Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства

Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства

ПЛАН

1. Введение

2. Историческая справка

3. Компьютерная сеть

4. Интернет

5. Электронная почта

6. Копировальные устройства

7. Заключение

8. Список используемой литературы

2

ВВЕДЕНИЕ

Я выбрала тему «Технические средства секретаря:

компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи-

ровальные устройства» для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те-

лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь должен знать, уметь и максимально ис-

пользовать имеющиеся средства для повышения операти-

вности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно-

ситься к делопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод-

ства и документооборота позволяют решить ключевой во-

прос делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализации управления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,

вплоть до того, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы и управлять их

3

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра-

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управле- ния.

2. Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются по цепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять доку- ментацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют по- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в том объеме, к которому го-

това сама организация. Правильно построенная автомат- изированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от

4

того, бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.) принци- пиально более эффективны.

4. Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизвод- ства и документооборота) позволяет организовать норма- льную работу с документами всех сотрудников, независи- мо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабо- чих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современ- ных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная сис- тема берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех доку- ментационных технологий в единый комплекс, включая

5

средства сканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки и пересылки электронных

документов, приема и передачи факсимильной информа- ции, печати и тиражирования документов, и т.д.

6

ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕРНЕТ

Прообраз сети Интернет был создан в конце 60-х годов по заказу Министерства обороны США. В то время существовало не очень много мощных компьютеров, и для проведенья научных исследований возникла потребность обеспечить доступ многочисленных ученых к этим ком- пьютерам. При этом Министерство обороны поставило ус- ловие, чтобы сеть продолжала работать при уничтожении её части, поэтому повышенная надёжность Интернет бы- ла заложена при его создании. Днем рождения Интернет можно назвать 2 января 1968 года. В этот день Управ- ление перспективных исследований (ARPA - Advanced Research Projects Agency), являющаяся одним из подра- зделений Министерства обороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонных организаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основе работы которой лежали принципы, на которых по- зже был основан Интенет. Следующим шагом в развитии Интернет было создание сети Национального научного фонда (NSF). Сеть, названная NSFNET, объединила науч- ные центры Соединённых Штатов. При этом основой сети стали пять суперкомпьютеров, связанных между собой высокоскоростными линиями связи. Все остальные поль-зователи подключались к сети и могли использовать во- зможности, предоставляемые этими компьютерами.

7

Сеть NSFNET быстро заняла место ARPANET, и пос- ледняя была ликвидирована в 1990 году. Развитие сети потребовало её реорганизации, и в 1987 году был соз- дан NSFNET Backbon - базовая часть или хребет сети. Хребет состоял из тридцати центров, соединенных друг с другом высокоскоростными линиями связи. Центры рас- полагались в разных частях США. Таким образом, появи- лась сеть Интернет в США. Одновременно были созданы национальные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали, объединятся, и в девяностых годах появился Интернет в его сегодняшнем виде. Сейчас Ин- тернет объединяет тысячи разных сетей, расположенных по всему миру. К Интернет имеют доступ десятки мил- лионов пользователей. Рост и развитие Интернет продо- лжается, и в начале следующего века ожидается значи- тельное увеличение роли Интернет во всех информацион- ных технологиях. В России Интернет появился совсем недавно. Подавляющее большинство пользователей могло лишь получать электронные письма, но не могло подклю- читься к Интернет и использовать все его возможности. Бурный рост пользователей Интернет в России начался в 1996 году. Сегодня в нашей стране Интернет превратил- ся из диковинки в повседневный инструмент.

8

КОМПЬЮТЕРНАЯ СЕТЬ

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих об- работку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: базы данных, периферийные устройства (диско- вые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.) В сети один компьютер большой производительнос-ти выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных уст- ройств. Остальные компьютеры являются рабочими места- ми компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и пе- редачу информации в центральную базу данных, охваты- вающую не только управленческую, но и кадровую, бух- галтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприя- тия, выводить их на экран, проводить обработку доку- ментов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнера- ми-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

9

ИНТЕРНЕТ

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множес- тва разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глоболь- ная компьютерные сети могут быть частью сети Интер- нет, используя для общения единый сетевой язык.

Суть создания такой сети - быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распростра- нение сведений о себе практически в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и представляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма или час-тное лицо, расположив информацию о себе или своей де- ятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.

В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными спра- вочными службами, с Всемирной информационной сетью

(WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.

10

Электронная почта Интернет - самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользова- тель сети Интернет получает при регистрации свой

почтовый адрес. Последняя версия популярного офисного пакета «Microsoft Office 2000» включает в себя множе- ства вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющий постой доступ в Интернет является настольный информа- ционный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактны- ми лицами, просматривать совместные документы, а так- же позволяет планировать встречи, поездки и организо- вать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки.

Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server и Microsoft Network) , дает возмож- ность посылать и получать сообщение, приглашения на собрание и получать запросы на выполнение задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно посмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц, кроме того, новые фун- кции (автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать преоб- разования - 7 июля 2001 г. Outlook может напомнить о

11

предстоящей встрече звуковым сигналом. При организа- ции собрания, совещания «Планировщик собрания» вы- берет наиболее удачное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сор- тировать любым способом. Можно сразу перейти на стра- ницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо вы- полнить. Их можно расставлять по приоритетам и пору- чать другим исполнителям. Здесь можно не только сфор- мулировать задание, но и послать указание по элект- ронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка «Задача» каждого исполнителя обновляется автом- атически.

Дневник - Ведет учет важных событий, действий и конт- ролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, что бы Дневник показывал, когда проводилась работа с

документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывны- ми листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое.

12

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Электронная почта (e-mail) Зародилась еще до появления Интернет как средство посылки текстовых со- общений через сети большой протяженности. Вполне ес- тественно, что к ним принадлежит Интернет. Многие считают практическую значимость электронной почты в секретарском деле даже большей, чем у работы с Web-страницами в Интернет.

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в ком- пьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

- Отправлять документы адресатам, входящим в автома-

тизированную информационную систему;

- Получать подтверждение доставки документов по наз- начению;

- Выводить на экран дисплея полученные документы;

- Изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- Распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- Отправлять документы одному пользователю или груп- пе пользователей системы по списку;

13

- Расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с

наиболее важной полученной корреспонденцией;

- Составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

- Сообщение, письмо или заказная информация могут быть

доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника-

ми;

- Электронный документ, как и традиционный должен

иметь необходимые реквизиты: наименование орган-

изации, дату, регистрационный номер, заголовок,

должность и фамилию лица подписавшего документ;

- Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно сидя в

офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через теле-

фонную сеть. Интересующую информацию можно оста-

вить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - это один из самых оперативных и относительно дешевых видов передачи документов.

14

КОПИРОВАЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА

Для копирования документов чаще всего применяют- ся аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обыч- но называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруд- нений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может от 20 секунд до 1-2 минут. Затем необходимо

- поднять крышку, положить оригинал копируемого до- кумента лицевой стороной на стекло. Оригинал фор- мата А4 кладется как правило, в левый верхний угол стекла;

- проверить размер копии. Если копия нужна без уме- ньшения или увеличения размер устанавливается 1:1 или 100%;

- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку ;

- возьмите готовую копию с выходного лотка и не за- будьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажа- тием красной кнопки «СТОП».

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличений (уменьшений),

15

например, А5-А4, или непосредственным заданием вели-чины масштабирования в процентах. Что бы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок «вниз» и «вверх», расположенным под индикатором масштабирова- ния.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированны одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата А3, вы должны использовать обходной ло-ток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатки таких копиров яв- ляется не всегда удовлетворительное совмещение цвет- ных изображений.

В сфере малого бизнеса используется портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отлича- ются высоким качеством и надежностью.

17

CПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дьяков В.П. Internet. Настольная книга пользователя-М.: СОЛОН-Р, 2001.

2. Стенюков М.В. Справочник секретаря-М.: Издательство ПРИОР, 1999.

3. Секретарское дело - журнал №1,2,3 за 2002г.

16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, можно сказать, что применение тех-нических средств в делопроизводстве во многом облег- чает работу секретаря, тем самым, повышая производ-ительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как Microsoft Word, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Наличие сети в организации представляет большие воз- можности для процедуры приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любому адресату, у которого есть факси- мильная связь или ПК и модем. Документ передается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Таким образом, в настоящее время пра- ктически нет ни одной организации, где не использо- вались бы описанные выше технические средства.