Широко відомо, що програмне забезпечення є необхідним доповненням до технічних засобів комп'ютера.

Перші комп'ютери створювалися для виконання математичних розрахунків. Незважаючи на те що сфера використання комп'ютерної техніки згодом значно розширилася, задачі, пов'язані з виконанням математичних розрахунків, залишаються однією з найважливіших областей застосування комп'ютерів. Створено спеціальні програми, що забезпечують швидке й надійне виконання розрахунків, - електронні таблиці (англ. Spreadsheets).

Назва цих програм пов'язана з тим, що користувач працює з таблицею, яка зберігається в пам'яті комп'ютера, - електронною таблицею.

Серед наявних програмних продуктів даної категорії вигідно виділяється програма фірми Microsoft для роботи з електронними таблицями під назвою Excel.

Можливості цієї потужної програми не вичерпуються традиційними для електронних таблиць функціями. Її можна використовувати як:

невелике настільне видавництво, ефективно оформлюючи наприклад, комерційні пропозиції, прайс-листи або нескладні рекламні буклети;

засоби аналізу та презентації даних, з допомогою яких в документах можна створювати діаграми, графіки, географічні карти;

зручний засіб для ведення баз даних, які створюються в Excel на основі звичайних списків;

середовище для розробки додатків на основі вбудованої мови програмування VBA (Visual Basic for Application).

1. Загальні відомості про електронні таблиці

Багато обрахунків, пов'язаних з повсякденною діяльністю людини, природно та зручно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень відносяться, наприклад, бухгалтерські розрахунки, розрахунки обороту матеріалів та продукції на заводі, товарів на складі, різноманітні інженерні та статистичні обрахунки та т.д. у вигляді таблиць можливо оформлювати ділові документи: рахунки, накладні, відомості та інше. Взагалі представлення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним та звичним.

Для оперування з табличними даними призначенні сучасні програми, що називаються електронні таблиці. Електронна таблиця - це матриця із рядків та стовпців, що утворюють окремі комірки. В ці комірки можуть записуватися дані (числа, текст, логічні змінні), а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки. В одні комірки дані вводяться, а в інших комірках вони обробляються за заданими формулами.

Одним із найвідоміших процесорів електронних таблиць є програма Excel, що входить до складу інтегрованого пакету Microsoft Office.

1.2. Можливості Microsoft Excel

3. Введення та відображення даних

Програма Excel підтримує роботу з декількома типами даних, що можуть бути записані у комірки таблиці: числа (безпосередньо числові формати, логічні значення та комплексні числа), текст, а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки.

Для представлення чисел в програмі передбачений ряд форматів: загальний числовий формат, вбудовані числові формати (грошовий, дата, час та ін.) та числові формати користувача.

При введенні чисел в комірку, загальний числовий формат використовується за замовчуванням. Дозволяється введення в комірку цілих чисел, десяткових дробів, а також чисел в експоненціальній формі. Перед від'ємним числом ставиться знак мінус. Введене число розташовується за замовчуванням в крайніх правих позиціях комірки. Незалежно від кількості розрядів, що відображається на екрані, числа Excel зберігає з точністю до 15 розрядів.

Вбудовані числові формати поділяються в Excel на категорії: Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный та Экспоненциальный. Існує також категорія Дополнительный формат, яка включає в себе поштові індекси та телефоні номери. Переглянути список вбудованих форматів можна, якщо клацнути правою кнопкою миші на довільній комірці і в контекстному меню вибрати пункт Формат ячеек.

Логічними значеннями є Истина та Ложь. Ці значення можна вводити безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. Всередині комірки слова Истина та Ложь розташовуються за замовченням по центру.

Програму Excel не можна було б рахувати універсальними таблицями, якби в Excel не було передбачено підтримки комплексних чисел. Дякуючи набору засобів для роботи з комплексними числами Excel 2000 перетворюється в доволі потужний інструмент в руках інженера або наукового співробітника. Запис комплексного числа в комірці виглядає стандартним чином: а+jв, де а та в - числа у загальному числовому форматі. Вводяться комплексні числа в комірки та обробляються з допомогою відповідних вбудованих функцій.

Якщо вміст комірки не являється ні числом, ні логічним значенням, то в комірку записаний текст. Ознакою тексту є наявність в запису пропусків і (або) нецифрових символів. Комірки можуть вміщати доволі об'ємні текстові фрагменти - до 32767 символів, причому перші 1024 символи відображаються в комірці, а всі символи - лише в рядку формул.

На відміну від чисел, текст в комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення в комірку, можна переглянути в рядку формул або в самій комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення від буде повністю відображатися на робочому листі лише у випадку, коли сусідні справа комірки пусті. Якщо потрібно, щоб текст, який вводять в комірку, займав декілька рядків, то для початку нового рядка слід натиснути клавіші Alt+Enter. Після команди Alt+Enter курсор переводиться у новий рядок комірки, а висота всіх комірок відповідного рядка таблиці збільшується.

Крім операцій з числовими та текстовими значеннями, в Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті та часу доби. Дати та час інтерпретуються в Excel як числа, причому їх представлення залежить від числового формату, назначеного комірці. Якщо комірці не присвоєний формат дати або часу, то при введені даних програма виконує їх автоматичне розпізнання. Над числами, що відповідають часу доби та датам, можна проводити деякі обчислення, наприклад, їх можна додавати та віднімати. За замовчуванням значення дати та часу вирівнюються в комірці по правому краю.

3.2. Технологія введення даних

Можливі два варіанти введення даних в таблицю, що здійснюється з допомогою клавіатури.

Введення безпосередньо в комірку. Виділивши потрібну комірку за допомогою миші або клавіш керування курсором, необхідно почати введення з клавіатури. При цьому в комірці з'явиться курсор у вигляді звичайної мерехтливої вертикальної риски. Після введення даних в комірку для завершення вводу слід натиснути клавішу Enter. Після натискування Enter рамка активної комірки переміститься за замовчуванням на одну комірку нижче.

Введення в рядок формул. Виділивши потрібну комірку, необхідно перейти у рядок формул, клацнувши по ньому за допомогою миші. Після цього в рядку формул з'явиться текстовий курсор. Набравши дані, слід натиснути клавішу Enter.

При введенні даних Excel автоматично розпізнає числа, текст, дати, логічні значення і т.д. всі ці типи значень записуються у комірки таблиці за певними правилами.

3.2.1. Автозаповнення

Спростити процес введення даних на лист Excel покликаний засіб, який називається автозаповнення. Суть цього засобу, який включається за допомогою маркера заповнення з наступним його переміщенням через весь потрібний діапазон, полягає у автоматичному заповненні однаковими або рівнозмінними даними певного діапазону комірок. Для цього заповнюють потрібними даними першу комірку діапазону. Якщо вміст початкової комірки співпадає з елементом якої-небудь послідовності, раніше заданої в Excel, то в результаті автозаповнення у виділений діапазон будуть введені наступні елементи послідовності. Якщо ж для вмісту вихідної комірки програма Excel не в змозі підібрати жодної послідовності, то при автозаповненні буде здійснено копіювання вихідної комірки в комірки виділеного діапазону.

3.2.2. Прогресії

Засіб автозаповнення дозволяє створювати арифметичні прогресії. Додаткові зручності при автозаповненні з'являються, якщо переміщувати маркер правою кнопкою миші. В такому випадку при проходженні маркера через комірки буде з'являтися спливаюча підказка, що містить значення, яке буде записане в дану комірку. Коли після виділення потрібного діапазону відпустити кнопку миші то з'явиться контекстне меню маркера заповнення. Щоб заповнити виділений діапазон елементами прогресії необхідно вибрати пункт Заполнить значения.

Описаним способом можна створювати не лише послідовності натуральних чисел, але і арифметичні прогресії з довільним кроком - як зростаючі, так і спадні. Однак можливості Excel по створенню прогресій цим не обмежуються.

Можна побудувати також геометричну прогресію або послідовність дат вибравши в контекстному меню маркера заповнення відповідний пункт Прогрессия або Заполнять по рабочим дням.

4. Редагування даних

До простих прийомів редагування даних, в першу чергу, слід віднести наступні:

Повна заміна вмісту комірки. Якщо з'являється потреба замінити вміст комірки на нові дані, то потрібно виділити комірку та просто ввести в неї нові дані. Як тільки буде введено перший символ, попередній вміст комірки було видалений.

Редагування в рядку формул. У випадку часткової зміни вмісту комірки можна скористатися рядком формул. Для цього виділяють потрібну комірку та переміщують курсор в текстове поле рядка формул, клацнувши по ньому мишею. Редагують запис в рядку формул звичайними методами набору та редагування тексту.

Редагування всередині комірки. Щоб внести зміни безпосередньо в саму комірку, слід двічі клацнути мишею по комірці - при цьому виділиться весь запис. Якщо клацнути ще раз, в комірці з'явиться курсор. Ці дві операції можна замінити виділенням комірки та наступним натискуванням кнопки F2.

Поки курсор знаходиться в комірці, що редагується (або в рядку формул), можна відмінити внесенні зміни. Для цього можна натиснути клавішу Esc, або кнопку Отменить на панелі інструментів, або кнопку із значком “” в рядку формул. Завершується редагування вмісту комірки натискуванням на клавішу Enter.

За замовчуванням редагування відбувається в режимі вставка. Режим заміни вмикається клавішею Ins, при цьому в рядку стану з'являється індикатор ЗАМ. Зворотній перехід в режим вставки відбувається при повторному натискуванні Ins.

Коли зміни вносяться у велику кількість комірок, корисним може стати повноекраний режим, який встановлюється через меню Вид > Во весь екран. В цьому режимі не відображуються панелі інструментів та панелі інтерфейсу Windows. Повернення у звичайний режим відображення відбувається повторною командою Вид > Во весь екран.

4.2. Основні прийоми редагування

Досить часто виникає потреба працювати не з однією коміркою, а з певною групою (групами) комірок, так званим блоком. Блок виділяється “протягуванням” по ньому мишею. Можна виділити одну з кутових комірок блока, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами >, <, ^, v для виділення всього блока.

Ще один спосіб виділення блока - клацнути на одній з кутових комірок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift.

Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Виділивши один з них, при виділенні кожного з наступних утримувати натиснутою клавішу Ctrl.

Для виділення цілого стовпця чи рядка необхідно клацнути на його імені. Для виділення діапазону або групи діапазонів стовпців чи рядків використовують ті ж способи, що і для виділення блока: протягування миші по діапазону; клацання на одній із меж діапазону, а потім на другій з натиснутою клавішею Shift; утримання клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.

Для виділення всіх комірок аркуша потрібно клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому куті.

4.2.2. Видалення комірок, рядків та стовпців

Щоб видалити комірку, потрібно клацнути мишею по цій комірці та виконати команду меню Правка > Удалить. В діалоговому вікні, що з'явиться, необхідно вказати напрям сусідніх комірок (вліво або вверх), використовуючи два верхніх перемикача. Ці комірки після видалення заповнять місце, що звільнилося. В цьому ж діалозі одним з перемикачів можна задати команду на видалення рядка або стовпця, в яких знаходиться поточна комірка.

Видалення рядка (рядків) або стовпця (стовпців) можна здійснити більш швидким способом, без діалогу Удаление ячеек. Для цього необхідно виділити об'єкти, що видаляються, та виконати команду Правка > Удалить. При видалені рядків місце, що звільнилося, заповнюється розташованими нижче рядками, а при видалені стовпців на їх місце зміщуються стовпці, розташовані правіше.

4.2.3. Вставка комірок, рядків та стовпців

В таблиці можна вставити пусті комірки, рядки та стовпці. При цьому потрібно користуватися наступними правилами.

Вставка пустих комірок. Спершу виділяється діапазон, в який слід помістити нові комірки. Його розмір буде визначатися кількістю комірок, що вставляється. Ввійшовши в меню Вставка > Ячейки в діалоговому вікні Добавление ячеек, необхідно вибрати напрям зрушення комірок (вправо або вниз).

Вставка рядка. Для вставки одного рядка потрібно виділити довільну комірку в рядку, над якою потрібно вставити нову. Потім в меню Вставка вибрати команду Строки. Для вставки декількох рядків потрібно виділити декілька рядків, що розташовані вище, за кількістю вставки нових та виконати команду Вставка > Строка.

Вставка стовпця. Щоб вставити один стовпчик, необхідно клацнути по комірці в стовпцю, зліва від якого повинен знаходитися новий, та виконати команду Вставка > Столбцы. Для вставки декількох стовпців потрібно виділити стовпці, з правого боку яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців повинна співпадати з кількістю стовпців, що вставляються.

4.2.4. Переміщення та копіювання даних на листі

Drag and Drop

Це найбільш простий спосіб переміщування та копіювання даних, що полягає в перетаскуванні відображень комірок та діапазонів по полю робочого аркуша. Для використання цього методу необхідно виділити потрібні комірки, що підлягають переміщуванню або копіюванню. Потім потрібно навести курсор миші на товсту рамку комірки (діапазону). При цьому курсор миші змінить форму: з товстого хрестика на стрілку. При цьому потрібно, у випадку операції переміщування комірок, натиснути ліву кнопку миші, а у випадку копіювання - ліву кнопку миші та клавішу Ctrl (при цьому до стрілки курсору добавиться невеликий значок “+”, що позначає копіювання). Перетягнувши відображення комірок на нове місце розташування, слід відпустити кнопку миші. Якщо під час перетягування була натиснута клавіша Ctrl, то відбудеться копіювання даних в нові комірки. Якщо ж Ctrl не була натиснута, то дані будуть вирізані із попередніх комірок та поміщені в нові.

Операції через буфер обміну

Якщо потрібно ввести ту саму формулу в суміжні комірки, то необхідно скопіювати одну формулу, у всі потрібні комірки. Для полегшення цього у Excel існує маркер заповнення, послідовність дій з яким повинна бути наступна:

† Активізувати комірку, у якій записана вихідна формула.

† Навести курсор миші на маркер заповнення і протягнути маркер через комірки, у які потрібно скопіювати формулу.

† Відпустити кнопку миші, після чого в комірки будуть занесені копії формул (із зміненими адресами комірок), а вміст комірок буде полічено по цих формулах.

Такий спосіб копіювання можливий, оскільки у формулах використовуються відносні посилання. Якщо необхідно, щоб при копіюванні формули не змінювалися адреси комірок, то потрібно посилання на ці комірки зробити абсолютними.

Переміщення і копіювання формули перетаскуванням

Для переміщення формули в іншу комірку необхідно виділити вихідну комірку, навести курсор миші на рамку комірки, щоб він прийняв форму товстої оконтуренної стрілки, і перетягнути відображення рамки початкової комірки на нове місце.

Щоб виконати не переміщення формули, а її копіювання, потрібно зробити усі так, як описано вище, але перед перетаскуванням натиснути клавішу Ctrl і утримувати її натиснутою до останнього моменту вставки в цільову комірку.

За допомогою Перетаскування можна переміщувати і копіювати не лише окремі осередки, але і зв'язані діапазони осередків. При цьому потрібно бути уважним, оскільки при цьому зміняться посилання у формулах.

5.1.4. Відображення формул на робочому листі

Вміст поточної коміркм можна переглянути як у самій комірці, так і в рядку формул. Однак для цього потрібно зробити деякі додаткові дії: або двічі клацнути по комірці, або клацнути по комірці і потім - по рядку формул. Але якщо формул на листі нагромадилися досить багато, зручно скористатися режимом одночасного відображення на листі усіх формул. Однак, при цьому на екрані значення в комірках заміняються формулами. Але, такий режим значно зручніший, коли проводять громіздкі обчислення.

Перейти до режиму відображення усіх формул на екрані можна в такий спосіб:

† ввійти у меню Сервис;

† вибрати команду Параметры і відкрити вкладку Вид;

† у розділі Параметры окна встановити прапорець Формулы і натиснути ОК.

У цьому режимі стовпці автоматично розширюються до розміру формул так, щоб формули були краще видні. Якщо потрібно повернутися до колишнього режиму відображення таблиці, то знову виконати команду Сервис > Параметры > вкладка Вид і зняти прапорець Формулы.

5.2. Система адресації в Excel

Робоча книга в Excel містить безліч аркушів, а кожний лист - безліч комірок. Коли клацнути мишею в якому-небудь місці таблиці, - виділиться конкретна комірка, що належить визначеному листу, розташованому у визначеній Робочій книзі.

Найбільш великим об'єктом у Excel, призначеним для збереження й обробки даних, є Робоча книга. Книга в Excel являє собою файл, а адреса файлу, як відомо, указується за допомогою імені файлу і шляху до нього, наприклад:

С:\Мої документи\Накладна.xls

- це «адреса» файлу Накладна.xls у просторі імен Windows. У системі Excel, щоб звернутися до якої-небудь Робочої книги, потрібно записати посилання на цю книгу-файл. Посилання на Робочу книгу буде нагадувати адресу файлу, однак буде трохи відрізнятися від нього:

С:\Мої документи\[Накладна.xls]

Якщо Робоча книга під ім'ям Накладна уже відкрита в Excel, то посилання на неї записується просто як ім'я файлу в прямих дужках:

[Накладна.xls]

Робочий лист вказується в посиланні слідом за ім'ям Робочої книги, а комірка - слідом за ім'ям листа через знак оклику. Наприклад, настпниий запис

[Накладна.xls]Склад!В3

відповідає посиланню (чи адресі) комірці В3, розташованої на листі Склад Робочої книги Накладна.

Описана система адрес зручна, коли в розрахунках беруть участь не одна, а декілька взаємозалежних Робочих книг.

5.2.2. Діапазони осередків і адресних операторів

Записи A3:F7 чи JJ12:JN17 відповідають зв'язаним діапазонам комірок, що представляють собою прямокутні області таблиць з однією загальною межею. Коли в посиланні потрібно об'єднати два діапазони комірок, то діапазони записуються через кому, наприклад, A3:F7,В6:К13.

Двокрапка і кома, використовувані при записі посилань на комірки, називаються адресними операторами. Ще одним адресним оператором у Excel є пропуск. За допомогою пропуску можна посилатися на область перетинання двох діапазонів. Наприклад, запис F1:F8_F5:F13 буде вказуват на комірки від F5 до F8 (тут символ _ позначає порожній пропуск, а не підкреслення).

Приведемо список адресних операторів:

Адресний оператор Дія

: (двокрапка) Об'єднання комірок у прямокутний діапазон

; (крапка з комою) Об'єднання діапазонів

_ (пропуск) Перетинання діапазонів

Користаючись посиланнями, можливо в одній формулі звертатися до даних, що знаходиться в різних частинах листа, на різних аркушах, у різних книгах. Більш того, можна задавати посилання на дані інших додатків.

Посилання на комірки інших книг називаються зовнішніми, а на дані інших додатків - вилученими посиланнями. Вживання зовнішнього посилання на незв'язний діапазон комірок може виглядати як:

=СУМ(С:\Річні звіти\[1999.xls]Реалізація!А6:З9,G7:Q7)

Якщо необхідно проаналізувати дані, що розташовані на декількох аркушах однієї книги, то використовують тривимірне посилання. Це посилання містить у собі позначення комірки або діапазону, перед яким ставляться імена аркушів. Якщо імена аркушів розділені двокрапкою, то Excel використовує всі аркуші, що зберігаються між цими іменами. Наприклад, формула:

=СУМ(Лист3:Лист9!С5:Н8)

підсумовує всі значення, що містяться в діапазоні С5:H8 на аркушах від Лист3 до Лист9 включно.

5.2.3. Відносні й абсолютні посилання

Усі види посилань, що розглядалися, були відносними посиланнями. Цей вид посилань встановлюється в Excel за замовчуванням, і відносність їх виявляється, приміром, у наступному. Якщо записати в комірку A3 формулу =А1+А2 і скопіювали цю формулу в комірку В5, то в підсумку отримається формула =В3+В4. При відносних посиланнях дана вихідна формула представляється як деяка дія, відповідно до якого потрібно обчислити суму двох вищестоящих комірок.

Очевидно, що можливі випадки, коли зміна адрес у посиланнях на деякі комірки небажана, наприклад, якщо в комірки записані оригінальні дані. Тоді встановлюють абсолютні посилання, що не змінюються при копіюванні формули. Абсолютні посилання відрізняються від відносних наявністю знака долара $. Наприклад, розглянута попередня формула, записана в абсолютних посиланнях, буде виглядати як =$А$1+$А$2, і ця формула не буде змінюватися при копіюванні або переміщенні в будь-який осередок.

У розрахунках можна також використовувати абсолютні посилання тільки на рядок або тільки на стовпець. Тоді посилання буде виглядати, приміром, як А$1 чи як $А1 відповідно. Це так званні змішані посилання, що дозволяють "зафіксувати" рядок або стовпець.

Щоб змінити відносне посилання на абсолютне, не обов'язково вручну розставляти знаки згаданої грошової одиниці. Існує простий спосіб зміни посилань за допомогою клавіші F4, що діє як чотирикроковий перемикач. Коли вводиться абсолютне посилання у формулу, необхідно активізувати потрібну комірку, а потім за допомогою послідовних натискань F4 вибрати форму запису посилання з ряду типу А1 - $А$1 - А$1 - $А1.

5.3. Функції

Формули, що записуються в комірки електронних таблиць, можуть містити в собі вбудовані функції. Взагалі, вбудовані функції широко використовуються в Excel для простих і складних обчислень, полегшуючи процес обробки даних. Крім того, застосування цих функцій рятує від довгих записів і знижує імовірність помилок.

Модуль убудованих функцій у Excel має дружній інтерфейс. При звертанні до тієї чи іншої функції пропонується визначений шаблон, який потрібно заповнити. Причому правила запису функцій можна уявляти собі лише в загальних рисах.

Запис функції починається з вказівки імені функції, потім вказується список аргументів, записаний у дужки. Приміром, функція знаходження максимального значення серед аргументів число1, число2... має вигляд

МАКС(число!,число2,...)

Аргументи - це величини, що використовуються для обчислення значення функції. Результат обчислення функції називається значенням, що повертається.

Дужки, що обмежують список аргументів, завжди повинні бути парними; пропуски перед дужками або після них не допускаються. Список аргументів може складатися з чисел, посилань, тексту, масивів, логічних величин (ІСТИНА чи НЕПРАВДА), значеннь помилок (наприклад, #ДЕЛ/0). Окремі аргументи в списку повинні бути розділені комами. Деякі функції можуть мати до 30 аргументів.

Excel допускає вкладення функцій одна в одну, тобто використання функції як аргумент для іншої функції. Функція, що є аргументом іншої функції, називається вкладеною. Наприклад, у записі

СУМ(А1:С5,МОПРЕД(О1:Е3))

використано вкладену функцію МОПРЕД, що повертає значення визначника матриці осередків О1:E3. Рівень вкладеності функцій у формулах Excel не повинний перевищувати семи.

5.3.2. Введення функцій

Функції вставляються у формули, а останні починаються зі знаку =. Якщо формулу почати з назви функції, то знак рівності буде підставлений автоматично. Функція включається у формулу за допомогою Майстра функцій, що спрощує процес вставки функції в рядок формул. Викликається Майстер через меню Вставка > Функция.

Діалог Мастер функций містить два списки: Категория і Функция.

У першому списку потрібно вибрати категорію, у якій знаходиться потрібна функція, а в другому - саму функцію. Усього в наборі Excel є 10 категорій функцій: фінансова, інженерні, дата і час, математичні, статистичні, посилання і масиви, робота з базою даних, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень. Крім того, список категорій доповнений рядком 10 недавно использовавшихся, котрий містить список функцій, які найчастіше використовувалися останнім часом. Всього вбудованих функцій, що роблять різні типи обчислень, нараховується більше 200.

У діалозі Майстер функцій під списками знаходиться рядок опису синтаксису і дається коментар про призначення виділеної функції. У рядку синтаксису аргументи, виділені напівжирним шрифтом, є обов'язковими. Якщо обов'язкові для функції аргументи не будуть зазначені, то її неможливо буде ввести в комірку. Коли виділити функцію в списку, автоматично з'являються назви аргументів функції з указівкою правильного розташування дужок, ком і крапок з комами в рядку формул.

Вибравши потрібну функцію, слід клацнути по кнопці ОК, після чого відкриється наступний діалог Майстра функцій, що називаний панелью формул. Іншим способом виклику панели формул є клацання по кнопці «=» у рядку формул і вибір потрібної функції зі списку в лівій частині рядка формул.

У панелі функцій буде запропоновано ввести аргументи саме в тім форматі, що передбачений для даної функції. Аргументи можна вводити з клавіатури, але бажано при введенні посилань використовувати мишу, що прискорить процес введення і гарантує захист від помилок.

У випадку введення однакових чи схожих функцій у різні комірки, краще скористатися можливостями копіювання в Excel.

5.3.3. Діагностика помилок у формулах

Реакцією на неправильне уведення формул є повідомлення Excel про помилки, тобто значення в комірках, що починаються зі знаку #. Щоб легше було знаходити й усувати помилки у формулах, у Excel передбачена найпростіша діагностика помилок, а саме: помилки розділяються по категоріях, і кожній категорії відповідає своє повідомлення. Список можливих значень помилок:

† ##### - найбільш часте значення помилки в роботі в початківців, що з'являється, коли ширина комірки недостатня для розміщення в ній числа, чи дати часу. Щоб усунути помилку, потрібно розширити комірку або змінити формат числа.

† #ИМЯ? - неможливість розпізнати використовуване ім'я. Це значення помилки виникає, коли неправильно зазначене ім'я об'єкта або мається посилання на ім'я, що було вилучено, коли невірно записана функція, коли при записі адрес замість латині використані кирилиця і т.д.

† #ЗНАЧ! - спроба некоректного використання функції. Звичайною помилкою є невідповідність даних.установленому формату, наприклад, замість числа або дати в аргументі записано текст. Це ж значення помилки буде з'являтися, коли для функції або оператора, що вимагають одного значення аргументу, записують декілька.

† #ЧИСЛО! - значення помилки, що означає проблему, зв'язану з представленням або з використанням чисел. Не виключено, що у функції з числовим аргументом використовується аргумент нечислового формату. Можливо також, що в комірку уведена формула, що повертає занадто велике значення по модулю (понад 1037), або результат обчислень по формулі не сходиться до кінцевого значення.

† #ССЫЛКА! - означає наявність проблеми з інтерпретацією посилань, що маються у формулі. Можливо, що формула містить посилання на комірку, що уже вилучена, чи посилання на комірку, у яку скопійований вміст інших комірок.

† #ДЕЛ/0! - спроба ділення на нуль. Така ситуація частіше виникає не через те, що в комірку записаний явне ділення на нуль (оператор /0), а як наслідок використання як дільник посилання на порожню комірку або комірку, що містить нульове значення.

† #ПУСТО! - значення помилки, що з'являється у випадку завдання в посиланні порожньої безлічі комірок. Можливо, що помилка у визначенні перетинання двох діапазонів.

† #Н/Д - скорочення від терміна «невизначені дані». Це значення помилки звичайно спеціально вводиться в комірки, щоб запобігти обчислення, що не можуть бути зроблені через відсутність даних.

Техніка безпеки

Операторами ЕОМ можуть працювати особи не молодші 18 років, які здали відповідні екзамени по правилам техніки експлуатації електроустаткування споживачів та правила техніки безпеки при їх експлуатації та пройшли інструктаж на робочому місці, відповідний медичний огляд і засвоїли безпечні методи виконання робіт за спеціальністю.

До роботи з пристроями обчислювальної техніки допускаються особи, що пройшли інструктаж по техніці безпеки та вивчили документацію на пристрій та здали залік.

Робота на ЕОМ, а також периферійних пристроях, що входять до складу ЕОМ, пов'язана з можливістю виникнення шкідливих та небезпечних факторів:

Поява підвищеної напруги в колі електричного струму, замикання якого може пройти через тіло людини, у випадку дотику до відкритих струмоведучих частин або електроустаткування та електропроводу з порушеною ізоляцією.

Наявність обертаючих частин, що охолоджують машину, вентиляційні та інші пристрої ЕОМ.

Запалення легкозаймистих рідин при порушенні правил поводження з ними під час зберігання або виконання робіт.

Виникнення підвищеного шуму в приміщеннях обчислювального центру, в особливості на робочих місцях машинного залу.

Перенапруження зору при роботі з екранними пристроями, в особливості при нераціональному освітленні робочих поверхонь в зоні дисплеїв та нераціональне розташування екрану відносно очей.

При роботі оператору ЕОМ необхідно: бути уважним, не відволікатися на інші страви і не відволікати інших, про всі помічені несправності терміново повідомляти керівнику, а в аварійних випадках негайно закінчувати роботу; дотримуватися правил особистої гігієни, прймати їжу лише в спеціально об лаштованих для цього місцях, зберігати одяг у відведних місцях приміщення.

Вимоги техніки безпеки перед початком роботи