Автоматизація обліку та аналізу матеріальних ресурсів підприємства

Автоматизація обліку та аналізу матеріальних ресурсів підприємства

Зміст

• 1. Теоретична частина.
• 2. Практична частина. Постановка задачі «Автоматизація аналізу ресурсів підприємства».
• Висновок
• Список використаної літератури
• Додаток 1
• Додаток 2
• 1. Теоретична частина

Головним завданням підрозділів забезпечення підприємства ресурсами є своєчасне і оптимальне забезпечення виробництва необхідними ресурсами відповідно комплектності і якості.

Вирішуючи завдання забезпечення, працівники служб забезпечення повинні вивчати і враховувати попит і пропозиції на всі необхідні підприємству матеріальні ресурси, рівень і зміну цін на них і на послуги посередницьких організацій, вибирати найбільш економічну форму руху товарів, оптимізувати запаси.

Організація матеріально-технічного забезпечення ресурсами включає:

- збір інформації про потреби в сировині, матеріалах, комплектуючих, участь в ярмарках, виставках-продажах, аукціонах;

- аналіз всіх джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах з метою вибору найбільш оптимального;

- укладання з постачальниками господарських договорів на поставку продукції;

- отримання і організація завозів до складів реальних ресурсів у межах необхідних потреб;

- організацію складського господарства, яке входить в склад служб забезпечення;

- забезпечення цехів, дільниць, робочих місць необхідними матеріальними ресурсами.

Контроль і координація робіт в склад яких входять:

- контроль за виконанням договірних зобов'язань постачальників, виконання ними обсягів і строків поставки матеріальних ресурсів;

- контроль за розходом матеріальних ресурсів на виробництві;

- вхідний контроль за якістю і комплектністю матеріальних ресурсів, що надходять;

- контроль за виробничими запасами;

- висунення претензії постачальникам, транспортним організаціям;

- аналіз роботи служб забезпечення, розробка заходів по координації діяльності цих служб і підвищення її ефективності.

В умовах ринку підприємство саме вибирає постачальників, а значить і саме має право на вибір ефективних ресурсів. Це заставляє працівників МТЗ вивчати ринок, а також якість поставок, співпрацювати з різними постачальниками.

В залежності від об'ємів, типів і спеціалізації підприємств, матеріаломісткості продукції і територіального розміщення на підприємствах складаються різні умови, які вимагають відповідного розподілу функцій і вибору структури матеріально-технічного забезпечення.

Основною ланкою для любого підрозділу МТЗ являються складські господарства, основне завдання яких є прийом, зберігання матеріалів, їх підготовка до виробничого споживання, контроль за їх відпусткою у виробництво й на сторону, безпосереднє забезпечення цехів необхідними матеріальними ресурсами.

Специфікація ресурсів - це розшифровка номенклатури по видах, марках, профілях, сортах, типах, розмірах. Наскільки правильно складена специфікація матеріальних ресурсів залежить матеріальне забезпечення виробництва. Якщо в специфікації допущена помилка, то поставка не буде відповідати дійсності. Тим самим підприємство буде під загрозою невиконання виробничої програми.

Очікуваний запас матеріальних ресурсів О визначають:

О = Оф + Вф - Р,

де, Р = (Ро.п + Рнзп + Рбр),

Оф - фактичний залишок на 1 число по бухгалтерських даних,

Вф - кількість відпущених цеху (виробничому підрозділу) матеріалів за весь період,

Ро.п - фактичний відпуск на основне виробництво,

Рнзп - фактичний відпуск на зміну незавершеного виробництва,

Рбр - розхід на брак (оформлений актом списання).

В даній курсовій роботі цей розрахунок ми здійснімо у наступний спосіб:

де, Shr, Shrj, Shri - відповідно залишок, надходження та витрати матеріальних ресурсів за h-ий період за r-им ордером згідно з j-им прибутковим чи i-им видатковим документом.

В курсовій роботі буде розроблятися модуль корпоративної інформаційної системи (КІС) автоматизації аналізу матеріальних ресурсів підприємства за допомогою процедур, що написані на VBA (Visual Basic for Application) для MS Access, зокрема для кнопки „Отримати документ” за вищенаведеною формулою.

MS Access - це функціонально повна реляційна СУБД. В ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для управління ними при роботі з великими об'ємами інформації. Що стосується легкості використовування, то Microsoft Access вчинив тут справжній переворот, і багато хто для створення своїх власних баз даних і додатків, зокрема на VBA (Visual Basic for Application) звертається саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об'ємів в численних таблицях інформації, що зберігається. СУБД включає три основні типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і управління даними. Всі ці функціональні можливості повною мірою реалізовані в Microsoft Access. В практиці, як правило, необхідно вирішувати і задачі з використанням електронних таблиць і текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблону. У результаті користувачу доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. В цьому значенні все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access. У курсовій роботі пропонується розглянути ці можливості.

2. Практична частина. Постановка задачі «Автоматизація аналізу ресурсів підприємства»

2.1. Мета, призначення, техніко-економічна сутність задачі й обґрунтування доцільності її розв'язання

Задача “Автоматизація аналізу ресурсів підприємства” призначена для отримання інформації про фактичний рух матеріальних ресурсів та їх залишки на балансових рахунках підприємства.

Мета розв'язання задачі - своєчасне отримання документів, що засвідчують фактичний стан реєстру ордерів матеріальних ресурсів у будь який момент часу, а також операції надходження-вибуття матеріальних ресурсів на балансових рахунках підприємства, які були проведені у зазначений термін.

Задача виникає у тому разі, коли уповноважена особа підприємства хоче побачити, які операції відбувалися по балансових рахунках, що відбивають матеріальні ресурси за деякий період. При цьому необхідно видати паперовий документ, якій є офіційним підтвердженням проведених операцій. Тому така задача повинна бути автоматизована на підприємстві.

2.2. Перелік об'єктів, при управління якими розв'язують задачу

Ця задача вирішується при керуванні такими об'єктами підприємства:

- АРМ фахівця по матеріальних ресурсах;

- АРМ оператора;

- АРМ контролера.

2.3. Використання вихідної інформації, періодичність розв'язання та організація по строках видачі вихідної інформації

Інформація, що виникає на виході розв'язання задачі, використовується таким чином: друкується два примірники реєстрів ордерів по балансових рахунках, що відбивають матеріальні ресурси. Один із них видається керівництву підприємства, а другий залишається у підприємстві як архівний документ.

Термін розв'язання встановлюється вимогами уповноважених осіб підприємства, тобто ця задача не має певного терміну виконання, а виконується за запитом.

Видача інформації здійснюється негайно після її отримання на виході задачі.

2.4. Вимоги до організації збору і передачі в обробку вхідної інформації, до порядку її контролю й коригування

Інформація, що надходить на вхід задачі формується у результаті розв'язання інших задач корпоративної автоматизованої системи підприємства (КІС). Усі дані про рух матеріальних ресурсів по балансових рахунках вводяться у результаті вирішення задачі “Виконання розрахункових операцій”. Тому не потрібно ніяких додаткових заходів щодо збору та передачі в обробку вхідної інформації.

Єдине, що треба ввести на вході задачі - це період, за який треба видати реєстр ордерів. Контроль за правильністю вводу цієї інформації лежить на технічних та програмних засобах, які відслідковують, щоб дати вводилися формально правильно. Для контролю логіки вводу дат можна також скористатися автоматизованими засобами, наприклад зробити запити, які вводять діапазон дат на основі словесного опису.

Варіантами таких описів можуть бути такі фрази:

- За поточний день;

- За поточний тиждень;

- За поточний місяць;

- За останні 3 дні;

- За останні 5 днів;

- За останні 10 днів;

- За весь час.

2.5. Умови, за яких припиняється розв'язання задачі автоматизованим способом

Умови, за яких припиняється виконання задачі:

· відсутня необхідна інформація з розв'язування задачі;

· у загальносистемній базі даних виявлені недостовірні дані із задач, що сумісні з даною задачею;

· виявлені порушення у базі даних унаслідок несанкціонованого доступу;

· вийшло з ладу енергопостачання ЕОМ;

· вийшло з ладу обладнання, в якому зберігались необхідні дані для розв'язування задачі тощо.

2.6. Зв'язки даної задачі з іншими задачами або системами

Функціональна схема задачі має такий вигляд:

Задача отримує дані з файлу OPERRES, в якому зберігається інформація про всі операції по балансових рахунках матеріальних ресурсів, які були проведені у підприємстві за певний час. Операціоніст уводить номер ордеру та період, за який треба відібрати інформацію. На виході маємо ордер по балансовому рахунку, що відбивають матеріальні ресурси, чи реєстр ордерів у вигляді документу, що видається керівництву підприємства.

2.7. Розподіл функцій між персоналом і технічними засобами у різних ситуаціях розв'язання задачі

При розв'язанні задачі розподіл дій між персоналом і технічними засобами за різних ситуацій такий:

Функціями операціоніста є:

· введення й контроль правильності первинних даних;

· складання, перевірка й підписування первинних документів;

· друкування вихідних результатних документів, контроль і підписування їх;

· ведення баз даних (додавання, вилучення, коригування записів у базі даних;

· пошук даних

Функціями технічних засобів є:

· ведення бази даних відповідно до команд СУБД;

· обробка даних і друкування вихідної інформації відповідно до прикладних програм;

· виведення повідомлень про системні та інші помилки (збої) на екран дисплея.

3. Вихідна інформація

Перелік та опис вихідних повідомлень наведено у таблиці 1:

Таблиця 1