Компания «John Deere», имеющая в Канаде центральный склад запасных частей и несколько региональных (в нашем случае это собственная сеть магазинов) с 1993г. применяет единую систему управления запасами «FLAN» на всех своих складах в стране. Одной из главных задач этой системы является координация связей между складами, при которой поставка заказанных дилерами запасных частей осуществляется с ближайших к ним региональных складов, даже если в момент заказа необходимые детали отсутствуют. В последнем случае компьютер регионального склада, получивший невыполнимый заказ, немедленно сообщает о нем по каналам связи центральному складу, где устанавливается, в каком из ближайших региональных складов имеются необходимые запчасти, и дается команда на отправку в адрес склада, к которому обратился дилер. Разработка и внедрение данной системы заняло у специалистов около трех лет. Преимущества этой системы очевидны: дилеры и магазины получают до 95% процентов необходимых запчастей с центрального склада в кратчайшие сроки, что позволяет содержать на своем складе не более одного месячного запаса запчастей.

Централизованное управление позволяет достигнуть оборачиваемости запасных частей на центральном складе не менее 10 раз в год. При номенклатуре в 50-150 тысяч наименований различной степени спроса, такую оборачиваемость считают вполне удовлетворительной. Заказы на пополнение запасов каждого склада в системе осуществляется главным вычислительным центром в автоматизированном режиме и направляется поставщикам, с компьютерами которых имеется взаимодействие.

Конкуренция заставила всех крупных поставщиков техники обзавестись такими мощными системами. Наличие данных мощных систем обеспечения автомобильными запасными частями на любых территориях позволяет без проблем ежегодно продвигать на рынок новые модели автомобилей. Увеличение наименований запасных частей в системе, уже работающей с десятками тысяч наименований, не представляет никаких сложностей, так как система является надежной опорой для освоение новых рынков. Именно так действуют все компании, осваивающие российский рынок. Если германские и французские компании поставляют запасные части российским дилерам прямо со своих центральных складов, то японские и американские компании используют для этого региональные склады в Европе. По мере освоения рынка и развития дилерской сети создаются региональные склады для обслуживания новых территорий, подключаясь к единым компьютерным системам поставщиков. В Москве уже существуют региональные склады «Меrcedes» и «Мitsubishi», в то время как ни у одной российской компании такой системы нет.

Российский рынок запасных частей, техники и сервиса в настоящее время переживает период быстрого развития. В ближайшее десятилетие ожидается увеличение парка автомашин в стране вдвое. Ввиду огромного дефицита услуг по ремонту, техническому обслуживанию и дополнительному оборудованию техники необходимо увеличение количества малых предприятий для заполнения этой ниши рынка. Во всех услугах участвуют запасные части и аксессуары к ним. Основная идея этой работы основана на построении алгоритма работы модульно-блочной системы, исключающей большое влияние специалистов на продуктивную работу организации в целом. ТПС должна работать «как автомат Калашникова», т.е. любой человек, нажавший на курок, выстрелит, при этом, не подозревая какие химические процессы и механические действия произойдут в механизме.

На основании своего десятилетнего опыта по снабжению и торговле автозапчастями я могу сказать, что произойдет конгломерация мелких дилеров автозапчастей в более крупные организации. Соответственно, при уменьшении затратной части на организационные вопросы, у этих фирм увеличится рынок сбыта и оборот товара, связанный с разорением более мелких фирм.

В настоящее время на Московском и региональном рынке работают несколько крупных компаний с разными условиями подхода к работе. Рассмотрим их более подробно.

ООО «Техком»

21 Розничных магазинов г. Москва, дневная выручка 3 000 000 руб., процент торговой наценки - 50%. Оптовая торговля: дневная выручка 1 000 000 руб., процент наценки 15% . Ассортимент товара в магазинах от 15 000 ед. до 30 000 ед. Оптовый ассортимент составляет 15 000ед. Оптовый склад и магазины не объеденены в одно звено, директора магазинов могут закупать товар со стороны, при его отсутствии на оптовом складе. Единые поставщики (если одному магазину привезли деталь по более выгодной цене, то это становится достоянием других магазинов и оптового отдела). Торговля осуществляется по следующим видам автомашин: ВАЗ, ГАЗ, УАЗ, МОСКВИЧ, ИЖ, КРАЗ, КАМАЗ, ЗИЛ, УРАЛ, принимаются заказы на автозапчасти для иномарок. За прошедший год открылись 2 магазина. Свой транспорт по развозке и доставке автозапчастей.

2. ООО «Орех» Розничных магазинов нет. Осуществляет торговлю грузовыми автозапчастями с двух крупных складов: Дмитровское шоссе, Реутов. Оптовая торговля: дневная выручка составляет 4 000 000 руб. Процент наценки 15%, оптовый ассортимент составляет 22 000 позиций (в настоящее время увеличивается ассортимент по тракторам и разрабатывается система торговли легковыми автозапчастями. Является Лидером по информационным внедрениям, одна из лучших программ «Опт-склад». Свой транспорт по развозке и доставке автозапчастей.

3.ООО «Авто-49» лучшая по динамике развития из рассматриваемых фирм, лучший склад по хранению товара. Розничных магазинов 10, за последний год открыто 4. Лучшая программа «Опт-склад-магазин», ассортимент товара составляет 17000ед. (одинаков во всех магазинах). Магазины можно открывать в любом количестве, т.к. ассортимент склада равен ассортименту магазина. Одна из особенностей программы в том, что оператор головного офиса может видеть в режиме он-лайн товарные остатки всех магазинов, вследствие этого один человек может контролировать поставки автозапчастей во все магазины. Вследствие этого в магазинах на месте директора может работать персонал низкой квалификации, т.к. оборот товара по магазину контролируется из единым центром. Коэффициент оборота по товара составляет 0,9 в месяц. С 2001г. активно развивается оптовая торговля. Свой транспорт по доставке в свои автомагазины и покупателям.

4. ООО «Барс». Розничных магазинов 4, дневная выручка - 300000 руб., процент наценки - 45%. Оптовая торговля, дневная выручка 200000 руб., основное направление торговли - система выхлопа по всем видам отечественных автомобилей и ВАЗовские автозапчасти, процент наценки на товар 12%. Оптовый склад и магазины не обьеденены в единое звено, директора магазинов имеют право закупать товар со стороны, если его нет в наличие на оптовом складе. Ассортимент в магазинах поддерживается на уровне 8000-15000ед. Торговля осуществляется по следующим видам автомашин: ВАЗ, ГАЗ, УАЗ Единой системы поставщиков не существует. Отдел закупки и сбыта, не разделены между собой, работа по регионам не ведется. Коэффициент оборачиваемости средств по магазинам 1,8 в связи с большими товарными запасами. Свой транспорт по развозке в свои автомагазины и доставке автозапчастей покупателем….

На основании перечисленных плюсов и минусов, создадим свой собственный механизм.

ТПС должна состоять из шести крупных блоков:

1. Отдел сбыта

2. Отдел закупки

3. Центральный склад

4. Региональный склад

5. Сеть магазинов

6. АСУ (Автоматизированная система управления)

Службы обеспечения, такие как бухгалтерия, транспортный отдел и т.д. в данной работе не рассматриваются. Самым главным звеном по контролю, расходу и получению прибыли, должен стать главный вычислительный центр.

Региональные склады

Московский регион

Собственная сеть магазинов

Экспортные

поставки

Импортные поставки

АСУ

Центральный склад

Следует помнить, что эффект от автоматизации может быть высоким и кардинально влияющим на результативность работы всей фирмы целиком, только в том случае, если АСУ занимаются профессиональные программисты. АСУ должна выдавать результаты необходимых расчетов не только бухгалтеру, но и коммерческому директору и руководителям служб для организации управления. Программный комплекс призван обеспечивать выполнение финансового плана, позволять анализировать спрос, результаты торговли в разных аспектах, эффективно управлять запасами, автоматизировать подготовку проектов заказов на пополнение складов, автоматизировать расчет цен, статистических и аналитических данных.

Центральный склад

Современный склад запасных частей - главное звено в сбытовой сети. Это производственный цех по переработке купленных оптовых партий переменного объема и нестабильного ассортимента из сотен наименований в мелкооптовые партии переменного объема другого ассортимента из единиц наименований для отгрузки покупателям.

Экономичное размещение деталей.

Существуют различные методы размещения запасных частей на складе, обеспечивающие:

· максимальное использование его помещений при рациональном расположении секций

· предохранять детали от повреждений

· доступность любой ячейки склада для механизмов в крупных складах

· быстро находить необходимых деталей за минимальное время.

Чаще всего запасные части размещаются в соответствии с группировкой по размерам, поэтому необходимы стеллажи с разными размерами ячеек. На складах должны быть секции для крупных и мелких деталей; внутри этих секций детали располагаются по принципу объединения однотипных деталей (подшипники, сальники) в группы, размещаемые на одном стеллаже, а внутри групп - по порядку каталожного номера. Кроме того, используется принцип: чем больше спрос, тем ближе к выходу. Детали ежедневного спроса должны храниться в непосредственной близости от зоны погрузки или выдачи. Оборудовать склад лучше разборными стелажами с переменной высотой ячеек. Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора деталей специфической формы целесообразно установить на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких деталей (тросов спидометра, прокладок трубопроводов, крупных колец), т.е. деталей, хранение которых в лежащем положении не рекомендуется из-за их формы, экономично использовать объемы ячеек и не удобно для отбора. Виды вспомогательного оборудования зависят от величины грузооборота. Компания «Volvo», проанализировав опыт работы своих складов, установила, что 95% времени обработки запасных частей на складе занимает их сортировка и обработка документации и только 5% транспортировка внутри склада. Поэтому даже на региональных складах не применяются дорогостоящие напольные и подвесные конвейеры, несмотря на интенсивное перемещение деталей. В то время как на региональных складах запасных частей импортеров автомобилей «FIAT» и «Wolkswagen» в Финляндии и Дании, «Mersedes» в Москве имеются только самые необходимые недорогие механизмы для погрузочных разгрузочных работ и внутрискладской транспортировки: кран-балка, электропогрузчики и ручные тележки. Управляющие складами считают, что этого оборудования вполне достаточно. На складе нужны верстаки размером 1х5 метров для распаковки, а также для комплектования и упаковки деталей. Обязательно нужны весы с градуировкой до 100 кг, площадка примерно 1мх1м для взвешивания отправляемых мелкими партиями коробок и указания веса в накладных для расчета стоимости перевозок. При организации складской обработки запасных частей особое внимание уделяют размещению грузов в стандартные складские металлические контейнеры. Это позволит механизировать перемещение груза внутри склада, максимально использовать помещение за счет штабелирования контейнеров, обеспечить быстрый доступ к их содержимому. Для фасовки используют коробки, пластиковые и бумажные пакеты, связки, кольцевые резинки.

Ярлык с наименованием лучше крепить на полках, а не на коробах, т.к. у детали должно быть постоянное место, даже если по одному адресу находится несколько деталей. В программе печати накладных для отбора товара детали нужно сортировать по адресам хранения, это помогает лучше организовать работу персонала, исключить лишние перемещения по складу.

Адресная система хранения

Адресная система хранения, для всех складов позволяет избежать потери времени и товара, обеспечить увеличение оборота, и быстро находить запасные части даже новому сотруднику после короткого инструктажа. Адрес может иметь 4-5 и более знаков. Надлежит обеспечить автоматическое указание адресов, в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Вот самая распространенная адресная система;

Номер ячейки А1739

А,Б,В-категория складов

17-порядковый номер стеллажа

3-порядковый номер вертикальной секции стеллажа

9-порядковый номер полки

Внедрение адресной системы требует всего около одного человеко-месяц и включает разметку на планах складов, изготовление номеров, их крепления или нанесения краской, внесение адресов из спецификации в компьютер, параллельно корректировка программ. Это позволит служащему находить деталь по названию и адресу не зная ее внешнего вида. Размещение запасных частей на складах инофирм технологически организованно так, что при отсутствии всех продавцов и при выходе компьютера из строя комплектовать партии по заказам, хотя и медленнее, могут другие люди после короткого инструктажа, имея под рукой ведомость наличия деталей на складе с адресами хранения.

Уменьшение риска неликвидности запасов

Рискованность торговли запасными частями состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов (нереализуемых запасов деталей). Они могут образоваться по следующим причинам;

Падение спроса из-за появление конкуренции.
Ошибочные закупки излишних количеств.
Ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции.
Порча деталей из-за повреждения, повышенной влажности.
Брак, незамененный поставщиком по рекламации.
Появление новой модификации деталей, заменяющей прежние.
Изменение технологии ремонта.
Оприходование по ошибке.
Пересортица в поставках.
Несписание реализованных деталей.
Пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске другой детали.
Потери на складе из-за небрежности указании адресов.
Разукомплектование узла.

Для уменьшения неликвидности запасов нужно ежемесячно проверять перечень деталей, не имевших спроса с начала года, вести статистику поквартальной реализации каждой детали в штуках, чтобы отслеживать колебание спроса и анализировать причины.

В договорах с поставщиками иметь возможность удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами поможет избавиться от неликвидов. Складская служба должна готовить руководству для управления следующий перечень документов. Ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца, или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т.е. высвобождению замороженных средств. Еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума. Это нужно для своевременного размещения заказов.

Ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию. Это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов поставок.

Ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков. Это нужно для решения продления сроков или возврата товара.

Ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Удешевление контроля

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждой находящейся на складе детали слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредотачивать внимание на более дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на проверку гаек они расходуют столько же времени, сколько на контроль за запасом дорогих узлов и деталей. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так выборочное обследование выявило следующие данные: на запасные части стоимостью менее 50 рублей за штуку приходилось 30% наименования хранимых деталей , 40% проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6% объема реализации, 5% стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, в результате учет малоценных деталей обходится дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых деталей издержки по содержанию запасов снизились на 34%. При инвентаризации физических запасов основное внимание уделяют группам деталям, на которых приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных деталей, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

Ускорение оборачиваемости товара.

Значительная часть запасных частей содержится на центральном складе, не потому что они постоянно требуются, а потому что они могут потребоваться. Некоторые менеджеры складов, опасаясь нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях для подстраховки. Это приводит к излишним затратам и сокращению прибыли.

Учитывается несколько видов оборачиваемости запасов; оборачиваемость каждой детали в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп деталей разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости предъявляются свои требования. Одной из причин низкой оборачиваемости являются неликвиды. На складах скандинавских импортеров автомобилей «Ford», «Wolkswagen» бездействующие запасы составляют, по данным менеджеров, от1 до 10% по сумме и от 3 до 28% по номенклатуре.

При увеличении оборачиваемости возрастают объемы реализации и прибыль. Стоимость содержания запасных деталей и автотракторной техники на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещения, расходов на заработную плату, накладных расходов и.т.д., что в итоге приводит к снижению уровня запасов за счет более частого заказа запасных частей меньшими партиями. Таблица №1 показывает, что увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.

Таблица №1

Оборачиваемость запасов

Среднегодовой запас

20000

Объем продаж

20000

40000

Валовой доход, 24% от продаж

4800

9600

Издержки прямые, 10% от продаж

2000

4000

Накладные расходы, 7% от запаса

1400

Прибыль до уплаты налогов

1400

4200

Однако, если в результате снижения уровня запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентуры на запасные части, то потерянная при этом прибыль может превысить содержание соответствующих запасов.

Задачей стратегии управления запасов является бесперебойная торговля при наименьших затратах при максимальном удовлетворении спроса. На период развития рекомендовано ограничиться не более 50% от полной номенклатуры. Зависимость объема запасов от уровня удовлетворения спроса показано в таблице №2 (приведены данные анализа, проведенного в Англии).

Таблица №2

Уровень удовлетворения спроса, %

Стоимость необходимых запасов, $

Рост стоимости запасов на 1% роста удовлетворения спроса, $

96 ориентировочно

100 ориентировочно

98000

127000

145000

190000

290000

1361

2231

3000

8600

25000

Очевидно, что не выгодно стремиться к чрезмерно высокому уровню удовлетворения спроса, так как это приведет к хранению значительных запасов деталей нерегулярного спроса.

Анализ спроса на запасные части

Анализ спроса на отдельные запасные части является одним из элементов системы управления запасами. Объем спроса покупателей при розничной продаже подвержен значительным колебаниям и не может рассматриваться в качестве конкретной величины, поэтому в системах управления запасами учитывается стохастический характер спроса в розничной торговле. Анализ спроса проводится по каждому наименованию запасных частей. В таблице №3 приведены данные анализа спроса на группы автомобилей «Fiat»

Таблица№3

Группы агрегатов

Доля в общем, спросе, %

Узлы и детали

Спрос внутри

группы, %

Электрооборудование

Генератор

Система зажигания

Система освещения

Указатели поворота и детали

Система запуска

43,3

21,7

15,3

11,4

8,3

Итого

100

Кузов

20,3

Оперение

Детали кузова

Стекла

Внутренние детали

56,0

29,9

13,4

0,7

Итого

100

Механическая часть

56,7

Подвеска и колеса

Сцепление

Основные части двигателя

Тормоза

Система распределения

Система выпуска газов

Полуоси

Система охлаждения

Коробка передач

Система смазки

Система питания

Дифференциал

Электроарматура

Рулевое управление

Карданная передача

15,9

13,5

11,6

11,4

10,5

6,7

6,5

5,5

5,4

4,5

4,1

1,6

1,3

1,1

0,4

Итого

100

Всего

100

Данные таблицы показывают, что наибольшим спросом пользуются механические детали. Анализ статистических данных позволяет выявить соотношение между количеством машин данной модели в исследуемом районе и количеством ремонтов, номенклатурой и количеством заказанных в течение года запасных деталей, а также их стоимостью и весом. Полученные в результате анализа данные помогают выяснить средний спрос, частоту замены деталей и среднюю величину расходов владельцев машин на их содержание. Наиболее совершенными считаются компьютерные программы анализа, обеспечивающие получение данных статистики, анализа и прогнозов по каждому наименованию деталей в различных аспектах. Отобранная и систематизированная информация, полученная при анализе спроса, служит базой для управления запасами в сети распределения и сбыта. Чтобы сконцентрировать основное внимание на тех деталях, которые чаще продаются и дают основную долю объема сбыта, данные о сбыте разбивают по разным группам деталей, выделенных в результате анализа спроса. Практикой установлено, что основная стоимость продажи запасных частей обычно приходится на очень небольшую долю всех наименований деталей, и экономисты говорят о законе 80/20 когда 20% номенклатуры дают 80% продаж по сумме.

Распределение номенклатуры запасных частей на группы по степени спроса выполняется по основным критериям на основании анализа статистики продаж за ряд лет. Компания «Wolkswagen» делит номенклатуру на четыре группы.

Таблица№3

Группа

Количество наименований

Доля в номенклатуре

Доля в объеме продаж

1000

2,2%

75%

3000

6,7%

20%

6000

13,3%

35000

77,8%

Всего

45000

100%

Кроме разделения на группы по степени спроса, применяют деление по стоимости, установив критерий отбора. Например;

Группа Х-стоимость товаров свыше 1000 руб., группа Y-стоимость от 100 руб., до 1000руб. Группы определяются компьютером автоматически на базе статистики спроса и критериев стоимости. Индекс группы спроса указывается на прейскуранте, статистике расходов, ведомости излишних товаров. По индексу можно напечатать необходимые документы для анализа. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга и управления запасами концентрируется на деталях тех групп, которые обеспечивают основную массу товарооборота.

Современная база данных

Для эффективного управления распределением и сбыта должен применяться анализ всех аспектов деятельности и прогноз сбыта каждой детали на основе математических методов.

Основные данные;

Номер детали по каталогу, наименование, ед. измерения, вес, объем, код изготовителя, материал, Группа материалов, количество на одну автомашину, модели автомашин, для которых деталь предназначена, расчетный срок службы, какой деталью заменена после снятия с производства, вместо какой детали введена в конструкцию, возможность восстановления после износа, в какай комплект или сборку входит, если не поставляется отдельно, количество в комплекте, вид упаковки, количество в упаковке, вид тары

Складские данные

Фактическое наличие на складе, минимальный запас или точка заказа, максимальный запас, страховой запас, срок поставки, закупочная цена, розничная цена, группа скидок, минимальное количество для заказа, оптимальное количество для заказа, заказано у поставщика, нудовлетваренный спрос шт., недогружено заказчику шт., какой поставщик поставляет.

Статистические данные

Продано за период, шт., продано за период кг., продано за период м*3,продано за период в закупочных ценах, продано за период в розничных ценах, валовой дохода период, продано в году «текущий-1» шт., продано в году «текущий-2» шт., продано в году Х «до 10 и более лет» шт.

Аналитические данные

Группа спроса, группа стоимости. Фактический коэффициент оборачиваемости запаса, коэффициент соотношения розничной и закупочной цен, фактический коэффициент рентабельности за период сбыт на 1000 машин в год.

Ценовые данные

Закупочная цена в валюте, закупочная цена в рублях, розничная цена в валюте, розничная цена в рублях, признак категории калькуляции розничных цен, признак категории импортной пошлины, признак категории изменение розничных цен, признак группы скидок с розничных цен, признак степени конкуренции, признак показательных цен, коэффициент общего изменения цен, признак группы цен, признак группы скидок, признак необходимости снижения цен поставщика, фактический коэффициент пересчета текущий, другие признаки.