Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

    При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании Налогового Кодекса РФ главы № 21 «О налоге на доходы» подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход  этих работников того  календарного года, в котором суммы были ими получены.

     Основные контрольные процедуры:

·                                            «Подотчет 1.1.1»- проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

·                                            «Подотчет 1.1.2»- проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

·                                            «Подотчет 1.1.3»- проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

·                                            «Подотчет 1.1.4»- проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

·                                            «Подотчет 1.1.5»- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

    В случаи, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная в под отчет, не возвращена и списывается за счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во- первых, решение о списании действительно существует, во- вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы в соответствующем размере и, в- третьих, если решение о списании принято после  1 января 1996 года, то на эту выплату следует начислять Единый Социальный Налог ( ЕСН);

·                                            «Подотчет 2.1.1»- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

  Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

   Проверка соблюдения  порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

·                                            «Подотчет 2.1.2»- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

·                                    «Подотчет 2.1.3»-проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

·                                    «Подотчет 2.1.4»-проверка правильности возмещения командировочных расходов.

·                                    «Подотчет 2.1.5»-проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

·                                    «Подотчет 2.2.1»-проверка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

  При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по  найму жилого помещения, получению заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

·                                              «Подотчет 2.2.2»-проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по

-проезду к месту служебной командировки и обратно,

-затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

-расходы по найму жилого помещения, возмещения по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС при наличии счета-фактуры и с указанием фамилии, имя, отчества командированного работника в счете-фактуре.

   Если таких документов работник не может предоставить, а для отчетности предоставляет только счет на проживание, где НДС выделен отдельной строчкой – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия .

·                      «Подотчет 3.1.1»-проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и населения.

  Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия- покупателя на принимаются и расчетным путем не выделяются;

·                      «Подотчет 3.1.2»-проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, а оптовой торговле.

 При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных  Указом Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»- для организаций и предприятий потребительской  кооперации)  у организаций- изготовителя , заготовительной, снабженческо- сбытовой, оптовой и другой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения ( за исключением организации розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров)при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием НДС отдельной строкой  НДС отражается по Дебету сч.19 и исчисляется в общеустановленном порядке.

    На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

    Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций.

·                      «Подотчет 4.1.1»- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

    К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

    Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия  определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

·                      «Подотчет 4.1.2»- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

·                      «Подотчет 5.1.1»- проверка правильности  выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

  Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах учета развернуто;

·                      «Подотчет 6.1.1»- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

II.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами.

      Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемы направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

         Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных.

     В случаи обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

    Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно- операционные нужды.

При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

      Выдача наличных денег на расходы, связанные со  служебными командировками, должна производится в соответствии с п. 1 инструкции      № 62 « О служебных командировках в пределах СССР». Основанием является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку – приказ руководителя.  При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет  должна производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

       Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов  под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операции с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.

     Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      Если аудитор установил  несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных   сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» ( Д 94  К 71) и последующее списание этих сумм.

     Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления  документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

     Законность и целесообразность расходов на хозяйственно- операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально- производственных запасов. Необходимо установить не только наличие  оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненых  работ, актов закупок  и т.п.).

    Прежде всего установить наличие  обязательных реквизитов документов,  предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименование приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара а магазине или производственного назначения этих расходов.

   Акты закупки у физических лиц должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке ( с указанием ИНН), реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.

     При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет необходимо убедиться в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.

ПРИМЕР 1. К авансовому отчету приложен товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.

Является ли товарный чек достаточным основанием для подтверждения использования подотчетных сумм?

Ответ : Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой  отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ . 

    При приобретении материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно- транспортная  накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС, которые должны совпадать.

     Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п. 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ.

ПРИМЕР 2. К авансовому отчету приложен чек ККМ и товарный чек на настольные лампы в количестве 3 шт. на общую сумму 900 руб. В авансовом отчете указана корреспонденция счетов  Д 26  К 71-    900 руб. правомерно ли отнесение этих затрат непосредственно на общехозяйственные расходы?

Ответ: Предметы стоимостью менее 2000 руб. могут быть списаны на себестоимость при передаче в эксплуатацию или производство. В учете организации не нашли отражения факты оприходования  материалов

Д 10, 15  К 71 – 900 и передачи их в эксплуатацию Д 26   К  10, 15 –900 руб. Следовательно, списание на затраты является необоснованным.

    При отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально- производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание налога на доходы.

  При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.)сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (Указ ЦБ РФ № 1050 от 14.11.2001г. предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделки  определен – 60000руб.) При этом следует проверить, не производились ли выплаты а адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету ( НДС с сумм превышения лимита не должен предъявляться к зачету в бюджет).

     При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения  и предъявления бюджету НДС.

  Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:

·                                    расходы связанные с производственной деятельностью, следует отражать на счетах учета затрат ( Д 20,23,25,26 К 71);

·                                    расходы социального и непроизводственного назначения списываются за счет собственных средств предприятия ( Д 91  К 71);

·                                    расходы капитального характера ( Д 08  К 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Д 10, 15, 16     К 71).

      Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

         Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.

   Не считаются командировками:

·        служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

·        обусловленные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско- правовым договором ( подряда, поручения и т.п.).

   Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

      Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчетов суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси). Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на суднах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса должны бать оформлены распоряжением руководителя об оплате.

  В стоимость проезда включаются также  обязательное страхование, которое списывается на себестоимость (п. 2 «щ» Положения о составе затрат). Затраты по добровольному страхованию, возмещаемые работнику по решению руководителя, списываются также на себестоимость (п. 2 «р» Положения о составе затрат). При этом следует проверить общий размер таких расходов, учитываемых в целях налогообложения (не более 1% от объема реализуемой продукции (работ, услуг).

      Затраты за пользование постельными принадлежностями  должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.

      Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются в пределах действующих норм (но не более 550 руб. в сутки). В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (письмо Минфина России от  06.07.2001г.№ 49н).

  Поскольку превышение командировочных расходов над установленными нормами не учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.

  Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливаются на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правильность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д  91   К 71) и включаться в совокупный доход для удержания налога на доходы. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

   При аудите расчетов с подотчетными лицами по заграничным командировкам устанавливается соблюдение требований  нормативных актов. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока командировки. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61- го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ.

    Следует учитывать, что при командировках за границу перечень расходов, возмещаемых предприятием, несколько шире. Помимо расходов на проезди по найму жилого помещения работник имеет право на возмещение расходов за провоз багажа до 30 кг, на получение заграничного паспорта, комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.

    Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке:

·        со дня пересечения государственной границы  на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;

·        со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ;

·        в случаи выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;

·        в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

  При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и загранпаспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

  Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.

     Аудитору целесообразно выполнить счетную проверку расчета суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания налога на доходы, а также произведены ли начисления на эти суммы  единого социального налога (ЕСН).

   При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

·        наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

·        наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

·        наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.)

   Если при проверке выявляются несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться  налогом на доходы.

   Проверка отражения в учете расчетов а подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с п.п. «и» п. 2 Положения о составе затрат) в себестоимость и отражается на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

   Аудитору следует проверить, отражены ли при расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.

     Кроме того, суммы НДС, оплаченные по командировочным расходам  (найму жилья), произведенные сверх установленных норм, должны быть отнесены за счет собственных средств предприятия и из бюджета не возмещаются.

   Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов(на доходы, НДС, на прибыль).

II.3.Типичные ошибки.

        Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1.                                           Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм

1.1                                            Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.

1.2                                            Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

1.3                                            Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4                                            Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5                                            Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2.Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений 0 о направлении работников в командировку.

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте         пребывания в командировке.

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

2.5 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3.Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1 Нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх  установленных норм .

3.2 Некорректное выделения НДС в суммах командировочных расходов.

4.Нарешения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2 Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушение порядка учета представительских расходов

5.1 Несоответствие фактического  размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

      6.Нарушения  порядка ведения синтетического учета расчетов с   подотчетными лицами

      6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

      6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

      6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

II.4.  Вопросы для составления плана и программы проверки.

Признаки отсутствия  или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

·          отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя  предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

·          несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

·          отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

·          несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

·          задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

·          списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

·          отсутствие утвержденных руководителем предприятия  смет представительских расходов;

·          отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

·          отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

·          выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.

      Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

    Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица №1).

   По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (таблица № 1) аудитор может сделать следующие выводы:

1.                Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга, лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2.                В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3.                Приказы о направлении работников в командировки на оформляются , при это следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.                В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы №    « О налоге на совокупный доход с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом.

5.                В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм с сверх норм не ведется.

6.                В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7.                 В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов  а пределах норм с сверх норм не ведется.

8.                В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится а суммах, превышающих необходимые.

             По результатам опроса у аудитора складывается определенное  мнение о   состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные    выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов  с подотчетными лицами неудовлетворителен.

           Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

·                    если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным  экспресс- анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

·                    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через   подотчетных лиц и размер задолженности за  подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения  о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете.

               В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен  состав процедур.

            При проверки  расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Таблица №1 Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами