Законы организации

Законы организации

Законы организации

               1. Понятия «зависимость», «закон», «закономерность».

               В любой организации имеются управляемые, частично управляемые и неуправляемые процессы.

Каждый процесс включает 4 составляющие:

·        входное воздействие (вход) (поступающая информация, распоряжение руководителя)

·        преобразование входящего воздействия (обработка входа воздействия по известным или новым алгоритмам)

·        результат преобразования  вод  воздействия  (управленческое  решение  или исполнительское действие самого руководителя)

·        влияние результата на входное воздействие (корректировка алгоритма обработки начального входного воздействия или изменение его значения)

               Между входным воздействием и выходным результатом имеется зависимость, которая может иметь различный вид: табличный, графический, формульный, словесный.

               Зависимости могут быть:

·        объективными (формируются независимо от воли и сознания  людей)

·        и субъективными (формируются людьми для реализации глобальных целей организации или страны);

·        кратковременными (например, зависимость выбора вариантов решения оперативного планирования от имеющегося времени)

·        долговременными  (например,  зависимость  заработной платы работника от его производительности);

·        моральными (связаны с соблюдением в обществе норм повеления человека, идеалов добра и зла)

·        аморальными (связаны с обычаями и традициями, так или иначе нарушающих права  человека.

               Эти  зависимости  проявляются  в  незаконных  общественных формированиях или в  организациях,  находящихся  в  неестественных  условиях существования).

               Таким образом, все решения и поступки человека так или иначе  подчиняются некоторым осознанным или неосознанным зависимостям.

               Закон – это зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах; является  общепринятой  нормой  для  большой  группы  людей  или организаций (такие нормы в Библии, Коране); получила признание  и  поддержку авторитетных ученых (законы организации).

               Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения. Таким образом, закон имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия заключается в формировании зависимости выходных параметров от входных, а механизм использования - это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности.

                               2. Законы организации

               Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического  расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное – это та  часть  закона, которая  не  меняет  его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки).

               Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

               Законы организации по важности делятся на 2 уровня:

Ø      основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)

Ø      менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

I. Основополагающие законы организации

Закон синергии

               Любая организация характеризуется следующими элементами:

o       производительность,

o       заинтересованность,

o       научный потенциал,

o       отношение к внешней среде,

o       микроклимат в  коллективе,

o       кадровый и технический потенциал,

o       перспективы развития,

o       имидж.

               Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон синергии: Для любой  организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

               Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный  характер.

               Заранее спроектировать условия  достижения  синергии  достаточно  трудно. Также трудно оценить возможное  увеличение  общего  потенциала  организации. Измерение синергетического эффекта  пока не производится. Однако  проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются  простейшие модели условий ее достижения.

               Для успешной реализации закона синергии  существует  ряд  методов.

Метод «вопросы  и  ответы»  наиболее  прост  в  организационном  исполнении,   его реализация может быть частично  формализована  с  помощью  компьютера  путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов  и  последствий  их реализаций.

Весьма перспективен метод «конференция идей», в основе  которого лежит  стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего. Основные принципы данного метода: число участников  4-12; запрещаются насмешки, критика, даже позитивная; для обсуждения формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи; продолжительность конференции 30-50 мин; ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных.

В США распространен метод «мозговой  атаки», в его основе лежит стимулирование подсознания, которое является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.

Метод «эвристического прогнозирования» основан на обсуждении прогнозных решений высококвалифицированными специалистами в узких областях техники, технологии, производства. Каждый специалист, опираясь на свою компетентность, оценивает предлагаемое решение, а возможно и совершенствует его. В результате глубокого профессионального анализа каждой стороны вариантов решений выявляется лучшее, а возможно и формулируется в ходе обсуждения совершенно новое. Этот метод является плодотворным в случае отсутствия алгоритмического подхода к выработке наилучшего решения.

               Все методы должны быть направлены на усиление действий закона синергии.

Закон самосохранения

               Теоретической основой для анализа общего состояния организации является

закон самосохранения.

Закон самосохранения: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

               В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид:

где  - потенциал (ресурс) организации в области экономики, политики, финансов и т. д., (в области, способствующей ее развитию);

– ресурс внешнего разрушительного воздействия.

– ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред.

               Таким  образом, общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных воздействий.

               Левая часть в формуле называется энергией удержания, а правая – энергией ликвидации. Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации.

               Для анализа положения организации очень важен показатель уровень самосохранения (УР). Он вычисляется по формуле: разность ресурсов удержания и ликвидации поделить на суммарный объем ресурсов удержания.

               Как поддерживать на достаточном уровне  или  увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии.

1.      Пассивно-индивидуальная основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании. Основная особенность такой стратегии – предпринимательский риск. По сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

2.      Пассивно-коллективная основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, т. е. государство каким-либо образом  поддерживает  организацию,  руководители  же  опять  довольно пассивны.

3.      Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации.

4.      Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию.

               Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность этого потенциала.

Закон развития

               Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и  сознания.

Существуют две формы развития:

v     эволюционное – постепенные количественные и качественные изменения, изменение сознания сочетается с изменением материи;

v     революционное – скачкообразный неосознанный переход от одного состояния материи к другому, либо скачкообразное изменение  сознания без соответствующего изменения  базиса.

Выделяют также прогрессивное и регрессивное развитие.

               Развитие организаций обусловлено следующими факторами:

Ø      изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.);

Ø      изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.);

Ø      потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.);

Ø      старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии);

Ø      изменение экологии;

Ø      технический прогресс;

Ø      глобальное состояние мировой цивилизации.

Закон развития: каждая материальная система стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

               Закон развития опирается на принципы

o       Инерции – изменение потенциала (суммы ресурсов) системы начинается спустя некоторое время после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания.

o       Эластичности – скорость изменения потенциала зависит от самого потенциала.

На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций. В чем состоит  значение эластичности. Например, для организации обладающей  высокой  эластичностью: при  резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники в короткие сроки освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом.

o       Непрерывности - процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.

o       Стабилизации - система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Этот принцип основан на известной  потребности  человека и общества к стабильности.

               Успешное развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса, который характеризуют следующие признаки:

1.  крайне централизованный и разбухший аппарат управления;

2. всеохватывающая система специальных форм и процедур для принятия повседневных решений;

3.  рост числа всякого рода совещаний для выработки таких решений;

4.  передача решений и ответственности из одного отдела в другой.

               Снять синдром большого бизнеса позволяют методы регрессивного развития

путем движения назад к более простым структурам

               Бизнес-план - это основа эффективной реализации закона развития. Он является правопреемником известного среди многих поколений экономистов бывшего СССР промфинтехплана (промышленно-финансового технологического плана). Бизнес-план – это соединение фоновой (пояснительной) информации со строгой системой расчетов промфинтехплана. Он рассчитан на широкий круг специалистов, каждый из которых найдет в нем интересующую его информацию.

II. Законы организации второго уровня.

Закон информированности-упорядоченности

               Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения.

Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация  здесь  рассматривается  как часть данных.

               Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

               Информация обладает такими характеристиками как объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

               Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т  п.  Информационная среда  управления подчиняется закону информированности-упорядоченности

Закон: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для  получения информации.

               Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама – это информация о  потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них.

Закон единства анализа и синтеза

               Суть анализа - в разделении целого на части, в представлении сложного в  виде простых составляющих.

               Суть  синтеза – в соединении простых составляющих объекта в единое целое.

Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, они неразрывно связаны и взаимодействуют в процессе любой мыслительной деятельности.

            Закон: каждая материальная система (живой организм, социальная организация и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.

               Эти изменения идут в следующем цикле: скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды.

               Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает 4 уровня:

1. предварит анализ с позиций стороннего наблюдателя;

2. проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов;

3. создание группы развития организации и формирование ее стратегии развития;

4. постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Закон композиции и пропорциональности

               В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия – гармонии.

               Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительности (пропорциональности).

               Закон: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции). Этот закон рассматривается на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов.

               Реализация закона в организации требует обязательного использования набора принципов

v     Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.

v     Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.

v     Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

               Практика использования закона состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации и обеспечение требуемой их пропорции.

Специфические законы социальной организации

               Каждая организация представляет собой маленькое общество со своими населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Она имеет свою историю, культуру, технологию и персонал. Существуют формализованные коммуникации и неформальные отношения человека с другими людьми, их соотношение должно заранее определяться руководителем.

               Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения можно выделить общее и особенное.

Общее в отношениях людей в  организации можно  прогнозировать  и на  этой базе создавать различные виды нормативной документации.

Особенное – это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации.

Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное  в  деятельности самой социальной организации, ее реакции на действие того или иного закона.

III. Законы социальной организации

Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих из законов в области функционирования компаний и людей. В рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума. Законы социальной организации являются составной частью организации, как системы.

Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей части стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу их новизны, либо в силу трудности. Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношениях руководителя с другими людьми в организациях должно заранее определяться. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами. Характер неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу - симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.

Руководители большинства компаний в основном заботятся о формализованной стороне отношений, считая, что этого достаточно для достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения работников вносят некоторые изменения в спроектированный организационный порядок, ослабляя или усиливая его. Поэтому неформальные отношения также должны быть объектом управления через профсоюзные. Женские и молодежные организации. гармония формальных и неформальных отношений дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень выгодно для компании.

Совокупность законов социальной организации можно представить следующим образом:

Система законов социальной организации

Законы организации компаний

Законы своеобразия: «Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления». Любая компания имеет некоторые особенности использования технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков традиций отношений между работниками. Эти особенности в совокупности определяют компанию как маленькое общество, которое имеет свою историю, культуру, технологическую философию и персоналию. Для осуществления их гармонического взаимодействия и служит единственная, наиболее подходящая к ним организационная структура управления производства.

Закон социальной гармонии: «Для каждой компании развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет повышения эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда)».

В социальную сферу деятельности компании входит выполнение функции социального развития коллектива. В отличие от технологических, функция социального развития коллектива играет большую объединяющую роль. Обычно управленческие и технологические функции компании ограничиваются рамками отдела, цеха и других формальных структур, а функция социального развития охватывает весь коллектив. Это позволяет улучшить общение работников разных подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей, полезных для компании.

Законы организации людей

Закон оптимальной загрузки: «Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности».

В компаниях трудятся люди с разным образованием, опытом, здоровьем и темпераментом. Время  качество выполняемых работ зависит как от их объема и сложности, так и от личностных особенностей человека. Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизирующего фактора выступит тормозящий. Сковывающий дальнейшую деятельность человека. Малый объем работы расхолаживает человека и заставляет его искать другие виды деятельности, что не всегда идет на пользу компании и самому человеку. Для каждого работника можно найти область эффективной деятельности:

·  с помощью различных методов тестирования

·  по результатам - за счет использования методики «мелких шагов».  Эта методика заключается в том, что для каждого работника руководитель выбирает ориентировочный объем работы, который тот может выполнить в течение недели. Если работник уверенно справился с заданием, то руководитель увеличивает объем задания на 10%,  если не справился, то задание уменьшается на 10%. Такой прием повторяется многократно до достижения наилучших результатов.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации: «Процессы восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления».

Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или алгоритмичности. Образное мышление- это представление каких-либо событий в виде изобразительных, ярких, а возможно и одушевленных эквивалентах. Алгоритмическое мышление основано на логике представления и развития реальных событий. Каждый человек обладает преимущественно тем или другим типом мышления. Во всех случаях используется система индивидуальной «прочной памяти». В теории управленческих мышлений существует две группы методов разработки управленческих решений- образные и логические. К образным относятся эвристический, сценариев и дерева решений, а к логическим - аналитический, статистический, экспертный и теоретико-игровой. Таким образом, руководитель должен индивидуально подходить к каждому работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для запоминания информации и разработке решений.

Закон эффективного осмысления: «Эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике».

Руководитель, желающий развития своей компании, не должен жалеть средств на повышение квалификации своих наиболее перспективных сотрудников, так как знания и информация всегда дают наибольшую отдачу.

Закон установки: «Любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился, к которой он приготовился».

Избирательность в информационном поле характерна для человека. Поэтому руководителю необходимо заранее настраивать работников на соответствующую информацию, оповещать их о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Всякая дополнительная информация, не относящаяся к объявленной области, не воспринимается.

Закон устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии».

Первая информация о событии обычно не встречает в сознание человека сопротивления и спокойно запоминается, следующая о том же событии уже сопоставляется с первой и здесь возможны конфликты. Поэтому руководитель должен вовремя доводить до подчиненных достоверную информацию о каком-либо процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.

Закон доходчивости информации: «Доходчивость сообщения для человека будет выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации».

Одновременное использование образных и алгоритмических способов подачи информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая соответствует его типу мышления. Поэтому руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала для подчиненных, например, слова, расчеты, плакаты, образцы.

                               3. Заключение.

               Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они составляют часть управленческой технологии организации.