Инвентаризация как важнейший приём контроля...

Инвентаризация как важнейший приём контроля...

БЕЛКООПСОЮЗ

Гомельский Кооперативный институт

Кафедра финансов, бухгалтерского учёта

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: инвентаризация как важнейший приём контроля и ревизии деятельности предприятий розничной торговли и пути её совершенствования в условиях рыночных отношений (на материалах оптово-розничного предприятия «Облторгсоюз» на примере розницы универсального торгового комплекса № 5)

Выполнила студентка

заочного факультета

группы У-52

Ясточкина О. Е.

Научный руководитель

ассистент

Дробышевская

Консультант

профессор

Шевлюков

ГОМЕЛЬ, 1998
О Г Л А В Л Е Н И Е

Введение....................................................................................................... 6

Глава 1. Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений............................................................................................................................. 8

1.1. Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля.......................................................................................................... 8

1.2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение.................................................................................. 11

1.3. Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса № 5................................................................................................................. 12

Глава 2. Инвентаризация – важнейшее средство контроля за сохранностью собственности торговых организаций. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений....................................................................... 14

2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли........................................................................................................ 14

2.2. порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли................ 19

2.3. Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации...................................... 22

2.4. Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов.................................................................................................... 28

Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования........................................................................... 34

3.1. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов........................................................................................................................ 34

3.2. Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного состояния...................................................................................................... 38

3.4. Анализ результатов инвентаризаций в условиях использования ЭВМ.  53

заключение............................................................................................... 56

Список использованной литературы....................................... 58

ПРИЛОЖЕНИЯ.............................................................................................. 60

Введение

В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов – за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств.

Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь.

С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли.

На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции.

Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных.

Поэтому целью дипломной работы является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.

Для достижения цели в дипломной работе освещается ряд задач:

·        рассмотрение состояния сохранности собственности и необходимость её контроля в условиях рынка;

·        рассмотрение основных этапов и технологии проведения инвентаризации и её особенностей в условиях рыночных отношений;

·        проведение анализа результативности проведённых инвентаризаций и их влияние на состояние сохранности собственности.

Исследование проводится на материалах хозяйственной деятельности оптово-розничного предприятия «Облторгсоюза» на примере розницы универсального торгового комплекса № 5 (УТК).

Глава 1. Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений

1.1.         Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля

Система универсального торгового комплекса № 5, объединяет в себе множество магазинов, которые сосредотачивают большие запасы товарно-материальных ценностей и денежные средства.

Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса.

Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент.

Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципы инвентаризации: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность.

Инвентаризация как средство контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам.

В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.)

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.

По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.

В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы.

Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.

Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия.

Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.

Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, .то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть.

Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств.

Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли.

Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.

1.2.         Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение.

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

·        заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

·        организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

·        производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период; проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт;

·        в необходимых случаях (при установлении серьёзных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;

·        рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей[1].

Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, – начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалиста (товаровед, технолог, экономист, работник бухгалтерской службы). В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления (отдела) торговли местных исполнительных и распорядительных органов.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.

1.3. Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса № 5.

В состав оптово-розничного предприятия «Облторгсоюз» входит розничное предприятие Универсальный торговый комплекс № 5. Универсальный торговый комплекс № 5 образован 1 ноября 1995 г., работает на хозяйственном расчёте, несёт ответственность за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством РБ, имеет счета в банке, печать, не является юридическим лицом. В своей деятельности руководствуется законами РБ, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров, решениями областного Совета, депутатов, решениями областного исполнительного комитета, приказами и распоряжениями ОРП «Облторгсоюз».

Основные задачи:

Более полное обеспечение населения города и области товарами, получение прибыли.

Обеспечение нормального функционирования зданий и сооружений, холодильного и торгового оборудования.

Обеспечение сохранности имущества, эффективное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов структурного подразделения.

Розничный товарооборот универсального торгового комплекса № 5 составил на 46860000,02 тысяч рублей больше, чем в 1996 году.

Удельный вес издержек обращения в 1997 году по отношению к товарообороту составил 5,1 %.

Внереализационные доходы составили 0,6 млн. руб.

Внереализационные расходы – 0,1 млн. руб.

Балансовая прибыль в 1997 г. по отношению к товарообороту составила 4,94 %.

План розничного товарооборота в I квартале 1998 г. выполнен на 57,3 %. К плану недополучено 76,87 млн. рублей.

Валовые доходы в I квартале 1998 г. составили 18,5 % по отношению к товарообороту.

Издержки обращения в рознице составили 2,1 % к товарообороту. Уровень рентабельности составил 4,4 %.

Всего за 1997 год было выявлено 63 случая недостач на сумму 7280 тыс. рублей. Недостачи были признаны мелкими и своевременно возмещены. Эти показатели характеризуют, что на предприятии проводится работа по улучшению сохранности собственности торговли.

В УТК № 5 разработан план проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей на 1998 год. Ведётся книга регистрации приказов проведения инвентаризаций. Создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Глава 2. Инвентаризация – важнейшее средство контроля за сохранностью собственности торговых организаций. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений

2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4-7 раз в год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.

Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельности предприятий, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определение суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий. Что имеет немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране.

Организационная сторона инвентаризации предусматривает различные нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей. Положение об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы.

Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая недостаточно освещена в экономической литературе и практически не отражена в нормативных документах. Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме (см. Приложение 2).

Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы[2].

Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.

После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема № 1).

                                                                   Схема 1.

Процесс  указания  выполняемых  процедур приводится в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации[3]