В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата. Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной связями. С учетом сферы применения выделяются:

технические информационные системы;

экономические информационные системы;

информационные системы в гуманитарных областях и др.

Экономическая информационная система (ЭИС) - система, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей.

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетом сферы применения выделяются:

банковские информационные системы;

информационные системы фондового рынка;

страховые информационные системы;

налоговые информационные системы;

информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские ИС);

статистические информационные системы и др.

В рамках информационной системы любой организации мы будем иметь дело с документами и документооборотом. Документ — информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то, прежде всего нас интересует экономическая информация. Это совокупность сведений о социально- экономических процессах, служащих для управления ими и коллективами людей.

Характеристики экономической информации: большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.), многообразие источников и потребителей, значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке. Используя системный подход, можно сказать, что ЭИС, как и всякая другая система, состоит из элементов (или подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Наиболее общим разделением подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей

Обеспечивающая часть ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

Функциональная часть ЭИС - фактически является моделью системы управления объектом и формируется в зависимости от таких факторов, как: уровень управления, вид управляемого ресурса, сфера применения, функции и период управления.

Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:

важностью той или иной функции управления;

возможностью формализации управленческих процедур;

уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;

наличием информационной базы и технических средств.

1. Информационные системы: структура, информационные потоки. Понятие информации в системе.

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием “экономическая информационная система” (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия “информация” и “система”.

Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация — это новые сведения позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя.

Выделяются три фазы существования информации.

1. Ассимилированная информация—представление сообщений в сознании человека, наложенное на систему его понятий и оценок.

2. Документированная информация—сведения, зафиксированные в знаковой форме на каком-то физическом носителе.

3. Передаваемая информация—сведения, рассматриваемые в момент передачи информации от источника к приемнику.

Основная масса информации собирается, передается и обрабатывается с помощью знаков. Знаки—это сигналы, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом содержании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует указанное соглашение, называется знаковой системой. Многие знаковые системы, естественно, нельзя четко ограничить, однако при обработке информации на электронных вычислительных машинах наличие точного перечня знаков обязательно.

Информация на пути от источника к потребителю проходит через ряд преобразователей—кодирующие и декодирующие устройства, вычислительную машину, обрабатывающую информацию по определенному алгоритму и т. д. На промежуточных стадиях преобразования смысловые свойства сообщений отступают на второй план ввиду отдаленности потребителя, поэтому понятие “информация” заменяется на более общее понятие “данные”.

Данные представляют собой набор утверждений, фактов и (или) цифр, лексически и синтаксически взаимосвязанных между собой. Лексические отношения (часто называемые парадигматическими) отражают постоянные связи в структуре языка, например “род—вид”, “целое—часть”. Связи между отдельными частями сообщения отражаются синтаксическими (синтагматическими) отношениями Они являются переменными; например, положение запятой в фразе “Казнить нельзя помиловать” определяет тот или иной ее смысл. В тех случаях, когда различие между информацией и данными нет необходимости подчеркивать, они употребляются как синоним.

Чтобы определить понятие “экономическая информация”, надо очертить рамки экономических процессов. “В наиболее общей форме экономическими процессами являются производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Информация об указанных процессах называется экономической информацией.

Для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы, преобладание логических операций (упорядочение, выборка, корректировка) над арифметическими, табличная форма представления исходных и результатных данных.

К важнейшим признакам, по которым обычно осуществляется классификация циркулирующей экономической информации, относятся:

1. отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные;

2. признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (о будущих событиях) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация, ко второму—учетные данные. По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения;

3. функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т.п., в другом разрезе—на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности.

Понятие системы охватывает комплекс взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое.

Среди известных свойств систем целесообразно рассмотреть следующие — относительность, делимость и целостность.

Свойство относительности устанавливает, что состав элементов, взаимосвязей, входов, выходов, целей и ограничений зависит от целей исследователя. Реальный мир богаче системы. Поэтому от исследователя и его целей зависит, какие стороны реального мира и с какой полнотой будет охватывать система. При выделении системы некоторые элементы, взаимосвязи, входы и выходы не включаются в нее из-за слабого влияния на остающиеся элементы, из-за наличия самостоятельных целей,, плохо согласующихся с целью всей системы, и т. д. Они образуют внешнюю среду для рассматриваемой системы.

Делимость означает, что систему можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей — подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система. Возможность выделения подсистем (декомпозиция системы) упрощает ее анализ, так как число взаимосвязей между подсистемами и внутри подсистем обычно меньше, чем число связей непосредственно между всеми элементами системы. Выделение подсистем проводит исследователь, и оно условно.

Свойство целостности указывает на согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.

Надо также иметь в виду, что система, как правило, имеет больше свойств, чем составляющие ее элементы.

2. Технология и методы обработки экономической информации. Типовой технологический процесс обработки данных и получения информации.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда, на данном уровне решаются следующие задачи:

- обработка данных об операциях, производимых фирмой,

- создание периодических контрольных счетов о состоянии дел в фирме,

- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Пример рутинной операции: операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Типовой технологический процесс обработки данных и получения информации:

Сбор данных: по мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных.

Методы обработки экономической информации: Группировка: первичные данные обычно имеют вид кодов, выражающих определённые признаки объектов и используемых для идентификации и группировки записей. Сортировка: упорядочивание последовательности записей. Агрегирование: уменьшение кол-ва данных путём расчётов итоговых и средних значений. Вычисление: включают арифметические и логические операции, позволяют получать новые данные.

Создание отчётов: необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, для внешних партнёров. Документы могут создаваться по запросу или в связи с проведённой фирмой операцией; периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

3. Жизненный цикл экономической информационной системы (ЖЦ ЭИС).

ЭИС – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Это система обслуживания работников управленческих служб, выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Примеры ЭИС: ИС по отысканию рыночных ниш (регистрируемые данные о покупателях позволяют определять группы покупателей, их состав и запросы, посылать потенциальным покупателям рекламу, предоставлять постоянным покупателям скидки и т.д.); ИС по снижению издержек производства (отслеживает все фазы производственного процесса, способствует улучшению контроля, более рациональному планированию и использованию персонала, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции).

ЖЦ – период создания и использования ЭИС, охватывающий её различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ЭИС и заканчивая моментом её полного выхода из употребления у пользователей. ЖЦ состоит из 4-х стадий: предпроектной, проектной, внедрения и функционирования. Каждая стадия делится на этапы и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы:

1) Предпроектное обследование.

Формировании требований, изучение объекта проектирования, выбор варианта концепции системы, создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы.

2) Проектирование.

Техническое проектирование: ведётся поиск наиболее рациональных проектных решений, создается и описываются все компоненты системы, результаты работы отражаются в техническом проекте (для него характерно отсутствие жёсткой привязки к конкретной технической среде, на состав и структуру технического проекта существует ГОСТ)

Рабочее проектирование: принятые ранее проектные решения конкретизируются и привязываются к конкретному оборудованию, конкретной технологической среде (оформляется в виде рабочего проекта, который передаётся заказчику для внедрения); происходит корректировка структур баз данных, подготовка инструкций по установке и эксплуатации (оформляются в виде должностных инструкций исполнителям-специалистам, реализующим свои профессиональные функции с использованием технических средств управления)

Способы проектирования:

А) индивидуальное ручное проектирование (возможности способа ограничены сложностью решаемых задач, способ имеет высокую удельную стоимость, требуется высокая квалификация проектировщика, редко применяется)

Б) типовое проектирование (типовой проект дорабатывается до требований конкретного заказчика, малозатратный способ, хорошо там, где предполагается многократное использование проекта)

В) использование готовых проектов (не предусматривает доработки в соответствии с потребностями пользователя)

В связи с большой трудоёмкостью процесса проектирования становится рентабельным построение и использование Систем Автоматизации Процессов Проектирования (САПР).

3. Ввод системы в действие

подготовка к внедрению: установка технических средств, загрузка баз данных, обучение персонала, проведение опытных испытаний всех компонентов системы, сдача в промышленную эксплуатацию: оформляется актом приёма-сдачи работ

Модели ЖЦ ЭИС:

-Каскадная: переход на следующий этап после полного окончания работ по предыдущему этапу

-Поэтапная модель с промежуточным контролем: межэтапные корректировки обеспечивают меньшую трудоёмкость разработки по сравнению с каскадной моделью, однако время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки

-Спиральная: делает упор на начальные этапы ЖЦ, предварительное и детальное проектирование. Наиболее сложные этапы ЖЦ – предпроектное обследование и проектирование. У последующих этапов невысокая сложность и трудоёмкость. Ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на этапах внедрения и эксплуатации трудные, часто неразрешимые проблемы.

Список литературы

1.Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета: учебное пособие для вузов/ ВЗФЭИ.-М.: «Финстатинформ»,1996.

2.Диго С.М. проектирование и использование баз данных: Учебник. -М.: Финансы и статистика, 1995.

3.Мишенин А.И.Теория экономических информационных систем: Учебное пособие. –М .: Финансы и статистика, 2000.

4. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.М. Лойко, Т.П. Барановская; Под общей ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2001.

5. Советов Б.Я. Информационная технология: Учебник.- М.: Высшая школа,1994.