Делопроизводство в компании "ООО Юнипродуктс СНГ"

Делопроизводство в компании "ООО Юнипродуктс СНГ"

ООО «Юнипродуктс СНГ» являются филиалом компании Uniproducts в Голландии. Филиал в России имеет свой завод в г. Москве и занимается производством и продажей продуктов питания, таких как маргарин, майонез и кетчуп, на территории г. Москвы и Российской Федерации. 

В Москве компания существует с 1996 года и является крупным оптовым поставщиком с отличной репутацией. Наши клиенты: сеть супермакетов «Седьмой континент», «Перекресток», сеть гипермаркетов «Рамстор», ЗАО «Тандер» (Краснодар), Торговый дом Элю (Нижний Новгород) и другие.

Являясь международной компанией, Uniproducts уделяет большое внимание качеству производимого товара. Качество товара – это приоритет номер один. Это понятие включает в себя не только функциональные качества товара, но и вкус, содержание, легкость и удобство использования, что делает работу с нами – удовольствием, а покупку наших продуктов – радостью.  

Постоянные маркетинговые исследования помогают нам постоянно быть в курсе нужд и пожеланий клиентов. В соответствии с этим мы изменяем, дополняем или создаем что-то новое и привлекательное, учитывая все вкусы различных слоев населения.

Имея большой опыт работы в международном бизнесе Uniproducts заработала репутацию компании, которая уважает интересы своих партнеров и своих сотрудников, и, поэтому, соблюдает, и требует соблюдать и от своих партнеров, все правила ведения честного, открытого бизнеса.

ООО “Юнипродуктс СНГ” имеет в своем штате 100 сотрудников и 6 отделов: отдел кадров (5 человек), Отдел продаж (40 человека), бухгалтерия (10 человек), Отдел информационных технологий (10 человек), маркетинг (20 человек), юридический отдел (11 человек), 2 водителя и 2 человека работающих на ресепшн.

Структура каждого из отделов примерно одинакова:

Пример: Структура отдела продаж (Менеджеры и сотрудники среднего звена):

На примере одного человека из каждого отдела рассмотрим его ежедневные обязанности, что покажет чем занимаются в том или ином подразделении компании.

1. Отдел – продаж. Позиция – Специалист по работе с клиентами (CSS).

Обязанности: поддерживать развитие компании в городе с помощью постоянного контроля настоящих дистрибьюторов, увеличивать объем продаж за счет внедрения новых клиентов в сотрудничество.

Постоянно быть в курсе количества и типов розничных и оптовых магазинов по “покрытию” на данной территории, что требуется для развития и роста вторичных продаж, также как и для достижения личных планов.

Резервировать заказы ключевых клиентов для поставки Дистрибьюторами. Помогать развиваться Дистрибьюторским сотрудникам приглашая их на тренинги и решая возникающие общие вопросы связанные с сотрудничеством с ООО “Юнипродуктс СНГ”.

Задачи и цели:

1.      развивать и контролировать базу данных по клиентам,

2.      устанавливать отношения с новыми Дистрибьюторами и развивать с существующими,

3.      увеличивать вторичные продажи,

4.      конролировать продажи на открытых рынках и в розничных магазинах,

5.      Информировать о новостях компании с помощью отдела маркетинга существующих и новых клиентов,

6.      Брать на себя проведение тренингов для представителей отдела продаж Дистрибьюторов.

2. Отдел – бухгалтерия. Позиция – Кассир-бухгалтер.

Обязанности:

Ø      Ежедневные отчеты о проходящих наличных деньгах,

Ø      Выплаты в соответствии с авансовыми отчетами сотркдников,

Ø      Организация переправки денег из банка в оффис,

Ø      Лимит-контроль выдачи денег,

Ø      Координация работы кассиров на заводе,

Ø      Заполнение банковских документов,

Ø      Создание плана наличных денег для банка,

Ø      Резервирование авансовых отчетов для региональных сотрудников,

Ø      Обеспечивание получение наличных денег.

3. Отдел – отдел кадров. Позиция – Администратор отдела продаж.

Обязанности: Предоставлять требуемые бумаги, исполнять рекрутменские обязанности; обновлять, поддерживать и утверждать рабочие обязанности на той или иной позиции.

Основные задачи:

1.      Проверка и ведение всей документации поступаемой от сотрудников компании (заявки на отпуск, работа с медицинскими страховками и больничными листами, расчет средств на командировки, обновление базы отпусков, подготовка статистических форм требуемых законом РФ);

2.      Вести процесс рекрутмента (объявления о вакансиях, проведение интервью, предложения работы, проверка резюме, а также проверка всех счетов от рекрутменских компаний);

3.      Поддерживать контакты с агенствами по подбору персонала, университетами, всеми сотрудниками компании.

4. Отдел – юридический отдел. Позиция – юрист.

Обязанности:

Ø      Обеспечивать юридическую поддержку сотрудникам компании (проверка контрактов, проверка наличия необходимых юридических докуменктов при подписании новых контрактов с Дистрибьюторами, юридическая помощь в деятельности специалистов по работе с клиентами);

Ø      Помощь в разрешении вопросов в рекламных, маркетинговых правах и правах покупателей;

Ø      Предоставление необходимых документов, касательно юридических корпоративных вопросов;

Ø      Проведение восстановления долгов (составление требований, открытие судебных исков);

Ø      Помощь в тяжбе других типах дел (гражданских, трудовых и т. д.)

5. Отдел – отдел информационных технологий. Позиция – Старший IT менеджер.

Обязанности:

Ø      Координация работы пресональных компьютеров (антивирусные и защитные программы, обновление сайта, координация работы e-mail почты) компании и телефонной связи;

Ø      Проверка инвентаря компании (закупка/обновление аппаратных средств ЭВМ, программного обеспечения и т. п.);

Ø      работа и поддержка с обслуживанием, обеспеченное сетями компании;

Ø      планирование бюджета для отдела.

6. Отдел – маркетинг.  Позиция – Брэнд - менеджер.

Обязанности:

Ø      Анализ рынка потребителей и выявление потенциальных направлений развития брэнда компании;

Ø      Исследование покупательского спроса, покупателей, их желаний и пристрастий;

Ø      На основе анализа – изобретение и реализация/развитие новых брэндов, улучшение старых;

Ø      «Продвижение» товара на рынок, проведение рекламный кампаний.

ООО “Юнипродуктс СНГ”                                                                           Утверждаю

                                                                                                                   Ген. Директор

Номенклатура дел                                                    

На 2001 г.                                                                               ____________И.А. Сопин

____№__________

г. Москва