Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В основном применяется расчет статей на основании первичной информации и посредством ручного ввода. Специализированные алгоритмы увязки временных горизонтов не обнаружены.
. Расчет значений статей по ЦФО. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.
. Применение статистических методов расчета. Учитываются среднедневные объемы продаж, ограничения по объему партий, сезонные изменения цен продаж и закупок, прямые расходы на продажу и закупку и т.д. в соответствии с методикой "Пять шагов".
. Расчет значений статей на основании значений других статей. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. В полной мере возможно с применением штатных средств "1С:
Предприятие".
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Можно скопировать значения статей из предыдущего периода планирования.
. Моделирование "что если". Декларировано, но как действует - определить не удалось.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета. Используются данные бухучета системы "1С: Предприятие".
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Используются данные внесистемного учета системы "1С:Предприятие".
Агрегация, консолидация бюджетных данных
. Агрегация. Данные агрегируются автоматически при выполнении функции
"сохранить в БД".
. Консолидация. Данные консолидируются автоматически при выполнении функции
"сохранить в БД". Однако, если необходимо выполнить консолидацию бюджетов, расположенных в разных базах данных, то это выливается в отдельный процесс. Об этом - ниже, в пункте "организация работы с удаленными филиалами".
Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.
. Использование нормативов и дополнительных справочников. Используются штатные и дополнительные справочники "1С:Предприятие".
. Использование языка формул. Скрыто в настройках системы.
. Скриптовый язык. Скрыто в настройках системы.
Алгоритмы расчета финансовых результатов
В системе хорошо проработан анализ структуры затрат, расчет безубыточности, себестоимости, маржи, рентабельности. Это обеспечивается построением дерева расчета взаимосвязанных финансовых показателей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
В рамках возможностей "1С:Предприятие" очень удобно организована работа пользователей с единой базой данных. Помимо работы пользователей со статьями предусмотрен управленческий документооборот, применение которого позволяет автоматически изменять состояние статей.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Технология применения системы "1С:Предприятие" подразумевает возможность ведения отдельной БД для филиала. Для консолидации данных их БД филиалов применяется отдельная технология консолидации. Это свойство системы
"1С:Предприятие", а не системы бюджетирования. Особенность консолидации заключается в том, что структуры справочников баз данных должны быть идентичны. Сложности, возникающие в связи с этим подходом аналогичны системам с файловой организацией.

Удобства в работе с системой
. Утверждение статей и планов. План утверждается финансовым директором и закрывается для изменений одновременно для всех ЦФО.
. Примечания к статье. Реализовано в виде отправки и получения сообщений и документов между участниками бюджетного процесса.
. Визуализация расхождений. Предлагается анализ "план-факт" БДДС, БДР по
ЦФО с углублением до первичных документов.
. Контроль ошибок. Проверка корректности планов с учетом ограничения сбыта, снабжения и остатка товаров. Помимо них есть функции оптимизации планов.
. Версионность планов. Реализовано в виде сценариев бюджета.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Нет.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Возможно в пределах одной базы данных.
. Средства анализа бюджета. Предусмотрен сравнительный анализ по ЦФО, бизнесам, временным периодам, ABC-анализ. Для многомерного анализа применяется другой продукт - "Гипер Куб". Его возможности по составу данных и функциональности ограничены возможностями Pivot Table, входящей в состав MS Excel.
Секретность и безопасность данных
. Типы пользователей и права доступа. Разграничение доступа к статьям на уровне ЦФО. Права доступа сгруппированы в роли. В поставке системы содержится некоторый набор ролей, например, таких как "ответственный распорядитель".
. Фиксация действий пользователей. Реализована средствами системы
"1С:Предприятие".

Архитектура, платформа, средства интеграции
Проще говорить об архитектуре, платформе и средствах интеграции системы
"1С:Предприятие", чем системы "Бюджетное управление", поскольку последняя является конфигурацией первой. Поэтому в отличие от остальных систем бюджетирования, этот раздел не будет подробно рассматриваться.
Единственное, на что стоит обратить внимание - это генератор отчетов.
Модуль "Репортер" предназначен для формирования любой управленческой отчетности и произвольных выборок из различных баз данных (IB Database, MS
SQL Server, Oracle, Sybase, DB/2, Informix, Paradox, Dbase, Access, FoxPro, а также из любых других, к которым есть ODBC-драйверы).

Заключение

Подводя итог обзора, можно сказать, что сегодня на рынке представлен довольно широкий спектр систем бюджетирования, среди которых могут найти подходящий по функциональности и цене программный продукт как небольшие предприятия, так и многофилиальные компании и корпорации.
Свой выбор можно остановить на системах, обеспечивающих ведение бюджета в едином информационном пространстве, сбор и консолидацию бюджетов, поддерживающих финансовую логику и взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. Из программ данного класса в нашем обзоре были рассмотрены система Контур Корпорация. Бюджет, построенная на базе
Хранилища данных, и система корпоративного бизнес-планирования Comshare
MPC. Или можно выбрать решение, которое пусть и не будет иметь всех функций эталонной системы бюджетирования, но будет удобным и простым инструментом для планирования показателей. Таким решением может стать система Adaytum e.Planning или Hyperion Pillar. Или можно отдать предпочтение специализированной системе, с конкретной методикой бюджетирования, такой как Бюджетирование для 1С: Предприятие.
Надеемся, информация обзора поможет сделать правильный выбор.

Полезные ссылки и обзоры:
. Раздел на сайте "Корпоративные финансы", посвященный системам бюджетирования.
. Рекомендации по выбору инструмента для реализации системы бюджетирования
Консультационной группы "Воронов и Максимов".
. Статья о проблемах выбора системы бюджетирования - в проекте "УПРАВЛЕНИЕ
3000".

Бюджетный автомат

[pic]

Если вы решитесь на автоматизацию системы бюджетирования компании, перед вами сразу встанут вопросы: что выбрать, сколько платить, как внедрять.
Примеряйте!

О ЧЕМ РЕЧЬ
В “Капитале” на стр. 44, 45 мы рассказали о том, что такое внутрифирменное бюджетирование, кому и зачем оно нужно, как организовать процесс бюджетирования в компании. Когда предприятие велико, то систему бюджетов, все эти большие объемы информации в виде баз данных, схем, таблиц, первичных и итоговых документов трудно заставить работать на эффективность компании, если бюджетирование не будет автоматизировано. То есть если вы не обзаведетесь соответствующей компьютерной программой.
Как выбрать такую программу?
ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО
[pic]
Некорректно говорить о том, что нельзя организовать систему бюджетирования на предприятии, используя только бумажные варианты форм, таблиц, нормативов, баз данных и т.д. Собственно, так было построено планирование на советских предприятиях еще десять лет назад. Этот вариант будет приемлем и сегодня, но для небольших предприятий (с численностью персонала примерно до 20 человек).
Но всякий “спец”, имеющий опыт “советского” планирования и учета, неизменно приходит в дикий восторг, как только начинает пользоваться компьютером, хотя бы программой MS Excel. Поэтому не только крупным, но и средним, и мелким компаниям просто грех не воспользоваться преимуществами, которые предоставляет автоматизация планирования и бюджетирования.
С помощью программных систем работа по бюджетированию выполняется гораздо быстрее (человек — не машина). Кроме того, значительно уменьшается количество ошибок (человеку свойственно ошибаться). Во многих случаях исчезает необходимость обработки “вручную” большого количества данных.
Полученные результаты имеют аккуратный, удобный, структурированный вид (нет необходимости изучать неразборчивый почерк какой-нибудь Авдотьи
Варфоломеевны). Не нужно много места (на полках) для хранения бумаг — исходной и сводной информации. А если подсчитать экономию на стоимости бумаги и оплате труда (нужно меньше работников), то в некоторых случаях компьютерное бюджетирование может обойтись даже дешевле обычного.
И самое главное — без автоматизации невозможно ОПЕРАТИВНО контролировать и корректировать процесс выполнения бюджетов, появляются богатейшие возможности для всестороннего АНАЛИЗА деятельности компании и ее подразделений.
ВИДЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ
[pic]
В соответствии с классификацией, любезно предоставленной БИЗНЕСу одной из украинских консалтинговых компаний, существует несколько вариантов автоматизации процесса бюджетирования.
Можно использовать так называемые локальные системы, которые решают исключительно задачи бюджетирования, или же так называемые модули финансового планирования в составе программных систем, предназначенных для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Локальные системы, в свою очередь, можно подразделить на средства разработки и программные решения.
Средства разработки — это программные продукты (типа MS Excel, Access), которые изначально каких-либо функций бюджетирования не выполняют, но с их помощью даже не очень “крутой” программист (просто продвинутый “юзер”) может создать работоспособную систему бюджетирования. Главная прелесть автоматизации бюджетирования при использовании электронных таблиц и баз данных состоит в том, что это будет только ваша, единственная и неповторимая программа, она будет создана именно для вашего предприятия и будет включать все, что вам нужно, и ничего лишнего. Такая программа довольно легко создается, и вы всегда сможете ее доработать, изменить, перенастроить и т.д.
Главные недостатки — относительно длительный и трудоемкий период разработки программы; невозможность полной автоматизации всех процессов в связи с ограниченными возможностями данных программных продуктов; сложности при работе с филиалами и отделениями. Идеально такой вариант разработки программы бюджетирования подходит для небольших предприятий (до 50 человек). Он просто необходим на начальных этапах внедрения и апробации бюджетирования.
Программные решения локальных систем можно разделить на статические и динамические системы.

ГЛАВНАЯ ПРОГРАММА
Не надейтесь, что компьютерная программа и система бюджетирования автоматически будут управлять вашим предприятием за вас. Это всего лишь инструмент, помогающий принимать правильные управленческие решения (и контролировать их выполнение).
Главная программа — У ВАС В ГОЛОВЕ.
Удачных вам решений!
Статические системы — это системы, главной особенностью и, пожалуй, недостатком которых является ограниченность индивидуальных настроек программы. Поэтому прежде чем покупать такую “автосистему”, нужно очень тщательно рассмотреть и проанализировать все имеющиеся у нее возможности бюджетирования. И только после того, как вы поймете, что они подходят вам, смело покупайте такую программу. Как говорят профессионалы, такие системы дешевы, очень просты в использовании, быстро устанавливаются. Но в то же время они не “интегрируются” (т.е. не “связываются”) с другими программами, и, следовательно, часть данных придется “забивать” вручную. Наверное, применение таких систем — самый дешевый и быстрый вариант решения проблемы для небольших и медленно развивающихся предприятий.
Динамические системы — большие, сложные и достаточно дорогие программные продукты, предназначенные именно для автоматизации бюджетирования на предприятиях. Такие системы имеют массу самых разнообразных возможностей для построения бюджетирования и анализа полученных результатов, хорошо интегрируются с другими программными продуктами, имеющимися на вашем предприятии. Компания, продающая вам такой продукт, без проблем (но за дополнительную плату) усовершенствует и настроит такую программу только для вас. Кроме того, это отличный вариант для территориально разветвленных многофилиальных компаний. Едва ли не единственный недостаток “динамичных” программных систем — их высокая цена. В общем, если вы владелец достаточно крупного динамично развивающегося предприятия, у вас есть деньги и вам нужно автоматизировать только систему бюджетирования, а остальные участки
(логистика, учет, управление) уже автоматизированы, динамические системы вам “как раз впору”.
Модули бюджетирования в интегрированных системах (ИС) — это отдельные части, с помощью которых можно “бюджетировать” в пределах “цельных” программ, автоматизирующих всю хозяйственную деятельность (логистику, производство, бухучет и собственно бюджетирование).
ИС подразделяют на малые, средние и крупные (классификация достаточно субъективна). В малых ИС бюджетирование реализовано, как правило, в специальных модулях финансового управления. Оно обычно является подмодулем в так называемой “Главной книге” и имеет очень ограниченные возможности.
Средние и крупные ИС различаются, как говорят специалисты, “уровнем автоматизации, глубиной проработки представленных функций и степенью интегрированности модулей”. Если говорить только о бюджетировании, то возможности по автоматизации этих процессов в средних и крупных ИС похожи.
Главный недостаток автоматизации бюджетирования с помощью этих систем — достаточно длительный период внедрения. Как правило, сначала автоматизируют логистику, потом — бухучет, управление персоналом и только потом — бюджетирование. Это занимает минимум год. Зато внедрив хорошо подобранную и гибкую в настройках ИС один раз, вы решаете сразу много проблем, “убиваете кучу зайцев” одновременно. Некоторые виды систем бюджетирования мы представили в таблице.
В целом, средства разработки, статические системы и малые интегрированные системы целесообразно использовать на небольших предприятиях. Динамические системы, средние и крупные ИС более подходят для средних и крупных развивающихся предприятий.

СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТОВ
Владимир ДУНАЕВ, директор направления

“Контроллинг и Бюджетирование” компании Softline:
— Первый сектор рынка автоматизированных систем бюджетирования для крупных предприятий образуют полнофункциональные, полномасштабные западные системы, основанные на моделировании в целом всех бизнес-процессов предприятия. В этом преимущество подобных систем. Но у них есть и недостатки. Внедрение таких систем начинается с полной замены всех информационных систем оперативного учета, уже работающих на предприятии.
Второй сектор рынка сформирован системами, претендующими на звание
“полноценные системы”. Сюда можно отнести предложения многих отечественных производителей. Каждая из этих систем содержит элементы бюджетирования и элементы анализа деятельности предприятия, но это только элементы.
Третий сектор рынка формируют местные внедренческие компании, которые на базе своих продуктов оказывают полный спектр услуг по организации бюджетирования для предприятий. Они проводят обследование, аудит, консалтинг и адаптацию своих базовых продуктов к специфике конкретного заказчика. Практически выполняются переработка и перепрограммирование продукта с последующим внедрением и сопровождением.
Алёна БРАТИЩЕНКО, консультант

компании “Супремум”:
— Мы считаем, что использовать средства разработки следует малым и средним предприятиям, на которых бюджетированием занимается один отдел (плановый) или один человек (финансовый менеджер), а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей. Целесообразно также использовать их на стадии постановки бюджетирования на предприятии, что будет отличной заменой бумажного варианта.
Прежде чем покупать статические системы, необходимо тщательно проанализировать их на универсальность решения задач бюджетного процесса и соответствие целям и потребностям предприятия. В любом случае, статические системы не рассчитаны на крупные предприятия. Они также будут являться хорошим решением для усовершенствования работы финансового менеджера или небольшого планового отдела предприятия.
Динамические системы целесообразно использовать предприятиям, на которых в процесс бюджетирования вовлечено много участников (удаленных в том числе), а также при динамичном развитии предприятия. Эти системы могут принести реальную пользу только в том случае, если на предприятии разработана бюджетная модель, всеми участниками четко осознаются их задачи в бюджетном процессе.
КАК ВЫБИРАТЬ “АВТОМАТ”
Выбирать программу для автоматизации бюджетирования можно двумя способами.
1. Поручить имеющемуся у вас на предприятии программисту разобраться с возможностями, достоинствами и недостатками большого количества систем, сравнить их с вашими требованиями, выбрать одну и начать ее внедрять.
Недостаток этого метода заключается в длительности процесса выбора и в изрядной доле субъективизма вашего “программера” при выборе системы.
2. Поручить задачу выбора ИT-консалтинговой фирме. Проблема в том, что большинство таких компаний “по совместительству” являются поставщиками тех или иных систем и “проталкивают” на рынок свой продукт. Поэтому уровень их объективности еще меньше, нежели у вашего специалиста. Фирм, занимающихся независимым консалтингом, очень мало, но они есть.
Желательно проконтролировать и вашего “программера”, и ИT-консультантов — в этом случае больше шансов, что вы получите именно то, что хотите.
Когда выбор сделан окончательно, покупайте программу и начинайте внедрять.
Но тут уже без консультантов не обойтись.
Продажей и внедрением выбранного вами программного продукта занимаются в
Украине, как правило, несколько фирм. Поэтому обратите внимание не только на стоимость продукта, но и на цену его внедрения, адаптации под ваше предприятие, обучения сотрудников работе с ним (количество часов), обслуживания, обновления, и обязательно оговорите все эти условия в контракте. Не забудьте и о репутации фирмы, стаже работы ее на рынке.

СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА
Андрей ФОМИЧЕВ, начальник департамента

продвижения корпорации “Галактика”:
— Если предприятие небольшое, то процесс управления бюджетами можно организовать на базе электронных таблиц MS Excel. Но в Excel вы не сможете автоматически получить аналитику, например, о доходе от реализации основных видов продукции, при условии, что этой продукции, допустим, 3 тыс. наименований. Практически невозможно также “свести” бюджет территориально разветвленной структуры.
Если речь идет об автоматизации бюджетирования большой структуры, особенно если это холдинг, желательно использовать специальные программные продукты.
Некоторые компании предлагают автономные системы бюджетирования. Недостаток этих систем в том, что могут возникнуть сложности при экспорте-импорте данных из других автоматизированных управленческих систем.
Самый дешевый вариант — MS Excel, самый дорогой — западные системы, у которых стоимость рабочего места достигает $4 тыс.
Если компания небольшая — до 30 человек и ее годовой оборот не превышает
$300 тыс., проще пользоваться MS Excel. Но если в перспективе рост компании неизбежен, я бы порекомендовал сразу использовать соответствующие модули бюджетирования интегрированных систем, функциональность которых можно расширять адекватно развитию предприятия.

ДЕНЬГИ
Лицензионные программы Excel, Access, входящие в пакет MS Office, стоят около $300. Цена всего пакета программ SAP R/3 в зависимости от комплектации может достигать $1 млн.
Цена модуля бюджетирования в отечественных программах в расчете на одно рабочее место составляет примерно $1 тыс. Консультанты оценивают свои услуги не менее чем 80 грн. в день за человека.
Внедрение “большой” системы может обойтись вам в 30-100% стоимости самой программы.

Всякая история должна иметь классический период
В настоящий момент в российских компаниях созрело устойчивое понимание необходимости бюджетирования на предприятиях, начиная с простейших его элементов: бюджетирования движения денежных средств (БДДС) и доходов/расходов (БДР), а затем по балансовому листу (ББЛ) и прочих.
Поэтому в системах автоматизации выделяются специальные подсистемы, основанные на идее универсальных форм планов, позволяющих планировать, оперативно управлять и проводить план-факт анализ использования финансовых ресурсов предприятия.
"С незапамятных времен" для работы с формами планов широко используются электронные таблицы Microsoft Excel и небольшие универсальные системы управления базами данных типа Microsoft Access.

[pic]
Кто не увлекается, тот не попадает в ловушки от Excel и Access
Автоматизация управления финансами часто начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы типа Microsoft Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам.
Но хорошо известны и серьезные ограничения в использовании Microsoft Excel:

. сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, с необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в различных разрезах;

. невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

. переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и доработку всего комплекса плановых форм;

. затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно- справочной информацией) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.
Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.
Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы
Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты – плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при ограниченных информационных потоках.
Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации.
Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды, могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного периода можно начинать "новую жизнь".
[pic]
Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access, привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами, обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.
Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья, центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).
Таблица 1

[pic]
Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид, например, следующего вида (таблица 2):
Таблица 2

[pic]
Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План #
Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор
(другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения характеристик:

. Период: Январь;

. Тип: План;

. Статья: Поступление от реализации; а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

[pic]

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"
Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного
ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

. ЦФУ: Коммерческий отдел.
Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются атрибутами различных объектов:

. по ЦФУ – всей формы в целом,

. по периоду и по типу – столбца Январь: План,

. по статье – строки Реализация.
Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.
Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше условия отбора: вместо:

. Статья: Поступление от реализации для строки Итого поступлений задать:

. Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или

Поступление...
Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).

[pic]

Схема 2 Формирование ячейки по формуле
Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа следующей:
[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь:
План # Обслуживание],
Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец периода, вычислив разность:
[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за период]
Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда берется это значение?" И будет прав. где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке таблицы плана.
Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить: этот остаток можно получить автоматически, например, из данных бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с применением специальных функций, возвращающих значения остатков непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет) или более сложной:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ
(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса) где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а
Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий
"уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в комплексную систему автоматизации.
[pic]
Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации, и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой подсистеме.

[pic]

Схема 3 Комплексная система автоматизации управления
Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально) компьютеров (схема 4).

[pic]

Схема 4 Система автоматизации управления:

одна из минимальных конфигураций
[pic]
Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах
(алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.
|Основные понятия |
|Финансовый показатель отражает в системе автоматизации планируемое или |
|фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |
|Форма плана – это таблица, в ячейках которой отображаются числовые |
|значения и текстовая информация. |
|Описание формы плана – совокупность правил формирования содержания ячеек|
|формы (в частности, по финансовым показателям) и внешнего вида |
|("дизайна") формы. |

Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы взаимодействия финансовых показателей и форм планов:

1. На подготовительном этапе формируется описание формы плана. Это не сложная работа, но ее лучше поручить более опытному пользователю.

2. Плановые финансовые показатели регистрируются до начала планируемого периода, а фактические – постоянно на периоде, по мере совершения актов финансово-хозяйственной деятельности. Пока мы говорим только о ручной регистрации, но, разумеется, имеются и автоматизированные возможности.

3. В любой момент менеджер может вывести форму плана, содержание которой соответствует текущему состоянию регистра финансовых показателей и данных бухгалтерского учета. Это делается буквально "нажатием одной кнопки". И тогда на экране монитора появится изображение таблицы.

4. Пора, наконец, показать, как выглядит форма плана, например, в системе

ПАРУС (схема 5). Приведем сразу три формы: для бюджета движения средств, налогового плана и бюджета движения запасов.

[pic]

Схема 5 Пример изображения форм планов

в системе автоматизации.
Что можно сделать с полученной таблицей?

. Просмотреть и подправить "вручную" значения непосредственно в ячейках.

. Если некоторые данные, например, в ячейках типа "сумма сумм", вызывают вопросы, – "Откуда такие большие суммы расходов?" – можно уточнить ситуацию следующим образом (схема 6).

[pic]
Схема 6 Уточнение ситуации: например, какие факты финансово-хозяйственной деятельности привели к столь большой сумме расходов

. Можно распечатать форму.

. Вывести форму в таблицу Microsoft Excel. Для многих это будет приятная встреча со старым знакомым: ведь автоматизация управления финансами часто начиналась с использования именно этой популярной программы.

Здесь таблица Microsoft Excel выступает не только как средство представления информации (теперь можно "отнести" таблицу с планом руководству в электронном виде на дискете или "отправить" эту таблицу, используя электронную почту, предварительно построив наглядные и красочные диаграммы и графики), но и как средство дальнейшей обработки. Но и это еще не все: можно записать полученные данные таблицы Microsoft Excel в ячейки любой формы для использования и дальнейшей обработки опять же в системе автоматизации.

. А теперь самое главное: специальной командой можно создать новый финансовый показатель, с суммой, указанной в ячейке, и значениями характеристик, совпадающими с условиями отбора для этой ячейки. В свою очередь, этот новый финансовый показатель может быть использован в другой форме плана, а значение этой формы плана может породить еще один новый финансовый показатель, который, в свою очередь, может...

(все помнят знаменитую историю "про попа, у которого была собака".)

Именно таким образом осуществляется многоуровневая информационная связь между формами планов, например, для сведения или распределения данных.
[pic]
Распределять надо "по справедливости"
Для анализа рентабельности работы отдельных подразделений предприятия часто требуется распределить показатели по нескольким ЦФУ. Например, рекламный отдел несет расходы по организации участия фирмы в ежегодной выставке. Так как непосредственные доходы от этой деятельности получат другие подразделения (например, службы сбыта), то для определения рентабельности указанных подразделений необходимо распределить такой расход по соответствующим службам фирмы (поровну, исходя из фактических данных прошлых периодов, пропорционально фонду заработной платы отделов и т.п.).
Аналогичная задача может возникнуть и при необходимости распределить показатели по периодам планирования. Предположим, что результаты участия в выставке наиболее ощутимы в первый месяц после ее проведения, в последующие три месяца они постепенно уменьшаются и, наконец, перестают оказывать какое- либо влияние на уровень доходов. Тогда расходы на проведение выставки необходимо распределить по месяцам, например, следующим образом: 40% – на первый месяц; а 30%, 20% и 10% – на последующие месяцы.
[pic]
Перед формированием формы плана можно задать параметры вывода и получить самые разнообразные представления одних и тех же данных (см. схему 7).

[pic]

Схема 7 Примеры представления данных
Можно "размножить" каждый плановый показатель, сформировав из одного – три, с различными суммами и пометками оптимистический, ожидаемый и пессимистический, чтобы получилась "бюджетная триада" (см. схему 8).

[pic]

Схема 8 Три типовых варианта представления бюджета
Описав одну форму плана, можно быстро создать ее копию, а затем
"циклически" поменять условия отбора, относящиеся к новой форме в целом, к ее строкам и столбцам, реализовав тем самым равноправие измерений (см. схему 12).

[pic]

Схема 9 Иллюстрация разных группировок представления данных бюджетов
И в заключение – о скользящем бюджете. Подобный бюджет составляется не на определенный календарный период (месяц, квартал, год), а на определенный срок – на квартал, полгода или год вперед. При этом обычно используется переменная детализация, в начале – по меньшим периодам, а в конце – по большим (см. таблицу 3).
Таблица 3
|Бюджет на период: 01/02/1999 – 31/01/2000 |
|Фев-ра|Март |Ап-ре|Срок, длиной |Срок, длиной в полугодие: |
|ль |1999г|ль |в квартал: май, |с августа 1999г. |
|1999г.|. |1999г|июнь, июль |по январь 2000г. включительно |
| | |. |1999г. | |

По истечении ближайшего планового периода производится уточнение показателей плана на новый срок и сдвиг периодов по времени вперед (таблица
4).
Таблица 4
|Бюджет на период: 01/03/1999 – 29/02/2000 |
|Март |Ап-ре|Май |Срок, длиной |Срок, длиной в полугодие: |
|1999г.|ль |1999г|в квартал: июнь,|с сентября 1999г. |
| |1999г|. |июль, август |по февраль 2000г. включительно |
| |. | |1999г. | |

Такое бюджетирование:

. сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года;

. позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед, в то время как при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется "пилообразно" с течением времени.

Генеральный директор корпорации ПАРУС

Александр Карпачев

Продолжение следует…

Автоматизация учета и управления финансами:

пример реализации

. Приемы постановки автоматизации учета

. Автоматизация в управлении финансами

. Новейшая архитектура автоматизации: ORGWARE + исполнительная система.
Всегда существуют любители деталей. Они говорят: "Давайте подробности.
Опишите построение схемы управления с реальной детализацией". И конечно, они правы. Такое детализированное описание – даже отдельных фрагментов – помогает лучше понять способы решения проблемы в целом.
Три аспекта традиционно вызывают интерес при практическом внедрении подобных решений в сфере автоматизации учета и финансов:

. Типовые приемы постановки управленческого учета с использованием средств автоматизации.

. Автоматизация финансов за границами средств Microsoft Excel и

Microsoft Access.

. Новейшие решения, основанные на интеграции средств разработки бизнес- моделей организации управления финансами и исполнительных систем управления финансами.

ABC финансового учета
А. Система автоматизации бухгалтерского учета обеспечивает формирование отчетных документов для самостоятельной балансовой единицы. Но обычно для правильной организации работы предприятия – подобной единицы – нужно знать результаты деятельности отдельных его подразделений. Для решения этой задачи каждая исходная сумма может быть "привязана" к так называемому подразделению балансовой единицы (ПБЕ). В этой книге для подобного подразделения применяется и другое название – центр финансового учета
(ЦФУ). ПБЕ может быть обычным структурным подразделением предприятия или группой таких подразделений, функционирующих, например, на основе внутреннего хозяйственного расчета. Список ПБЕ формируется в специальном словаре заранее или может дополняться (корректироваться) в ходе эксплуатации системы автоматизации. При обработке и обобщении данных менеджер может получить информацию как по всему предприятию в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ (см. схему 1).

[pic]

Схема 1 Архитектура системы автоматизации бухгалтерского учета

с детализацией до ПБЕ
B. Законы, регламентирующие бухгалтерский учет, как и любые законы, – следует соблюдать. Однако в некоторых случаях такой закон может не вполне соответствовать целям внутреннего учета и управления, основанного на этом учете. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по действующим инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже, если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.
Для решения подобных аналитических проблем предназначен управленческий учет, который ведется параллельно с бухгалтерским (см. схему 2). В рамках этого метода суммы, регистрируемые в подсистеме управления финансами, имеют два значения – по бухгалтерской и по управленческой оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов следует пользоваться данными бухгалтерского учета, а для менеджмента – управленческого учета.

[pic]

Схема 2 Организация управленческого учета,

Конечно, алгоритмы формирования управленческих сумм любой сложности задаются заранее, а собственно вычисление осуществляется автоматически
"нажатием одной кнопки".
С. Еще одним средством управленческого учета в рамках бухгалтерского является развитая аналитика, когда дебетуемые и кредитуемые счета дополняются аналитическими счетами (признаками) нескольких порядков.
Например, в плане счетов к синтетическому счету 44 "Издержки обращения" можно открыть аналитические счета:

. 1-го порядка "Подразделения": администрация, основные подразделения,... ;

. 2-го порядка "Статьи расходов": заработная плата, начисления на заработную плату и т.п.
Тогда затраты на выплату зарплаты сотрудникам основных подразделений следует отнести по дебету счета 44/основные подразделения/заработная плата, а отчетные документы и документы оперативного контроля, сформированные в разрезах аналитических счетов, дадут дополнительную управленческую информацию.
Наконец, нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и в некоторых случаях (а особенно в условиях инфляции) не вполне отражает реальное состояние дел предприятия.
Обычно система автоматизации позволяет вести учет в нескольких валютах. Но если для каждой валюты можно указать и использовать в обработке одновременно два курса: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный курс, отличный от официального, то появляется еще одна возможность для управленческого учета.
Таким образом, отчетные документы и средства оперативного контроля, представленные на схеме 3, могут формироваться:

. по отдельным балансовым единицам или по любым их группам;

. по отдельным подразделениям балансовых единиц (ПБЕ) или по любым группам ПБЕ;

. по управленческой оценке (параллельно с бухгалтерской оценкой);

. в разрезе разнообразных аналитических признаков;

. в валютах по специальным курсам (параллельно с официальными курсами).

Схема 3 Отчетные документы и средства оперативного контроля

В итоге создается расширенная информационная база для принятия управленческих решений.

Президент Корпорации

ПАРУС Александр Карпачев

«Функции бюджетирования и их реализация в информационных системах»

[pic]

Финансовая газета, 2002, №31 (555), с.14-15

[pic]

Дмитрий Исаев, к.э.н., Заместитель директора Управления маркетинга и продаж компании «ЛАНИТ»

[pic]
Как известно, любая достаточно крупная задача организационно- управленческого характера на практике оказывает существенное влияние на целый ряд смежных областей, охватывая, таким образом, практически всю систему управления в целом. Это в полной мере относится и к системе корпоративного бюджетирования.

[pic]

Данная статья посвящена функциям (в широком управленческом смысле) системы бюджетирования, а также тому, как эти функции реализуются при помощи современных информационных технологий.
Корпоративный бюджет - это комплексный план деятельности компании, выраженный в финансовых и/или количественных показателях (статьях) и охватывающий определенный интервал времени.

[pic]

Под бюджетированием понимается вся совокупность управленческих процессов, обеспечивающих жизненный цикл бюджета. В это понятие входит разработка бюджета (включая согласование и утверждение), контроль его исполнения
(оценка соответствия плана и факта), а также анализ причин отклонений фактических данных от плановых. Таким образом, бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

[pic]

Что касается системы бюджетирования, то здесь требуются некоторые комментарии. Дело в том, что этот термин часто употребляют в узком смысле, имея в виду определенную методику или соответствующую компьютерную программу. При постановке и внедрении системы бюджетирования не всегда уделяют должное внимание, пожалуй, самому главному элементу любой системы управления - человеку, принимающему решения. Кроме того, важную роль играют и организационные принципы (бизнес-процессы), в рамках которых взаимодействуют люди и информационные системы. Строго говоря, система бюджетирования - это комплексное понятие, включающее в себя сразу несколько элементов: методологию, персонал, информационную систему, а также соответствующие бизнес-процессы.
Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования можно выделить следующие:

. планирование и координация;

. принятие решений и делегирование полномочий;

. оценка деятельности;

. оценка и переоценка тенденций;

. взаимодействие и мотивация персонала;

. контроль и анализ.
[pic]
Рассмотрим перечисленные функции бюджетирования более подробно.
[pic]
Функции системы бюджетирования

[pic]

Планирование и координация. Это - основные функции системы бюджетирования.
С одной стороны, бюджет конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в бюджете как бы «связываются» между собой стратегическая и оперативно-тактическая плоскости планирования. Поэтому корпоративный бюджет, по сути, устанавливает определенные рамки, внутри которых принимаются все последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

[pic]

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система бюджетирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. При этом право (и обязанность) принятия решений делегируется именно тому менеджеру, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается менеджеров среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмешательства «сверху» они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

[pic]

Оценка деятельности. Показатели исполнения бюджета и могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. Наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недостаточной предсказуемости самого бизнеса.

[pic]

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение бюджетов основывается на прогнозах, и прежде всего на прогнозе продаж. Поэтому корпоративный бюджет во многом отражает состояние «внешней среды», точнее - оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения бюджета и анализ отклонений может оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

[pic]

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировке, контролю и анализу бюджета предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб организации. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

[pic]

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут изменяться, при этом в корпоративный бюджет также должны вноситься необходимые коррективы. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой бюджетирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

[pic]
Бюджетирование и информационные системы

[pic]

Функции бюджетирования весьма разнообразны и достаточно сложны, как с точки зрения объема обработки информации, так и с точки зрения методологи.
Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что эти функции могут быть обеспечены только при помощи современных информационных технологий. Но технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные
«электронные» инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

[pic]

Часто для целей бюджетирования используются обычные электронные таблицы.
Это один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов.
Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса; они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент бюджетирования) быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета, что увеличивает период подготовки планов (некоторые крупные компании начинают составление бюджета на следующий год уже в июле).

[pic]

Еще одна категория систем, используемых для бюджетирования - корпоративные системы управления (ERP-системы). Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций.
В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления.
За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем. К системам этого класса является система
Hyperion Pillar (разработка корпорации Hyperion Solutions, представитель в
России/СНГ - компания ЛАНИТ).

[pic]

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

[pic]

Кроме того, специализированная система бюджетирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, Hyperion Pillar, помимо «традиционных» способов
(импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC- драйвер), позволяет организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета Hyperion Application Link (через специальные адаптеры).

[pic]

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса
ERP, является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.

Страницы: 1, 2, 3, 4