Автоматизация учета товаров на АГЗС "Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства"

В таблице «Обороты» (см. таблица 2.7) хранятся общие сведения о проданном товаре.

Таблица 2.7. Обороты

В таблице «Константы» (см. таблица 2.8) хранятся сведения о номере АГЗС и IP адрес компьютера главного управления.

Таблица 2.8. Константы

В таблице «Сотрудники» (см. таблица 2.9) хранятся сведения о сотрудниках.

Таблица 2.9. Сотрудники

В таблице «РасчетыКонтрагенты» (см. таблица 2.10) хранятся сведения о платежах контрагентов

Таблица 2.10. РасчетыКонтрагенты

В таблице «Смены» (см. таблица 2.10) хранятся сведения о сменах, отработанных сотрудниками.

Таблица 2.11.Смены

В таблице «Районы» (см. таблица 2.12) хранятся сведения о номерах всех АГЗС

Таблица 2.12. Районы

В таблице «Остатки» (см. таблица 2.13) хранятся сведения об остатках товара на АГЗС

Таблица 2.13. Остатки

Схемы данных АГЗС и главного офиса представлены на рисунке 2.3. и 2.4.

Рис.2.3. Даталогическая модель БД главного офиса

Рис.2.4. Даталогическая модель БД АГЗС

2.1.6 Алгоритмы и технология решения задач

Основными алгоритмами необходимыми для решения задачи автоматизации учета товаров на АГЗС являются: работа клиентской ДБ АГЗС (см. рисунок 2.5) и работа ее модуля «Продажа» (см. рисунок 2.6)

Рис. 2.5. Алгоритм работы клиентской БД АГЗС

Рис. 2.6. Алгоритм работы модуля «Продажа»

2.2 Формализация расчетов (математическая модель)

2.2.1 Модель управления запасами без дефицита

Стандартная модель хранения запасов представлена на рис. 2.5.

Для бесперебойной работы АГЗС необходима четко налаженная система управления запасами, чтобы поставки происходили вовремя, наиболее экономичными партиями и, чтобы не создавалось дефицита товара.

Рассмотрим проблемы управления запасами, связанные с заказом на партию товара поставщику.

В любой системе управления запасами уровень последних изменяется в соответствии с циклической моделью. Процесс снижения уровня запасов определяется соответствующей моделью спроса. В некоторой точке для пополнения запаса будет сделан новый заказ. По прошествии некоторого времени, называемого временем поставки, заказ будет получен, и уровень запасов возрастает. После этого начинается новый цикл запасов (см. рисунок 2.6.).

Рис. 2.5. Стандартная модель хранения запасов

Для упрощения процесса моделирования в модель вводится ряд предпосылок:

1. Спрос на продукцию является постоянным, или приблизительно постоянным. Если коэффициент использования запасов является постоянным, то уровень запасов также будет уменьшаться с постоянным коэффициентом.

2. Предполагается, что время поставки известно и является постоянной величиной. Это означает, что заказ можно осуществлять в точке с определенными значениями временного параметра и размера запаса (уровень повторного заказа), которые обеспечивают получение заказа в тот момент, когда уровень запасов равен нулю.

3. Отсутствие запасов является недопустимым.

4. В течение каждого цикла запасов делается заказ на постоянное количество продукции (q).

Необходимо построить модель, которая описывает издержки, связанные с наличием запасов, за весь период их хранения. Длительность этого периода выберем, равной одной неделе. Для моделирования используем сглаживающую функцию. Введем следующую систему обозначений:

D - еженедельный спрос на запас продукции;

С0 - переменная стоимость подачи одного заказа, рублей/1 заказ;

Ch - переменная стоимость хранения единицы продукции в запасе, рублей на единицу продукции в неделю;

q - объем заказа, единиц продукции/заказ;

b - интенсивность потребления товара.

t - рассматриваемый период времени

ТС - общая стоимость запаса единицы продукции

Рассмотрим подробно оптимальный размер заказа q0 в неделю и интервал повторного заказа.

ТС(0)=q

TC(t)=0

Экономичный размер заказа q0 равен:

(2.1)

(2.2)

и (2.3)

Положим (2.4)

Следовательно (2.5)

(2.6)

(2.7)

Формула (2.7) называется формулой Уилсона или формулой наиболее экономичного объема партии, широко используется в экономике.

Интенсивность потребления запасаемого товара можно найти, разделив общее потребление товара на время, в течение которого он расходуется:

(2.8)

Поскольку величина спроса постоянна, количество товара, которое используется в течение поставки заказа, является одновременно и уровнем повторного заказа. Таким образом, новый заказ следует подавать, когда уровень запасов станет равным интенсивности потребления.

Рис. 2.6. Уровень и интервал повторного заказа

Методика выполнения:

По статистическим данным объем продажи АГЗС составляет в среднем 31000 литров СУГ в неделю с небольшим отклонением, которым можно пренебречь. Цена покупки одного литра равна 5.5 рублей. Одна подача заявки обходится в 1.5 рублей. Время доставки заказа от поставщика составляет 1 сутки. По оценкам специалистов, издержки хранения составляют 0.5% средненедельной стоимости запасов.

D = 31000 литров в сутки;

С0 = 1.5 рублей в сутки;

Ch = 0.5% в неделю от стоимости запаса размером в 1 литр или 0.005 * 5.5 рублей в неделю за одну упаковку.

t = 1 неделя = 7 суток

tпоставки = 1 сутки

Найдем экономичный размер заказа по формуле (2.7)

Наиболее экономичный размер партии заказа равен 1557 литров. Следовательно, чтобы издержки были минимальными, стоит заказывать партию СУГ объемом в 1557 литров.

По формуле (2.8) объем продажи СУГ за 1 день поставки заказа составит:

Следовательно, уровень повторного заказа равен 4428литра. Таким образом, подача нового заказа производится в тот момент, когда уровень запасов равен 4428 литров.

2.3 Описание экранных форм

2.3.1 Приложение на АГЗС

При входе в программу оператору необходимо выбрать свою фамилию и ввести пароль (см. рисунок 2.7.).

Рис. 2.7. Форма авторизация

При успешно пройденной авторизации открывается главная форма Продажа (см. рисунок 2.8.), с которой оператор работает всю смену. Здесь фиксируются факты продажи товара. Из списка выбираются номенклатура и контрагент. Расчет можно осуществлять как по количеству, так и по сумме. Для сохранения операции нужно нажать на кнопку «Сохранить запись», для удаления нужно нажать «Удалить запись», для добавления новой - нажать кнопку «Добавить запись» Данную форму невозможно не закрыть, не свернуть, порка не будет нажата кнопка «Закрыть смену».

Рис. 2.8. Форма Продажа

Для фиксации прохода товара используется форма Приход (см. рисунок 2.9.). Дата ставится автоматически, необходимо лишь выбрать вид товара и вписать количество

Рис. 2.9. Форма Приход

Существует 3 справочника - Сотрудники (см. рисунок 2.10.), Номенклатура (см. рисунок 2.11.) и Контрагенты (см. рисунок 2.12.). В них хранится краткая справочная информация, доступная только для чтения.

Рис. 2.10. Форма Сотрудники

Рис. 2.11. Форма Номенклатура

Рис. 2.12. Форма Контрагенты

Для формирования отчета оператору необходимо выбрать или номер смены(см. рисунок 2.13.) или временной период (см. рисунок 2.17. и 2.19.).

Рис. 2.13. Форма выбор смены

Отчет Реализация газа (см. рисунок 2.14.) показывает приход и расход газа за смену.

Отчет Сменный отчет (см. рисунок 2.15.) дает подробную детализацию: сколько и кому товара было продано за смену и, какая выручка.

Отчет о Состоянии склада (см. рисунок 2.16.) показывает сколько товара в наличии находится и на какую сумму.

Рис. 2.14. Отчет реализация газа

Рис. 2.15. Сменный отчет

Рис. 2.16. Отчет о состоянии склада

Рис. 2.17. Форма выбора периода

Отчет с разбивкой по клиентам (см. рисунок 2.18.) показывает какой контрагент сколько раз заправлялся и на какую сумму.

Отчет Продажа Операторами (см. рисунок 2.20.) можно формировать по трем категориям: по газу, по баллонам и техническому освидетельству. Он показывает кокой оператор в какие дни работал и что продавал.

Рис. 2.18. Отчет реализация газа с разбивкой по клиентам

Рис. 2.19. Форма продажа операторами

При закрытии смены или в процессе работы, когда запасов газа остается меньше, чем среднее потребление выводится окно управления запасами (см. рисунок 2.21.)

Рис. 2.21. Окно управления запасами

Рис. 2.20. Отчет продажа операторами

2.3.2. Приложение в главном офисе

Главная форма (см. рисунок 2.21.)состоит из пяти частей. Для удобства работы все необходимые данные расположены на экране. Поэтому не приходится подолгу искать нужную информацию. Здесь отображается информация о контрагентах, номенклатуре, должниках-контрагентах и на диаграмме наглядно показываются остатки всех АГЗС.

В форму Оплаты контрагентов (см. рисунок 2.22.) заносятся данные о перечислении средств контрагентами на счет предприятия.

Рис. 2.21. Форма Главная

Рис. 2.22. Форма оплаты контрагентов

Для формирования Оборотно-сальдовой ведомости (см. рисунок 2.24.) необходимо сначала выбрать дату формирования (см. рисунок 2.23.). В этом отчете отображается на какую суммы каждый контрагент заправился в течение месяца, какую сумму внес на счет предприятия и имеет ли долги.

Рис. 2.23. Форма выбор месяца Оборотно-сальдовая ведомость

Рис. 2.24. Отчет ОСВ

Можно посмотреть сколько товара в любой момент времени (см. рисунок 2.25.) находится на АГЗС. Как в форме отчета (см. рисунок 2.26.), так и в виде диаграммы (см. рисунок 2.27.).

Рис. 2.25. Форма выбор периода

Рис. 2.26. Отчет остатки номенклатуры

Рис. 2.27. Отчет диаграмма по остаткам номенклатуры

Отчет Должники (см. рисунок 2.29.) показывает контрагентов, которые потребляли товары в кредит. Отчет можно составить на любую дату (см. рисунок 2.28.).

Рис. 2.28. Форма выбор даты по должникам

Рис. 2.29. Отчет должники

2.4 Обоснование выбора системного обеспечения

Операционная система является сердцевиной программного обеспечения, она создает среду для выполнения приложений и во многом определяет какими полезными для пользователя свойствами эти приложения будут обладать.

Главным требованием, предъявляемым к операционной системе, является способность выполнения основных функций: эффективного управления ресурсами и обеспечения удобного интерфейса для пользователя и прикладных программ. Современная ОС, как правило, должна реализовывать мультипрограммную обработку, виртуальную память, поддерживать многооконный интерфейс, а также выполнять многие другие, совершенно необходимые функции. Кроме этих функциональных требований к операционным системам предъявляются не менее важные рыночные требования. К этим требованиям относятся:

· расширяемость. Код должен быть написан таким образом, чтобы можно было легко внести дополнения и изменения, если это потребуется, и не нарушить целостность системы.

· переносимость. Код должен легко переноситься с процессора одного типа на процессор другого типа и с аппаратной платформы (которая включает наряду с типом процессора и способ организации всей аппаратуры компьютера) одного типа на аппаратную платформу другого типа.

· надежность и отказоустойчивость. Система должна быть защищена как от внутренних, так и от внешних ошибок, сбоев и отказов. Ее действия должны быть всегда предсказуемыми, а приложения не должны быть в состоянии наносить вред ОС.

· совместимость. ОС должна иметь средства для выполнения прикладных программ, написанных для других операционных систем. Кроме того, пользовательский интерфейс должен быть совместим с существующими системами и стандартами.

· безопасность. ОС должна обладать средствами защиты ресурсов одних пользователей от других.

· производительность. Система должна обладать настолько хорошим быстродействием и временем реакции, насколько это позволяет аппаратная платформа.

В настоящее время существует и постоянно появляется большое количество ОС, которые учитывают недостатки предыдущих и расширяют возможности пользователей. Перед многочисленными пользователями и организациями встает вопрос выбора ОС.

Каждая из ОС требует для своей работы определенные ресурсы с соответствующими параметрами такими как: объем оперативной памяти, объем винчестера, тип процессора и его производительность. В связи с этим очень важно установить на компьютер ту систему, которая соответствует его ресурсами способна повысить эффективность работы.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются операционные системы фирмы Microsoft. Их доля составляет 95% среди всех операционных систем. Наиболее устойчивые системы этой фирмы основаны на технологии NT (Windows NT/2k/XP). В последние шесть лет возрастает популярность операционной системы под названием Unix. Главным недостатком последней является несовместимость с прикладными программами семейства Microsoft. Поэтому остановимся на ОС семейства Windows.

Используя статистические данные и результаты ранжирования [17], можно определить предпочтения пользователей в использовании ОС:

1. Windows XP - 72.7%

2. Windows Vista - 15.7%

3. Unix - 8.3%

4. Windows 2000 - 2.2%

5. Windows 98 - 1.1%

В качестве альтернативы рассматривались Windows XP и Windows Vista.

Windows Vista - это новая еще «сырая» разработка Microsoft, она требует достаточно мощных аппаратных конфигураций и существует проблема отсутствия драйверов Windows Vista для подавляющего большинства периферийных устройств. В Windows XP такой проблемы нет, это отлаженная, хорошо зарекомендовавшая себя ОС, поэтому в качестве операционной системы будет использоваться Windows XP Professional так как она сочетает в себе все необходимые функции и не требует слишком высокие аппаратные характеристики. Это наглядная ОС, поддерживающая большее количество утилит и программных продуктов, в том числе и Microsoft Office 2003, который включает в себя Access, в котором осуществлена база данных.

2.5 Обоснование выбора программного обеспечения

В настоящее время существует большой выбор программных средств, предназначенных для обработки информации. Каждые из них имеют свои преимущества и недостатки. Вопрос выбора того или иного программного средства для конкретной цели является одним из основных при разработке, так как одни и те же характеристики для одной задачи могут выступать как достоинства, а для другой - как недостатки.

При реализации проекта в качестве средства для разработки системы учета товаров для клиентского приложения был выбран - MS Access 2003, который включает весь необходимый перечень функций для проектируемой системы, а для серверного MS SQL-Server.

Для создания пользовательских форм можно воспользоваться тремя способами:

1. При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

3. Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

Пользуясь средствами MS Access для создания приложений не потребуется расходовать дополнительные денежные средства на покупку специализированных средств разработки, таких как С++Builder и Delphi, а также появляется возможность разработки системы учета товаров на АГЗС.

2.6 Обоснование выбора технического обеспечения ИС

Для успешной работы созданных приложений по учету товаров на АГЗС необходимо определить набор технических средств, на основе которых будет строиться система. Выбор технических средств определяется выбором аппаратной платформы.

Для функционирования системы потребуются следующие технические средства:

· ПЭВМ типа IBM PC/AT с минимальной конфигурацией:

- процессор: Pentium, 600 MHz или более мощный;

- оперативная память: 256 Мб;

- емкость жесткого диска: 40 Гб;

· монитор Super VGA с разрешением 800x600 точек или более высоким, поддерживающий 256 цветов;

· принтер HP LaserJet 1010;

· ADSL-модем D-Link 10/100 Мбит/с;

· операционная система: Windows ХР Professional;

· ПО: SQL-Server, Access 2003.

Данное техническое обеспечение обеспечит успешное функционирование создаваемой системы и не потребует дополнительных затрат на техническое обеспечение, так как данное техническое обеспечение уже установлено.

2.7 Разработка организационного обеспечения

Организационное обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации системы.

Проектируемая система предназначена учета товаров на АГЗС.

Персонал, который будет непосредственно работать с системой:

· операторы;

· администратор.

Для нормального функционирования системы необходим подготовленный персонал. Поэтому предварительно необходимо провести обучение операторов по работе с системой, и, обеспечить получение консультаций по вопросам, возникающим в ходе работы с системой. Проведение консультаций возлагается на программистов отдела ОКО «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства».

Администратором БД будет программист отдела ОКО поскольку он имеет достаточный уровень профессионализма и специальные навыки для работы.

Для обеспечения безопасности и достоверности данных, хранящихся в централизованной базе данных, при работе системы необходимо разграничить права доступа пользователей к таблицам баз данных. Разграничение прав доступа будет осуществляться на уровне СУБД. Разграничение прав доступа и выдача соответствующих паролей возлагается на администратора БД.

3. Расчет экономической эффективности

В данном дипломном проекте осуществляется разработка информационной системы учета товаров на АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства.

Внедрение информационной системы сопряжено с капитальным вложением, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование эффективности внедрения системы.

Под эффективностью внедрения будем понимать целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов работ.

Под косвенной эффективностью понимают экономию средств, в процессе производства, проявляющуюся в конечном результате хозяйственной деятельности предприятия.

Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимосвязаны.

Реализация любого проекта требует материальных и финансовых затрат. Она всегда связана с риском, поскольку нельзя заранее сказать, в какой мере проект выйдет на коммерциализацию, и найдутся ли потребители для новой продукции или услуги. Поэтому этап предварительной оценки является важным звеном в инновационной деятельности. Несмотря на сложность оценки, она необходима и является фактором, снижающим риск деятельности.

Осуществить оценку проекта на степень его реализуемости - это значит оценить социально-экономическую эффективность проекта на той стадии, когда мало достоверной информации, поэтому и оценки должны быть интервальными: от оптимального - до пессимистического прогноза.

Необходимо определить затраты на проведение научно-исследовательской работы (НИР). В эти затраты должны включаться трудовые затраты инженера-исследователя (дипломника), его руководителя, а также затраты связанные с использованием ЭВМ и различного оборудования, необходимого для проведения экспериментов.

Расчет начинается с составления сметы

Исходными документами для составления сводной сметы является:

1. График основных этапов проведения научно-исследовательской работы (НИР) и затраты на её проведение.

2. Определение капитальных затрат для нового варианта.

3. Определение эксплуатационных затрат для нового варианта.

4. Определение экономического эффекта.

3.1 График основных этапов проведения НИР и расчет затрат

График основных этапов проведения НИР является основным документом, характеризующим затраты по заработной плате. Вместе с тем, в известной мере отражает и организацию проведения работы, а именно: состав и количество привлекаемых к выполнению работы исполнителей.

Для составления графика основных этапов проведения НИР рассмотрим временные интервалы проведения работ:

Подготовительный этап.

Теоретические разработки.

Проектирование и выполнение технического задания на ЭВМ.

Консультации с руководителем проекта.

Машинные расчеты и оформление отчета в электронном виде.

Для расчета общих затрат необходимо знать трудоемкости всех этапов выполняемой работы. Для определения трудоемкости составляется перечень всех видов работ, которые должны быть выполнены. Трудоемкость выполнения работы определяется по сумме трудоёмкостей этапов и видов составляющих работ, оцениваемых экспериментальным путем в человеко-днях. Она носит вероятностный характер, так как зависит от множества трудно учитываемых факторов. Поэтому в практике применяются следующие величины при оценке трудоемкости:

ai - минимальные возможные трудоемкости отдельных видов работ;

bi - максимальные возможные трудоемкости отдельных видов работ;

mi - наиболее вероятная трудоемкость отдельных видов работ.

Ожидаемое значение трудоемкости Тi и их дисперсия Дi оцениваются по формулам:

, (3.1)

(3.2)

Дисперсия характеризует степень неопределённости выполнения работы за ожидаемое время. Продолжительность работы Тпi оценивается по формуле:

Тпi = Тi / Чi , (3.3)

где Тi - трудоёмкость, чел.-дни;

Чi - численность исполнителей, чел.

Т.к. работа проводится одним человеком, то Tпi = Ti. При допущении, что работы ведутся в проектной организации для проведения НИР по данному проекту и выполнения основных этапов НИР понадобится следующий персонал:

- ведущий инженер - руководитель проекта;

- инженер - разработчик проекта.

Принятые величины трудоемкости и полученные при расчете значения трудоемкостей сводим в таблицу 3.1.

На основании значений, полученных при расчетах по формулам (3.1. - 3.3.), составляется график проведенных работ, представленный в таблице 3.2.

Таблица 3.1

Таблица 3.2

Рабочий день специалистов 8 часов. Тарифная ставка инженера-исследователя Ср= 85 р/час, Ср = 85*8 = 680 р/день. Тарифная ставка инженера-руководителя Ср= 100 р/час, Ср = 100*8 = 800 р/день.

Количество рабочих дней в планируемом году - D =365, число смен работы ЭВМ n=2, средняя продолжительность смены 12 часов, планируемый процент потерь времени на профилактику и ремонт Кп = 5%.

Действительный годовой фонд времени работы ЭВМ:

=365*2*12*(1-0,01*0,05)=8756 ч/год

Начальная стоимость ЭВМ, принтера и модема P = 38000 руб. Затраты на текущий ремонт

Срем = 38000*5%=1900руб

Затраты на эксплуатационные материалы, необходимые для нормального функционирования технических средств (бумага, картридж принтер и др) Смат = 5400 руб/год.

Стоимость 1 кВт/ч электроэнергии Цэ = 2,20 р, мощность ЭВМ в кВт/ч электроэнергии М =2 кВт/ч.

Расчет амортизационных отчислений производится по формуле:

р/год

Затраты на электроэнергию можно рассчитать по следующей формуле:

.р/год

Годовые эксплуатационные расходы:

Сэкс = Срем + Смат + Сэл + Сам =1900+5400+38526+7600=53426 руб,

Стоимость машинного часа:

 руб.

Расчет затрат НИР:

1. Затраты на теоретическую часть и работу с литературой:

Зт = Ср * Тт*1,262 (3.4)

где Ср - тарифная ставка инженера-исследователя;

Тт - время, затраченное на работу с литературой и теоретический

анализ;

Зт = 680*16*1,262 = 13731 руб

2. Затраты на теоретические разработки:

Зрс = Ср * Тр*1,262 (3.5)

где Тр - время, затраченное на теоретические разработки.

Зрс = 680*10*1,262 = 8581,6 руб

3. Затраты на проектирование и выполнение технического задания на ЭВМ

Зп = Ср* Тп*1,262 (3.6)

где Тп - время, затраченное на проектирование и выполнение технического задания на ЭВМ.

Зп = 680* 40*1,262 = 34326 руб

4. Затраты на оплату машинного времени

Зм = См * Тм (3.7)

где См - стоимость одного часа машинного времени;

Тм - время использования машины.

Зм = 6,1*24*365=53436 р/год

5. Затраты на консультацию с руководителем

Зкп = Скр * Ткп*1,262 (3.8)

где Скр - тарифная ставка ведущего инженера;

Ткп - время консультаций с руководителем.

Зкп = 800*20*1,262 = 20192 руб

6. Полные затраты при использовании ЭВМ для расчетов и составления отчета

Зсум = Зт + Зтр + Зп + Зм + Зкп (3.9)

Зсум = 13731+8581,6+34326+53436+20192 = 439176,6

Значение составляющих затрат заносим в итоговую таблицу 3.3, где в последнем столбце указано их относительное значение в процентах к полным затратам.

Консультации с руководителем проходят на протяжении всего дипломного проектирования. Количество дней и затрат на консультацию с руководителем равномерно распределим на все этапы проведения дипломного проекта. Следовательно, количество дней каждого этапа увеличится на 5 дней (20/4=5) и затраты каждого из этапов увеличатся на 32566,65 руб (130266,6/4 = 32566,65).

Таблица 3.3