Автоматизированные системы контроля за исполнением

- создания единого архива распорядительных документов округа;

- централизованного управления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.

Основные функции ЕС ЭДДО:

1. Создание единой системы документационного обеспечения управления как составляющей информационной инфраструктуры административного округа.

2. Формирование информационных ресурсов документирования как основных ресурсов управленческой деятельности муниципальных структур управления административного округа.

3. Единый порядок работы с документами во всех муниципальных управлениях округа.

4. Единые унифицированные технологические процедуры прохождения и обработки документов.

5. Единая система индексации (регистрации) и учета документов в префектуре и муниципальных структурах управления округа.

6. Совмещенный (бумажный и безбумажный) документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ. Смешанная электронная система делопроизводства предусматривает централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.

1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик -

компания Cognitive Technologies

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

Система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществлять мгновенный поиск информации;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организовать долговременное хранение документов организации;

- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

С помощью системы можно полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

1.10.1. Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки входящие, «исходящие» и «отправленные» поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по этим документам работал.

Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку о способе поступления документа (факс, курьер, почта). Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К регистрационной карточке могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами. Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

1.10.2. Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

1.11 PayDox, разработчик - компания Interface Ltd.

PayDox [8, 32] - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возмож-ности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в орга-низациях банковской, торговой сферы, для промыш-ленных предприятий и аналогичных организаций.

Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:

- согласование, утверждение и контроль ис-полнения документов, создание резолюций;

- ознакомление с документами сотрудников, ав-томатические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

- ведение всей истории работы с документами;

- интеграция с MS Office, интеграция с сущест-вующими на предприятии приложениями, соз-дание произвольной отчетности, использова-ние простых стандартных средств настройки и программирования;

- безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-бра-узер, по электронной почте и SMS;

- средства групповой работы с документами и проектами;

- работа с платежными документами, ведение ба-лансов по договорам и платежам, ведение пла-тежного статуса документов, ведение счетов;

- календарное планирование;

- простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота наст-ройки системы на новые виды документов.

Разработчики системы подчеркивают, что кро-ме собственно функциональности Управления До-кументами (Document Management, DM, электрон-ный документооборот) и Управления Бизнес-Про-цессами (Business Process Management, BPM) важ-нейшим современным требованием к таким систе-мам является наличие в них функциональности Уп-равления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому кор-поративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо со-бытию поставить в соответствие запись (набор ин-формационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчет-ности. Система PayDox позволяет сочетать функци-ональность системы автоматизации делопроизво-дства и системы управления информацией.

Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства за-щиты данных обеспечивают безопасность рабо-ты. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически поль-зователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью системы является развитая ин-теграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на исполь-зовании шаблонов документов, в которые авто-матически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузе-ра, так и быть получена в привычном пользовате-лю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

Документы и данные хранятся централизован-но на сервере, где, собственно, и устанавливает-ся сама программа. А поскольку установки прог-раммы непосредственно на рабочие места сот-рудников не требуется, это существенно упро-щает настройку и дальнейшее администрирова-ние системы.

В программе активно используются всплываю-щие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упроща-ет настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе оче-видно для специалистов, привыкших к традицион-ной делопроизводственной терминологии, напри-мер, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».

Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваива-ет номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в кото-ром указываются последние по времени введен-ные номера документов, и на основании этой ин-формации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регист-рации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исп-равления регистрационного номера. Поддержива-ется автоматическая генерация буквенно-цифро-вых индексов, которые могут отражать вид доку-мента, индекс структурного подразделения и т.п.

В целом работа с системой организована дос-таточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и опера-ции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», мож-но выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, не-исполненные, просроченные)). Ниже основ-ную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.

Для организации движения документов (уве-домления о поступлении документа на согласова-ние (утверждение) может использоваться элект-ронная почта.

В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса ав-томатизации делопроизводства и работы с доку-ментами в организации в целом. Особенно полез-ной она может оказаться для организаций, терри-ториально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расши-ренная функциональность системы позволит ав-томатизировать не только чисто делопроизвод-ственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управ-ления, но и многие другие сферы работы.

1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»

Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.

Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система ESCOM.DOC обеспечивает:

- автоматизацию документооборота и делопроизводства;

- маршрутизацию документов и управление маршрутами;

- универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);

- онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;

- совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;

- универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);

- своевременное информирование участников документооборота о событиях;

- обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;

- интеграцию с электронной почтой и учетными системами;

- интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;

- интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;

- полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;

- неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;

- единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;

- оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;

- автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;

- контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;

- поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;

- штрихкодирование документов.

Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:

- поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);

- простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;

- подробная документация, инструкции;

- простая и удобная инсталляция;

- автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:

1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.

2. Легкость в освоении персоналом.

3. Автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных

систем контроля за исполнением

Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.

На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:

- CompanyMedia;

- LanDocs;

- Optima Workflow;

- БОСС-Референт;

- ДЕЛО.

Сравнительные характеристики системГлик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73 , приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.

Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:

1. Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.

3. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.

4. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.

5. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.

6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. -- Ростов н/Д: «Феникс», 2001. -- 352 с.

2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. -- М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.

3. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.

4. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.

5. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. по-собие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Ака-демия», 2005. - 176 с.

6. Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.

7. Кочеткова Полина. CompanyMedia - система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.

8. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

9. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.

10. Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документа-ция: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. -- М: Высш. шк, 1991. --159 с.

11. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.

12. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.

13. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60

14. Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.-- М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.-- 480 с.

15. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Автоматизированная система контроля исполнения

документов и поручений

Рисунок 1. Схема работы АСКИД

Рисунок 2. Жизненный цикл поручения

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Сравнительные характеристики систем

автоматизации делопроизводства

Таблица 1

Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

Страницы: 1, 2