Делопроизводство

Делопроизводство

Содержание

Делопроизводство и судебное делопроизводство…………………2

Требования к тексту служебных документов……………………..5

Характеристика и требования к оформлению приказов по личному

составу…………………………………………………………………..8

Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в

архиве……………………………………………………………………11

Делопроизводство и судебное делопроизводство

Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до

практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и

гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от

которых зависит конечный результат управленческой деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые

документируемые операции: сбор и обработку документной информации;

подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений

до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации

об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом

посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных

документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики

деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного

управления.

Разновидности документации, с которой производится работа при

делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по

своей информационной природе в зависимости от функций государственного

органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по

содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и

организационно-распорядительные документы судебного производства, документы

испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной

подготовки, протоколы.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все

учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в

распорядительных документах. Они классифицируются в соответствии с

положениями о государственных органах.

К распорядительным документам, отражающим административно-

управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления,

решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы,

докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми

центральными органами коллегиального управления в целях разрешения

наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и

установления стабильных норм правил поведения.

Решение как распорядительный документ является правовым актом,

принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют

также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных

советов и т.п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий

властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу,

государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан

и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются

подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего,

длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса,

разового случая.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед

данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом

управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы

общественных отношений, и актом применения норм права (например, о

назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного

документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам

создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих

утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации,

предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения

работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи

перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ

обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных

случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц

независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны

строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,

противоречащих закону.

Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме:

Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное

рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие

документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного

обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно

оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном

комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные

документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом,

где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться

и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются

исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых

документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета

документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения

руководителя учереждения для выработки мер по совершенствованию работы с

документами.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и

дальнейшего использования. Регистрация документов - фиксация факта создания

или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей

записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие

документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в

день подписания или утверждения.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из

которых регистрируется отдельно.

Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна

составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел

с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В

номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности

учереждения.

Процесс делопроизводства состоит из операции сбора исходной

информации, изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и

печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Все эти

операции могут быть автоматизированы. Широкое распространение в

документообороте получают документы, ориентированные на обработку

средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и

машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на

бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на

машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется

в процессе унификации.

Требования к тексту служебных документов

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают

документные государственные стандарты, классификаторы и унифицированные

системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать

документооборот в стране, создать оптимальную технологию ведения

делопроизводства.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к

единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на

формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных

документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих

существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой

графической модели их построения-формуляра-образца.

С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться

как основа для проектирования формуляров-образцов на единых

методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится уже много

десятилетий с целью совершенствования процессов управления и технологии их

выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема

унификация документов осуществляется с 1971г.

Итогом этой работы стало то, что подготовка основных видов служебных

документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный

процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов,

отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и

единоналичие (приказ, распоряжение).

Эти документы – исковые заявления, жалобы, определения о работе с

заявлениями (отказ о принятии заявления, оставление заявления без движения,

принятие зявления, о подготовке дела к судебному разбирательству, о

принятии дела к производству суда и т.д.), извещения, резолютивная часть

решения суда, протоколы судебных заседаний, частные определения и т.д.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к ряду этих документов.

В целом же текст служебных документов документов содержит введение в

существо вопроса, дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение

которого издается данный документ. В этом случае приводится вид акта, его

автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все

поисковые (ссылочные) данные. Эта часть необязательна, она может и

отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая

излагается в повелительной форме. Вид распорядительного документа

предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет»,

«решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами

или строчными в разрядку т.е. они зрительно выделяются и таким образом

отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются

эти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора. В

постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает»

указываются название коллегиального органа.

Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К

формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие

требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее

изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных

толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру

действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые

нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель

(организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо,

например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения.

Исполнитель указывается в детальном падеже, можно указывать и обобщенно.

Следует учитывать время доведения информации до-конкретных

исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов

исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для

каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа

помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с

изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения

указывается лицо на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые

даются в соответствующих пунктах текста.

Текст документа должен иметь заголовок. Для ряда типовых ситуаций,

разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не

только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму

имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на

другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению

дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Подготовив текст документа, приступают к его оформлению,

Документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов

входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства,

наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер),

место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о

согласовании.

Завершающим этапом работы является согласование и подписание

документов. Согласование осуществляется путем визирования при постановления

грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется

составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего

проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами,

ответственными за исполнение документа в целом, юриконсультантом.

Характеристика и требования к оформлению приказов по личному составу.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы является

документирование трудовых правоотношений. В состав документации,

оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального

назначения: первичные учетные, распорядительные (приказ), личные (трудовая

книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено

соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными

актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией

по ведению трудовых книжек и др.

К распорядительной документации относятся приказы по личному составу.

Они оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной

деятельности, но вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на

одинаковых бланках.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в

строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого

кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить,

перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при

приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие

имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта

приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу

определяется спецификой распорядительного действия.

Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и

распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не

имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с

распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить,

изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии

должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она,

как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с

точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания

конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в

пункте указываются исполнители /должностное лицо или структурное

подразделение/ и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание

о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания /например, задание, содержащее цифровые данные/,

могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в

соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения

в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед

цифровым обозначением не ставится.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по

личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном

сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под

какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение,

изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует

учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными

сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении

отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок

хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В

индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и

взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от

приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы

используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом

количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или

регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства

справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание,

кем подписан приказ.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не

указано другого срока.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу

рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу:

К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное

обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной

деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных

по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении

кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12-

км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о

работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в

архиве.

Документы учереждения, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки

и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или

уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов

должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия учереждения,

которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде

Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов,

типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об

экспертной комиссии, номенклатурой дел учереждения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков

хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения

проводится на основании номенклатуры дел учереждения с обязательным

полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения

подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики,

неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет)

хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности

документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Формы описей и акта унифицированы.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них

срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством

в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1

января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи

на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и

переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о

выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной

комиссии учереждения и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10

лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в

котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив,

подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом,

ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел

производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного

хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения -

частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела

(на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле

(черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами);

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в

реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если

оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов

определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по

основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские

свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также

составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не

раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

указываются: наименование организации- учредителя, наименование

учереждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер

дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел

постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество

листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри

фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и

основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их

оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так

и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один

передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в

качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий -

остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате учереждения.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному

составу составляются отдельные описи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному

оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не

нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить

пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо

обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные

карточки на документы по согласованию с архивом.