Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы:

1. акты

2. справки

3. сводки

4. докладные записки

5. предложения

6. переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

История телеграммы

Этим летом праздновали день рождения телеграммы. Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 юля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

Телеграмма

Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

По России

1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)

3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

4. правительственная

5. международная.

По СНГ

1. простая (обыкновенная)

2. срочная

Виды телеграмм:

По России

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
уведомление телеграфом
уведомление телеграфом срочное
с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

По СНГ

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
заверенная
с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
с доставкой на художественном бланке по случаю траура
с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ

1. заверенная: Эстония, Литва;

2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

· служебный заголовок;

· указание категории телеграммы;

· отметка о виде телеграммы;

· телеграфный адрес получателя (условный или полный);

· текст (содержание телеграммы);

· подпись;

· регистрационный делопроизводственный номер;

· дата регистрации;

· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

1. действительные;

2. тарифные.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

Точка – ТЧК;

Запятая – ЗПТ;

Двоеточие – ДВТЧ;

Кавычки – КВЧ;

Скобки – СКВ;

Номер – НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы (см. приложение 1).

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов;

Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований;

Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первой телеграмме.

Телефонограмма

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Факсограмма (телефакс, факс)

Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (см. Приложение3).

Приложение 1

Пример оформления телеграммы

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬИК ОТК ИВАНОВ 04/28

___________________________________

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК (личная подпись) И.О.Фамилия

00.00.0000

печать

Приложение 2

Пример оформления телефонограммы

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат:

00.00.0000 №00 Должность_____________

Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия

(подпись)

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О

Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00

Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Приложение 3

Пример оформления факсограмма

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________

Справочные данные об организации Должность_________________

И.О.Фамилия______________

00.00.0000 №00 Телефон___________________

На № от 00.00.0000 Факс______________________

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ФАКСА

Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись)

Список литературы:

1. М.И. Басаков. Делопроизводство М 2002г.

2. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М 1999г.

Интернет источники:

1. #"#">#"#">#"#">#"#">http://www.3dnews.ru/news/