Примечание2. Макс. число единиц можно выразить не только в %, но и в виде числового значения. Для этого через падающее меню Сервис следует открыть диалоговое окно Параметры, перейти на вкладку Планирование, где в поле Показывать единицы назначения в виде выбрать из раскрывающегося списка числовые значения.

Примечание 3. Если для выполнения однотипных задач выделены ресурсы с одинаковыми календарями и ставками оплаты, можно объединить их в группу ресурсов или ввести как один общий ресурс. Макс.число единиц такого ресурса будет равно сумме макс. числа единиц всех входящих в него ресурсов.

8. В поле Стандартная ставка введите ставку повременной оплаты ресурса, например 25 руб./час. Стандартная единица учета - час. Если нужно учитывать другой период времени, укажите его через косую черту, например, 100 руб./день. Для материальных ресурсов в это поле вводится цена за единицу материального ресурса, например 14 руб.

9. В поле Ставка сверхурочных введите ставку повременной оплаты ресурса в сверхурочные часы. Ставку сверхурочных следует указывать даже тогда, когда она совпадает со стандартной ставкой оплаты. В противном случае Project будет вычислять оплату сверхурочных часов по ставке 0,00 руб./час.

10. В поле Затраты на использование введите разовую стоимость использования ресурса. Если оплата трудового ресурса не повременная, а фиксированная, введите в это поле оплату ресурса, например его месячный оклад. Для материальных ресурсов этом поле можно указать стоимость доставки.

11. В поле Начисление укажите способ начисления затрат по ресурсам. Выберите одно из значений:

а) В начале - затраты на задачу начисляются сразу после начала задачи.

б) Пропорциональное - затраты начисляются пропорционально, по мере выполнения задачи. Данный способ начисления затрат установлен по умолчанию.

в) По окончании - затраты на задачу начисляются по окончанию задачи (пока трудозатраты по задаче не становятся равными нулю).

Независимо от способа начисления затрат, затраты на использование всегда начисляются в начале задачи.

12. В поле Базовый календарь выберите календарь для ресурса. По умолчанию в этом поле установлен календарь Стандартный, Если рабочее время ресурса отличается от того, которое определено в стандартных календарях проекта, назначьте ресурсу другой календарь.

13. В поле Код можно ввести любой код для классификации ресурсов. Это может быть код отдела, учетный номер, краткое название отдела и т.д.

После описания имеющихся в проекте ресурсов (рис.1.1.) можно приступать к назначению ресурсов каждой отдельной работе.

Назначение ресурсов.

1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и выберите задачу.

2. Щелкните на кнопке Назначить ресурсы на панели Стандартная.

3. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите нужный ресурс и укажите число единиц назначения (рис.1.2).

4. Щелкните на кнопке Назначить.

Рис. 1.2. Диалог Назначение ресурсов.

Примечание 1. Назначая задаче материальный ресурс, необходимо указать способ расхода материала:

а) Переменный - количество используемого материала изменяется пропорционально продолжительности работы. В этом случае число единиц материала при назначении его на работу пишется «1,5кВт/ч» или «0,5кг/ч».

б) Фиксированный - количество используемого материала остается постоянным и не зависит от длительности задачи. Тогда запись единиц материала, назначенных на работу, будет иметь вид «1,5кВт» или «0,5кг».

Примечание 2. Чтобы отменить или изменить назначение в диалоговом окне Назначение ресурсов, выполните следующие действия.

1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и выберите задачу.

2. Щелкните на кнопке Назначить ресурсы.

3. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите нужный ресурс. Щелкните на кнопке Удалить, если требуется удалить назначение. Если требуется изменить назначение, щелкните на кнопке Заменить. В диалоговом окне Замена ресурса выберите новый ресурс и щелкните на кнопке ОК.

4. Если необходимо, измените число единиц назначения в поле Единицы.

Примечание 3. Более подробные данные о ресурсе можно ввести в диалоговом окне Сведения о ресурсе. Для этого необходимо перейти в представление Лист ресурсов, выбрать ресурс и щелкнуть кнопку Сведения о ресурсе на панели Стандартная.

На вкладке Общие данного диалогового окна можно задать доступность ресурса. - период времени, когда ресурс может привлекаться к работе в проекте и в каком объеме. Например, ресурс Сборщик 4 разряда доступен не с даты начала проекта 3.03.04., а с 5.03.04, при этом в течение первых пяти дней два сборщика могут уделять проекту только половину своего рабочего времени (рис.1.3).

На вкладке Затраты можно указать сразу несколько ставок оплаты ресурса (рис.1.4).

1. В области Таблицы норм затрат выберите вкладку А (по умолчанию).

2. В столбцах Стандартная ставка и Ставка сверхурочных введите ставки ресурсов.

3. В столбце Затраты на использование введите стоимость использования ресурса.

4. В следующей строке введите в каждом столбце новое значение ставки ресурса или изменение предыдущей ставки, выраженное в процентах. Например, если известно, что почасовая ставка ресурса или стоимость его использования через месяц увеличится или уменьшится на 20%, введите значение «20%» или «-20» соответственно (рис.1.4).

5. В столбце Дата действия введите дату, с которой изменяются ставки оплаты работы и затрат на использование.

6. Чтобы ввести новый набор затрат для ресурса, выберите вкладку В и повторите действия.

Рис. 1.3. Вкладка Общие диалога Сведения о ресурсе

Рис.1.4. Вкладка Затраты диалога Сведения о ресурсе

Примечание 4. Следует помнить, что длительность работы (T), трудозатраты (Q) и количество единиц назначений трудовых ресурсов (N) взаимосвязаны - Q = T*N, поэтому первоначальное назначение ресурсов (N) автоматически приводит к расчету трудозатрат (Q). Любые дальнейшие корректировки параметров N, T или Q приведут к изменениям, определяемым типом задачи по способу планирования. Указать способ планирования можно через диалоговое окно Сведения о задаче на вкладке Дополнительно в поле Тип задачи (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Вкладка Дополнительно диалога Сведения о задаче.

Оформление графика заданного проекта можно выполнить с помощью команды Стили отрезков падающего меню Формат. На рисунке 1.6 отображен фрагмент работы с вкладкой Текст диалогового окна Стили отрезков, которая позволяет разместить интересующую пользователя информацию в виде текста около отрезков-работ на диаграмме Ганта.

Рис.1.6. Вкладка Текст диалога Стили отрезков.

Рис.1.7. Результат выполнения лабораторной работы №2.

Лабораторная работа №3.

Автоматическое и ручное выравнивание загрузки ресурсов

Чтобы увидеть перегруженные ресурсы, необходимо перейти в представление Лист ресурсов. Перегруженные ресурсы выделены красным цветом.

Перегруженные ресурсы можно также увидеть в представлении График ресурсов.

Чтобы совместить на экране оба представления следует выбрать меню Окно - команду Разделить и установить в каждой части экрана с помощью меню Вид требуемое представление (рис.1.1).

Рис. 1.1. Комбинированное представление Лист ресурсов / График ресурсов.

Примечание. Для перехода к просмотру следующего перегруженного ресурса следует использовать кнопку Перейти к следующему превышению доступности, расположенную на панели Управления ресурсами.

Чтобы отобразить эту панель, выполните команду Вид - Панели инструментов - Управление ресурсами.

Выравнивание загрузки ресурсов - это способ разрешения конфликтных ситуаций, связанный с тем, что ресурсам назначается слишком много работы.

Автоматическое выравнивание . В данном случае MS Project может выравнивать загрузку двумя способами:

1. Задержать выполнение задачи до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время работы над ней.

2. Прервать задачу так, чтобы какая-то ее часть была выполнена в запланированное время, а оставшаяся часть - позже, когда назначенный ресурс освободится.

При автоматическом выравнивании Project не изменяет назначения ресурсов (N=const), а только задерживает или прерывает задачи.

Критериями выбора этих задач является:

1. Идентификатор задач.

2. Зависимости задач. При выравнивании загрузки в первую очередь будут задерживаться задачи без последователей.

3. Дата начала задачи. При выравнивании загрузки выбираются задачи с наиболее поздней датой начала.

4. Ограничения задачи. Project выбирает задачи, не имеющие ограничений.

5. Временной резерв. В первую очередь Project выбирает задачи, которые имеют наибольший резерв времени.

6. Приоритет задачи. При выравнивании загрузки выбираются задачи с наиболее низким приоритетом.

Определить критерии отбора можно в диалоговом окне Выравнивание загрузки ресурсов из падающего меню Сервис (рис.1.2).

Рассмотрим подробнее возможности, предоставляемые данным диалоговым окном.

Рис. 1.2. Диалог Выравнивание загрузки ресурсов.

Если в группе Вычисления для выравнивания выбран переключатель Выполнять автоматически, то MS Project выравнивает задачи в момент обнаружения перегруженных ресурсов.

Примечание. Такое выравнивание в момент создания проекта может привести к получению запутанного плана с большим количеством задержек. Поэтому устанавливать данный переключатель на этапе формирования плана не рекомендуется.

По умолчанию в MS Project выбран переключатель Выполнять вручную. В этом случае Project выполняет выравнивание загрузки ресурсов только после команды Сервис - Выравнивание загрузки ресурсов - Выровнять.

В поле со списком Поиск превышений доступности определяется интервал времени. Чем больше выбранная единица времени, тем меньше будет выявлено перегруженных ресурсов.

Флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием. Если этот флажок установлен, то перед выравниванием MS Project удалит из задач все задержки. В группе Диапазон выравнивания можно устанавливать выравнивание по всему проекту, либо ограничить выравнивание временным интервалом.

В поле Порядок выравнивания необходимо указать условие, по которому MS Project будет выбирать задачи.

· Только по идентификаторам. В этом случае основным критерием выбора является идентификатор задачи. Откладываются задачи с более поздней датой начала, т.к. задачи с большим идентификатором расположены в конце списка.

· Стандартный. Этот критерий используется MS Project по умолчанию. При выборе задачи в этом случае MS Project учитывает все факторы, описанные выше.

· По приоритетам, стандартный. Учитываются все факторы, но приоритет имеет наибольший вес.

Флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва. Если флажок ?установлен, задача может быть задержана на время, превышающее резерв задачи.

Флажок При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задач. При установленном флажке MS Project откладывает назначения ресурсов, вместо того, чтобы отложить всю задачу (прерывает задачу, начало задачи не меняется).

Флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат. Если флажок установлен, MS Project разделяет оставшиеся трудозатраты на части, которые входят в доступные периоды времени ресурса (переносит задачу на более поздний срок).

Если включены одновременно два последних флажка, то задача прерывается и переносится на более поздний срок.

Для запуска процедуры автоматического выравнивания щелкнуть на кнопке Выровнять. Результат автоматического выравнивания приведен ниже на рисунке 1.3.

Для отмены результатов выравнивания щелкнуть на кнопке Очистить выравнивание.

Рис. 1.3. Результат автоматического выравнивания (На два дня задержано начало выполнения задачи «Сборка таврового набора»).

Выравнивание загрузки ресурсов вручную предусмотрено в MS Project в дополнение к автоматическому выравниванию. Рассмотрим несколько способов такого выравнивания.

Способ №1. Изменение продолжительности некритической задачи (задержка, прерывание, увеличение длительности при одновременном уменьшении единиц назначения). Любой из трех вариантов удобно осуществлять в графической области диаграммы Ганта.

а) Задержка начала работы означает перенос начала работы на более поздний срок. Для этого следует подвести курсор к задаче-полоске. Когда курсор приобретет форму , нажать правую клавишу мыши и переместить работу к новой дате начала.

б) Увеличение длительности при одновременном уменьшении единиц назначения можно осуществить, когда курсор приобретет форму . В этот момент следует нажать правую клавишу мыши и растянуть работу до желаемой продолжительности.

в) Прерывание осуществляется после нажатия кнопки Прервать задачу на панели Стандартная. Курсор приобретает форму . При выборе работы на Панели диаграммы Ганта происходит ее прерывание, причем временной интервал прерывания задается перемещением оставшейся части задачи с помощью курсора на требуемую величину.

Способ №2. Увеличение доступности ресурса

а) за счет увеличения общего количества ресурсов в поле Макс. единиц в представлении Лист ресурсов;

б) за счет добавления рабочих часов в календарь ресурсов.

б) за счет увеличения доступности ресурса в диалоговом окне Сведения о ресурсе - вкладка Общие - поле Доступность ресурса.

Способ №3. Назначение задаче дополнительных (свободных) ресурсов.

Способ №4. Изменение профиля загрузки ресурсов.

Профиль загрузки задает распределение объема работ во времени.

В MS Project существует восемь стандартных профилей загрузки ресурсов.

Плоский - равномерное распределение работы (100% занятость ресурса в день). В первую половину срока выполняется 50% назначения. Данный профиль используется по умолчанию.

Загрузка в конце. Большая часть работы выполняется во второй половине срока. В первой половине выполняется 25% работы.

Загрузка в начале. Объем работы уменьшается к концу задания. В первой половине выполняется 75% работы.

Двойной пик. В ходе работы запланированы два пика. К середине работы должно быть выполнено 50% работы и пройден первый пик.

Ранний пик. Аналогичен профилю Загрузка в начале, но с постепенным нарастанием нагрузки в начале срока. В первой половине срока выполняется 70% работы.

Поздний пик. Аналогичен Загрузке в конце, но пик загрузки приходится не на самый конец назначения. В первой половине срока выполняется только 30% работы.

Пирамида. Основной объем работ приходится на середину срока.

Черепаха. Похож на профиль Пирамида, но имеет более длительный период с высокой интенсивностью работы.

Примечание. При изменении профиля загрузки для задач с фиксированным объемом ресурсов и фиксированными трудозатратами изменится длительность задачи.

Для задач с фиксированной длительностью изменится объем работ, а не длительность задачи.

Задать профиль загрузки ресурса можно в диалоговом окне Сведения о назначении. Для этого следует перейти в комбинированное представление Использование ресурсов/График ресурсов либо Использование задач/График ресурсов, выбрать нужное назначение и щелкнуть кнопку Сведения о назначении. Перейти на вкладку Общие и в раскрывающемся списке Профиль определить профиль для данного назначения (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Вкладка Общие диалога Сведения о назначении.

Способ №5. Задержка и прерывание назначений.

Перейти в комбинированное представление Использование ресурсов/График ресурсов либо Использование задач/График ресурсов, выделить назначение, нажать кнопку Сведения о назначении. Перейти на вкладку Общие и в раскрывающемся списке Начало ввести задержку (более позднюю дату начала) для назначения перегруженного ресурса.

Выполнить прерывание выполнения назначения на некоторое время можно в диалоговом окне Сведения о ресурсе - вкладка Общие - поле Доступность ресурса.

Способ №6. Планирование сверхурочной работы. Этот способ используется, когда требуется уменьшить время задачи, не меняя при этом трудозатраты.

Перейти в представление в комбинированное представление Использование ресурсов/Форма задач (Вид - Другие представления -Форма задач) и выбрать из контекстного меню Формы задач команду Трудозатраты ресурсов (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Комбинированное представление

Использование ресурсов/Форма задач (До назначения сверхурочных трудозатрат).

Ввести объем сверхурочных трудозатрат в поле Сверхурочные трудозатраты.

Примечание. Сверхурочные трудозатраты разносятся на весь период выполнения работы, сокращая ее продолжительность в целом.

Для отображения сверхурочных затрат в представлении Использование ресурсов необходимо добавить столбец Сверхурочные трудозатраты. В области повременных данных представления Использование ресурсов открыть контекстное меню и выбрать команду Стили подробных данных. В открывшемся диалоговом окне в списке Доступные поля выбрать значение Сверхурочные трудозатраты и щелкнуть на кнопке Показать, а затем на кнопке ОК (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Комбинированное представление

Использование ресурсов/Форма задач (После назначения сверхурочных трудозатрат).

После проработки нескольких способов выравнивания загрузки окончательный выбор варианта организации работ следует делать с учетом данных статистики проекта. Для получения этой информации необходимо выполнить команду Проект-Сведения о проекте-Статистика (рис.1.7.-рис.1.9).

Результаты выполнения лабораторной работы №3

1. Исходный вариант проекта имел перегрузку 2-х видов ресурсов (рис.1.1.) и следующие данные по статистике (рис.1.7).

Рис.1.7. Статистика первоначального варианта проекта.

3. Автоматическое выравнивание привело к задержке начала выполнения задачи «Сборка таврового набора» на два дня (рис.1.3). Однако данная работа и следующая за ней задача «Сварка таврового набора» имели резерв времени, поэтому автоматическое выравнивание позволило ликвидировать перегрузку ресурсов и не изменило ни продолжительности, ни стоимости проекта (рис.1.8).

Рис. 1.8. Статистика проекта после автоматического выравнивания.

3. Ручное выравнивание заключалось:

а) в изменении профиля загрузки ресурса «Сборщик 4 разр.» у параллельных работ «Сборка полотнища» и «Сборка таврового набора». Первой работе был назначен профиль Загрузка в начале, второй-Загрузка в конце (рис.1.4). Однако ликвидировать перегрузку полностью не удалось. Кроме того, из-за изменения длительностей работ произошло увеличение длины критического пути. В результате от этой идеи пришлось отказаться.

б) Перегрузка ресурса «Сборщик 4 разр.» была устранена за счет увеличения общего числа единиц ресурса в представлении Лист ресурсов-поле Макс. единиц с 2-х человек до 4-х человек. На практике это означает переброску людей с другого проекта. Такой подход нежелателен, если есть возможность за счет правильной организации работ обойтись своими силами.

Для ликвидации перегрузки ресурса «Сварщик 4 разр.» было произведено назначение сверхурочных трудозатрат работе «Сварка таврового набора» (рис.1.6). В результате эта работа стала оканчиваться раньше, чем начинается работа «Сварка полотнища», где задействован тот же ресурс, и конфликтная ситуация была разрешена.

В целом результаты ручного выравнивания оказались хуже автоматического, т.к. назначение сверхурочных трудозатрат привело к увеличению стоимости проекта (рис.1.9).

Рис.1.9. Статистика проекта после ручного выравнивания.

Очевидно, что наиболее удачным оказался вариант автоматического выравнивания, который и следует принять в качестве окончательного плана проекта.

Лабораторная работа №4.

Отслеживание графика работ и его перепланирование

Цель лабораторной работы

Изучение и освоение на практике основных функций оперативного контроля за выполнением проекта

Задачи лабораторной работы

1. Создание базового плана

2. Ввод данных о выполнении работ

3. Перепланирование оставшейся части работ

4. Изучение панели инструментов Отслеживание

5. Отслеживание работ с помощью фильтров

6. Получение сводных отчетов по состоянию проекта

Теоретическая часть

Чтобы приступить к отслеживанию хода работ, необходимо сохранить наилучший вариант проекта как базовый план, т.к. только в этом случае будут доступны сведения об отклонениях.

Сохранение базового плана осуществляется с помощью команды Сервис - Отслеживание - Сохранить базовый план (возможно сохранить до 11 базовых планов в проекте)

Удаление базового плана осуществляется с помощью команды Сервис - Отслеживание - Очистить базовый план

Отображение базового плана осуществляется с помощью команды Вид - Другие представления - Диаграмма Ганта с отслеживанием

В данном представлении каждая работа обозначена дважды:

· как базовая - серого цвета

· как обычная - голубого цвета или красного (если лежит на критическом пути)

Ввод данных о выполнении хода работ выполняется в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием. Возможно использование нескольких способов отображения происходящих событий. Ниже перечислены основные инструменты внесения изменений с последующим описанием каждого из них:

1. Панель Стандартная - Кнопка Сведения о задаче - Вкладка Общие

2. Диаграмма Ганта. Указатель «мышь»

3. Панель Отслеживание - Кнопки

4. Команда Сервис - Отслеживание - Обновить задачи

5. Команда Сервис - Отслеживание - Обновить проект

Способы 1,2,3 - используются обычно для процентовки временного выполнения задач в индивидуальном порядке.

Способы 4,5 - предназначены для внесения процентовки выполнения задач не только по времени, но и для отслеживания других параметров -трудозатрат и расходов ресурсов.

Способы 4,5 - позволяют обновить информацию по нескольким задачам одновременно, либо по проекту в целом.

Рассмотрим эти способы более подробно.

Способ 1

Панель Стандартная - Кнопка Сведения о задаче - Вкладка Общие

1. Предварительно выделить с помощью курсора интересующую задачу в панели таблицы

2. С помощью курсора выбрать Кнопку Сведения о задаче - Вкладка Общие

3. В появившемся диалоговом окне в поле Процент указать процент выполнения данной работы

Способ 2

Диаграмма Ганта. Указатель «мышь»

1. В панели диаграммы подвести указатель к интересующей работе, отображаемой в виде полоски, таким образом, чтобы он принял форму стрелки со знаком процентов

2. Нажать на левую кнопку мыши, и не отпуская ее, переместить указатель вправо по работе-полоске на необходимую величину

Способ 3

Панель Отслеживание - Кнопки

1. Вызвать панель Ослеживание с помощю падающего меню Вид-Панели- Ослеживание

2. Выделить с помощью курсора интересующую задачу в панели таблицы

3. На панели Ослеживание указать кнопку с соответствующим данной задаче процентом выполнения

Диаграмма Ганта. Таблица Ввод

Способ 5

Диаграмма Ганта. Таблица Отслеживание

1. Установить соответствующее представление Вид-Диаграмма Ганта-Таблица Ввод-Таблица Отслеживание

2. Внести информацию в соответствующие поля

Ниже приведено краткое описание полей таблицы Отслеживание и правил их заполнения.

Фактическое начало - рассчитывается автоматически после ввода либо задается вручную.

Фактическое окончание - вычисляется автоматически после выполнения задачи на 100% либо задается вручную.

% завершения (иначе % завершения по времени) вводится вручную либо рассчитывается.

Физический % завершения (иначе % завершения по освоенному объему). Данное поле используется в тех случаях, когда % завершения задачи не соответствует точно объему выполненных работ.

Физический % завершения не зависит от фактической длительности и остальных фактических параметров, которые используются для вычисления % завершения. Например: при выполнении задачи на 50% использовано 70% материалов. В терминах длительности работа выполнена на 50%, однако, если отслеживается расход материалов, задача считается выполненной на 70%.

Фактическая длительность = Длительность *% завершения

Оставшаяся длительность = Длительность - Фактическая длительность

Оставшаяся длительность = Длительность - (Длительность *% завершения)

Фактические затраты

До получения отчета о фактических трудозатратах значение данного поля равно 0. После получения отчета о фактических трудозатратах Project вычисляет фактические затраты.

Фактические затраты = (Фактические трудозатраты * Стандартную ставку) + (Фактические сверхурочные трудозатраты * Ставку сверхурочную) + Затраты на использование + Фиксированные затраты задачи.

Примечание. Затраты на использование не зависят от величины трудозатрат. Это одноразовые затраты, которые назначаются при каждом использовании ресурсов. К таким затратам можно отнести затраты на установку оборудования или затраты на доставку.

Фиксированные затраты - это установленные на задачу затраты, которые остаются постоянными независимо от длительности задачи или объема работ, выполненных ресурсом. Например, за разработку ПО программисту установлена сумма оплаты.

Затраты на использование и Фиксированные затраты в Листе ресурсов вносятся в поле Затраты на использование.

Примечание. Фактические затраты нельзя ввести до введения фактических трудозатрат.

Способ 6

Команда Сервис - Отслеживание - Обновить задачи

Диалоговое окно Обновить задачи.

% завершения

Фактическая длительность

Оставшаяся длительность

Фактические даты: Начало

Окончание

Примечание: удобно, если, например, задача выполнена на 50% и не за 2,5 дня, а за 2. В этом случае Project пересчитывает Длительность с 5 дней до 4.

В таблице отслеживание этого не сделать.

Способ 7

Команда Сервис - Отслеживание - Обновить проект

1. Выполнить команду Сервис - Отслеживание - Обновить проект

2. В диалоговом окне Обновление проекта в поле указать процент выполнения работ (или работы) по времени

3. В диалоговом окне Обновление проекта в поле Обновить трудозатраты как завершенные по …указать дату, по которую обновляется проект

4. В раскрывающемся списке Устанавливать 0% завершения выбрать одно из двух:

· в диапазоне от 0 до 100

· равным 0 или 100

Примечание. Если задача выполнена на 59% и указана дата, то в первом случае % завершения будет 59%, во втором - 0%.

5. Для в одно из положений:

a. всего проекта

b. выбранных задач

Перепланирование оставшейся части работ. После введения фактических данных Project пересчитывает параметры календарного плана, а также выполняет автоматическое перепланирование оставшейся части проекта, если предварительно выполнены соответствующие настройки.

Способ 1

В диалоговом окне Обновление проекта можно установить переключатель Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после: на определенную дату. Это приведет к следующему:

· вся незавершенная работа будет перенесена на указанную дату

· работа, которая еще не начиналась, будет перепланирована с началом от указанной даты. При этом будет установлено ограничение «Начало не ранее»

Способ 2

1. Выполнить команду Сервис - диалоговое окно Параметры - вкладка Расчет

2. На вкладке Расчет установить флажок Прерывание выполняющихся работ

3. Вызвать команду Сервис - диалоговое окно Параметры - вкладка - Планирование

4. Установить соответствующим образом флажки:

Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии

А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии

Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии

А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии

Наиболее используемы следующие варианты:

А) Все флажки сняты (рис)

Б) Установлены оба флажка Переместить…

Оба флажка А также… сняты (рис)

В) Все флажки установлены (рис)

Примечание. Режим перепланирования незавершенных частей задач можно отключить.

1. Выполнить команду Сервис -диалоговое окно Параметры - Вкладка Расчет

2. Снять флажок Прерывание выполняющихся работ.

Панель инструментов Отслеживание. На этой панели представлены наиболее часто используемые в данном случае команды. Рассмотрим их возможности.

Кнопка Статистика - открывает окно Статистика проекта, в котором отображены текущие, базовые и фактические данные по суммарной задаче проекта (начало, окончание, длительность, трудозатраты, затраты).

Кнопка Обновить по графику - изменяет фактические даты начала и окончания всех выделенных задач, приводя их в соответствие с графиком. Например, если выбрать любую задачу, а затем щелкнуть по кнопке Обновить по графику, то данные из полей Начало, Окончание, Длительность, Трудозатраты, Затраты будут скопированы в поля Фактическое начало, Фактическое окончание, Фактическая длительность и т.д., а значение в поле % завершения станет равным 100%.

Кнопка Изменить график работ - перепланирует выбранные задачи на дату отчета о состоянии. Действие этой команды соответствует установке переключателя Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после: в диалоговом окне Обновление проекта. Но в качестве даты пересчета (по умолчанию) используется теукщая дата.

Кнопка Обновить задачи - открывает диалоговое окно Обновление задач.

Кнопка Добавить линию хода выполнения - добавляет линии, соединяющие на календарном графике выполняемые задачи. С их помощью можно визуально отобразить профиль хода выполнения проекта для указанной даты. Если пики, образуемые линией хода выполнения, направлены влево, выполнение задач отстает от графика, если вправо - опережает. Расстояние между вертикальной линией пиком указывает, насколько выполнение относительно даты проверки хода работы.

Отслеживание хода работ можно осуществлять и с помощью фильтров. Например, установить фильтр Запаздывающие задачи в представлении Использование Задач. Предварительно следует установить дату отсчета.

Получение сводных отчетов.

1. Выполнить команду Вид- Отчеты- Текущая деятельность

2. Выбрать интересующий вид отчетов:

· Неначатые задачи

· Отчет задачи

· Выполняющие задачи

· Завершающие задачи и т.д.

Резюме

1. MS Project пересчитывает параметры, а также выполняет перепланирование, если установлены соответствующие параметры на вкладках Расчет и Планирование (Сервис - Диалоговое окно Параметры).

2. Если задача начата и закончена в соответствии с календарным планом, нужно ее выбрать и щелкнуть на кнопке Обновить по графику (Панель Отслеживание).

3. Если ход выполнения задачи не соответствует календарному плану, необходимо вначале ввести фактические даты начала или окончания, и только потом обновить фактическую длительность задачи или % ее завершения.

Задание на лабораторную работу.

1. Сохранить лучший вариант плана как базовый

2. Ввести данные по выполнению проекта (процентовка только по продолжительности). При этом на дату отчета (дата отчета - середина продолжительности проекта по базовому плану) должны быть:

· задачи, выполняемые в соответствие с графиком

· запаздывающие задачи

· задачи, выполняемые с опережением

· задачи с фактическими датами начала и окончания, не совпадающими с базовыми

· задачи с меньшей продолжительностью, чем базовая

· задачи с большей продолжительностью, чем базовая

· с процентом готовности не соответствующим базовой длительности

· завершенные задачи

· неначатые задачи

3. Построить линию хода выполнения (дата отчета - середина продолжительности проекта)

4. Выполнить настройки для перепланирования оставшихся работ (Все завершенные части работ должны заканчиваться к дате отчета, все незавершенные части работ должны начинаться от даты отчета)

5. Выполнить перепланирование работ

6. Получить сводный отчет по неначатым задачам

Порядок выполнения лабораторной работы.

1. Еще раз внимательно прочесть теоретическую часть

2. Выбрать наиболее простой путь для выполнения лабораторной работы

3. Выполнить работу, сохраняя в виде отдельных файлов базовый план до перепланирования и после перепланирования работ

4. Результаты предъявить преподавателю после выполнения самостоятельной работы и ответов на контрольные вопросы.

Самостоятельная работа.

1. Отработать все способы ввода хода работ

2. Подсчитать «вручную» все затраты на дату отчета, сопоставить с данными таблицы Отслеживание. Подготовить комментарии.

3. Выполнить перепланирование работ т.о., чтобы завершенные части работ оставались на месте, а незавершенные начинались от даты отчета.

4. Отработать отслеживание с помощью фильтров.

Контрольные вопросы.

1. Какие способы ввода хода работ вы знаете? В каком случае они являются более предпочтительными?

2. В каком представлении и каким образом можно выполнить отслеживание работ с помощью фильтра Запаздывающие задачи?

3. С помощью каких команд выполняется настройка параметров перепланирования работ по времени?

4. Каким образом рассчитываются фактические затраты по проекту?

Лабораторная работа №5

Контроль трудовых и финансовых затрат

Цель лабораторной работы

Изучение и освоение на практике функций оперативного контроля за трудовыми и финансовыми затратами в ходе выполнения проекта

Задачи лабораторной работы

7. Ввод данных по фактическим трудозатратам

8. Выполнение анализа трудозатрат с помощью фильтра

9. Ввод данных по фактическим затратам

10. Создание графика освоенного объема

Теоретическая часть

Контроль трудозатрат

Отслеживать фактические трудозатраты можно, открыв таблицу Трудозатраты, в одном из представлений:

· Диаграмма Ганта с отслеживанием

· Использование ресурсов

· Использование задач

Обновлять фактические трудозатраты можно в:

· Таблице Отслеживание

· Диалоговом окне Обновление проекта

· также в представлениях Диаграмма Ганта с отслеживанием, Использование ресурсов, Использование задач, если предварительно добавить в таблицу Трудозатраты дополнительные поля, например, поле Фактические трудозатраты с одновременной настройкой их отображения в области повременных данных

Рассмотрим таблицу Трудозатраты в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием

Трудозатраты (Общие) = Фактические + Оставшиеся + Сверхурочные

Базовые = Общее количество трудозатрат, сохраненных в базовом плане

Отклонение = Трудозатраты - Базовые трудозатраты

«-» - на выполнение требуется меньше часов, чем запланировано

«+» - больше, чем определено по плану.

Создадим условия для корректировки трудозатрат по каждой работе в представлении Использование задач.

1. Выполнить команду Вид - Использование задач - Таблица: Трудозатраты

2. Выполнить команду Вставка - Столбец - Имя - Фактические трудозатраты

2. Переместить курсор в область повременных данных

3. Нажатием правой кнопки «мыши» вызвать контекстное меню

4. Выбрать Стили подробных данных - Фактические трудозатраты

Выполним анализ трудозатрат с помощью фильтра

1. Выполнить команду Проект - Фильтр - Другие фильтры - Трудозатраты выше бюджета

2. Выбрать условие больше 0.

Контроль затрат.

Анализ отклонений удобно выполнять с помощью таблицы Затраты и таблицы Анализ освоенного объема.

Рассмотрим таблицу Трудозатраты в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием

Базовые затраты - это базовая стоимость запланированных работ (БСЗР). По сути, это те средства, которые могли быть затрачены на выполнение задачи на дату отчета, если бы задача точно соответствовала графику.

Фактические затраты - это фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР).

Освоенный объем - это базовая стоимость выполненных работ (БСВР). По сути, это те средства, которые могли быть затрачены на выполнение на дату отчета, если бы задача точно соответствовала графику.

Отклонение от календарного плана (ОКП) - показывает, соответствует ли выполнение задач календарному плану.

ОКП = БСВР - БСЗР

«+» - задача опережает базовый план

«-» - задача отстает по затратам от базового плана.

Относительное отклонение от календарного плана (ООКП).

ООКП = (ОКП/БСЗР) * 100%

Бюджет по завершении (БПЗ) - общие запланированные затраты для задачи. Значение этого поля совпадает с содержанием поля БСВР при сохранении базового плана.

Отклонение по стоимости (ОПС). В поле ОПС отображается разница между базовой стоимостью и фактической стоимостью выполненной работы.

ОПС = БСВР - ФСВР

«+» - фактические затраты меньше

«-» - фактические затраты превышают ее бюджет.

Относительное отклонение по стоимости (ООПС).

ООПС = (БСВР - ФСВР)/БСВР * 100

Индекс отклонения по стоимости (ИОС).

ИОС = БСВР / ФСВР

Значение ИОС устанавливает, превышают ли затраты бюджет до даты отчета о состоянии, если ИОС <1- фактические затраты на задачу превышают запланированные

Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП).

ИОКП = БСВР / БСЗР

ИОКП часто используется для оценки даты завершения проекта.

Примечание. Если на дату отчета о состоянии выполнено 50% задачи, а общее количество трудозатрат составило 60% от запланированных, то значение ИОКП и других показателей будет другим, если в качестве способа расчета освоенного объема для задачи вместо % завершения установить физический % завершения.

Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ).

В этом поле отображаются ожидаемые общие затраты, расчет которых основан на вычислении затрат до даты отчета о состоянии.

ПОПЗ = ФСВР + (БЗП - БСВР) /ИОС

Примечание. При сохранении базового плана ПОПЗ совпадает с запланированными затратами. После получения отчета о фактических трудозатратах или фактических затратах ПОПЗ вычисляется автоматически.

Отклонение по завершении (ОПЗ).

В поле ОПЗ отображается разность полей БПЗ (бюджет по завершении) и ПОПЗ (предварительная оценка по завершении).

ОПЗ = БПЗ - ПОПЗ

Показатель эффективности выполнения (ПЭВ).

Отношение стоимости оставшихся работ к оставшемуся бюджету на дату отчета.

ПЭВ = (БПЗ - БСВР) / (БПЗ - ФСВР)

Если ПЭВ > 1, то на выполнение оставшегося объема работ требуется больше средств, чем запланировано.

Создание графиков освоенного объема. На графиках без труда можно проследить изменение основных показателей освоенного объема во времени и выявить тенденции в изменении отклонений, например, по динамике ОКП ОПС.

В MS Project разработана процедура экспорта данных в Excel для быстрой подготовки и оформления графиков.

1. Выполнить команду Вид - Панели инструментов - Анализ

2. Выбрать кнопку Анализ повременных данных в Excel.

3. Установить переключатель в положение:

· всего проекта

· или выбранных задач

4. Выбрать в таблице Затраты повременные поля, значения которых будут экспортированы, например, БСЗР, БСВР, ФСВР.

5. Указать диапазон дат, например, с начала по окончание проекта.

6. Выбрать с помощью переключателя способ экспортирования данных:

· поле ДА -сразу появляется график

· поле НЕТ -данные экспортируются без построения графика

7. Щелкнуть на кнопке Экспорт данных, чтобы начать экспорт данных в Excel.

Создание заключительных отчетов. Обзорные отчеты о затратах находятся в группе отчетов Обзорные - Затраты.

Задание на лабораторную работу.

7. Ввести данные по фактическим трудозатратам по всем начатым или завершенным на дату отчета (середину продолжительности проекта по базовому плану) задачам проекта. При этом должны быть отражены следующие ситуации по задачам (два-три примера достаточно):

· задаче требуется меньше часов, чем запланировано

· задаче требуется больше часов, чем запланировано

8. Подсчитать «вручную» все затраты на дату отчета, сопоставить с данными таблицы Отслеживание. Подготовить комментарии.

9. Ввести данные по фактическим затратам по всем начатым или завершенным на дату отчета (середину продолжительности проекта по базовому плану) задачам проекта. При этом должны быть получены следующие ситуации по задачам:

· задаче требуется меньше средств, чем запланировано (один-два примера достаточно)

· в целом динамика по ОПС задач должна получиться отрицательной (шесть-семь задач должны иметь превышение по затратам относительно базового варианта)

10. Создать в Excel график освоенного объема (отразить в динамике БСЗР, БСВР, ФСВР, ОПС).

11. Оформить в Word отчет по затратам на основе полученного графика и данных из отчета Обзорные - Затраты

Порядок выполнения лабораторной работы.

5. Еще раз внимательно прочесть теоретическую часть

6. В представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием - таблица Трудозатраты произвести настройки, необходимые для ввода информации по фактическим трудозатратам (добавить соответствующее поле и строку в области повременных данных)

7. Ввести в данном представлении для некоторых работ (в соответствие с заданием) отклонения по трудозатратам и сохранить результат в виде отдельного файла

8. Проанализировать затраты

9. Далее в представлении Использование задач - Таблица Затраты вести для некоторых работ (в соответствие с заданием) отклонения по затратам и сохранить результат в виде отдельного файла

10. Построить график

11. Получить обзорный отчет по затратам

12. Оформить отчет по работе в виде текстового файла

13. Результаты предъявить преподавателю после выполнения самостоятельной работы и ответов на контрольные вопросы.

Самостоятельная работа.

5. Отработать все способы ввода трудозатрат и затрат. Проанализировать их достоинства и недостатки

6. Проанализировать на конкретном примере все показатели по затратам

7. Отработать отслеживание трудовых и финансовых затрат с помощью фильтров

8. Построить график освоенного объема по трудозатратам

Контрольные вопросы.

1. В каких представлениях вносятся данные о затратах и трудозатратах по проекту

2. Назовите наиболее удобное представление для отслеживания и для внесения информации

· по трудозатратам

· по затратам

Прокомментируйте ответ

3. Дайте определение терминам: базовые затраты, фактические затраты, освоенный объем

4. Поясните значение следующих терминов:

· Бюджет по завершении (БПЗ)

· Индекс отклонения по стоимости (ИОС)

· Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)

· Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)

5. Расшифруйте значения приведенных ниже формул:

· ООКП = (ОКП/БСЗР) * 100%

· ОПЗ = БПЗ - ПОПЗ

· ПЭВ = (БПЗ - БСВР) / (БПЗ - ФСВР)

Список литературы

1. Г.И.Сингаевская .Самоучитель Microsft Project 2002: - М.: Издательский дом «Вильямс». 2004

2. А.И. Кочетков, С.Н. Никешин Управление проектами. - СПб.: «ДваТрИ» 1993

3. Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, Исследование операций в экономике. - М.: банки и биржи, ЮНИТИ, 1997

Страницы: 1, 2