Microsoft Excel для Windows является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющих упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Сразу же после появления в 1985 году Microsoft Excel получил признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. Excel 7.0 поддерживает новейшую технологию работы с электронными таблицами.

После запуска Excel на экран выводится пустая книга - это основное рабочее пространство. Облик Excel зависит от типа монитора. Мы будем рассматривать его для 14 - 15 дюймового монитора.

Обычно экран содержит 5 областей:

окно книги, которое занимает большую часть экрана;

строку меню;

две или больше панелей инструментов;

строку формул;

строку состояний.

Все вместе эти пять областей называются рабочей областью EXCEL.

Файл Microsoft EXCEL является рабочей книгой, состоящей из одного или нескольких листов. Листы могут быть пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули Visual BASIC, листы диалога, листы макросов Microsoft EXCEL.

Лист подобен бухгалтерской книге со строками и колонками, которые пересекаясь, образуют ячейки данных.

Данными могут быть числа или текст, а также формулы, которые могут использовать данные, находящиеся в других ячейках книги.

Видимый на экране рабочий фрагмент листа - это только малая часть ог-ромной таблицы высотой 16384 ряда и шириной 256 столбцов. С помощью ко-манд и инструментов можно выполнять нужные вычисления. Применяя такие функции EXCEL как копирование, перемещение, сортировка, консолидация, составление диаграмм и сводных таблиц, можно сортировать, перегруп-пировывать, анализировать и требуемым образом представлять данные на эк-ране компьютера и в документах. Можно использовать Microsoft EXCEL и для составления шаблонов деловой документации, таких, например, как счета общих затрат, ведомости торговой прибыли и т. д.

ВВОД ДАННЫХ

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы идут вертикально и озаглавлены буквами. Строки расположены горизонтально и обозначены цифрами. Ячейки нумеруются согласно позиции в строке и столбце, как в игре «Морской бой». Сочетание позиций определяет адрес ячейки (например, А1, Е7 и т.д.). С помощью мыши или с помощью клавиш управления курсором можно выделить ячейку. В этом случае ячейка становится текущей и в нее можно вводить данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое.

Адрес ячейки отражается в Поле имени строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полосы прокруток и мыши. Обозначение столбцов задается в стиле ссылок. Чтобы просмотреть стиль ссылок, выполните следующее действие:

Меню Сервис (TOOLS) команда Параметры (OPTIONS) ярлычок вкладки общие (GENERAL) группа Стиль ссылок (REFERENCE STYLE) А1 [ будут буквенные обозначения столбцов]/R1C1[будут цифровые обозначения столбцов].

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК.

Можно выделять смежные и несмежные ячейки Shift + или Shift + щелчок мыши - выделяет смежные ячейки.

Ctrl + - выделяет несмежные ячейки.

Упражнение N 1

Щелкните по ячейке В1.

Удерживая Shift, щелкните по ячейке D5.

Увидите зону выделенных ячеек.

Щелкните где-нибудь мышкой - выделение отменится.

Удерживая клавишу Ctrl, щелкните мышью по ячейкам А1, В5, С6.

Отмените выделение.

В любую ячейку можно вводить текст, числа или формулы. Для этого достаточно активизировать ячейку и набрать с клавиатуры ту информацию, которая нужна. Набрав информацию в ячейку нажимаем клавишу Enter или щелчком мыши, или с помощью клавиш управления курсором переходим к следующим ячейкам.

Упражнение N 2

Введите в ячейки с В1 по Е1 Бюджет на 1996 финансовый год.

В ячейки А3, А4 введите

Составил

Дата

В ячейки А6, В6 введите

Исходные темпы роста

В ячейки В7, В8 введите

Рост объема

Удорожание

В ячейки С7 и С8 введите

1,5

0,9

В ячейку А10 введите отчет.

Упражнение N 3

Введите в ячейку последовательность чисел от 1 до 12.

Выделите ячейки С12 : D12.

Наберите 1 Enter 2.

Установите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу ячейки D10 так, чтобы указатель мыши принял форму .

Перетащите мышью маркер заполнения до тех пор пока в ячейке по строке не появится 12.

Упражнение N 4

С помощью функции Автозаполнения (AutoFill) Microsoft EXCEL «узнает» ряд стандартных последовательностей:

1, 2, 3, ...

название месяцев

название дней недели и т.д.

Вы можете задать свою последовательность данных, которую Вы предполагаете часто использовать при создании рабочих книг.

Выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools).

Откроется диалоговое окно Параметры (Options).

Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists).

Убедитесь, что в окне Списки (Custom Lists) выделена строка Новый Список (New Lists).

В окне Замена Списка (List Enter) наберите Приход (Enter), Затраты на товары (Enter), Полная Выручка (Enter), Статьи Расходов (Enter), Реклама (Enter), Аренда Помещений (Enter), Налоги и выплаты (Enter), Проценты по кредитам (Enter), Расходы Всего (Enter), Прибыль (Enter).

Щелкните по кнопке Добавить (Add). Ваш новый список включен в списки (Custom Lists).

Щелкните по кнопке ОК.

Упражнение N 6

С помощью функции Автозаполнения введите на Листе 1, начиная с ячейки D13, созданную в упражнении № 5 последовательность. Если Вы забыли как это делать, вернитесь к упражнению № 4.

Упражнение N 7

Импортирование данных в список.

Если где-то в рабочей книге уже есть некоторый список, то этот список можно загрузить в диалоговое окно Списки (Custom Lists).

Пусть у Вас в строке ячеек D15:J15 имеется Список:

D E F G J

ФИО Дни Начислено Удержано Выдано

Выделите этот блок ячеек.

В меню Сервис (Tools) выберите команду параметры (Options).

Появится диалоговое окно.

Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists). Адрес выделенного диапозона ячеек появится в поле окна Импорт Списка из ячеек (Import from Cells).

Щелкните по кнопке Импорт (Import), а затем по ОК.

Упражнение N 8

Щелкните по ярлыку Лист 2. Этим самым Вы перейдете на Лист 2 Книги.

В любой ячейке наберите ФИО (Enter).

Снова выделите эту ячейку.

Потащите маркер заполнения. Список готов.

Упражнение N 9

Удаление информации из ячеек (из группы ячеек)

Выделите любую ячейку с информацией.

Нажмите клавишу Del или Backspace.

Вместо удаленной информации наберите любую другую информа-цию.

РАБОТА С РАБОЧИМИ КНИГАМИ

Как было сказано выше, книга состоит из рабочих листов. Microsoft EXCEL позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. Microsoft EXCEL открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам. При сохранении файла сохраняется сразу вся книга.

Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая на соответствующих ярлычках в нижней части листов. Используя кнопки прокрутки, можно также перемещаться по рабочим листам. Можно выделять сразу несколько ячеек. Сочетание Shift и щелчка мыши выделяет смежные ячейки. Сочетание Ctrl и щелчка мыши выделяет ячейки в любом порядке.

Каждая новая рабочая книга имеет 16 чистых рабочих листов. Это количество можно изменять, добавляя или удаляя их. Можно менять названия листов.

Удаление листа.

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 2 (Sheet 2).

В контекстном меню выберите команду Удалить (Delete). Откроется диалоговое окно, предупреждающее, что отменить невозможно.

Щелкните по кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а Лист 2 удалится.

Вставка листа

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 3 (Sheet 3).

В контекстном меню выберите команду Вставить (Insert).

Откроется диалоговое окно вставки.

Убедитесь в том, что значок Лист (Worksheet) выделен и щелкните по кнопке ОК. Новый лист будет вставлен слева от текущего листа.

Щелкните по кнопке Переход к последнему листу (Last Tab Scroll). На экране появятся ярлычки остальных листов.

Переименование листов

Щелкните два раза на ярлычке Лист 1 (Sheet 1).

Откроется диалог Переименование листа (Rename Sheet).

В поле Имя листа (Name Sheet) наберите Бюджет 1996.

Нажмите клавишу Enter. Рабочему листу Лист 1 (Sheet 1) присвоено имя Бюджет 1996.

Для изменения количества листов, создаваемых по умолчанию в новой рабочей книге выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options). Выберите вкладку Общие (General) и измените число листов в новой книге (Sheet in New Workbook).

Длина имени листа не должна превышать 31 символа с учетом пробелов.

Перетаскивание листов

Щелкните по ярлычку листа и протащите в нужное место.

Удерживайте клавишу CTRL и протащите мышкой ярлычок листа. Лист скопируется.

Сохранение файла

В меню файл (File) выберите команду Сохранить как... (Save as...).

Выберите свою директорию.

В поле имя файла (File Name) наберите имя файла.

Щелкните по кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter.