Базы данных в Excel

Базы данных в Excel

2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1 Как создать базу данных.

1.2 Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3 Обработка данных в БД.

1.4 Обмен данными.

2.1 Проектирование базы данных.

2.1.1 Структура базы данных

2.1.2 Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2 Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

2.2 Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3 Ведение базы данных

2.3.1 Редактирование полей.

2.2 Редактирование записей

2.4 Начальная обработка данных.

2.4.1 Добавление суммы по столбцам

2.4.2 Добавление суммирования по критерию.

2.5 Сортировка базы данных.

2.5.1 Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6 Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1 Добавление промежуточных итогов.

2.6.2 Работа со структурой

2.7 Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2 Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8 Выборочное использование данных

2.8.1 Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9 Графическое представление данных.

ВВЕДЕНИЕ

Термин электронные таблицы можно определить как "программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк и столбцов" таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

База данных (date base) - это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных - это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

1.1 Как создать базу данных

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

я Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

я Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

я Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

я Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись образец заполнения базы.

 При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном примере в столбцы «Ср.балл» и «Стипендия» введены формулы:

Примечание. В ячейки E2:H2 таблицы вводятся оценки, а в ячейку I2 - средний балл. Стипендия вычисляется по формуле: если Ср.балл меньше 4, стипендия не начисляется (=0); если Ср.балл больше 4, но меньше 4.5, начисляется стипендия 12 гр., а если больше 4.5, то - 15гр.

Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют.

Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

я Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

я Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в нужное поле.

я Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.

я Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < - > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

я При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата

я При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).

я После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

я После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc > или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.

я Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

1.2 Как выполнить поиск, изменение и удаление записей

Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.

Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:

Ш установить табличный курсор где-либо в БД;

Ш выполнить последовательность команд Данные - Форма ;

Ш нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;

Ш для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift+Enter> или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

Ш для перемещения к первой записи нажать <Ctrl+PgUp> или передвинуть бегунок прокрутки в самый верх полосы прокрутки;

Ш для перехода на последнюю запись нажать <Ctrl+PgDn> или передвинуть бегунок полосы прокрутки в самый низ;

Ш для перехода по БД на 10 записей вперед нажать <PgDn> , на 10 записей назад - <PgUp> .

Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями.

Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей небходимо выполнить такие действия:

Ш Щелкнуть на первой записи .

Ш Выбрать Данные - Форма.

Ш Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы.

Ш Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы.

Ш Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск.

Ш Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад.

Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем - выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей.

Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия.

Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab> (или с помощью мыши) , и ввести новое значение. Для очистки поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del>.

Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена .

Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей.

Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.

1.3 Обработка данных в БД

Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД - в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой.

Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:

Ш Щелкнуть на любой ячейке БД.

Ш Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.

Ш Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).

Ш Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа .

Ш Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем - восходящий или нисходящий порядок.

Ш При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .

Ш Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».

Ш Щелкнуть на ОК или нажать Enter.

Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка - Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке.

В приведенном примере записи упорядочены по убыванию значений в поле Ср.балл. Прежний порядок записей в БД можно проследить по первому полю «№».

Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.

Форма данных является удобным средством поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.

Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:

Ш Щелкнуть где-либо в БД.

Ш Выбрать Данные - Фильтр - Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.

Ш Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей , и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.

После этого Excel покажет только записи , содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:

Ш отметить клетки;

Ш выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);

Ш переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;

Ш нажать Enter.

Для вывода на печать отфильтрованных записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .

Так выглядит БД, отфильтрованная по полю «Стипендия» и значению 15, т.е. содержащая записи, у которых в этом поле стоит значение 15. В этот список вошли только студенты, получающие стипендию в размере 15 гр.

После копирования отфильтрованных записей можно восстановить отображение всех записей БД, щелкнув на кнопке списка, по которому выполнялась фильтрация (кнопка выделена голубым цветом ), и выбрав в раскрывшемся списке пункт «(Все )».

При необходимости сузить круг поиска можно продолжить фильтрацию , выбрав значение из раскрывающегося списка другого поля. Excel предоставляет возможность просмотреть только первые 10 записей с помощью опции Первые 10 команды Автофильтр. Эту опцию целесообразно использовать при работе с числовыми полями для вывода на экран только десяти записей ( например, с наибольшими или наименьшими значениями в данном поле). Более того, с помощью этой опции можно вывести на экран любое количество записей, указанное пользователем в диалоговом окне «Наложение условия по списку», которое появляется в ответ на выбор указанной опции.

В данном примере приведены наибольшие 5 записей, отфильтрованные по полю Ср.балл.

Дополнительно к фильтрации БД по записям, содержащим определенное значение в поле, можно создавать собственные автофильтры, позволяющие фильтровать БД по записям с более общим критерием, таким как , например, фамилии, начинающиеся с буквы «А», или значения средних баллов в пределах от 4 до 5. Для создания собственного фильтра нужно:

Ш щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в названии поля ;

Ш выбрать опцию Условие ;

Ш в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать необходимый оператор сравнения в первой строке или в обеих строках, если условие составное , т.е. представляет собой результат логических операций типа «и» и «или»; в текстовые окна справа ввести значения (текст или число ), относительно которых должно проводиться сравнение значений в записях БД.

Так для выбора списка студентов, фамилии которых начинаются с буквы «А» необходимо в первой строке диалогового окна Пользовательский автофильтр щелкнуть «равно» и ввести в текстовое окно «А*» (без кавычек ). Получим:

Для отбора только студентов, имеющих средний балл в пределах от 4 до 5 , нужно задать условие : «больше или равно» 4 «и» «меньше или равно» 5 (в кавычках - операторы, которые следует выбрать, а 4 и 5 нужно набрать в текстовых полях ) .

Получим:

Одним из наиболее мощных средств Excel по работе с БД являются сводные таблицы , которые полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в БД, на рабочих листах, во внешних файлах. Сводные таблицы позволяют выводить информацию с различной степенью детализации. Для создания сводных таблиц в Excel имеется специальный инструмент Мастер сводных таблиц , в зависимости от версии позволяющий выполнять работу в 3 или в 4 шага.

Разумеется, создавать сводные таблицы имеет смысл только по БД, содержащим значительный объем информации. Расширим первоначальную БД хотя бы до 15 записей и введем новое поле «Группа». Упорядочим список по алфавиту и скорректируем порядок, т.е. данные в поле «№».Получим такую БД:

Страницы: 1, 2