Анализируя
выявленные недостачи можно сказать, что наибольший удельный вес в количестве
случаев недостач в базисном году занимал отдел № 14 (11,1 %), а в сумме отдел №
3 (30,11 %), в отчётном году количество случаев недостач по магазину № 14
несколько снизилось и наибольший удельный вес по количеству недостач заняли
отделы № 36, 21 (7, 94 %), а в сумме магазин № 76 (13,13 %).
В целом по УТК № 5
можно сказать, что количество случаев недостач в отчётном году возросло на 9
случаев, что в сумме составило 1818 тыс. рублей. Эти данные служат серьёзным сигналом
о неблагоприятном состоянии дел с сохранностью средств (не смотря на всё
растущую информацию, ведущую к увеличению суммы недостач, ведь растёт и количество
случаев недостач) побуждают к принятию решений и действительных мер по
улучшению работы по сохранности, уменьшению недостач и хищений.
В таблице 3.7
представлены сведения о кражах и ограблениях, совершённых в УТК № 5 за отчётный
год.
Таблица 3.7.
Сведения о кражах и ограблениях,
совершённых в универсальном торговом комплексе № 5 за 1997 год в тыс. руб.
Наименование
торгового предприятия
1996
1997
Отчётный в % к прошлому
Отклонение от
прошлого года
Совершено краж
Удельный вес в %
Совершено краж
Удельный вес в %
В кол-ве случаев
В сумме
В кол-ве случаев
В сумме
В кол-ве случаев
В сумме
В кол-ве случаев
В сумме
В кол-ве случаев
В сумме
Продолжение таблицы 3.7.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Отдел № 13
1
956
25
29,19
2
1843
50
59,66
192,78
+1
+2
Отдел № 8
2
1534
50
46,85
–
–
–
–
–
–
–
Отдел № 48
1
784
25
23,95
2
1246
50
40,35
158,93
-1
+462
ИТОГО:
4
3274
100
100
4
3089
100
100
94,35
–
+185
Анализируя данные
можно сделать вывод о том, что в отчётном году количество случаев краж и
ограблений не возросло и в сумме снизилось на 185 тыс. рублей.
В отчётном году
наибольший удельный вес в сумме занимает отдел № 13, что является серьёзным
скачком по сравнению с прошлым годом. Данные таблицы 8 будут использованы для
углублённого анализа, в первую очередь, наиболее поражёнными недостачами и
хищениями, а затем с целью обобщения и распространения опыта, исследования
работы организаций, в которых с криминальной обстановкой дело обстоит более
благополучно.
В таблице 3.8
представлены данные о проведённых инвентаризациях и контрольных проверках по
УТК № 5за отчётный год в целом по предприятию.
Таблица 3.8.
Данные о проведении инвентаризаций и
контрольных проверок по универсальному торговому комплексу № 5 за 1997 год.
Отделы
Кол-во отделов
Кол-во проведённых
инвентаризаций
Затрачено дней
Средняя продолжительность
инвентаризаций (в днях)
Проведено контрольных
проверок
Отделы с бригадной
формой ответственности
По распоряжению
Фактически
Отклонение
Кол-во отделов
Кол-во МОЛ
Создание комиссий
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
продовольственные
31
123
164
172
8
1,3
15
11
48
11
С помощью этой таблицы можно судить о
степени расстановки сил, направленные на более успешное проведение
инвентаризационной работы: количестве проведённых инвентаризаций, контрольных
проверок, затраченного времени на инвентаризации по распоряжению и фактически и
об отклонениях.
Так, по продовольственным отделам,
входящим в состав УТК № 5 имеются положительные отклонения по дням, затраченным
фактически на проведение инвентаризаций. Это свидетельствует о нерациональной
технике труда работников, проводящих инвентаризацию, что в дальнейшем как правило,
повлияет на ухудшение финансового результата.
При анализе инвентаризационной работы
важное значение имеет выполнение плана инвентаризаций не только в целом за год,
но и за отдельные его периоды (месяцы, кварталы). Выполнение плана
инвентаризаций из месяца в месяц говорит о регулярности контроля за работой
материально ответственных лиц, позволяет вовремя выявить недостачи, не
наращивая их до крупных размеров, своевременно выявлять соответствие
фактических данных учётным и предотвратить ошибки в работе.
В таблице 3.9 представлены данные о
выполнении плана проведения инвентаризаций в УТК № 5 по кварталам отчётного
года.
Таблица
3.9.
Выполнение плана проведения
инвентаризаций в универсальном торговом комплексе № 5 по кварталам 1997 года.
кварталы
План
Фактически
Отклонения от плана
Процент выполнения плана
Среднее кол-во проведённых
инвентаризаций в месяц
Кол-во
Удельный вес в %
Кол-во
Удельный вес в %
По кол-ву
В удельном весе в %
План
фактически
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
I
23
19,49
25
20,33
+2
+0,84
108,7
7,7
8,3
II
30
25,42
31
25,20
+1
-0,22
103,3
10
10,3
III
36
30,51
38
30,89
+2
+0,38
105,6
12
12,7
IV
29
24,58
29
23,58
–
-1
100
9,7
9,7
ИТОГО
118
100
123
100
5
–
104,2
9,8
10,3
В отчётном году наблюдалось
неравномерное планирование и фактическое проведение инвентаризаций. Наиболее
напряжёнными были II и III кварталы, на долю которых приходилось 56,09 % (25,20
% + 30,89 %) всех инвентаризаций. Среднее количество проведённых инвентаризаций
за месяц в этих кварталах составило 10,3 и 12,7. План инвентаризаций выполнен
во всех кварталах отчётного года.
Также интерес представляют данные о
выявленных недостачах и проведённых инвентаризациях на 1 января 1998 года.
В таблице 3.10 представлены сведения
в разрезе магазинов, материально ответственных лиц, даны сведения об отпусках,
предоставленных материально ответственным лицам.
Таблица
3.10
Сведения о проведённых
инвентаризациях и предоставленных отпусках по универсальному торговому
комплексу № 5 на 01.01.98 г.
фамилия имя отчество материально
ответственного лица
№ магазина
Фактические товарные запасы тыс.
руб.
Остаток тары
Дата проведения инвентаризации
Результат тыс. руб.
Кто проводил инвентаризацию
С какого времени работает в должности
Дата последнего отпуска
Предыдущей
Последней
Недостача
Излишек
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Толкачёва Л. М.
4
27541000
257630
30.06
14.08.97
97
–
Агеенко М. Н.
05.87
08.97
Черенкова Р. И.
11
29301800
117458
26.06
07.10.97
112
17,8
Агеенко М. Н.
04.92
10.97
Галицкая М. С.
14
19406000
635400
26.05
11.08.97
15
–
Волкова О. М.
08.88
05.97
Пысь С. И.
238
21527000
346560
10.08
08.10.97
93
45
Семёнова Л. М.
03.79
10.97
Курносенко Л.Н
56
32144000
259000
09.09
08.12.97
54
–
Семёнова Л. М.
23.81
08.97
ЛукьяненоС.Ю.
74
23672500
700500
20.10
09.12.97
102
33
Агеенко М. Н.
10.94
09.97
Корасева Н. И.
23
18475300
423800
21.09
14. 12. 97
212
47,3
Волкова О. М.
21.05.97
Вновь приб.
По данным видно, что наибольшая сумма
недостач выявлена у материально ответственных лиц с меньшим стажем работы на
данном месте. Такое явление стало на практике устойчивым и неизменным не только
для такой отрасли как розничная торговля.
3.3. Оценка
эффективности инвентаризационной работы
С целью более
полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно
проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные
упущения в этой деятельности.
Наиболее
характерными недостатками инвентаризаций являются следующие: инвентаризационные
комиссии действуют как временный орган; специалисты, проверяющие плохо
ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности,
права и ответственность, отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций
(проведения, оформления, подведения итогов и принятия решений по результатам
проверки, реализаций через правоохранительные органы); нет методик зачёта
пересортицы и описаний естественной убыли; не обоснован порядок расчёта
материального ущерба; отсутствует контроль за состоянием инвентаризационной
работы; 41,3 % членов инвентаризационных комиссий не имеют специального образования.
В связи с этим
необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям:
наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и
своевременность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качество
инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных
описей и сличительных ведомостей; своевременность, объективность и законность
реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения на счетах бухгалтерского
учёта и в учётных регистрах.
Исходным моментом
для определения непосредственных результатов деятельности должно являться
степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки.
Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих
полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности
показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют
относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается
в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной
работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся
количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать
эффективность и качество труда.
Состояние и
эффективность инвентаризационной работы целесообразно проверять по следующим
показателям.
1.
Показатель своевременности. Данный показатель
характеризует проведение инвентаризаций в срок, установленный планом. Он
определяется отношением количестве своевременно проведённых инвентаризаций ко
всем планируемым инвентаризациям.
2.
Показатель выполнения плана проведения
инвентаризаций, рассчитываемый как отношение фактически проведённых
инвентаризаций к их плановому количеству.
3.
Показатель соблюдения сроков выведения результатов
инвентаризаций. Он исчисляется как отношение числа инвентаризаций, по которым
результаты выведены в срок, ко всем проведённым инвентаризациям.
4.
Показатель участия руководителя, его заместителя и
главного бухгалтера предприятия в проведении инвентаризаций. Он исчисляется как
отношение числа инвентаризаций, проведённых под председательством этих должностных
лиц, ко всем проведённым инвентаризациям.
5.
Таким же образом можно определить показатель
участия руководителя (его заместителей и главного бухгалтера) в проведении
контрольных проверок качества инвентаризаций.
6.
Коэффициент качества инвентаризаций. Он
определяется отношением количества достоверных инвентаризаций ко всем
проводимым инвентаризациям.
7.
Коэффициент охвата инвентаризаций контрольными
проверками, учитывающий уровень проверки достоверности проводимых
инвентаризаций. Определяется путём отношения количества проводимых контрольных
проверок данных инвентаризаций к общему числу инвентаризаций.
8.
Коэффициент возмещения выявленного ущерба.
Указанный показатель рассчитывают как отношение размера возмещённого ущерба к
общей сумме выявленной недостачи.
Предлагаемые
показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций,
сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению
инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением
собственности предприятия.
Вместе с тем
целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в
процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результатами качественно и
эффективно проведённой инвентаризации могут быть: взыскание выявленных
недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебиторской задолженности,
обеспечение внесения в кассу денежных начётов. При этом следует сравнивать
затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения
материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает
затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и
технике проведения.
Используя данные
представленных ранее таблиц, можно рассчитать влияние факторов на изменение
суммы недостач. Для этого нужно использовать метод цепной постановки.
Таблица 3.11.
Влияние
средней суммы недостачи и количества недостач по универсальному торговому
комплексу № 5 на динамику выявленных недостач за 1997 год в тыс. руб.
Показатели
Прошлый год 1996
Отчётный год 1997
1
2
3
Сумма недостач
5462
7280
Количество недостач
54
63
Средняя сумма 1 недостачи
101,15
115,56
Подстановки
101,75 х 63 =
6372,45
115,56 х 63 =
7280,21
Изменение средней
суммы недостач влияет:
7280 – 6372,45 =
907,55
Изменение
количества недостач влияет:
6372,45 – 5462 =
910,45
Совокупное влияние
907,55 + 910,45 =
1818
Увеличение суммы
недостач в 1997 году по сравнению с 1996 годом на 1818 тысяч рублей по
универсальному торговому комплексу № 5 произошла за счёт увеличения средней
суммы недостач (907,55 тыс. руб.) и увеличение количества недостач (910,45 тыс.
руб.)
Интересен анализ
некоторых данных по результатам инвентаризаций, выполненный приёмом корреляции.
Например.
Рассчитаем связь между товарными запасами и суммами недостач по данным таблицы
№ 11.
Таблица 3.12.
Показатели по товарным запасам и
недостачам по универсальному торговому комплексу № 5 за 1997 год в тыс. руб.
Предприятие
Товарные запасы х
Недо-стачи у
х2
ху
1
2
3
4
5
Магазин 4
27541
0,97
758506681
26714,77
Магазин 11
29301,8
0,112
858595483,24
3281,8016
Магазин 14
19406,2
0,15
376600598,44
2910,93
Магазин 238
21527
0,93
463411729
20020,11
Магазин 56
32144
0,54
1033236736
17357,76
Магазин 74
23672,5
0,102
560387256,25
2414,595
Магазин 23
18475,3
0,212
341336710,09
3916,7636
å х=
å y=
å x2 =
å xy=
ИТОГО:
172067,8
3,016
4392075194,02
76616,7302
n=7
y(27541)=0,8733172-0,000018х27541=0,3775792
y(29301,8)=0,8733172-0,000018х29301,8=0,3458848
y(19406,2)=0,8733172-0,000018х19406,2=0,5240056
y(21527)=0,8733172-0,000018х21527=0,4858312
y(32144)=0,8733172-0,000018х32144=0,2947252
y(23672,5)=0,8733172-0,000018х23672,5=0,4472122
y(18475,3)=0,8733172-0,000018х18475,3=0,5407618
3,016
корреляционное отношение
y-yx(y-yx)2
0,97-0,3775792=0,5924208 0,350962
0,112-0,3458848=-0,2338848 0,054702
0,15-0,5240056=-0,3740056 0,139880
0,93-0,4858312=0,4441688 0,197286
0,54-0,2947252=0,2452748 0,060159
0,102-0,4472122=-0,3452122 0,119171
0,212-0,5407618=-0,3287618 0,108084
å(y-yx)2=1,030244
0,97-0,430857=0,539143 0,290675
0,112-0,430857=-0,318857 0,101669
0,15-0,430857=-0,280857 0,078881
0,93-0,430857=0,499143 0,249144
0,54-0,430857=0,109143 0,011912
0,102-0,430857=-0,328857 0,108147
0,212-0,430857=-0,218857 0,047898
Итак, по результатам расчётов можно сделать вывод о том, что между
товарными запасами и суммой недостач по УТК № 5 существует не тесная связь. При
увеличении товарных запасов на 1000 рублей сумма недостач увеличивается.
Следует отметить, что происходит это по следующей причине. При существующей
инфляции товарооборот растёт более быстрыми темпами и товарные запасы могут
превышать норматив. Поэтому при возрастании товарных запасов над нормативом и
существует обратная зависимость между суммой недостач и товарным запасом.
В настоящее время
широкое распространение при проведении анализа инвентаризационной работы
получило использование ЭВМ. Объясняется это прежде всего большим объёмом
счётной и технической работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими
трудовыми затратами.
Так, например, при
применении метода корреляционного и регрессивного анализа, который широко
используется для определения тесноты связи между показателями не находящимися в
функциональной зависимости, как мы уже убедились, для прямолинейной зависимости
исчисляется коэффициент корреляции и процесс этот очень трудоёмок.
Применение ЭВМ
позволяет ускорить этот процесс, так как пользователь вводит в машину только
данные его интересующие, а машина сама делает вычисления и выводит конечный
результат на печать (см. Приложение 15).
Как мы видим из
приложения коэффициент корреляции составляет 0,2064491, что говорит о не тесной
связи между выбранными для анализа, нами показателями. Объясняется это тем, что
при существующей инфляции товарооборот растёт более быстрыми темпами и товарные
запасы могут превышать норматив. Поэтому при возрастании товарных запасов над
нормативом и существует обратная зависимость между суммой недостач и товарных
запасов.
Также в системе
обработки табличных данных существует интересная возможность, обеспечивающая
отображение полученных результатов в виде разнообразных графических диаграмм.
Часто такой способ позволяет представить данные в более удобной для восприятия
человеком форме. Эту задачу выполняет «Суперкалк-4».
«Суперкалк»
обеспечивает работу с диаграммами семи различных типов. Кроме основных
элементов, характеризующих числовые данные электронной таблицы, каждая диаграмма
может включать оформительские элементы, улучшающие её внешний вид и информативность.
Существуют
следующие виды диаграмм:
·
круговая;
·
столбиковая;
·
совмещённая;
·
линейная;
·
диаграмма х-у;
·
площадей;
·
интервальная.
Из всего
сказанного в этом пункте можно сделать следующий вывод. Основными задачами на
данном участке являются: получение анализа инвентаризационной работы в
кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости работы, отображение полученных результатов
в виде графических диаграмм, что позволяет представить данные в более удобной
для восприятия человеком форме.
В результате
исследования, проведённого при написании дипломной работы, нами установлено,
что сохранность собственности предприятия в универсальном торговом комплексе №
5 находится не на должном уровне. Имеются факты недостач и хищений, в последнее
время наблюдается их рост.
Однако следует
отметить то, что недостачи взыскиваются в полном объёме. Так в 1997 году
выявленные недостачи возмещены на 100 %.
С целью улучшения
состояния сохранности средств предприятия руководителю, главному бухгалтеру,
ревизорам можно порекомендовать некоторые предприятия.
В первую очередь
нужно совершенствовать сам процесс проведения инвентаризаций. Для этого
необходимо пользоваться наиболее эффективными и рациональными её методами:
·
ярлычный метод;
·
применение специальных книг, построенных по типу
оборотных ведомостей;
·
обмер и последующий подсчёт;
Также необходимо
увеличить процент охвата инвентаризаций контрольными проверками, увеличивающих
достоверность инвентаризационных данных.
Для увеличения
товарооборота необходимо сокращать до минимальных размеров сроки проведения
инвентаризаций. Этого можно достигнуть применяя рациональные приёмы их
проведения, а также использование электронно-вычислительной техники при выведении
результатов инвентаризаций.
Необходимо уделять
огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных
комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью,
что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан,
имеющих судимость или уволенных по недоверию.
На УТК № 5 особое
внимание уделяется повышению профессионального уровня материально ответственных
лиц. Принимаются различные меры по улучшению инвентаризационной работы.
Утверждаются списки работников системы, привлекаемых для проведения
инвентаризаций. Инвентаризации проводятся только правомочными комиссиями, в
состав которых в обязательном порядке входят два специалиста от правления
организации, член комиссии контроля за работой торгового предприятия и
материально ответственное лицо .
Особое внимание
уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства
ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной
дисциплины.
Лица, не внушающие
доверия, судимые и допустившие недостачи в больших объёмах освобождены или же
освобождаются от занимаемой должности.
Продолжается
работа по дальнейшему укреплению счётно-бухгалтерского аппарата.
Это позволит более
оперативно управлять предприятием, вскрывать недостатки в работе предприятий и
принимать меры по их устранении, что играет огромную роль в деле сохранения
собственности особенно в условиях рыночных отношений.
1.
О бухгалтерском учёте и отчётности. Закон
Республики Беларусь: Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 18
октября 1994 г. № 3322-XII.–Мн.: Экаунт, 1994 – С. 12.
2.
Об изменениях сроков и порядке проведения
инвентаризаций товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчётов, а
также ревизий в предприятиях и организациях потребительской кооперации:
Постановление правления Центросоюза № 19 от 24 января 1989.
3.
Сост. Ковалевич И. Н. Бухгалтерский учёт и контроль
в Республике Беларусь: Сб. норматив. актов: в 6-ти т. Т. 4 Учёт имущества –
Мн.: Амалфея, 1996. – 832 с.
4.
Исправление отчётных данных по результатам
инвентаризации и проверок, проводимых самой организацией и налоговыми органами
// Экономика и учёт в торговле.–1998.–№1.–С. 46-50.
5.
Списание сумм недостач и хищений материальных
ценностей: Письмо № 142 от 23.12.93. НЭГ № 1 1994 г.
6.
Андреев В. Д. Использование экономического анализа
в ревизионной работе – Экономика, 1985.
7.
Андреев В. Д. Ревизия и аудит: Учебное пособие –
Мн.: Высшая шк.,1996
8.
Белый И. Н., Сушкевич А. Н. Организация
бухгалтерского учёта и внутреннего аудита на предприятиях и в
организациях.–Мн.: Экаунт,–1996.
9.
Белый И. Н. и др. Теория бухгалтерского учёта:
Учебник для уч-ся сред. спец. учеб. заведений// Мн.: Мисанта, 1997. –153 с.
10. Вещунова Н.
Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учёт в торговле и общественном питании: Практ.
пособие.–М.: МАГИС, 1996. –421 с.: табл.
11. Кондраков Н.
П. Бухгалтерский учёт: Учеб. пособие. –Мн.: ИНФРА-М, 1997.–560 с.
12. Кожарский В.
В., Кравченко Л. И. Бухгалтерский учёт в торговле – Мн.: Вышэйшая школа, 1996.
13. Крятова Л.
Вопросы теории бухгалтерского учёта: Документация хоз. операций. Классификация
документов. Инвентаризация. Техника и форма бух. учёта. Формы бух. учёта. Бух.
(фин.)
14. Лебедева Н.
В., Бычкова С. М. Инвентаризация при аудите товарно-материальных ценностей //
Бухгалтерский учёт.–1997.–№ 1.–С. 40-45.
15. Криницкий Р.
И. Контроль и ревизия в условиях автоматизации бухгалтерского учёта –М.:
Финансы и статистика, 1990.
16. Патров В. В.
Бухгалтерский учёт товарных операций.– 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Бух.
учёт.,1997.–208 с.
17. Полецкий А.
В. Эффективность ревизии.// Бухгалтерский учёт, 1991 –№ 8.
18. Понотиленко
А. А. О проведении инвентаризации в условиях рыночных отношений.//
Бухгалтерский учёт, 1990.–№ 12.
19. Соловьёв А.
А. Торговля. Материальная ответственность: Практическое пособие.–М.: Приор,
1997.–144 с.
20. Тишков И. Е.
Бухгалтерский учёт. Мн.: Высшая школа, 1996.
Главная