Актуальность: В настоящее время, в условиях резкого повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций, усложнения техники подбора, отбора, расстановки, развития, мотивации, служебного продвижения персонала должность кадровика становится одной из важнейших для выживания организации, обеспечения ее конкурентоспособности. В связи с этим чрезвычайно важной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Документальное оформление кадровых процедур - это предусмотренная законодательством и неотъемлемая обязанность любого работодателя. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Проблема кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами. Их подготовка ведется в течение десяти последних лет в нескольких вузах страны по специализации «Управление персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Сегодня никому не надо доказывать, что вопросы подбора и расстановки кадров есть часть реформирования общества и служат мощным рычагом воздействия на все сферы и участки жизни.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом. Решение трудности управления документацией в современных условиях дозволит целенаправленно сформировывать информационные и кадровые ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование. Именно поэтому кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом является столь важной и необходимой для изучения темой. В рамках этой темы необходимо понять, что такое кадровое обеспечение, каким должен быть квалифицированный менеджер, и что представляет собой документационное обеспечение.

Целью исследования явилось: изучения кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом.

Задачи исследования:

Изучить кадровое обеспечение.
Описать квалификационную характеристику менеджера по персоналу.
Рассмотреть документационное обеспечение.

Рассмотрим первую задачу

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

По данным обследования, в 1980-х гг. в кадровых службах (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. Для сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников.

Качественная характеристика кадровой службы такова. Среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием – 40,9%; учителей - 31,6 %; юристов-правоведов – 11,5%; социологов и психологов – 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы – 45 лет.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. Была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов (от 1 до 3), затем выводилась формула, выражающая зависимость между численностью персонала и факторами.

Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса.

С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы.

Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции.

Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.

Основываясь на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определение численности работников кадровой службы. Он является разновидностью норм обслуживания, которые характеризуют количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом.

Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) для системы управления персоналом предусмотрены следующие должности, - это должности: руководителей, специалистов, других служащих (технических исполнителей): нарядчик, табельщик, хронометражист и др.

Рассмотрим вторую задачу

Должностные обязанности. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации. Доводит информацию по кадровым вопросам до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; конъюнктуру рынка рабочей силы; порядок ценообразования и налогообложения; основы маркетинга; современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; порядок разработки трудовых договоров; методы и организацию менеджмента; основы технологии производства и перспективы развития предприятия; основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда; основы производственной педагогики; этику делового общения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; методы обработки информации.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет. Зарубежная теория и практика накопили большой опыт в области управления персоналом, перенос которого на российскую почву должен быть критическим и осмотрительным. В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом российских организаций необходимо учитывать следующее: процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным; российские кадровики обязаны знать социокультурные особенности среды, в которой они работают; отечественные специалисты по кадрам должны владеть основами зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры; не следует механически копировать зарубежные методы управления персоналом.

Понятия, используемые для характеристики персонала. Профессия - род трудовой деятельности, требующий определенной подготовки. Специальность - вид занятий в рамках одной профессии; более узкая классификация рода трудовой деятельности, которая требует конкретных знаний, приобретенных благодаря специальному образованию. Специалисты - работники, чей умственный труд отличается профессиональной содержательностью и интеллектуальностью. Квалификация - различают квалификацию работы и квалификацию работника. В первом случае — это характеристика данного вида работы, устанавливаемая по степени ее сложности. Квалификация работника это степень и вид профессиональной обученности, необходимые для выполнения конкретного вида работы.

Рассмотрим третью задачу

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

• организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения дело производства и сдачи документов на государственное хранение. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Таким образом, можно сделать следующие выводы

Первый вывод по первой задаче: изучив количественные и качественные характеристики кадрового обеспечения, мы познакомились с некоторыми из существующих методов расчета численности руководителей, специалистов, и других служащих организации, в том числе и кадровой службы; так же стало известно, что расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации. Таким образом, кадровое обеспечение и службы управления персоналом занимают важное место в системе управления организациями. Однако не нужно забывать, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Вывод по второй задаче: в ходе описания квалификационных характеристик современного менеджера, можно сделать следующий вывод - менеджер XXI века, это мобильный и высококвалифицированный человек, который владеет знаниями не только своей специальности, но и науками других отраслей, в том числе и законодательными и нормативно правовыми актами. Менеджер по персоналу должен владеть информацией, получать практический опыт и стремиться быть опытнее и компетентнее своих конкурентов. В результате можно сделать вывод, что поведение менеджера должно соответствовать ситуации, гибкость стиля является важным признаком качества менеджера. Следует не только менять стиль управления по ситуации, но и создавать соответственные ситуационные условия (формировать ситуацию через подбор кадров, изменять оргструктуры и организацию труда). Хороший менеджер должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие.

Третий вывод по третьей задаче: рассмотрев документационное обеспечение, мы познакомились с понятием «документационное обеспечение», его функциями и требованиями к оформлению, а так же узнали особенности нынешнего этапа документационного обеспечения в коммерческих организациях. Документационное обеспечение - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Литература

1.Автоматизация кадрового учета / М.А. Винокуров и др. – М.: ИНФРА – М, 2001.

2.Акофф Р. Планирование будущего корпорации. – М.: Прогресс, 1985.

3.Арене А., Лоббек Дж. Аудит / Пер. с англ./ Гл. ред.серии проф. Я.В.Соколов. – М.: Финансы и статистика. 1995.