Внедрение автоматизированной системы торговой деятельности для предприятия ЗАО "Полиграфия и коммуникации"

Внедрение автоматизированной системы торговой деятельности для предприятия ЗАО "Полиграфия и коммуникации"

Содержание

Введение

Глава 1. Обзор и анализ предметной области

1.1 Обзор деятельности фирмы ЗАО «Поликомм»

1.2 Обзор и анализ области внедрения

1.3 Обзор и анализ существующих автоматизированных систем управления торговой деятельностью

1.4 Достоинства и недостатки существующих АСУ

1.5 Постановка задачи на разработку автоматизированной системы

1.5.1 Назначение

1.5.2 Функциональные требования

1.5.3 Требования к надежности

1.5.4 Требования к аппаратным средствам

1.5.5 Требования к информационно-программной совместимости

1.5.6 Требования к программной документации

Глава 2. Проектирование автоматизированной системы торговой деятельности

2.1 Принципиальное проектное решение

2.1.1 Выбор архитектуры программного обеспечения

2.1.2 Выбор программной среды для создания информационной системы.

2.1.3 Выбор системы управления базами данных.

2.2 Структурный анализ точек функциональности

2.3 Проектирование структуры программного обеспечения.

2.4 Проектирование информационного обеспечения

2.5 Проектирование структуры БД

2.6 Проектирование приложения “Прайс”.

2.7 Проектирование приложения “Счета”.

2.8 Проектирование приложения “Склад”.

2.9 Проектирование приложения “Заказы”

Глава 3. Экспериментальная проверка программного комплекса

3.1 Исходные данные и постановка задачи для проведения тестирования.

3.2 Тестирование приложений

3.3 Анализ результатов, полученных при тестировании

Глава 4. Расчет экономической эффективности проекта

4.1. Анализ рыночных возможностей продукта.

4.2. Расчет единовременных затрат на разработку ПО.

4.3. Единовременные расходы организации заказчика ПО при внедрении автоматизированных рабочих мест (АРМ)

Стоимость ЭВМ, прочих аппаратных средств и сетевого оборудования

ПК

4.4. Источники финансирования проекта.

4.5. Текущие расходы пользователя ПО при эксплуатации АРМ.

4.6. Экономия текущих затрат пользователя ПО.

4.7 Показатели экономической эффективности проекта.

Выводы по главе. 78

Заключение

Список литературы

Введение

Высокий темп современной жизни в условиях развивающихся рыночных отношений повышает требования к обоснованности и быстроте принимаемых решений в области управления производственными и финансовыми процессами. В связи с этим, на первый план выдвигается необходимость использования современных информационных технологий, включающих программные системы управления коммерческой, административной и хозяйственной деятельностью предприятия.

Целью работы является увеличение количества клиентов, рынков сбыта, увеличение прибыли, а так же быстрота обработки данных и сокращение бумажного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо создание универсальной масштабируемой автоматизированной системы управления торговой деятельностью закрытого акционерного общества ”Полиграфия и коммуникации”. Для этого в ходе разработки дипломного проекта, мною решались следующие задачи:

Обзор и анализ области внедрения продукта

Обзор и анализ существующих автоматизированных систем управления

Определение категорий пользователей системы

Определение функциональных требований к программному обеспечению автоматизированной системы

Определение требований к аппаратному обеспечению, информационно-программной совместимости и программной документации

Выбор архитектуры программного обеспечения, выбор системы управления базами данных, выбор средства разработки

Автоматизация управления торговой деятельностью, на сегодняшний день, одна из самых важных задач предприятия, ведь она позволяет сохранить конкурентоспособность на рынке за счет повышения эффективности производства и имиджа компании.

Разработка собственной автоматизированной системы - очень актуальная задача для данной организации, потому что, фактически, она обеспечивает техническую возможность выхода на рынок розничных продаж. На сегодняшний день, компания “Полиграфия и коммуникации” - ведущий поставщик компьютерной техники для организаций белгородской области, специализирующийся на работе с корпоративными клиентами. Основные цели компании на ближайшие годы включают в себя увеличение объемов продаж за счет организации работы с физическими лицами, что требует не только пересмотра механизмов управления, но и предъявляет более высокие требования к информационному обеспечению.

Рассмотрим преимущества разработки собственной системы управления торговой деятельностью:

Во-первых, это конечно относительно низкая стоимость такой разработки.

Во-вторых, собственная разработка - это максимальная ориентация на реализацию бизнес - процессов предприятия, его уникальных финансовых и управленческих технологий.

В-третьих, это позволяет обеспечивать значительно более высокий уровень безопасности и независимости от внешних факторов.

В-четвертых, оперативная реакция на изменения правил игры на рынке.

Таким образом, внедрение собственной автоматизированной системы управления торговой деятельностью позволит не только максимально гибко решить основные задачи организации, но и обеспечит значительную экономию финансовых средств за счет сокращения различного рода потерь.

Глава 1. Обзор и анализ предметной области

1.1 Обзор деятельности фирмы ЗАО «Поликомм»

Компания "Поликомм" создана в начале 1997 года. К тому времени все основные работники и акционеры общества уже имели изрядный опыт работы на рынке высокотехнологичного оборудования Белгородской области. Именно это помогло быстро определить стратегию и направления развития фирмы и найти "своего" заказчика.

Изначально была сделана ставка на работу с корпоративными клиентами, что, однако, не помешало нам завоевать определенное положение и в сфере малых предприятий.

Данная компания является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Компания имеет также достаточный опыт в розничной продаже офисной техники, компьютеров и комплектующих к ним.

Основными сферами деятельности предприятия являются:

Проектирование и внедрение сетевых проектов автоматизации масштаба предприятия

Комплексное решение задач включения предприятий в сеть Интернет.

Совместно с компанией "S-Energy" фирма участвовала в программах комплексного включения организаций и фирм во всемирную сеть Internet. Вот самые крупнейшие из них, работающие на сетевом и офисном оборудовании от "Polycomm" и пользующиеся услугами интернет-провайдера "S-Energy":

- БелГУ

- Областное УВД

- ЮКОС (Белнефтепродукт)

- Белдорбанк

- ОАО "Белгородэнерго"

- Администрация БО

- БМК

- БелГТАСМ

Так же фирма участвовала во многих благотворительных сетевых проектах, поставляя оборудование и обеспечивая квалифицированную поддержку доступа к Internet:

- Православная гимназия

- Белгородско-Старооскольская епархия

- Новооскольская церковно-приходская школа

- Средняя школа п. Уразово (Валуйского района)

- Гимназия № 1 г. Валуйки

- Казинская с.ш.

- Казначеевская с.ш.

- Колосковская с.ш.

- Бутырская с.ш.

- Губкинская с.ш. №4 и №9 г.Губкин

Установка телефонных сетей

Цифровая АТС Lucent Definity максимальной емкостью 2400 абонентов, обслуживающая более 500 телефонов в зданиях нового комплекса БелГУ, учережденческая АТС Samsung DCS департамента автодорог общего пользования администрации Белгородской области, обслуживающая порядка 130 абонентов. учережденческие АТС отделений пенсионного фонда Белгородской области (9 районов), более 20 офисных мини АТС.

Создание репрографических центров предприятия

Производство и продажа компьютеров под собственной торговой маркой "Polycomm".

Компания может заниматься отдельными видами деятельности только при получении специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения на занятием определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то фирма не вправе осуществлять иные виды деятельности, предусмотренных специальным разрешением и им сопутствующих.

Фирма осуществляет свою деятельность на основании любых операций, в том числе путем:

Проведения работ и оказания услуг по заказам юридических лиц и граждан на основании заключенных договоров или в инициативном порядке на условиях, определяемых договоренностью сторон;

Поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг в кредит, оказания финансовой или иной помощи на условиях, определенных договоренностью сторон;

Осуществления совместной деятельности с другими юридическими лицами для достижения общих целей.

Данная компания является собственником имущества, приобретенного в процессе его хозяйственной деятельности. Она осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом по своему усмотрению в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Компания имеет лицензию на строительство зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с Государственным стандартом.

Специалисты компании сертифицированы. Они прошли курс обучения по продаже и обслуживанию оборудования и программного обеспечения крупных корпораций и фирм-производителей.

Сертификат участника маркетинговых программ Intel - гарантия обеспечения технической поддержки компании и регулярного обучения специалистов.

Диплом и статуэтка лучшего дилера компании OCS-Юг южного региона России по итогам 2003-2004 г.

Компания Polycomm является партнером крупных фирм-производителей и вендоров, многие из которых сертифицировали деятельность.

1.2 Обзор и анализ области внедрения

На данный момент в России формируется рынок крупных проектов в сфере информационных технологий, затрагивающих не одно предприятие, а целые отрасли. По мнению экспертов компании “Оптима” [4], потенциальных заказчиков в ИТ - сфере на российском рынке целесообразно разбить на несколько групп:

Передовые (топливно-энергетический комплекс);

Перспективные (металлургия, банковский и финансовый сектор, госсектор);

Растущие (торговые розничные сети и производители потребительских товаров, малые и средние предприятия).

Передовые. Один из крупнейших в России корпоративных потребителей информационных технологий - топливно-энергетический комплекс. Ориентация на экспорт располагает к лидерству: деньги на автоматизацию у энергетических компаний есть, а требования инвесторов и зарубежных контрагентов служат стимулом для внедрения ИТ. Автоматизация контроля за производством, транспортировкой, распределением и продажей энергоресурсов позволит компаниям сохранить конкурентоспособность на мировом рынке даже при значительных колебаниях цен на эту продукцию.

Перспективные. Как полагают аналитики «Оптимы», значительный потенциал в области автоматизации у металлургической отрасли. Передел собственности в ней близок к завершению, и на первый план выходят вопросы эффективности управления финансами и производством. Многие металлургические комбинаты переходят или планируют перейти на производство под заказ, что требует внедрения полноценных систем планирования и учета. Свободные средства у металлургических холдингов есть, а средний уровень автоматизации предприятий отрасли невысокий. На закупку и внедрение ИТ-решений металлургические предприятия выделяют не более 0,5% от оборота компании; средние и того ниже - около 0,1%. Вместе с тем руководители передовых предприятий считают, что расходы на ИТ необходимо увеличить до 0,7% - 1,5% от оборота. Так что металлургические холдинги становятся многообещающими потребителями информационных технологий.

Крупные металлургические комбинаты с помощью автоматизации стремятся решить четыре главные задачи:

Обеспечить социально-политическую стабильность в регионах, в которых они зачастую являются градообразующими предприятиями;

Достичь требуемой безопасности производства и преемственности технологий;

Создать надежную коммуникационную среду (на решение этой задачи направляется сейчас до 75% всех вложений отрасли в ИТ);

Повысить эффективность производства.

Главная проблема на пути внедрения ИТ - организационные проблемы холдингов: ИТ-службы управляющих компаний холдингов и входящих в них заводов не связаны единой вертикалью управления и часто преследуют разные интересы. Особенно если проект требует изменения традиционных для компании бизнес - процессов. Проблему можно решать только административными мерами.

Другая весьма перспективная отрасль для внедрения ИТ - банковский и финансовый сектор. Многие банки переосмысливают сейчас стратегию бизнеса и свое место на рынке. Корпоративные клиенты давно поделены и конкуренция в банковском секторе очень высокая. Наиболее доходными и устойчивыми оказываются банки, предоставляющие максимально широкий спектр финансовых услуг. И многие банки стремятся перейти из разряда специализированных в универсальные. А стремление к универсальности и расширению клиентуры требует внедрения новых информационных технологий, особенно на базе Интернета. На закупку и внедрение информационных технологий банки выделяют не менее 5% годовой сметы расходов.

Наиболее перспективным объектом автоматизации остается госсектор. Государство - крупнейший потребитель информационных технологий, и в ближайшем будущем потенциал этого рынка будет расти, в частности за счет внедрения казначейской системы исполнения бюджетов и создания различных баз данных (реестров населения, юридических лиц, земельных кадастров) федерального масштаба.

Растущие. Торговые розничные сети и производители потребительских товаров представляют собой звенья одной производственно-коммерческой цепи. Эти отрасли динамично развиваются. За счет строительства новых заводов, фабрик и магазинов в них появляется много новых объектов для автоматизации. Особенно актуальным является внедрение информационных технологий в крупных торговых домах. Расходы торговых домов на информационные технологии растут и сейчас достигают 0,5 - 1% торгового оборота.

1.3 Обзор и анализ существующих автоматизированных систем управления торговой деятельностью

Первые автоматизированные системы управления ресурсами предприятия основывались на расчетах по спецификации состава изделия. По плану выпуска изделий формировались планы производства и рассчитывались объемы закупки материалов и комплектующих изделий /АПИК92/. Конец 60-х годов связан с работами Оливера Уайта /Уайт78/, который в условиях автоматизации промышленных предприятий предлагал рассматривать в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. Такой подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в процессе производства (при изменении потребностей, корректировке заказов, отказах оборудования). В публикациях Уайта и Американского общества по управлению запасами и производством /АР92/ были сформулированы алгоритмы планирования, сегодня известные как MRP (Material Requirement Planning) - планирование потребностей в материалах. Однако у концепции MRP есть серьезный недостаток. При расчете в рамках этой концепции потребности в материалах не учитываются ни имеющиеся производственные мощности, ни их загрузка, ни стоимость рабочей силы. Этот недостаток был исправлен в концепции MRPII (Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов) MRPII позволяла учитывать и планировать все производственные ресурсы предприятия - сырье, материалы, оборудование, персонал, и т.д.

По мере развития концепции MRPII к ней добавлялись возможности учета остальных затрат предприятия. Так появилась концепция ERP (Enterprise Resource planning - планирование ресурсов предприятия). В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в ходе ведения бизнеса. Наличие хранилища (репозитария) избавляет от необходимости передавать данные от приложения к приложению, кроме того, любая часть информации, которой располагает данная организация, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями.

Системы ERP предназначены для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий. Это «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление продукции и предоставление услуг. Такие системы создаются для предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями [5]. Концепция ERP нашла широкое применение, поскольку планирование ресурсов позволяло сократить время выпуска продукции, снизить уровень товарно-материальных запасов, а также улучшить обратную связь с потребителями при одновременном сокращении управленческого аппарата.

Достоинством и одновременно недостатком ERP - систем является их универсальность. Существуют модели для любого типа производственного процесса, а количество автоматизированных рабочих мест определяется только финансовыми возможностями заказчика. В современных ERP добавляются механизмы управления финансово-промышленными группами и транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.

В настоящее время все западные системы управления производством базируются на концепции ERP и отвечают ее рекомендациям. К сожалению, по мнению Б. Гайфулина [6], большинство современных российских систем управления производством, не отвечают даже требованиям MRP, не говоря уже о других, более сложных концепциях.

Самый новый из стандартов управления предприятиями - CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - помимо всего прочего охватывает и взаимодействие с клиентами, оформление нарядов - заказов и технических заданий, поддержка заказчика на местах и т.д. Суть концепции CSRP состоит в том, чтобы интегрировать заказчика в систему управления предприятием.

По данным агентства Beafnd [6] на мировом рынке сейчас предлагается свыше 500 систем класса MRPII - ERP. Развитие этого рынка идет очень быстрыми темпами - число внедрений таких систем в мире растет на 35-40% в год. На отечественном же рынке присутствует около десятка западных и три - четыре отечественные системы класса КИС (корпоративные информационные системы). Все они представлены в таблице 1. Представленные в таблице системы отличаются от других присутствующих на российском рынке программных продуктов для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности наиболее развитой функциональностью, а также тем, что в них имеется модуль планирования производства и оперативного управления им.

В приведенной ниже таблице упомянуты некоторые из имеющихся на отечественном рынке российских и западных систем, которые в той или иной степени можно отнести к ERP-системам. Объединяет их наличие функционального модуля, обеспечивающего управление торговой деятельностью.

Таблица 1.1. Российские и западные ERP-системы, представленные на отечественном рынке

1.4 Достоинства и недостатки существующих АСУ

Рассмотрим некоторые критерии, учитываемые при оценке существующих систем. Масштабируемость - речь идет о способности системы наращивать свой размер, как за счет увеличения числа функций, так и за счет увеличения круга пользователей. Адаптация к российским условиям - необходимо отметить, что этот критерий играет большую роль при внедрении автоматизированной системы. Он предполагает наличие механизмов проведения операций, в соответствии с существующим законодательством РФ, стандартизованных форм отчетности и т.д. Под программной совместимостью понимается способность программного продукта к совместному использованию с наиболее распространенными платформами, системами управления базами данных, средствами сторонних разработчиков. Критерий “Аналитика” определяет степень наличия аналитических функций и логистики в продукте.

Итак, рассмотрим достоинства и недостатки вышеперечисленных продуктов(отметим, что речь идет о программных модулях автоматизации торговой деятельности):

Таблица 1.2.

Плюсы и минусы отечественных и зарубежных продуктов

Проанализировав эту таблицу, можно сказать, что использование зарубежных продуктов, имеющих отличную репутацию, таких как R/3 и Oracle Applications обойдется совсем недешево. Они смогут предложить развертывание полномасштабных надежных автоматизированных систем управления, с мощными аналитическими функциями, но не для российского предприятия. Адаптация к условиям отечественного рынка потребует огромных затрат, да и решения эти все еще слишком требовательны к аппаратным требованиям. На другом полюсе - относительно недорогие решения отечественных производителей программного обеспечения: 1C”Торговля и склад”, “Галактика”, “Парус” и "БОСС-Корпорация". Сразу отметим, что достойные аналитические функции предоставляет только продукт “Галактика”, а требованиям к надежности не удовлетворяет ни одна из этих марок. Baan IV, Axapta, MFG/PRO, Style Line, Irenaissance - “золотая середина”. К сожалению только Axapta и MFG/PRO имеют пятидесятипроцентное соотношение достоинств и недостатков. Мы не ставим задачу выбора лучшей из них, а говорим о том, почему же необходимо новое решение.

Вывод: на IT-рынке не существует универсального программного продукта для автоматизации торговой деятельности предприятия крупного российского бизнеса, удовлетворяющего вышеперечисленным требованиям.

1.5 Постановка задачи на разработку автоматизированной системы

1.5.1 Назначение

Автоматизированная система управления торговой деятельностью предприятия предназначена для упрощения ведения торгово-хозяйственной деятельности российского предприятия крупного бизнеса, обеспечивая при этом поддержку мультивалютных расчетов. Номенклатура товаров и услуг - ограничена только масштабами предприятия. Система предназначена как для оперативного, так и для текущего учета. Одна из основных функций - анализ и обработка накопленной информации для принятия конкурентоспособной политики развития.

1.5.2 Функциональные требования

Автоматизированная система управления должна быть ориентирована на работу следующих категорий пользователей: продавцов, менеджеров по продажам, менеджеров по закупкам, руководителей отделов продаж, руководителей торговой деятельности, сотрудников склада и бухгалтеров.

Она должна предоставлять следующие возможности:

Оперативного учета. В системе должен быть реализована работа в оперативном режиме, то есть регистрация операций продаж в реальном масштабе времени. Входная информация - список товаров, которые хочет приобрести покупатель. Выходная информация - список действительно проданных товаров и его стоимость. Результат - чек.

Работы с прайс-листом. Пользователь - менеджер по продажам, должен имеет возможность формировать и корректировать наборы товаров для обсуждения их с клиентом. Входная информация - список товаров, которые хочет приобрести покупатель. Выходная информация - откорректированный список товаров и его стоимость. Результат - счет клиента.

Работы со счетами клиентов. Пользователь - руководитель отдела продаж (или ответственное лицо) должен иметь возможность представить счета к исполнению или внести коррективы. Должны быть предусмотрены аналитические функции для получения ясной детализированной оперативной информации о торговой деятельности предприятия в разрезе счетов. Пользователь - руководитель торговой деятельностью. Входная информация - список счетов, выходная информация - выполненные счета, информация о должниках и текущих задолженностях.

Формирования плана закупок. Пользователь - менеджер по закупкам должен иметь возможность дополнять или корректировать его для формирования окончательного плана закупок. Входная информация - список счетов. Выходная информация - план закупок.

Для складского учета. Пользователь - работник склада. Должна быть реализована возможность регистрации поступления товаров на склад по системе заказов и вне ее, регистрация ухода товаров со склада. Должны быть аналитические функции для учета торговой деятельности в разрезе товаров. Входная информация - список поставок и счетов на выполнение. Выходная информация - текущее состояние склада и динамика движения товаров.

Регистрации фактов оплаты по счетам. Работа с банком. Пользователь - бухгалтер. Входная информация - платежные извещения. Выходная информация - список оплаченных счетов.

1.5.3 Требования к надежности

Система должна обеспечивать высокий уровень надежности при хранении и обработке информации. Это необходимое требование для любой операции на каждом из этапов функционировании автоматизированной системы управления, ведь важна не только сохранность информации, но и ее целостность, структура. И если ответственность за сохранность лежит большей частью на аппаратном комплексе и системе управления базами данных, то обеспечение целостности информации лежит целиком на автоматизированной системе. Необходимо исключить повреждение структуры данных в результате работы человеческого фактора или нарушении логики работы системы.

Страницы: 1, 2, 3, 4