эти вопросы помогут выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.

Анализ аудитории можно проводить в соответствии с вопросами, приведенными в таблице 1

Вопросы для анализа аудитории

Таблица 1

Основные разделы вопросов по характеристике аудитории

Конкретные вопросы по обозначенным темам.

Размер и состав аудитории.

· Сколько человек придет на презентацию.

· Выяснить, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, национальные, профессиональные особенности. Соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих

Анализ возможной реакции публики

· Зачем конкретные люди пришли на переговоры.

· Определите отношение публики к предмету переговоров:

1. Заинтересована ли в переговорах аудитория или равнодушна.

2. Как аудитория реагировала на аналогичные рассматриваемые вопросы на прошлых переговорах

3. Какие вопросы, и в каком свете лучше представить данной аудитории.

4. Будут ли затруднения в понимании выступления

· Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут ли они голодны, и ожидать скорого обеда и т. д.

· Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.

· Предугадайте ответ публики: пропишите пути реакции на ваши действия.

· Смоделируйте, возможно, наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации.

· Предугадайте возможные уточнения и вопросы.

Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.

Уровень понимания аудитории.

· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например, проанализируйте, есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу.

· Проанализируйте, знакома ли аудитория с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.

Отношения презентующего с публикой.

· Проанализируйте, как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов.

· Определите, насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. Определите, как аудитория настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус. Определите, есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации.

· Определите, какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно.

Планирование презентации

Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для образом и можно потерять потенциально выгодный контракт или инвестора в проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления.

Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Следует попытаться сформулировать главную идею в одно предложение.

1. Планирование времени

С хорошо разработанной главной идеей, можно приступить к планированию времени и структуры презентации. Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

Если на выступление 10 или меньше минут, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

Лучше начать с небольшого плана, в основной части следует объяснить все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

Более длинные презентации должны быть организованы как отчеты. Если цель - развлечь, мотивировать или информировать, надо использовать естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным аргументам аккуратно, если присутствует сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад. Надо планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.

Надо объяснить, как будет проходить презентация и постараться лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления до 3/4, даже если презентация довольно длинная. Следует помнить, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, лучше сократить до минимума такого рода информацию.

Длина презентации часто строго ограничена. Так как выступлений часто много, кроме того, у самих слушателей есть множество других дел, хорошо бы урезать данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом время.

Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соседнего параграфа. Допустим, что надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если это часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?

Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудно воспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше.

2. Выбор стиля выступления

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание презентации формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль должен быть таким.

В общем, если все присутствующие знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера для более лучшего восприятия. С другой стороны, если аудитория огромна, незнакома и сама презентация очень важная, то она должна быть более формальна.

Удобнее посадить людей в ряды. Показывать им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической.

3. Разработка презентации

Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность. Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, можно презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

Но за это придется принести несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации.

4. Выполнение презентации

Многое нужно понять и сделать в первые минуты презентации: необходимо определить настроение аудитории, интерес к предоставляемой теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

· Использовать юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

· Рассказать историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что можно без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный факт.

· Строить выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

· Задать вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в выступление.

· Привести интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если предоставить интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

Как только установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.

Основная часть выступления должна содержать не более 3/4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей предоставляется, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если переходить от одной важной мысли к другой, лучше кратко повторить основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

· Соотнести объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

· Использовать простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, надо постараться показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

· Объяснить, как объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

· Приводить примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

· Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

Когда основные пункты презентации рассказаны, то надо приступать к заключению. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности выступления.

Перед заключением, сообщите публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

Если цель презентации - убедить кого-либо, повторите основные аргументы. Если цель - мотивировка - закончите девизом.

Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

Заканчивать лучше на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому – закончить выступление вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

5. Использование наглядных методов и материалов

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

· Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

· Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. Создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и наглядные графические пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда публике предоставляются наглядные материалы нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора, и извлекали смыл из материалов. Как это сделать? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

· Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

· Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

· Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

· Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

· Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы представляете.

· Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

· Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Но наглядные материалы не главное, не стоит увлекаться ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Выбор средств для визуализации основных идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план выступлений, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

2. Доски. Когда выступление адресуется небольшой группе людей можно нарисовать главную мысль, доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от выступления.

3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, не надо гасить свет, таким образом, не теряется связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов теряется контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить.

Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи.

Характеристика средств иллюстрации речи.

Таблица 2

Тексты

Доска

Проектор

Слайды

Оптимальный размер аудитории

меньше 100

меньше 20

около 100

несколько сотен

Уровень формальности

Неформальная обстановка

Формальная или неформальная

Формальная

Требования к дизайну.

Низкие

Сравнительно низкие

Высокие

Оборудование и требования к залу.

Не печатаный текст

Доска, мел или маркеры

Текст, ксерокс, проектор, экран.

слайды, слайд-проектор, экран

Время производства

Время на набор текста

Только время на рисование

Время на рисование

Дизайн, фотографирование

Стоимость

Небольшая

Сравнительно небольшая.

Довольно большая.

Когда распланирована и подготовлена вся презентация, когда средства ее иллюстрирования готовы, то все готово к тренировке презентации. Вот несколько видов выступления:

1. Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания выступления целиком, особенно если оно длинное. Таким образом, не надо привязываться к тексту, т.к. нет контроля за ситуацией, редактируйте выступление по ходу выступления. Любым вопросом можно выбить из колеи.

2. Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать, не теряя контакта с аудиторией.

3. Выступление с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. При этом не теряется контакт со слушателями.

4. Спонтанное выступление. Естественно лучше, если все будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не надо спешить, сделать паузу, подумать, о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему. Но никогда не начинайте говорить, если ничего не знаете об объекте выступления.

Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение первых презентаций:

· Подготовить материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме помогут.

· Думайте положительно об аудитории и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и ваша аудитория.

· Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

· Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.

· Используйте методы иллюстрации.

· Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.

Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации, возможно, является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.

Таблица действий по подготовке речи или презентации поможет вам структурировать весь комплекс действий по подготовке отличной презентации и её лучшего проведения.

Комплекс действий по подготовке презентации

Таблица 3

Раздел подготовки презентации

Конкретные действия, которые необходимо сделать по каждому разделу.

Развитие речи или презентации.

· Проанализируйте аудиторию. Начните с привлечения внимания. Обозначьте главные пункты выступления.

· Объясните все что, откуда, почему, с какой целью, как, когда и т. д. Закончите повтором основных пунктов.

Наглядные средства для иллюстрирования речи.

· Используйте средства иллюстрирования, для объяснения как вещи выглядят, работают, соотносятся. Используйте средства иллюстрирования для выделения основных мыслей и создания интереса.

Секреты хорошего выступления, презентации.

· Установить контакт с публикой.

· Говорить спокойно, понятным языком.

· Не торопиться, не перескакивать с темы на темы.

· Говорить в своем натуральном стиле.

· Использовать жесты натурально и уместно.

· Позволять задавать вопросы

· Контролируйте ситуацию.

6. Ответы на вопросы

В добавление к вступлению, основной части и заключению презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

Хотя и надо по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако лучше будет, если отвести отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию и отложить их вопросы на конец презентации.

При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал врасплох и поверг в длительное обдумывание.

Период задавания вопросов очень важен и позволяет определить, поняла ли аудитория основные идеи.

Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:

· Быть подготовленным. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

· Не игнорировать вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложить вопрошающему подождать, найти ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

· Не позволять вопрошающему становиться оратором. Если видите, что вопрошающий расходится, прерывайте его.

· Не позволять слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечать на вопрос кратко, ясно, четко.

· Подготовить несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели присоединятся.

Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.

Заключение

Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление на рынке новых товаров, технологий и т.д. Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы, поскольку гости воспринимают эти мероприятия как «смотрины» организации.

В своей работе я представила, что такое бизнес-презентация. Какие ее виды чаще используются. Попыталась определить цели каждого вида. Представила успешную подготовку и планировку. Так как на бизнес-презентациях без аудитории ни как не обойтись, я попыталась ее анализировать, найти советы как не потерять внимание и интерес

Сегодня бизнес-презентация в нашей стране приобретает все большее значение. Все чаще проекты, бюджеты, отчеты представляются авторами через презентацию, от успеха которых напрямую зависит принятие решений по важнейшим вопросам. Все чаще сегодня работа руководителя связана с коммуникацией с людьми. Но технологии презентации в нашей стране, отстают от возрастающей в них потребности.

Литература

1. Стенюков М.В. Секретарское дело: Практ.рекомендации/ Стенюков М.В. - М.: ПРИОР, 1996. – 189 с

2. Стенюков М.В. Справочник секретаря / Стенюков М.В. - М.: ПРИОР, 2000. - 188 с.

3. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Компьютерная презентация - средство информационной коммуникации // Секретарское дело. -2003.-N6. - С.22-24.

4. Выступайте уверенно, страстно, увлеченно: (по материалам журнала "OfficePRO")/Сост. обзора А. Б. Родов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - N 8. - C. 88-91.

5. Хофф Р. Я вижу вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском её провести/ Пер. с англ. А.Д. Иорданского. - М.: Независимая фирма "Класс", 1996.-212с.

6. Крылова Н.М. Организация и проведение протокольных мероприятий в офисе// Секретарское дело. - 1999. - N3. - С.45-48.

7. Лэйхифф, Джеймс М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки/ Пер. с англ. Е. Бугаевой, Т. Виноградовой; Под ред. В.А. Спивака. - СПб.; М.; Харьков; Минск; Питер, 2001. - 686 с. - (Теория и практика менеджмента). - Указ.: с. 678-686.

8. Денни Р. Есть контакт!: Приемы деловых коммуникаций / Ричард Денни; Пер. с англ. О. Чумичевой. - М.; СПб.; Н.Новгород; Воронеж; Ростов н/Д; Екатеринбург; Самара; Киев; Харьков; Минск; Питер, 2002. - 128 с. - (Бизнес-психология).

9. Березяева Н. Презентация как инструмент успешного ведения бизнеса: Методичка для руководителя/ Н. Березяева // Рекламодатель: Теория и практика. - 2004. - N 2. - С. 57-60

10. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии/ В.П. Шейнов. - М.: Ось –89, 2002. - 207 с.

11. Емышева Е. М. Практические советы/ Е. М. Емышева // Секретарское дело. - 2005. - N 2. - С. 67-69

12. Хэйвуд Р. Всё о Public Relations: Как добиться успеха в

бизнесе, используя связи с общественностью/ Пер.с англ.под общ. ред. Ю.В. Шленова. -М.: Лаборатория Базовых Знаний , 1999.-255с.

13. Назаренко О. Б. Электронная презентация/ О. Б. Назаренко//

Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. - N 11. - C. 80-85.

14. Желязны Д. Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению. М 2004

15. Джей Э. Эффективная презентация/ Джей Э.- Пер. с англ. – М.: Мир, 1996. – 208 с.

16. Азбука делового общения. – М.: Финансы, 1991.

17. Брайнинг Г. Руководство по ведению переговоров. – М., 1996.

18. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент / Пер. с англ. – СПб: Питер, 1999. – 896 с.

19. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично/Карнеги д.М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.

20. Курбатов В.И. Стратегия делового успеха. – М. 1995.

21. Джей Э. Эффективная презентация» «Амалфея» Минск 1997

22. Арредондо А. Искусство деловой презентации» «Урал LTD» Челябинск 1998

23. Г. Г. Почепцов «Коммуникативные технологии 20-ого века М. 2000