Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

·        получать справки о наличии товаров по складам и материально-ответственным лицам.

В рамках единой технологии эта подсистема обеспечивает обмен информацией между бухгалтерской подсистемой и системами электронного кассового обслуживания. Открытый протокол обмена, предложенный фирмой ПАРУС, поддерживается рядом фирм-производителей программного обеспечения для систем электронного кассового обслуживания.

5. Финансовое планирование и анализ

Эта подсистема предназначена для финансовых служб предприятий, главных бухгалтеров, руководителей и позволяет:

·        планировать предстоящие доходы и расходы, объединив их в финансовый план. План формируется на основе как разовых событий (ремонт помещения, приобретение мебели и т.п.), так и повторяющихся (уплата налогов, арендная плата и т.п.);

·        контролировать платежи, оптимизировать финансовую деятельность, осуществлять анализ фактического исполнения планов;

·        осуществлять расчет и анализ итоговых финансово-экономических показателей;

·        проводить анализ реального финансового состояния предприятий по группам: структура имущества, собственные и заемные средства, оборотные средства и их источники, ликвидность, финансовая устойчивость, интенсивность использования ресурсов, рентабельность капитала и продаж;

·        представлять результаты обработки информации в графическом виде (графики, диаграммы).

6. Генератор Отчетов

Этот блок позволяет формировать отчеты произвольной формы и содержания. Подготовленный пользователь может настроить любой отчет, необходимый для работы. Далее многие дополнительные отчеты для стандартной поставки будут разрабатываться Корпорацией “Галактика-Парус” с использованием возможностей “Генератора отчетов”. Таким образом, пользователь, имеющий данный блок, сможет пользоваться этими отчетами.

7. Расширенные расчетные таблицы

Основные возможности:

·        массовое создание платежных документов, внутренних документов, хозяйственных операций по заданным алгоритмам (в том числе с использованием данных бухгалтерского учета и других таблиц);

·        формирование сметы расходов по заданным алгоритмам;

·        печать таблицы в произвольной форме, в виде отчета или документа.

Блок может быть использован для решения самых разных задач. Например, для:

·        финансирования подведомственных организаций или филиалов из центрального офиса;

·        обсчета таможенных деклараций;

·        создания внутренних накладных на комплектующие на производстве;

·        формирования сметы расходов по фактическому финансированию;

·        формирования пакета операций по закрытию периода;

·        расчета арендной платы, коммунальных платежей;

·        формирования пакета платежных документов по перечислению денег в фонды и налоговую инспекцию.

Блок чрезвычайно гибок в настройках. Как следствие, он может быть использован для решения и других, возможно самых неожиданных, задач.

8. Электронные расчеты с банком

Эта подсистема, использующая технологию “Банк-Клиент”, позволяет передавать платежные документы, сформированные в компьютере бухгалтерии, по телефонным каналам связи прямо в компьютер банка и получать банковскую выписку в бухгалтерскую систему. С 1 января 1995 года начал действовать принятый АРЭПом (Ассоциация Разработчиков Экономических Программ) стандарт “АРЭП0”, позволяющий унифицировать протокол обмена информации с банками. Это значительно расширило число банковских систем, с которыми может быть интегрирована система “Парус”.

Перспективы развития Системы

Система полностью совместима с новым программным продуктом фирмы ПАРУС УПТЗ 4.31 (Учет персонала, труда и заработной платы), благодаря чему, пользователи получают возможность в одной интегрированной системе, используя единую базу данных и не прибегая к операциям экспорта-импорта данных, вести:

·        учет персонала (анкеты, штатное расписание, приказы);

·        табельный учет;

·        учет расчетов с персоналом по заработной плате, по перечислениям в банк, исполнительным листам, ссудам, депонентам и пр.;

·        бухгалтерский учет, включая учет операций по реализации товаров и услуг, расширенный аналитический учет, материальный учет и пр.

Технические средства, необходимые для работы системы

Система работает на любой IBM-совместимой технике с процессором не ниже 386. Для организации работы в локальной вычислительной сети может использоваться сетевое программное обеспечение NOVELL NetWare версии 2.2 и выше. В этом случае, для разграничения доступа к информации каждому отдельному рабочему месту, определяются индивидуальные права доступа на уровне функциональных возможностей,

разделов информации системы и плана счетов.

3.2.Комплексная система автоматизации учета персонала, труда и заработной платы: УПТЗ 4.32

Назначение и основные свойства системы

Система предназначена для автоматизации учета персонала, труда и заработной платы преимущественно в организациях, находящихся на бюджетном финансировании. Система позволяет полностью учесть отраслевую специфику учреждений медицины, образования, науки, культуры и управления и, с некоторыми ограничениями, прочих бюджетных и хозрасчетных организаций.

          Важным свойством системы является ведение хронологического учета данных. По всем данным из кадрового учета и наиболее важным параметрам оплаты труда (размеру минимальной заработной платы, шкале налогообложения, характеристикам Единой тарифной сетки и т. д.) ведется хроника, позволяющая отслеживать внесенные в процессе учета изменения с точностью до одного дня. В любой момент можно привести систему к тому состоянию, в котором она находилась на определенную дату. При расчете заработной платы система сама обращается к хронике, извлекая из нее данные на тот или иной период времени.

          Другим важным свойством системы является тесная связь процессов расчета заработной платы и кадрового учета, происходящих над единой базой данных. Расчетчик заработной платы пользуется данными, учет которых, согласно заложенным в систему принципам распределения функциональных обязанностей, отнесен к компетенции сотрудника отдела кадров. Оценить преимущества такой интеграции можно при условии выполнения несложного и естественного требования, заключающегося в согласованности работы пользователей, ведущих кадровый учет с одной стороны, и пользователей, занимающихся расчетами по заработной плате, с другой. Согласованность особенно необходима при работе в локальной вычислительной сети, когда учетные операции одновременно осуществляются пользователями, физически находящимися в разных подразделениях.

Принципы построения системы

Комплексная система автоматизации "Учет персонала, труда и заработной платы" УПТЗ 4.32 позволяет  автоматизировать работу по учету персонала (отдел кадров), ведению штатного расписания (планово-экономический отдел), ведению табеля учета рабочего времени (отдел труда), расчету зарплаты (бухгалтерия), получения свода проводок по оплате труда. Также система позволяет  получить все необходимые виды отчетов для ГНИ и ПФ.

Система состоит из двух основных модулей, которые могут работать самостоятельно:

·        Учет персонала

·        Заработная плата

Дополнительно к основным модулям поставляются блоки "Табель", "Наряды" и "Валюта". Система позволяет также вести расчеты с учетом районных коэффициентов и северных надбавок.

Для образовательных организаций дополнительно разработан модуль "Тарифицирование".

 В зависимости от комплектации, в составе системы имеется либо только один из этих модулей, либо оба модуля одновременно. Взаимодействие модулей организовано таким образом, что данные, которые в кадровом учете и составляют собственно предмет учета, являются исходными данными для расчетов по заработной плате. Таким образом, даже в том случае, когда система предназначена только для расчетов по заработной плате, в ней имеется ограниченный набор функций кадрового учета, необходимый для ввода исходной информации и поддержания ее в актуальном состоянии. Рассмотрим, как работает каждый из этих модулей в отдельности и как они взаимодействуют, когда оба входят в состав системы.

Объектами, в которых сосредоточена основная учетная информация, являются подразделение, должность, анкета и исполнение. Исполнение - так для краткости называется исполняемая должность - это объект, содержащий информацию о том, как данный сотрудник исполняет данную должность.

Кадровый учет сводится к выполнению различных операций над перечисленными объектами. Операции стандартные - прием сотрудников на работу, увольнение, перемещения по службе; ввод и вывод подразделений и должностей и т.д. Причем в распоряжении пользователя имеется два принципиально различных подхода к выполнению этих операций: в одном случае операция немедленно отражается в учете, в другом случае операция носит характер "отложенного действия" - она оформляется в виде приказа на выполнение операции и хранится в таком виде. Затем в нужный момент приказ отрабатывается в учете, в результате чего операция оказывается выполненной. Одно из преимуществ учета посредством приказов состоит в том, что действия выполняются, оперируя только привычными категориями кадрового учета - стандартными формулировками, пунктами и параграфами приказов.

Рис.3.1. Модуль кадрового учета

При расчете заработной платы система использует информацию из исполнения, из табеля, из анкеты, из словаря "Виды выплат и удержаний". Специальный регистр "основания начислений", являющийся составной частью исполнения, содержит список начислений, которые полагаются сотруднику по данной исполняемой должности. Алгоритм расчета каждого начисления определяется по словарю "Виды выплат и удержаний". В соответствии с алгоритмом, для расчета суммы Система может обратиться за информацией к ФЗП исполнения (фонд заработной платы, является составной частью исполнения), к табелю, к анкете. Результат расчета отображается в расчетном листе исполнения. На основании этих результатов печатаются различные отчеты, выгружаются данные в файл для представления в ГНИ, в ПФ, в другие системы автоматизации учета. И, разумеется, формируются расчетно-платежные ведомости.

Сформированные ведомости попадают в журнал учета ведомостей. Здесь выполняется печать ведомостей, формирование платежных документов и их экспорт в систему автоматизации бухгалтерского учета. В журнале учета ведомостей имеется регистр, позволяющий анализировать и исправлять итоги ведомостей - состав начислений ведомостей, "разложенный" по составляющим - по подразделениям, категориям персонала и прочим аналитическим признакам. На основании данных этого регистра формируются и печатаются отчеты, которые по характеру содержащейся в них информации можно отнести к той или иной разновидности сводных ведомостей.

Данные журнала ведомостей - собственно ведомостей и их итогов - используются для формирования других журналов учета - журнала учета ордеров (сводов проводок по заработной плате) и журнала учета депонентов и перечислений. Последние также имеют функции, позволяющие представить содержащуюся в них информацию в виде документа или файла определенного формата. Файл позволяет загрузить данные в программу автоматизации бухгалтерского учета.

В учет хозяйственных

                                      операций и платежных

                                      документов

Рис.3.2. Модуль учета расчетов по заработной плате

Параметры системы

          Параметр «Минимальная оплата труда» определяет размер минимальной заработной платы. Параметр используется при расчетах сумм начислений, а также сумм позиций тарификации – оклада по ЕТС и надбавок к нему – в фондах заработной платы.

          Параметр «Ставки подоходного налога» (шкала налогообложения) устанавливает размер подоходного налога в зависимости от совокупного дохода.

          Параметр «Ставки кратности вычетов для налога» (шкала кратности вычетов) устанавливает зависимость между совокупным доходом и суммой, которую система вычтет из совокупного дохода перед расчетом подоходного налога:

Сумма вычетов = Количество вычетов * Кратность * Минимальная зарплата

          Параметры «Ставка 1-го разряда» и «Единая тарифная сетка» (ЕТС) устанавливают размеры тарифных ставок (окладов по ЕТС). Первый параметр задает базовую ставку 1-го тарифного разряда, а второй, с использованием коэффициентов к базовой ставке и сумм доплат, задает ставки для всех тарифных разрядов:

 Сумма (разряд) = Базовая ставка 1-го разряда * Коэффициент (разряд) +     

+ Доплата

          Параметры «% оплаты БЛ в зависимости от стажа» и «% оплаты БЛ по уходу за ребенком» используются системой при расчете выплат по больничным листам. Первый параметр устанавливает процент оплаты больничного в зависимости от непрерывного стажа, второй – в зависимости от времени болезни. В каждом из параметров можно завести не одну, а несколько шкал оплаты больничного с различной зависимостью процента оплаты от стажа (времени), чтобы иметь возможность выбрать для расчета пособия нужную шкалу.

          Параметр «Коэффициенты для расчета отпуска» используется для индексации среднего заработка при расчете отпускных. Параметр состоит из графиков индексации, каждый из которых содержит хронику – коэффициенты индексации окладов на различные даты. При расчете отпуска выбирается тот или иной график индексации.

          Параметр «Ставка рефинансирования» используется для расчета некоторых начислений. Параметр состоит из нескольких графиков рефинансирования, каждый из которых содержит хронику – ставки рефинансирования на различные даты. При расчете начислений выбирается тот или иной график.

          «Прочие параметры учета» определяют те или иные особенности учета персонала в разделе системы «Штат учреждения». Все они (за исключением параметра «Округление ФЗП») не оказывают непосредственного влияния на расчет сумм выплат и удержаний.

          Словари содержат нормативные и справочные данные. Используются как пользователем – при заполнении полей экранных форм, так и системой – при поиске нужных для выполнения той или иной операции данных. Часть словарей при установке системы уже содержит достаточную для работы информацию, при необходимости ее можно исправить и дополнить.

Основные принципы расчета заработной платы

          Все операции по расчету заработной платы производятся над исполнениями. Как объект учета исполнение возникает в результате назначения сотрудника на должность. Исполнение содержит характеристики, используемые системой для расчета заработной платы данного сотрудника по данной должности – фонд заработной платы (ФЗП), график работы, единицу учета рабочего времени и т. п. Поскольку за каждым исполнением стоит конкретный сотрудник, к числу «неявных» характеристик исполнения можно отнести и анкетные данные сотрудника, которые также могут использоваться при расчете начислений.

          Каждое исполнение имеет учетный регистр, называемый основаниями начислений. Это список начислений, которые могут быть рассчитаны по данному исполнению. Основная идея здесь состоит в том, чтобы при расчете заработной платы по некоторому исполнению пользоваться не общим списком начислений, созданным в словаре «Виды выплат и удержаний», а частным, составленным специально для данного исполнения путем выбора нужных начислений из словаря и переноса их в исполнение. При этом перенесенные в исполнение начисления могут быть снабжены дополнительными расчетными данными, что позволяет в словаре выполнить общую, а в каждом исполнении – индивидуальную настройки расчета суммы начисления.

          Каждое исполнение имеет свой расчетный лист, в котором выполняются расчет заработной платы по данному исполнению, просмотр и корректировка результатов расчета. В системе предусмотрен и механизм массового расчета заработной платы, позволяющий охватить произвольное количество исполнений одновременно. При этом механизм массового расчета можно использовать и для перерасчета сумм, начисленных в предыдущих расчетных периодах, и для удаления начислений из расчетных листов (отмены произведенных расчетов).

          Система «Парус» поддерживает любые типы принтеров: матричный, струйный, лазерный.

3.3. Оценка экономической эффективности системы

В последнее время наибольшее распространение получает применение вычислительной техники в ведении бухгалтерского  учета. А как упоминалось выше, ничто не характеризует финансовое состояние предприятия лучше, как бухгалтерская отчетность. Внедрение ЭВМ позволяет прежде всего уменьшить затраты времени и трудоемкость при анализе финансовых результатов работы предприятия при одновременном  сокращении  специалистов.  К  тому же работа становится более привлекательной и  не  столь  напряженной  для персонала, хотя по началу и встречает со стороны работников определенные психологические проблемы,  связанные  с  отсутствием навыков   работы  с  ЭВМ.  На данном этапе другого выхода для предприятия нет.

Научно-технический уровень проектируемой системы представляет  собой  комплексный  показатель определяемый в баллах, включающий:

1. Показатель надежности функционирования процесса обработки данных (В).

2. Показатель уровня  экономической  эффективности  системы (Д).

3. Показатель уровня системотехнической части системы (С).

4.Показатель уровня функциональной части системы (Ф).

Научно-технический уровень  системы (У) в баллах определяется по формуле:

     У = А/Аmax

     А - расчетная величина комплексного показателя системы.

     Аmax - постоянная величина,  равная max значению комплексного показателя качества (принята 6 баллам).

Определение научно- технического уровня системы в  зависимости от балльной оценки производится по таблице 3.1.

Таблица 3.1

Научно- технический уровень системы