ü Составление перечня сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз внешней среды (сила, слабость – внутренняя среда; возможности, угроза – внешняя среда);

ü Составление матрицы (таблицы), в которой все эти позиции указываются

ü Выбор тех вариантов, которые наиболее рациональны в данных условиях для данной организации.

2) Метод позиционирования – позволяет дать оценку внешней среде.

Суть: составление двух матриц – матрицы возможностей и матрицы угроз.

3) Метод составления профиля среды – даёт возможность составить полную картину внешней среды и дать оценку каждому фактору.

4 Стадия. Анализ стратегических альтернатив.

Необходимо оценить имеющиеся стратегии или разработать собственный стратегический вариант. Любая стратегия связана с изменением одного или нескольких элементов:

· Продукт;

· Рынок;

· Отрасль;

· Положение организации внутри отрасли;

· Технология.

Среди традиционных стратегий можно выделить:

1. Группу стратегий концентрированного роста.

стратегия усиления позиций на рынке. Организация работает на прежнем рынке с прежними условиями, но пытается укрепить своё влияние. Это заставляет развивать маркетинговую деятельность.

стратегия развития рынка. Организация производит прежние услуги, но пытается найти новые рынки для их реализации.

стратегия развития продукта. Организация работает на прежних рынках, но все свои усилия направляет на производство новых услуг.

2. Стратегии сокращения.

стратегия ликвидации;

стратегия сбора урожая (снятия сливок). Фирма постепенно сокращает до нуля одно из направления деятельности, при этом основную ставку делает на максимальное получение прибыли.

стратегия сокращения. Одно из направлений или одно из подразделений закрывается.

стратегия сокращения расхода.

Организация может ориентироваться и на отдельные стратегии, не входящие в группы. Сегодня популярна инновационная стратегия. Достаточно продуктивной считается кооперационная стратегия. Она ориентирована на взаимодействие с другими организациями, структурами. Организация может разработать собственный вариант стратегии.

5 Стадия. Выбор стратегии.

Осуществляется выявление наиболее оптимального для организации стратегического варианта. В процессе выбора должны быть учтены факторы:

1. знание прошлых и текущих стратегий организации;

2. риск, степень риска;

3. отношение к выбору учредителей;

4. фактор времени;

5. цели организации;

6. возможности организации (ресурсы организации);

7. степень зависимости организации от внешней среды;

8. обязательства организации по предыдущим стратегиям.

6 Стадия. Реализация стратегии.

Данный этап обязательно должен иметь начальную стадию, которая предполагает следующие действия:

1. углублённый анализ среды и преимуществ выбранной стратегии, который осуществляет руководство организации;

2. принятие решений по эффективному использованию имеющихся ресурсов;

3. принятие управленческих решений по поводу организационной структуры;

4. осуществление необходимых изменений по организации и ресурсам.

7 Стадия. Стратегический контроль.

Включает в себя ряд элементов:

· устанавливаются показатели, по которым будет производиться оценка выполнения стратегии;

· сравнение реального состояния параметров контроля с желаемым;

· осуществление необходимых корректировок.

Стратегический контроль осуществляется в течение всего периода реализации стратегии. Он делает возможным достижение целей стратегии.

Стратегический план входит в систему планов организации. В этой системе выделяют три основных элемента:

I. Основные направления деятельности (стратегический план) (от 5 до 10-15 лет);

II. План развития организации (от 1-5 лет);

III. Тактические планы (например, план маркетинга, финансовый план, план развития производства, план закупок, бизнес-план)

Значение планирования в целом состоит в том, что планы повышают степень результативности деятельности организации.

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:

· Оснащение организационной и вычислительной техникой;

· Использование современных технологий;

· Распределение должностных обязанностей в рамках управленческого звена;

· Информационное обеспечение управленческой деятельности;

Информация представляет собой важнейший организационный ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:

· Информацию необходимо планировать с очки зрения выявления потребностей фирмы в ней;

· Расходы на получение и использование информации можно оценить с экономической точки зрения и они должны заключаться в общий баланс фирмы.

· Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних источников.

При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность.

Отличия:

1) Для управления ИР необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР.

2) Информация выступает в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации. Контроль должен быть основан на том, что для принятия управленческого решения необходимо определить количество информации. Когда расходы на приобретение информации повышают её полезность, создаётся положение информационного насыщения. Необходимо обязательное планирование ИП организации. Важно учитывать, что планирование ИП имеет смысл только тогда, когда охватывает все необходимые информационные каналы.

3) Информация имеет свой жизненный цикл. Будучи товаром, проходит этапы от момента создания до передачи на хранение или уничтожение. Вся информация, независимо от её формы, должна периодически анализироваться с точки зрения насколько сведения сохранили свою ценность.

Главная цель системы управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системы информационного обеспечения процессов управления. Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения (ИО). Необходимо обеспечить службу реализацией определённых функций:

· Создание условий, при которых руководство организации получит возможность принимать более качественные решения. На основе информации меньшего количества, но лучшего качества.

· Внедрение в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость – результативность.

· Формирование у руководства организации отношения к информации как к ценному организационному ресурсу. Рекомендуют использовать рекламные методы, мероприятия по повышению квалификации и т.д.

· СЛУВИ должна внедрить в каждом подразделении практику составления планов развития ИР.

· Выявление достижений в области информатики и обеспечение их внедрения в информационную деятельность фирмы.

· Организация демонстрации преимуществ централизованного управления ИР.

Структура службы:

В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты провели ряд исследований:

§ Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.

§ Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.

§ Структура зависит также от структуры управления организации в целом.

На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.

Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:

1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностей управления всех уровней.

2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.

3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием информации.

4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.

5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче информации.

6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различного уровня.

7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.

8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.

Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач.

Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы.

При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации.

Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.

Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.

В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата. [16]

Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:

§ Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-психологического климата;

§ Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно обеспечить информационные потребности фирмы;

§ Обеспечение подбора квалификационного штата.

Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:

§ Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.

Диагностика предполагает:

Ø Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги. В основном, это те категории людей, неизменным девизом которых является: «Не хочу и не буду!», «Всё хочу, но ничего не могу!»

Ø Должны быть определены оптимальные способы работы.

Ø Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника

§ Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.

Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:

1. Развитие новых знаний и навыков;

2. Развитие личностного потенциала.

Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.

2.2. Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента

В управленческой практике информационная система или система информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:

1. Функциональный подход.

Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.

Система имеет свои «минусы»:

· Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;

· В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;

· На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.

· Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.

2. Системный подход.

Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.

Выявлены свои «плюсы»:

· Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.

· Возможность многократного использования информации.

Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:

1. Банк данных;

2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.

3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.

Информационная система состоит из определённых компонентов:

· Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;

· Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;

· Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.

· Каналы циркулирования информации.

Информационная система – человеко-машинная система. Основные её показатели:

ü Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);

ü Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.

Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам:

Централизованные (например, интегрированная ИС);

Децентрализованные (организационно-функциональные).

Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);

Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).

ИС должны соответствовать ряду требований:

1. достоверность и точность информации;

2. своевременность получения информации;

3. полнота информации;

4. полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

· С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;

· Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;

· Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.

Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

· Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.

· Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.

· Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что

o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.

o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.

· Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.

o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.

o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.

o Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]

Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.

Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:

1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;

2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.

1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

· Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;

· Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

· Система хранения и обновления данных;

· Вопрос об основной увязке данных;

· Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:

1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.

2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.

3. Принцип непрерывного подхода.

4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.

5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов. [11]

2.3. Менеджер как субъект управленческой деятельности

Менеджер – это член организации, который осуществляет управленческие функции и решает управленческие задачи. [6]

Менеджеры – ключевые фигуры организации, хотя они выполняют различные управленческие функции, решают различные управленческие задачи. Независимо от своего места в организации, объёма работы, менеджер обязательно выступает в трёх ключевых ролях:

· роль по принятию решения. На менеджера возлагается роль не просто по принятию решения, но он должен взять на себя ответственность за принятое решение;

· информационная роль. Менеджер активно задействован в процессе информационного обмена. Менеджер куммулирует ту внешнюю и внутреннюю информацию для принятия решения, с другой стороны он организует распространение новой информации в рамках коллектива и за его пределами.

· роль руководителя. Менеджер формирует отношения как внутри организации, так и за её пределами. Также он осуществляет мотивационную деятельность.

Менеджер предполагает наличие особого мировоззрения. Основу этого мировоззрения составляет совокупность терминальных ценностей.

Терминальные ценности – это ключевые позиции, которые формируют сущность управленческой деятельности.

К ним относятся, например, способность и настрой руководителя к раскрепощению потенциала сотрудников. Способность руководителя совершенствовать способы и условия производительной деятельности. Способность к совершенствованию отношений в количестве. Способность повышать производительную культуру подчинённых. [22]

Терминальные ценности реализуются через определённые способы, возможности, которые называются инструментальными ценностями.

Инструментальные ценности – 1) ценности, которые характеризуют отношение руководителя к подчинённому:

o способность влиять на людей;

o навыки эффективного руководства;

o способность обучать;

o умение делегировать полномочия.

2) это ценности, которые характеризуют состояние самой личности руководителя:

o способность к творчеству;

o умение прояснять личные ценности;

o способность определять цели.

Терминальные ценности и инструментальные ценности определяют поведенческую стратегию руководителя.

Основные характеристики современного руководителя:

v Современный руководитель должен иметь определённые личные ценности.

Личные ценности – собственная позиция руководителя по вопросам, имеющие принципиальное значение для производства. К ним относятся возраст, пол, образование, риск, работа, отношение к закону и ряд других. Личные ценности предопределяют содержание и направленность решений руководителя.

Ценности формируются в течение всей жизни человека, хотя особое значение имеют также такие этапы, как детство, юность. Личные ценности имеют способность изменяться. Для того, чтобы решения были аргументированы, руководитель время от времени должен прояснять свои ценности. Позиция руководителя может не совпадать с социально значимой.

v Руководитель должен уметь определять цели. Цели придают деятельности определённую направленность и предусматривают условия для их реализации. Процесс постановки цели включает в себя ряд стадий:

- определение потребностей;

- определение возможностей;

- выбор целей;

- формулировка (определение) целей;

Для достижения цели важно знать временной рубеж:

- установление временных границ;

- определение критериев достижения целей;

- контроль выполнения цели.

v Способность квалифицированно решать управленческие задачи. Она достигается с помощью определённых методов.

1. Систематизированный подход к решению проблемы. Проблема решается постепенно, поэтапно, шаг за шагом. Технология процесса решения включает:

· Настройку (руководитель изучает, осмысливает);

· Определение целей;

· Определение критериев успеха;

· Информационное обеспечение проблемы;

· Планирование действий;

· Действия и анализ его результатов.

2. Подбор методов, соответствующих проблеме определённого уровня. Все управленческие проблемы можно распределить на 4-х уровнях:

1) Рутинный – объединяет проблемы известные, типичные, которые уже имеют определённое решение. Задача руководителя в том, чтобы, поняв суть проблемы, дать исполнителям команду и взять на себя ответственность за данное решение.

2) Селективный – объединяет проблемы известные, типичные, но в отношении этих проблем существует не одно, а несколько возможных вариантов действий. Задача руководителя: выбор наиболее адекватного варианта.

3) Адаптационный – объединяет известные проблемы, но требующие от руководителя нового решения.

4) Инновационный – проблемы нестандартные, нетипичные, практически не свойственные данной организации, поэтому руководитель должен оперативно найти лучший вариант решения. Это требует от него самостоятельности, компетентности.

v Способность оказывать влияние на людей состоит из определённых компонентов:

· Зависит от личной оценки самого себя;

· От того, как руководитель выглядит, подаёт себя;

· Осанка;

· Поведение;

· Улучшение личных отношений, то есть руководитель должен знать своих сотрудников и демонстрировать свои знания.

1. Метод Сократа

Строится на умении таким образом построить беседу, чтобы оппонент согласился с каждым доводом на любом этапе диалога. Ориентирован на то, чтобы успокоить оппонента и, ослабив его волю, получить желаемый результат.

2. Метод трёх раундов.

- Излагается суть проблемы с доводами и аргументами, при том используется метод Сократа.

- Руководитель обозначает ряд возможных вариантов решения данной проблемы, причём желаемый вариант должен быть представлен в выгодном свете.

- При согласии собеседника с вариантом руководителя, необходимо согласиться с ним.

3. Метод Штирлица.

Человек приводит свою идею вышестоящему руководителю или коллективу, при этом он добровольно отказывается от авторства, закрепляя его за вышестоящим начальством.

4. Имя собственное.

Руководитель хорошо знает своих подчинённых и пользуется этим знанием.

5. Метод лягушки в сметане.

Руководитель должен помнить, что не существует безвыходных ситуаций, он обязан бороться за идею до конца.

6. Проявление интереса к людям.

Руководитель должен иметь представление о наиболее значимых событиях в жизни подчинённых.

7. Умение слушать.

8. Метод возложения руководителем на себя ответственности за результаты деятельности фирмы.

Управленческая деятельность предполагает, что руководитель приводит сотрудника к необходимости выполнения, то есть метод приказывания, но он может быть использован по-разному:

· Туманные приказы;

· Основанные на страхе (угрозы);

· Просьба (если между руководителем и подчинённым хорошие отношения);

· Подкуп (предложение подчинённому какой-либо выгоды);

· Требование (предложение руководителя строится по правилам обычной субординации);

· Чёткие указания (категоричность формулировок, почти приказ).

Важно правильно реализовать мотивационную функцию в управленческой деятельности. [7]

В основу любой деятельности должен быть положен мотив, чтобы она стала эффективной.

Мотив – побудительная причина, повод к какому-либо действию.

Задача руководителя – через мотивы индивидуальные вывести на потребности производственные.

Различают мотивы: внутренние и внешние.

Знание мотивов подчинённых обязательно, так как мотив определяет поведение человека в организации, поэтому мотив оказывает воздействие на результаты работы организации в целом.

Совокупность мотивов личности называется мотивационной структурой. Она имеет определённые характеристики:

1. индивидуальный характер;

2. относительная стабильность;

3. полифакторная детерминированность.

На мотивационную структуру оказывает влияние множество факторов.

Мотив включается под действие определённых раздражителей – стимулов. Они могут быть внешними, внутренними.

Процесс использования стимулов для мотивирования сотрудников в организации называется стимулированием. В основе стимулирования должен лежать принцип.

1 Принцип – доступности;

2 Принцип – ощутимости;

3 Принцип – постепенности (не рекомендуется в отношении сотрудника сразу назначать высокие стимулы);

4 Принцип – минимизации разрыва между результатом труда и его оплаты;

5 Принцип – сочетание моральных и материальных стимулов и антистимулов. В качестве антистимулов могут выступать штрафы, страх (например, потерять работу).

Чтобы мотивационная деятельность была более эффективной, целесообразно использовать наработки, предлагаемые научными исследователями:

· руководитель должен учитывать, что поощрение гораздо конструктивнее критики;

· поощрение должно быть направлено не только на достижение основной цели, но и промежуточных, если процесс выполнения задания длителен;

· людям нравятся победы, поэтому надо чаще давать возможность чувствовать себя победителями;

· руководитель должен помнить, что одним из важнейших мотиваторов выступает постоянное внимание к сотруднику и членам его семьи;

· руководитель должен давать возможность и самостоятельно сотрудникам контролировать ситуацию;

· в коллективе должна формироваться ситуация разумной внутренней конкуренции.

Мотивация представляет собой процесс, следовательно, она включает определённый этапы:

1) Определение потребностей (Потребность – Желание – Интерес - Мотив);

2) Определение путей и способов реализации потребности;

3) Определение целей действия и порядка её достижения;

4) Выполнение действия;

5) Получение вознаграждения за осуществлённые действия;

6) Устранение потребностей.

Значение мотивов сотрудников имеет огромное значение для организации, так как от умелого их использования зависит конечный результат. [17]

Для обеспечения успешного существования в условиях прогрессивного усложнения внешней среды, возрастания темпов её изменения и ужесточения конкуренции требуется не только привлечение всех имеющихся, но и выявление скрытых ресурсов. Из всех организационных ресурсов именно человеческий ресурс открыл наибольшие возможности для повышения эффективности функционирования организации. В связи с этим произошли и происходят значительные изменения во взглядах на персонал, на методы работы с ним, на управление персоналом вообще.

Особое внимание следует уделять новым поколениям работников и их потенциалу. Выявление структуры затрат, или издержек, связанных с формированием рабочей силы предприятия и поддержанием её квалификации на необходимом уровне, позволило целенаправленно создавать этот вид ресурса и управлять им.

На всех этапах работы с персоналом имеют место определённые издержки. Отбор персонала для приёма на работу, адаптация его на рабочем месте, расстановка и использование кадров, удержание работников в организации, управление уровнем текучести кадров, система оценки и вознаграждения – всё это связано с расходами, которые прямо или косвенно влияют на стоимость работника для организации. Варьируя кадровую политику, можно получать более высокую эффективность и от использования кадров в организации как одного из видов её ресурсов.

При анализе человеческих ресурсов обычно используют понятия первоначальных и восстановительных издержек.

Первоначальные издержки включают затраты на поиск, приобретение и первоначальное обучение работников. Нужно иметь в виду, то издержки набора и отбора должны включать все затраты, произведённые на эту деятельность.

Восстановительные издержки – это затраты, которые нужно произвести в настоящее время, чтобы заменить одного работника на другого, способного выполнить те же функции на данном рабочем месте. Они включают издержки приобретения нового специалиста и в любом случае – издержки, связанные с обучением работника на новом для него рабочем месте.

При уходе работника организация теряет его свойства и возможности во всей их совокупности, то есть и то, что именно этот работник мог бы сделать в организации на других местах.

Следует отметить, что представления о ценности кадрового ресурса организации всё более расширяются и укрепляются. По тому, сколько средств затрачивается на работу с персоналом и на что они конкретно расходуются, можно хотя и косвенно, но весьма уверенно оценивать состояние дел в организации в настоящий момент.

Мероприятия по обучению и повышению квалификации персонала обязательно должно охватывать на предприятии высший и средний уровень менеджеров, а также потребителей услуг ИС. Обучение топ-менеджеров прежде всего преследует цель создания основы для принятия руководством фирмы оптимальных управленческих решений с учётом всех доступных организационных и информационно-технологических альтернатив. Можно рекомендовать следующие разновидности программ обучения для топ-менеджеров. [16]

Информационные программы. При необходимости менеджеры обеспечивают себя информацией сами. По их поручению ассистенты или референты регулярно отслеживают информацию из различных источников (специальные журналы по соответствующим проблемам, посещения дискуссий, выставок и т.п.) и информируют своё руководство.

Полуформальные программы. По требованию специалистов, вовлечённых в процесс информатизации, проводятся определённые курсы, посещение которых, однако, является добровольным. При этом идёт речь, например, о выставках, видеопредставлениях, докладах или кратких семинарах с последующими дискуссиями участников и тому подобных мероприятиях.

Формальные программы. Как правило, эти программы реализуются форме непродолжительных семинаров, которые проводятся обычно за пределами фирмы. Эффект, предположительно, позволяет возместить затраты.

Программу обучения можно считать успешной, если при её проведении как эксперты извне, так и специалисты фирмы получают возможность выступить. Никакие технические детали при этом не обсуждаются, в фокусе находятся возникающие при информатизации воздействия и их последствия, то есть прежде всего практические приложения, особенности применения технологий и польза (или потери) от них.

Менеджеры среднего уровня должны учиться руководить в условиях изменяющегося окружения, то есть также должны учиться оценивать риск и использовать шансы. Особенно это касается мотивации сотрудников в деле внедрения новых достижений: их нужно тактично и ненавязчиво подготовить к необходимости применения ими новых ИС, которые им надлежит изучить и освоить.

Менеджеры среднего уровня несут ответственность за успешное внедрение новых ИТ, особенно с тех пор, как распределённые системы стали проникать всё более и боле глубоко в структуру ИС и предприятия в целом.

Использование компьютера в роли тренажёра даёт значительный эффект. При этом достигаются следующие преимущества в процессе обучения: каждый обучающийся работает в индивидуальном темпе и в любое время; он может обучаться на своём рабочем месте, повышать квалификацию непосредственно в вопросах применения именно его ИТ. Самое главное, что в этом процессе не всегда требуются дорогостоящие услуги учителя-наставника. При этом методе в ПК объединяются как представление и выбор учебного материала, так и управление процессом обучения с тестовыми задачами.

Этот метод не ограничивается компьютером как единственной средой для реализации технологии обучения. Наиболее эффективные современные интегрированные (так называемые мультимедиа-средства) обучающие системы включают, кроме компьютеров, также аудио- и видеоустройства, проекторы и т.д., которые позволяют в соответствующем месте дать дополнительную информацию и сделать её видимой или слышимой. [16]

Подводя итоги, можно подчеркнуть, что обучение и тренинг персонала – две важные составляющие успеха новой технологии на предприятии. Вероятно, они существенно дополняют чистые технологические возможности. Даже технически (и технологически) вполне удачная система обречена на провал, если люди не пользуются ею. Кроме того, поскольку ИС по замыслу должна становиться ядром предприятия или организации, её успех или провал среди персонала становятся успехом или провалом всего дела.

Таким образом, менеджмент имеет целью не просто обеспечить работу производства, а повысить его эффективность, прибыль. Специалисты полагают, что менеджмент как способ управления является наиболее адекватным рыночной экономике.

Заключение

Подводя итог, можно сделать вывод о том, что бизнес-ресурсы в нашей стране ещё достаточно разрозненны и хаотичны, не всегда отвечают мировым требованиям, попытки одиночных прорывов на мировой рынок зачастую обречены на провал. Нерентабельность многих информационных продуктов ставит под сомнение целесообразность затрат на их создание.

В связи с этим необходим постоянный контроль над состоянием и использованием всех элементов информационных ресурсов: на всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей, поставленных перед ресурсами, и планомерное и целенаправленное их развитие в структуре основной деятельности предприятия или учреждения. Всё это в совокупности и представляет собой суть проблемы менеджмента применительно к информационным ресурсам.

Также можно сделать вывод о том, что тема изучена не достаточно глубоко. Проанализировав достаточное количество материалов по данной проблематике, мы отметили, что есть ещё аспекты, требующие детального изучения. К ним можно отнести особенности управления сетевыми ресурсами, а также формирование и обеспечение комплексной защищённости информационных ресурсов.

Данные проблемы, а также каждый отдельный аспект, могут представлять интерес для дальнейшего изучения информационного менеджмента применительно к бизнес-информации.

Возможно, данная тема будет являться проектом для будущей дипломной работы.

Надеемся, что представленный в курсовой работе материал полезен, важен и интересен для тех, кто занимается исследованием проблем информационного менеджмента в государственных и коммерческих структурах.

Литература

1. Андреева, И.А. Состояние рынка деловой информации в России // НТБ. – 1997. - № 2.

2. Бакут, П.А. Информационные ресурсы – вопросы теории и практики // ИРР. – 1999. - № 3.

3. Введение в информационный бизнес/Под ред. В.П. Тихомирова и А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 1996.

4. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. – 1998. - № 3.

5. Голованова, М.В. Эффективность обслуживания пользователей бизнес-информацией на электронных носителях в Кабинете деловой информации ГПНТБ России // НТБ. – 1998. - № 3.

6. Егоршин, А.П. Управление персоналом. – 1999.

7. Зверинцев, А.Б. Коммуникационный менеджмент. – СПб.: Союз, 1997.

8. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов/Под ред. С.Д. Ильенковой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.

9. Информатика: Учебник. – 3-е перераб. изд. / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2000.

10. Информационные системы в экономике/Под ред. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996.

11. Концепция управления деятельностью по формированию, использованию, ведению и защите государственных информационных ресурсов // ИРР. – 1999. - № 1.

12. Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. – М.: Информрегистр, 1996.

13. Короп, Е. Разговор о понятиях // Известия. – 2001. – 19 января.

14. Костров, А.В. Введение в информационный менеджмент. – 1996.

15. Костров, А.В. Динамика мирового рынка средств информатизации. – 1998.

16. Костров, А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001.

17. Костров, А.В. Системный анализ и принятие решений. – 1995.

18. Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. – М.: Юнити, 1998.

19. Мильнер, Б.З. Теория организаций. – М.: Инфра-М, 1998.

20. Путилина, О.Н. Ресурсы бизнес-информации Кабинета деловой информации ГПНТБ России // НТБ. – 1998. - № 3.

21. Рубанов, В.А. О роли государства в хозяйственном обороте интеллектуальной собственности // Проблемы информатизации.- 2000. - № 3.

22. Рубцов, С.Р. К вопросу о построении общей теории менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. – 2000. - № 6.

23. Сергеева, Е.И. Библиотечно-информационный менеджмент: применение в бизнес-информации //НТБ. – 1997. - № 2.

24. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. – 2001. - № 3-4.

Страницы: 1, 2