Автоматизация на фирме значительно упрощает ряд рабочих процессов и повышает их эффективность. Контроль, учет и планирование в единой системе в результате приведут к улучшению условий работы и качества предоставляемых услуг, а также повышению конкурентоспособности ЛПУ на рынке.

В данной курсовой работе будет рассмотрена автоматизация выдачи заявлений на отпуск, аванс и т.д. Для этого рассмотрим следующие задачи:

описание предметной области;

бизнес-процес при ручном выполнении работы;

бизнес-процес при автоматизированном выполнении работы;

описание базы данных;

пошаговое выполнение работы.

1. Описание предметной области

Одной из важнейших проблем, существующих на фирмах, является автоматизация деятельности. Традиционно на регистратуру возлагаются следующие основные задачи:

запись на прием к специалисту

соблюдение условий работы

своевременная выдача заявлений

В современных условиях работы частных фирм актуальными становиться вопросы быстрое и качественное обслуживание персонала. Автоматизация работы по выдаче заявлений обеспечит значительное сокращение времени ожидания рабочих.

Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой по выдаче заявлений и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи заявлений и позволит избавится от рукописных ошибок, описок, неясностей в тексте и в цифрах.

В рамках этого процесса оптимизации работы регистратуры возможно в холле фирмы установить электронный терминал, который помогает разгрузить работу.

Но, к сожалению, внедрение такой системы не всегда возможно. Во-первых, это связанно с затратами на сам терминал и специализированное программное обеспечение. Лицензионное программное обеспечение довольно-таки дорогое удовольствие, и не каждая организация может себе его позволить, а тем более начинающая.

Во- вторых ограничением является и то, что многие люди, не умеют пользоваться или плохо владеют компьютером, и для освоение сложных и громоздких программ нужно большое количество времени и ресурсов.

В связи с необходимостью автоматизации данной области и приведенными выше ограничениями, оптимальным является автоматизация выдачи заявлений в Microsoft Excel, с помощью макросов.

2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по выдаче заявлений

Типовые функции регистратора связаны:

с поиском (вводом нового) работника в существующей базе;

отражением изменений, таких как паспортные данные, должность и ИНН и т.п.;

записью на прием, оформлением заявлений.

Наиболее рутинным является процесс оформления заявлений, поэтому его и будет удобней всего автоматизировать. Представим обычный рутинный процесс выдачи заявлений. (Рисунок 1)

Недостатками данного процесса является:

процесс выдачи заявлений занимает большое количество времени и ненужной бумажной работы;

может возникнуть человеческий фактор - например, при внесении неверных данных, помарок, описок неясного почерка и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 1 - Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по выдаче заявлений.

3. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по выдаче заявлений

заявление excel автоматизация макрос

При автоматизированном выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Итак, автоматизированный процесс будет выглядеть следующим образом. (Рисунок 2)

Размещено на http://www.allbest.ru

Рисунок 2 - Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении выдачи заявлений

При этом сокращается время на заполнение одной и той же информации в различных источниках - заполненные в базе данные о сотруднике автоматически заполняются в заявление при выборе его фамилии из списка.

4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы

Автоматизация выдачи заявлений в Microsoft Excel требует предварительной подготовки. Во-первых, необходимо завести в Microsoft Excel базу данных на персонал. В этой таблице мы отражаем все необходимые для учреждения данные: ФИО, дату рождения, его ИНН и номер страхового полиса, паспортные данные, должность, номер трудовой книжки. (Рисунок 3) При этом для удобства сортируем по фамилиям сотрудников и закрепляем области по строке 1 и по столбцу А.

Рисунок 3 - Список сотрудников

Далее приступаем к созданию списка заявлений. (Рисупок 4)

Рисунок 4- Список заявлений

После получения всех необходимых данных преступаем к созданию непосредственно самого заявления.

Рисунок 5- Заявление на административный отпуск

Для этого вводим вспомогательные данные - заголовки, подписи строк и т.д. в графы с данными вбиваем формулы.

Все графы (Должность, паспортные данные, и др.) заполняем формулой:

= ВПР (искомое_значение; таблица; номер_столбца;интервальный_просмотр) (Формула 1).

Функция ВПР ищет значение в первом столбце массива таблицы и возвращает значение в той же строке из другого столбца массива таблицы. Буква В в названии функции ВПР означает «вертикально». Функция ВПР используется, если сравниваемые значения расположены в столбце слева от искомых данных.

=ВПР(L1;Персонал!A2:H21;2;ЛОЖЬ) Формула 1

По аналогии изменяем номер столбца для названных граф и, соответственно, таблицу текста на Персонал!A2:I21 и искомое значение на О1 для граф, относящимся к таблице врачи.

Для граф ИНН и номер должность, ФИО вводим иные формулы (Формула 2 и Формула 3 соответственно). Сцепить - объединяет две или более текстовых строк в одну.

=СЦЕПИТЬ("ИНН "; (ВПР(L1;Персонал!A2:H21;4;ЛОЖЬ)); " Должность"; (ВПР(L1;Персонал!A2:H21;5;ЛОЖЬ))) Формула 2

=СЦЕПИТЬ((ВПР(O1;Заявления!A2:I21;2;ЛОЖЬ)); ": "; (ВПР(O1;Заявления!A2:I21;3;ЛОЖЬ))) Формула 3

Текст1, текст2,... -- это от 2 до 255 текстовых элементов, объединяемых в один текстовый элемент. Текстовыми элементами могут быть текстовые строки, числа или ссылки на отдельные ячейки. В нашем случае это функции ВПР для соответствующих столбцов и вставка текста, для того, чтобы можно было разделить текст.

Для удобства на листе с формой заявления, с правой стороны, создадим элементы управления, с помощью которых можно будет изменять значения, содержащиеся в ячейках L1 и О. Такими элементами управления будут являться Список и Счетчик. Для создания элементов управления используется панель инструментов.(Рисунок 6) Необходимо связать указанные элементы управления с данными о пациентах и врачах.

Рисунок 6 - Элементы управления «Счетчик» и «Список»

Далее выводим на печать заявку. Для того чтобы при выводе на печать заполненного бланка заявления созданный документ был расположен на одном листе бумаги, задаем область печати. Для этого с помощью команды Предварительный просмотр смотрим, как разместится документ на бумаге и если необходимо, то производим устранение недостатков.

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос -- это серия команд и функций. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. Перед тем как записать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять.

В данной работе необходимо автоматизировать вывод на печать сформированного заявления. Для этого проведем подготовку: в листе «Форма» выделим бланк заявления и зададим область печати, далее откроем окно предварительного просмотра и при необходимости откорректируем недостатки.

Теперь приступим к записи макроса. В появившемся диалоговом окне (Рисунок 5) напишем название макроса и удобное сочетание клавиш. Далее подтвердить выбранные параметры.

Рисунок 5 - Параметры макроса

Начинаем запись макроса: команда Файл--Печать, в появившемся диалоговом окне вводим номер страницы 1 из 1, для остановки записи макроса нажмем кнопку остановить запись.

Создадим элемент управления для активизации макроса, внедрив на рабочем листе «Форма» кнопку. Это осуществляется аналогично созданным ранее элементам счетчик и список. По завершению создания появляется диалоговое окно «Назначить макрос объекту», из которого выбираем описанный выше макрос «Печать».

Проверим выполнение макроса, нажав кнопку «Печать».

Заключение

Использование автоматизации в Microsoft Excel для создания заявлений кардинально упростило работу отдела кадров. Сократилось время рассмотрения и выдачи заявлений.

Размещено на Allbest.ru