Построение и совершенствование систем управления

Построение и совершенствование систем управления

Курсовая работа

По дисциплине «Стратегический маркетинг»

На тему:

Построение и совершенствование систем управления.

Выполнила

Проверил:

Омск 2004

Оглавление.

Введение._____________________________________________________ 3

Глава I. Теоретические аспекты анализа систем управления.________ 5

1.1.Определение понятия «система управления»._________________ 5

1.2. Принципы построения ОСУ и факторы влияющие на построение ОСУ.          7

Глава II. Анализ ситемы управления ОАО ПЗТМ.__________________ 14

2.1. Исходные данные________________________________________ 14

2.1.1. Описание предприятия.__________________________________ 14

2.1.2. Главная и сопутствующие цели предприятия_________________ 14

2.1.3.  Материальные связи объекта_____________________________ 16

2.1.4. Информационные связи объекта___________________________ 16

2.1.5. Характеристика объекта управления________________________ 17

2.2. Внутренняя среда организации____________________________ 22

2.3. Внешняя среда организации_______________________________ 29

Глава III. Рекомендации по совершенствованию управленческой системы.       31

3.1. Анализ системы управления с точки точки эффективности функционирования.__________________________________________ 31

3.2. Рекомендации по совершенствованию системы управления____ 32

Заключение._________________________________________________ 34

Список используемой литературы______________________________ 35

Приложения.

Введение.

 «Система управления организацией», или «организационная система управления» (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. Именно это понятие является предметом исследования в данной курсовой работе. В рамках системы управления протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

Под системой управления понимается необходимое построение взаимоотношений уровней управления, функциональных служб и производственных подразделений, в форме позволяющей организации достигать главной цели наиболее эффективным способом.

Актуальность выбранной темы определяется тем что, переход на рыночные отношения кардинально меняет взгляды на организационную систему, создающую условия для наилучшего использования техники и людей в процессе производства и тем самым повышающую его эффективность.

В широком смысле задача менеджмента при этом состоит в том, чтобы выбрать ту систему, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» система - это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Цель данной курсовой работы – анализ организационной системы управления предприятия тяжелого машиностроения, которое и является объектом изучения.

В первой главе коротко изложены теоретические основы организационных систем управления, далее во второй главе приведен анализ системы управления конкретного предприятия машиностроительной отрасли (ОАО ПЗТМ), в третьей главе даны рекомендации по совершенствованию системы управления организации.

Глава I. Теоретические аспекты анализа систем управления.

1.1.Определение понятия «система управления».

Под системой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций система управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.[3]

      Ключевыми понятиями систем управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами ОСУ могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Есть два направления специализации элементов ОСУ:

а) в зависимости от состава системных подразделений организации вычленяются звенья системы управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

      Отношения между элементами системы управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели. [4]

      При двухуровневой системе создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

Таким образом, под структурой управления понимается необходимое построение взаимоотношений уровней управления, функциональных служб и производственных подразделений, в форме позволяющей организации достигать главной цели наиболее эффективным способом. [1]

1.2. Принципы построения ОСУ и факторы влияющие на построение ОСУ.

В системе управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее системных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия. [5]

       Между всеми названными выше составляющими ОСУ существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, если руководством организации принято решение о введении в ОСУ нового органа, например, отдела маркетинга (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно дать ответ на следующие вопросы: какие задачи будет решать новый отдел? кому он будет непосредственно подчинен? какие органы и подразделения организации будут доводить до него необходимую информацию? на каких иерархических уровнях будет представлена новая служба? какими полномочиями наделяются работники нового отдела? какие формы связей должны быть установлены между новым отделом и другими отделами? [7]

      Увеличение количества элементов и уровней в ОСУ неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

       К системе управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования ОСУ, разработке которых было посвящено немало работ отечественных авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

      1. Организационная система управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

      2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

      3. Формирование системы управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

      4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

      5. Организационная система управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать системы управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

     Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (или перестройке) системы управления множества различных факторов воздействия на ОСУ. [13]

      Важно обратить внимание на сопряжение системы управления с фазами жизненного цикла организации, о чем, к сожалению, нередко забывают проектанты и специалисты, решающие задачу совершенствования управленческих систем.

На формирование системы управления оказывают влияние изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия. Так, при вхождении фирмы в состав какого-либо объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому меняется и система управления фирмы. [11]

Важный фактор формирования управленческих систем - уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится прежде всего к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии. [10]

Основные этапы процесса построения системы управления

1.     Фиксация состава и численности элементов системы.

2.     Выбор конфигурации элементов системы в пространстве.

3.     Проектирование системы системы.

Разработка регламента процессов, происходящих в системе.

4.     Фиксация информационных взаимосвязей элементов системы.

5.     Проектирование технологии управленческих процессов.  [18]

(см. Приложение 7)

Требования и характеристики формирования эффективных систем управления:

1) сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;

2) уменьшение числа уровней управления;

3) групповая организация труда как основа новой системы управления;      

4) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;

5) создание условий для гибкой комплектации продукции;

6) минимизация запасов;

7) быстрая реакция на изменения;

8) гибко переналаживаемое оборудование;

9) высокая производительность и низкие затраты;

10) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем. [5] (см. Приложение 1)

Эти обстоятельства обычно предшествуют масштабному изучению организации.

Рост масштаба деятельности. В условиях стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость к росту масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в системе, но если основная система остаётся без изменений, то от этого ухудшается функционирование предприятия.

Увеличение разнообразия.  Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до системных изменений предприятия. [12]

Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние нескольких предприятий обязательно вносит некоторые изменения в организационную систему. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения, следовательно следует ожидать крупных системных перемен.

Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления начинают оказывать всё большее влияние на организационные системы и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений. [16]

 Некоторые отрасли – производство массовой продукции, некоторые финансовые учреждения – в действительности изменились коренным образом благодаря успехам в области технологии управления.

Влияние технологии производственных процессов. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных организаций – всё это свидетельствует о распространении влияния точных наук на промышленные организации.

Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности, а значит, появляется новая организационная система. [19]

Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям системы и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия.

Неспособность выжить и функционировать эффективно чаще всего является результатом того, что:

-         Принимаются необоснованные стратегические решения;

-         Предприятия пытаются продолжить деятельность в объёме, который уже не является экономичным;

-         Не удаётся наладить выпуск новой продукции или выпускается не находящая сбыта продукция и не там, где надо;

-         Фирмы, имеющие один рынок сбыта, не способны диверсифицировать производство.

Трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Исследователь изучает основные процессы управления – планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль – для того, чтобы установить, насколько они способствуют выполнению задачи, цели и стратегических программ. Анализ организации и окружающей среды представляет колоссальный объём информации, который необходимо оценить так, чтобы можно было принять решение о системе, что является конечным этапом аналитического процесса. Выработка такого решения является очень трудным, почти полностью эмпирическим процессом. [20]

Можно сказать, что система больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько увеличивается, что ищут не столько специфическую, постоянную систему, сколько временную, которая отражает определённый этап развития организации. И, наконец, система, зафиксированная в схемах и уставах, занимает всё меньше места в проектах организации. [12]

Глава II. Анализ ситемы управления ОАО ПЗТМ.

2.1. Исходные данные

2.1.1. Описание предприятия.

Открытое акционерное общество «Петропавловский завод тяжелого машиностроения»[1] создано по инициативе Северо-Казахстанского территориального комитета по государственному имуществу Республики Казахстан.[2]

В настоящее время ОАО «ПЗТМ» осуществляет следующие виды деятельности:

-       производство и выпуск спецпродукции, продукции производственно-технического назначения, товаров народного потребления;

-       внешнеэкономическая деятельность в соответствии с законодательством РК;

-       информационно-техническая, маркетинговая, коммерческая, посредническая и иная деятельность, не запрещенная действующим законодательством РК.

2.1.2. Главная и сопутствующие цели предприятия

Основной целью ПЗТМ является получение прибыли от основной и побочных видов деятельности в рамках существующего законодательства.

    Наравне с выполнением основной цели ПЗТМ осуществляет следующие задачи:

1.     Координация действий производственных подразделений входящих в состав ПЗТМ.

2.     Выполнение функций заказчика по объектам строительства, тех перевооружения и капитального ремонта подразделений.

3.     Материально-техническое снабжение производственных подразделений.

4.     Технический надзор за капитальным ремонтом, техническим перевооружением, реконструкцией и строительством на местах.

5.     Обеспечение выполнения заключённых договоров, с экономической ответственностью за выполнение договорных обязательств, возмещение в установленном порядке ущерба нанесённого контрагентом.

6.     Организация ликвидаций аварий на производстве и их последствий.

7.     Оказание платных услуг населению (физическим лицам) и юридическим лицам, согласно имеющимся лицензиям и т.д.

Поскольку деятельность предприятия направлена на получение прибыли управляющие органы выполняют следующие задачи:

1.     Разработка и обоснование эффективного стратегического курса, целей деятельности предприятия на долговременную перспективу.

2.     Концентрация общих стратегических и текущих задач предприятия и доведения их до уровня повседневных функций, количественных и качественных оперативных заданий подразделениям и персоналу предприятия.

3.     Набор кадров, их расстановка, распределение обязанностей и регулирование численности и профессионального состава.

4.     Повышение эффективности деятельности за счет обеспечения конкурентоспособности и увеличения объемов выпуска и сбыта продукции, снижения издержек производства, использования достижений науки и техники.

Предприятие возглавляет генеральный директор. Он организует работу коллектива предприятия, несет полную ответственность за состояние предприятия и его деятельность.

Научная организация процесса производства и эффективное использование средств зависят прежде всего от совершенства работы службы производства степени подготовленности ее кадров и оснащенности необходимыми вычислительными и другими техническими средствами.

Техническая служба ПЗТМ уделяет главное внимание вопросам поддержания средств производства в технически исправном состоянии и обеспечения развития производственной базы, а также осуществляет руководство материально-техническим снабжением предприятия.

Важное место в хозяйственном руководстве, в улучшении качественных показателей работы предприятия отводится экономической службе. На основе систематического анализа работы предприятия, цехов и других подразделений и исходя из объемных показателей производства, ресурсного обеспечения, экономическая служба определяет пути, по которым должны разрабатываться технические и организационные мероприятия, направленные на повышение технического потенциала производства и совершенствование эксплуатационной и коммерческой деятельности ПЗТМ.

Для достижения главной цели, необходимо, чтобы все вспомогательные службы работали в нужном графике и в соответствии с потребностями рынка, т.е. должны быть гибкими.

2.1.3.  Материальные связи объекта

Для нормальной и бесперебойной работы ПЗТМ требуется его постоянное обеспечение транспортными средствами, топливом, запасными частями и др. Для этого необходимо иметь постоянные договора с поставщиками. Необходимо быть уверенными, что поставщик обеспечит ПЗТМ необходимыми поставками. [8]

Схема материальных связей объекта представлена в Приложении 2.

2.1.4. Информационные связи объекта

В процессе деятельности люди обмениваются информацией. Этот процесс называется коммуникацией. Информация – содержание, передаваемое в процессе коммуникаций. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие точной информации. Для планирования деятельности необходимо собирать и обрабатывать так называемую вторичную информацию.

Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы.

До того как начать расходовать время и средства на поиск внешней вторичной информации или сбор первичных данных, исследователь должен изучить информацию, имеющуюся внутри компании: бюджеты, данные о сбыте, данные о прибылях и убытках, счета клиентов, данные о запасах, результаты предыдущих исследований и написанные сообщения. [6]

Информационные связи объекта представлены в Приложении 3.

Первичные данные представляют собой только что полученную информацию для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в тех случаях, когда доскональный анализ вторичных сведений не в состоянии обеспечить необходимую информацию.

Первичные данные собираются в соответствии с точными целями данной исследовательской задачи, методология сбора данных контролируется и известна компании, компания может обеспечить и секретность для конкурентов. Однако сбор первичных данных может занять много времени и потребовать больших затрат.

2.1.5. Характеристика объекта управления

Построение системы системы управления является частью процесса создания управляющей подсистемы на предприятиях тяжелого машиностроения.

От рационального состава подразделений органов управления, их связи между собой и взаимодействия с производственными подразделениями в значительной степени зависит эффективность работы системы управления и функционирования всей производственной системы.

Организационная система управления характеризуется звеньями управления, связями и ступенями управления.

В организационной системе управления предприятием можно выделить три самостоятельных блока управления: эксплуатационный, производственный и экономический, каждый из которых подчиняется соответствующему руководителю.

Для ПЗТМ характерна цеховая организационная система, при которой все функции по управлению сосредоточены в аппарате управления предприятия.

На ПЗТМ действует централизованная система, при которой цеха и весь ремонтно-обслуживающий персонал находятся в ведении производственно-ремонтной службы предприятия. В этом случае цеха выполняют весь комплекс работ по производству, техническому обслуживанию и ремонту. В подчинении начальника службы находятся сменные старшие механики, руководящие работами по ТО и ремонту, мастера производственно-вспомогательных участков, техник-нормировщик, осуществляющие контроль за приемом продукции, качеством ТО и ремонта и выпуском продукции.

Схема системы управления представлена в Приложении 4.

 Как видно на схеме ОСУ ПЗТМ является линейно-функциональной. На линейные звенья управления возлагаются функции и права командования и принятия решений, а на функциональные подразделения (планово-экономический отдел к примеру) – методическое руководство при подготовке и реализации решений по планированию, организации, учету, контролю и анализу по всем функциям производственно-хозяйственной деятельности. Эта система - механистическая, характеризующаяся использованием формальных процедур и правил, жесткой иерархией власти в организации, централизацией принятия решений.

Система управления строится таким образом, чтобы каждый исполнитель подчинялся только одному руководителю. Все указания и решения по функциям управления исполнитель получает от непосредственного руководителя. Между исполнителем и функциональными подразделениями остаются информационные связи методического и консультационного характера. Для того чтобы решение функционального подразделения стало директивным, оно должно быть утверждено руководителем.

Несмотря на то, что все руководители организации выполняют управленческий действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу сотрудников более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует неуправленческого персонала - людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления.

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой системы организации, которая обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Связь - это выражение отношений, а не какое-то действие. Связи различа­ются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связи. Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации.

В организации выделяются различные типы связей. Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары связей в организации: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные.

В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить о размере организации.

Горизонтальные связи создают ряд важных преимуществ. Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи. Линейные – это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания. Природа функциональных связей - совещательная, и реализуется посредством этих связей информационное обеспечение координации. [14]

Представленная организационная система имеет ряд недостатков.

При данной системе отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями.

Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителей, т. е. высшего эшелона управления.

Чрезмерная развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.

Допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений; превышаются нормы управляемости, особенно у директора и его заместителей; формируются нерациональные информационные потоки; чрезмерно централизуется оперативное управление производством; не учитывается специфика работы различных подразделений; отсутствуют необходимые при этом типе системы нормативные и регламентирующие документы.

ОАО ПЗТМ является структурой со сложной организационной схемой управления и производства.

2.2. Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Кадровое планирование – это предоставление людям рабочих мест в нужный момент времени и необходимом количестве в соответствии с их способностями, склонностями и требованиями производства. Рабочие места с точки зрения производительности и мотивации должны позволить работающим оптимальным образом развивать свои способности, повышать эффективность труда, отвечать требованиям создания достойных человека условий труда и обеспечения занятости.

Задачи кадрового планирования: обеспечение организации в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким персоналом, который необходим для достижения целей. Эти задачи на предприятии призвана решать кадровая служба. [14]

На ПЗТМ укомплектованность кадрами соответствует нормальной работе предприятия. Трудовые ресурсы являются главным ресурсом предприятия.

Для определения численности работников за определенный период времени используется показатель среднесписочной численности.

На ПЗТМ, работает 1984  человека, из них: