Информационная система "Управление персоналом"

Неквалифицированные рабочие, прошедшие практическое обучение или инструктаж на рабочих местах в течение нескольких недель.

При анализе персонала состав рабочих изучается также по профессиям, возрасту, формам и системам оплаты труда, сменам, стажу.

Мера квалификации работника называется профессиональной компетентностью. Она определяет способность работника качественно и безошибочно выполнять свои функции как в обычных, так и в экстремальных условиях, успешно осваивать новое и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям.

Возрастная структура персонала характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в его общей численности. При изучении возрастного состава применяются следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20 - 24, 25 - 29, 30 - 34, 35 - 39, 40 - 44, 45 - 49, 50 - 54, 55 - 59, 60 - 64, 65 лет и старше.

Структура персонала по стажу может рассматриваться двояко: в плане общего стажа и стажа работы в данной организации. С общим стажем напрямую связан уровень производительности труда, общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16 - 20, 21 - 25, 26 - 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 лет и более.

Стаж работы в данной организации характеризует закрепляемость кадров. Статистика выделяет следующие периоды для расчета этого показателя: до 1 года, 1 - 4, 5 - 9, 10 - 14, 15 - 19, 20 - 24, 25 - 29, 30 лет и более.

Структура персонала по уровню образования (общему и специальному) предполагает выделение лиц, имеющих высшее образование, незаконченное высшее (более половины срока обучения), среднее специальное, среднее общее, неполное среднее, начальное.

Назначением задачи учета личного состава является учет численности работающих в различных разрезах. Входными данными при этом будут данные первичного документа «Личная карточка», а выходными - численность работающих по подразделениям, категориям, возрасту, образованию и т.д.

1.2 Цели создания ЭИС

Целью создания автоматизированной информационной системы (АИС), обеспечивающей компьютерную поддержку по управлению персонала, является значительное сокращение затрат за счет автоматизации ручного труда и формирования отчетности при обработке информации. Эта система предназначена для эффективного выполнения функций по регистрации первичных документов, повышения эффективности процесса обработки и движения документов, взаимосвязи с другими отделами, а также хранения документов.

1.3 Функции и ограничения создания ЭИС

Разрабатываемая ЭИС должна включать следующие функции:

Создание и поддержание в актуальном состоянии информационного массива, содержащего данные о работниках предприятия.

2. Согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;

3. Своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
4. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;

5. Формирование, оформление и печать необходимых выходных документов.

6. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

7. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России и МНС;

8. Подбор персонала на руководящие должности;

9. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

10. Аттестация и повышение квалификации работников;

11. Поиск специалистов на рынке труда;

12. Ведение архивов без ограничения срока давности;

Разработка ИС «Управление персоналом» сопряжена с рядом ограничений:

Принимая во внимание тот факт, что объемы информации, обрабатываемой данной ЭИС, весьма значительны и предъявляются высокие требования к ее достоверности, то необходимо отметить, что особые требования должны предъявляться к исходной информации.

АИС должна функционировать как подсистема в существующей общей системе на предприятии, должна быть способной к взаимодействию с другими частями этой системы.

Стоимость разработки автоматизированной информационной системы не должна превышать эффекта от ее внедрения.

Время, отводимое на разработку данной системы должно сопоставляться с дальнейшей эффективностью ее использования.

1.4 Расчёт экономической эффективности от внедрения ЭИС

Большие трудности при управлении персонала связаны с обработкой большого количества локументов и информации, то основной целью совершенствования его работы следует избрать повышение эффективности процесса обработки и движения документов с момента их создания работниками ОК (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

В случае достижения указанной цели следует ожидать повышения эффективности функционирования системы управления персоналом за счёт улучшения качества решения задач управления на основе оперативной и достоверной информации, что в свою очередь должно способствовать повышению производительности труда и сокращению потерь рабочего времени у работников кадровой службы предприятия. Индикатором улучшения этих, важнейших с точки зрения экономики, показателей вероятнее всего станет изменение чиенности работников службы управления персоналом.

Внедрение информационной системы позволит:

централизовать обработку информации по учёту и движению кадров и выдачу сведений по статистической и другой отчётности;

сократить сроки составления форм отчётности по персоналу;

увеличить объём выдаваемой на управление информации, одновременно повысить её качество;

улучшить качественный и количественный анализ состава работающих;

своевременно выявлять и регулировать отклонение в системе обеспеченности производства работниками тех или иных профессий;

производить социологические и психологические исследования причин увольнения, на их основе внедрять мероприятия по повышению уровня закрепляемости кадров на предприятии (снижению текучести кадров);

на основе анализа кадровой ситуации более глубоко и целенаправленно подходить к удовлетворению нужд работников;

повысить уровень организации работ по управлению кадрами.

Расчет разовых (капитальных) затрат на создание и внедрение АИС

Затраты на разработку ИС в целом определяются по калькуляционным статьям: основная заработная плата; дополнительная заработная плата; единый социальный налог; расходы на машинное время; накладные расходы; материальные затраты; прочие затраты. В результате получается полная себестоимость разработки. Определим затраты по каждой статье.

Основная заработная плата

Затраты времени на разработку АИС определяются на основе «Типовых норм времени на программирование задач для ЭВМ». Определим затраты рабочего времени программистов и разработчиков по каждой из стадий разработки АИС на основании следующих исходных данных: ТЗ на разработку проекта предусматривает проведение стадии ТРП взамен стадий ТП и РП; планируемый срок разработки - 6 месяцев; количество разновидностей форм входной информации: 17, из них переменной - 12, справочной, условно-постоянной - 5; количество разновидностей форм выходной информации: 6, в том числе печатных документов - 5, на машинных носителях - 1; степень новизны комплекса задач: Г; сложность алгоритма: 3; количество разновидностей форм ПИ - 5, НСИ - 12; объем входной информации: 8000 документо-строк; сложность организации контроля входной и выходной информации: входные данные и документы разнообразного формата и структуры, контроль осуществляется перекрестно, печать документов сложной многоуровневой структуры, разнообразной формы и содержания; использование типовых проектных решений - 25%.

Таблица 1. Затраты времени по стадиям разработки проекта

Определение численности исполнителей:

Ч=ТОБ/ФДЕЙСТВ. ТОБ=343 чел.-дней. ФДЕЙСТВ=125 рабочих дней. Ч=343/125=2,744. Следовательно, необходимо 3 человека.

Таблица 2. Определение состава исполнителей

Таблица 3. Затраты на оплату труда

Дополнительная заработная плата

Расчет дополнительной заработной платы (норматив - 12%): 119760*0,12=14371,2 руб.

Единый социальный налог

Расчет единого социального налога (ставка - 35,6): (119760+14371,2)*0,356=47750,7 руб.

Расходы на машинное время

Расчет стоимости 1 машино-часа (стоимость компьютера с учетом транспортных расходов и расходов на наладку - 15000 руб., эксплуатационные расходы - 8% от стоимости компьютера в год, срок службы - 7 лет, время эксплуатации в день - 8 часов). Стоимость 1 м-ч = (15000+15000*0,08*7) / (7*254*8) = 1,65 руб.

Время работы оборудования определяется также при помощи типовых норм времени: по табл. 4.82 норма 17Г - 219 часов. Поправочные коэффициенты - 0,60 и 1,0 (табл. 1.7 и табл. 1.8). Время работы = 219*0,6=131 м-ч. Тогда расходы на машинное время = 131*1,65=216 руб.

Накладные расходы

Норматив накладных расходов - 8% от основной заработной платы.

Накладные расходы = 119760*0,08=9580,8 руб.

Материальные затраты

Норматив материальных затрат - 10% от основной заработной платы.

Материальные затраты = 119760*0,10=11976 руб.

ИТОГО производственная себестоимость:

119760+14371,2+47750,7+216+9580,5+11976=203654,4 руб. (203655 руб.)

Прочие затраты

Норматив прочих затрат - 2% от производственной себестоимости.

Прочие затраты =203655*0,02=4073 руб.

ИТОГО полная себестоимость разработки АИС: 203655+4073=207728 р.

Оценка расходов на эксплуатацию АИС

Состав затрат: затраты на содержание персонала; расходы на ремонтные работы, на вспомогательные материалы; расходы на эксплуатационные материалы; расходы на электроэнергию; затраты на содержание помещений и сооружений; прочие расходы; амортизационные отчисления от стоимости используемых технических средств.

Таблица 4. Комплектующие ПК для АИС

Следовательно, стоимость технических средств: 14985*2+7096=37066 руб. Определим затраты на эксплуатацию по каждому из элементов затрат.

Расходы на содержание персонала

Для функционирования ИС необходима работа 1-го оператора и одного работника ОК. Затраты на оплату их труда представлены в табл. 5.

Таблица 5. Затраты на оплату труда

Расходы на дополнительную заработную плату: 120000*0,12=14400 руб. Единый социальный налог: (120000+14400)*0,356=47846,4 руб.

ИТОГО расходы на содержание персонала в год=120000+14400+47846,4=182246,4 руб.

Расходы на содержание и ремонт технических средств

Норматив - 5% от стоимости технических средств.

Расходы = 37066*0,05=1853 руб.

Расходы на эксплуатационные материалы

Норматив - 10% от стоимости технических средств в год.

Расходы на эксплуатационные материалы = 37066*0,1=3707 руб.

Расходы на электроэнергию

Потребление электроэнергии 1-го компьютера - 0,3 kW*час, тариф для организаций - 80 коп. за киловатт-час. Расходы на электроэнергию = 254*8*2*0,3*0,80=975 руб.

Затраты на содержание помещений и сооружений

Затраты на содержание помещений - по факту (10000 руб.).

ИТОГО основных затрат: 182246,4 +1853+3707+975+10000=198782 руб.

Прочие расходы

Прочие расходы определяются по нормативу 1,5% от основных расходов. Прочие расходы = 121883*0,015=2982 руб.

Амортизационные отчисления от стоимости ТС

Норматив амортизационных отчислений - 15% в год от стоимости технических средств. Амортизационные отчисления = 37066*0,15=5560 руб.

ИТОГО затрат на экспл. АИС в год: 198782+2982+5560=207324 руб.

Эффективность создания АИС

Эффект от ЭИС формируется в управляющей системе (Э1) и управляемой системе (Э2).

Эффект в управляющей системе

Определение Э1 в основном сводится к определению экономии на заработной плате. Э1 = экономия на заработной плате - затраты на создание и эксплуатацию АИС.

При внедрении АИС предполагается освободить от занимаемой должности 3 работников отдела кадров. Экономия на заработной плате за 1 год составит:

Экономия основной заработной платы = 4*12*7000= 336000 руб.

Экономия доп. заработной платы = 336000*0,12 = 40320 руб.

Экономия ЕСН = (336000+40320)*0,356= 133970 руб.

ИТОГО экономия от сокращения работников в год: 336000+40320+133970=510290 руб. Э1 = 510290 - (207728 + 207324) = 95237.

Т.е. в первый год после внедрения ЭИС эффект как экономия на заработной плате составит 95237 рубля. В дальнейшие годы эффект составит около 300000 руб. в год, т. к. расходы на создание ЭИС и покупку технических средств являются единовременными, а срок пользования ЭИС и ВТ - несколько лет.

Эффект в управляемой системе

ЭГОД=,

где А1,2 - годовой объем реал. продукции до и после внедрения АИС;

С1,2 - себестоимость на 1 руб. реализованной продукции;

П1 - прибыль от реализации продукции до внедрения.

Также рассчитывается эффективность: Э=ЭГОД-ЕН*КД, где ЕН - коэфф. дисконтирования, КД - инвестиции, связ. с созданием и внедрением АИС.

Эффективность затрат можно определить через показатель срока окупаемости: ТЭ=КД / Э. Также эффективность можно определить через расчетный показатель эффективности: ЕР=Э / КД.

1.5 Выводы и предложения

Необходимость обеспечения выполнения множества делопроизводственных функций по управлению персоналом даёт возможность рассматривать деятельность как информационный процесс, функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. В настоящее время эффективность любого информационного процесса неразрывно связана с применением последних достижений в области информатики и вычислительной техники.

Следовательно, для повышения эффективности работы по управлению персоналом необходимо заблаговременное придание её (работы) элементам прогрессивности.

Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внедрением автоматизированной информационной системы или САОИ (системы автоматизированной обработки информации).

АИС - человекомашинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации с использованием современных средств вычислительной техники и связи, а также применение экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления.

Предложения по автоматизации:

1. Методология разрабатываемого автоматизированного рабочего места должна полностью соответствовать законодательным и нормативным актам.

2. Средства автоматизации должны выполнять все основные операции работников.

3. Средства автоматизации должны быть максимально приближены и доступны работникам, которые могут не являться специалистами в области вычислительной техники.

2. Техническое задание

2.1 Общие сведения

2.1.1 Наименование разрабатываемой системы

Полное наименование разрабатываемой системы - Информационная система «Управление персоналом на ООО НПО «Сатурн» предприятие, производящее ГТД».

2.1.2 Основание для разработки

Основанием для разработки данной автоматизированной информационной системы является задание на курсовую работу по дисциплине «Проектирование экономических информационных систем», выданное Аштаевым Н.Е.

2.1.3 Заказчик и исполнитель информационной системы

Заказчик - Рыбинская государственная авиационная технологическая академия. Адрес: Россия, 152935 Ярославская область, г. Рыбинск, ул. Пушкина, д. 57.

Исполнитель - Захарина М.В., студент гр. ИЭ1-03 РГАТА.

2.1.4 Плановые сроки начала и окончания работ

Данная курсовая работа запланирована для выполнения в весеннем семестре.

Начало работ - март 2007 года.

Окончание работ - июнь 2007 года.

2.2 Назначение и цели создания ЭИС

Настоящая работа распространяется на организацию документооборота по системе «Управление персоналом», взаимодействие различных отделов для достижения цели - повышенние эффективности работы всего предприятия.

Целями создания ИС «Управление персоналом» являются:

Повышение производительности и эффективности труда персонала отдела кадров через автоматизацию их работы;

Обеспечение высокой скорости доступа к необходимой информации при помощи использования средств вычислительной техники, а также качества и достоверности ее представления;

повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

Назначение данной ЭИС - автоматизация процесса управления персоналом на крупном предприятии путем применения средств вычислительной техники для обработки больших объемов поступающей информации.

2.3 Описание входной и выходной информации

Приём, учёт, перемещение, уход в отпуск и увольнение работников осуществляются с помощью следующих документов по личному составу:

приказ (распоряжение) о приёме на работу;

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

записка о предоставлении отпуска;

накопительная ведомость изменений данных о кадрах;

извещение об изменении данных о кадрах по подразделению;

личная карточка Т-2 (АСУП);

личная карточка Т-2 (цех);

алфавитная карточкаТ-2 (ВУС);

личная карточка научного работника;

личный листок по учёту кадров;

дополнение к личному листку по учёту кадров;

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Помимо этого применяется нормативно-справочная информация в виде следующих информационных массивов:

Справочник по нарушениям;

Справочник по наградам и поощрениям;

Справочник по вредности;

Справочник по тарифным сеткам и разрядам;

Справочники по городам и странам;

Справочник по профессиям;

Справочник по структурным подразделениям;

Основой трудовых отношений в настоящее время становится трудовой договор (контракт). На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу (Т-1). Он имеет две стороны и содержит следующую информацию: название предприятия или организации, дата зачисления на работу, данные об ее характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству), сведения о наличии испытательного срока, подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, табельный номер, виды и размер надбавок, продолжительность рабочего дня или недели при неполном времени, подписи руководителя и работника.

В форме Т-1 приводятся также сведения об ознакомлении с условиями работы на месте, оформленные подписью, согласие руководства подразделения принять на работу на оговоренных в приказе условиях, результаты медосмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму, согласие заявителя на условия работы, дата, подпись.

Прекращение трудового договора независимо от основания оформляется приказом по форме Т-8, которая заполняется работником отдела кадров, на всех уволенных, кроме увольняемых вышестоящей организацией. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет.

Приказ об увольнении содержит следующие основные сведения: название предприятия или организации, фамилию, имя и отчество увольняемого, цех, подразделение, где он работал, категорию персонала, тарифный разряд, табельный номер, дату увольнения, его причину и основание, подписи руководителей организации и подразделения, увольняемого, сведения о несданных материальных ценностях. На оборотной стороне формы приводятся расчеты бухгалтерии о начислениях, удержаниях, выходном пособии, подпись бухгалтера.

Перевод на другую работу оформляется приказом администрации по форме Т-5 в одном экземпляре. Согласие работника на перевод, если таковое требуется, подтверждается его подписью на приказе после того, как приказ подписан должностным лицом (руководителем организации, структурного подразделения).

В приказе должны быть отражены следующие основные моменты: наименование предприятия или организации, дата издания, фамилия, имя и отчество сотрудника, срок перевода (временный, постоянный), сведения о прежнем и новом местах работы (цех или отдел, участок), категория персонала, профессия, должность, тарифный разряд, табельный номер, надбавки к заработной плате, подпись руководителя подразделения, дата.

Далее делается отметка о продолжительности рабочего дня или недели при неполном времени, приводится основание перевода, сведения о прохождении противопожарного инструктажа и минимума по технике безопасности, соответствующие подписи ответственных лиц и даты, подписи руководителя и работника.

На обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании медицинского осмотра с датами и подписями, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями ответственных лиц и датами, справка о несданных имущественно-материальных ценностях.

Личная карточка (форма Т-2) заполняется на сотрудников всех категорий в одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и со слов. После заполнения общих сведений работник ставит подпись и дату.

Личная карточка состоит из пяти разделов и содержит в «шапке» наименование организации, табельный номер, первую букву фамилии по алфавиту, пол. В первом разделе приводятся год рождения, образование, основная профессия (специальность по диплому, свидетельству), квалификация по диплому (свидетельству), виды обучения, специальность по диплому, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения. Второй раздел содержит сведения о воинском учете (группа и категория учета, звание, военно-учетная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата). В третьем разделе отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя). В четвертом разделе приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания). Наконец, в пятом разделе «Дополнительные сведения» могут быть об учете в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству.

Реквизиты вышеперечисленных документов и отчётных сводок, выдаваемых с помощью БД «Кадры» (см. Приложение 1) определяют состав входного и выходного потоков данных. Бланки основных исходных документов приведены в приложениях.

2.4 Требования к системе

2.4.1 Требования к системе в целом

Разрабатываемая АИС должна обеспечивать:

Многопользовательский режим работы;

Дружественный пользовательский интерфейс, рассчитанный на недостаточно подготовленных пользователей;

Необходимый уровень быстродействия на предусмотренной аппаратной базе;

Защиту данных от несанкционированного доступа современными методами;

Поддержку целостности базы данных и полное восстановление после возможных сбоев в работе оборудования;

Доступность для понимания пользователем всех процессов и алгоритмов, присутствующих в системе;

Возможность эффективно поддерживать актуальность данных, с которыми работает система;

Возможность наращивания системы, подключения к ней новых функций и связи с другими существующими и вновь появляющимися АИС.

Требования, представленные выше позволят работать с системой пользователям, прошедшим минимальный уровень практической подготовки, что важно с точки зрения сокращения затрат на ее внедрение. Также данные требования ориентируют АИС на максимальную надежность и последующее развитие.

2.4.2 Требования к функциям, выполняемым системой

ИС «Управление персоналом» должна обеспечивать следующие функции:

Формирование и поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной и справочной информации в виде следующих информационных массивов:

Справочник с информацией о работниках;

Справочник по нарушениям;

Справочник по наградам и поощрениям;

Справочник по вредности;

Справочник по тарифным сеткам и разрядам;

Страницы: 1, 2, 3