MS Word - одна з перших загальнодоступних програм, що дозволяє виконувати багато операцій верстки, має такі ж властивості як професійні видавничі системи, дозволяє готувати повноцінні оригінали-макети для наступного тиражування в друкарні. Це унікальна колекція оригінальних технологічних рішень, що перетворюють нудотну і кропітку роботу з обробки тексту іноді в захоплююче, а іноді навіть у заспокійливе заняття. Серед таких рішень - система готових шаблонів і стилів оформлення, витончені прийоми створення і модифікації таблиць, функції автотекста й автокорекції, форматна кисть, користувальницькі панелі інструментів і багато інших.

В теоретичної частині курсової роботи розглядається питання: "Конфігурування пакету MS Word. Розглянуті питання дозволяють працювати з MS Word більш професійно і швидко.

MS Excel - це програма, яка дозволяє представляти інформацію у вигляді таблиць, зручно її розташовувати, проводити аналіз даних, вести і будувати бази даних, обробляти дані і завдяки багатої кількості вмонтованих функцій проводити більшість з існуючих розрахунків.

В практичної частині роботи побудована база даних, яка містить інформацію про ринок загальних зошитів у м. Дніпропетровську. До розгляду за загальний зошит взяти зошити з кількістю 48, 60, 80, 96 аркушів. При розгляді асортименту також враховувалась така риса, як обгортка зошиту. Тому, що при покупці зовнішній вигляд зошита теж грає роль. В роботі проведено розрахунки засобами MS Excel, та розраховано: середня ціна та розкид цін для зошитів за кількістю аркушів і в цілому, середня ціна загального зошита для кожного виробника, кількість одиниць асортименту у різних продавців.

Курсова робота складається з теоретичної частини "Конфігурування і настройка MS Word", практичної частини, висновків і списку літератури. Теоретична частина містить в собі п'ять підрозділів. Практична частина - три.

В курсовій роботі приведено одна таблиця і чотирнадцять рисунків. Список літератури містить 22 джерела. В Додатку А приведено повний зміст бази даних.

1. Конфігурування і настройка MS Word

1. Режими перегляду документів

За замовчуванням у Word використовується звичайний режим перегляду, однаково зручний для введення, виправлення і форматування тексту. У звичайному режимі форматування тексту і розмітка сторінки зображується в спрощеному виді, що дає можливість швидко і правильно вводити і правити текст.

Щоб з будь-якого режиму перегляду перейти в звичайний режим, виберете команду Обычний у меню Вид.

Режим електронного документа - це така функція редактора Word , що змінює розмітку сторінки, спрощуючи процес читання документа. Наприклад, текст зображується символами великого розміру, довжина рядків установлюється рівної розміру вікна. Вид тексту в цьому режимі не відповідає тому, як він буде виглядати в надрукованому виді. За замовчуванням у режимі електронного документа автоматично відкривається область перемінного розміру - так називана схема документа, - у який зображується структура документа. Використовуючи схему документа для швидкого переміщення по документі і визначення власного положення в ньому.

Щоб перейти в режим електронного документа, виберіть команду Електронний документ у меню Вид.

У режимі розмітки можна побачити дійсне розташування об'єктів документа на надрукованій сторінці. Цей режим зручний для зміни колонтитулів і полів, а також роботи з колонками, малюнками і рамками.

Щоб перейти в режим розмітки, виберіть команду Розметка сторінки в меню Вид.

У режимі попереднього перегляду документ зображується на екрані у виді сторінок зменшеного розміру. у цьому режимі можна перевірити розмітку документа і внести зміна у форматування до висновку документа на печатку.

Щоб перейти в режим попереднього перегляду, натисніть кнопку Попередній перегляд на стандартній панелі інструментів (рис. 2.).

Режим структури дозволяє працювати зі структурою документа, копіювати і реорганізовувати текст, переміщаючи заголовки. у режимі структури документ можна згорнути, щоб на екрані зображувалися тільки основні заголовки, чи розгорнути, щоб побачити весь текст документа.

Щоб перейти в режим розмітки, виберіть команду Структура в меню Вид.

Режим головного документа призначений для роботи з довгими документами, наприклад, з чи книгами звітами, що складаються з декількох частин, розділеними на кілька невеликих документів, так званих "вкладених документів". Працюючи з головним документом, можна вносити зміни, наприклад, зібрати чи зміст створити перехресні посилання, не відкриваючи вкладених документів.

Щоб перейти в режим розмітки, виберіть команду Головний документ у меню Вид.

1. Перехід у повноекранний режим

Щоб вивести на екран можливо велику частину документа, можна переключитися в повноекраний режим. У цьому режимі на екран не виводяться відволікаючі увагу елементи екрана, такі як панелі інструментів і смуги прокручування.

У меню Вид виберіть команду У весь екран.

Щоб скористатися командами меню в повноекранному режимі, помістите покажчик у верхню частину вікна документа, і рядок меню відкриється. На вкладці Вид (меню Сервіс, команда Параметри) можна задати параметри, що будуть визначати, які елементи керування повинні залишатися на екрані в повноекранному режимі.

Щоб скасувати повноекранному режим і повернутися до попереднього режиму, виберіть команду Повернути звичайний режим на панелі інструментів У весь чи екран натисніть клавішу ESC.

2. Зміна параметрів перегляду

Щоб задати спосіб зображення документа у вікні Word, виберіть параметри на вкладці Вид (меню Сервіс, команда Параметри). Окремі елементи документа (наприклад, малюнки, анімація тексту і коди полів) чи екрана (наприклад, смуги прокручування) можуть чи зображуватися чи не зображуватися на екрані.

Набір параметрів на вкладці Вид залежить від поточного режиму перегляду. Наприклад, у режимах розмітки й електронного документа можна збільшити швидкість прокручування документа, замінивши малюнки порожніми рамками.

Збільшення швидкості прокручування за рахунок приховання малюнків.

У режимі розмітки виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім -- вкладку Вид.

Щоб сховати імпортовані малюнки, уставлені між рядками -- прямо в текст у місці вставки -- установите прапорець Порожні рамки малюнків. Замість малюнків Word виведе на екран порожні рамки.

Щоб сховати імпортовані малюнки, що плавають, зніміть прапорець Виділення кольором -- в графічному шарі, щоб розташувати їхній точно на сторінці перед чи за текстом іншими об'єктами -- а також для того, щоб сховати об'єкти, створені за допомогою графічних редакторів, наприклад автофигури.

За замовчуванням Word вставляє імпортовані малюнки, що плавають. Щоб малюнок, що плаває, став вбудованим малюнком, необхідно виділити його, а потім вибрати команду Малюнок (меню Формат). Зніміть прапорець Поверх тексту на вкладці Положення.

Відображення анімації тексту.

У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім -- вкладку Вид.

Установите зніміть прапорець Анімація тексту.

Відображення символів, що недрукуються

При перегляді редагуванні документа на екран можна вивести символи ѕ наприклад, символи табуляції, пробіли і символи абзаців, ѕ не зображувані при печатці. (Наприклад, для позначення табуляції використовуються стрілки, а для пробілів -- крапки.) Це дає можливість побачити, наприклад, зайві пробіли, уставлені між словами, пробіли, уставлені замість табуляції, і т.п.

У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім -- вкладку Вид.

У групі символи, Що Недрукуються, установите прапорці, що відповідають елементам, що повинні відображатися на екрані.

Щоб на екрані зображувалися всі символи, що недрукуються, установите прапорець Усі. У цьому випадку інші прапорці можна не встановлювати. Прапорець Усі можна знімати і встановлювати, натискаючи кнопку символи, Що Недрукуються.

Відображення імен стилів у вікні документа

Перейдіть у звичайний режим.

Виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім -- вкладку Вид.

Уведіть позитивний десятковий дріб у поле Ширина смуги стилів у групі Вікно, наприклад 3.0 див. Імена стилів будуть відображатися ліворуч від кожного абзацу.

Цей параметр доступний тільки в звичайному режимі.

Установка мінімального розміру для тексту, відображуваного в режимі електронного документа.

У режимі електронного документа можна установити мінімальний розмір шрифту, щоб документ завжди уміщався на екрані.

Перейдіть у режим електронного документа.

У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім -- вкладку Вид.

У поле Збільшити шрифти розміром менш уведіть значення мінімального розміру шрифту.

3. Перегляд двох частин документа одночасно

Помістите покажчик на вішку розбивки у верхній частині вертикальної смуги прокручування (рис. 3.).

Коли покажчик прийме вид , перетягнете лінію розбивки на потрібне місце.

Щоб повернутися до одного вікна, клацніть двічі лінію розбивки.

Щоб переміщати чи копіювати частини довгого документа, розбийте вікно на дві частини. В одній області знайдіть текст чи малюнки, які потрібно скопіювати чи перемістити, а в іншій області -- місце призначення цього тексту чи малюнків, а потім виділите їх і перетягнете через лінію розбивки.

4. Масштаб документа

Масштаб документа можна збільшити, щоб одержати докладне зображення, чи зменшити, щоб побачити велику частину чи сторінки чи навіть кілька сторінок відразу в зменшеному виді.

Клацніть стрільцю в полючи Масштаб .

Виберіть потрібний масштаб.

5. Елементи рядка стану

Рядок стану, що представляє собою горизонтальну область у Word, розташовану нижче вікна документа, подає інформацію про поточне стані що відбувається у вікні й іншій контекстній інформації. Щоб відобразити рядок стану, виберіть команду Параметри в меню Сервіс, клацніть вкладку Вид, а потім установите прапорець Рядок стану в групі Вікно.

Стр номер Номер сторінки, ґрунтуючись на схемі логічної нумерації, показуваної у вікні.

Разд номер Номер розділу сторінки, показуваної у вікні.

Номер/номер Ґрунтуючись на дійсному чи фізичному лічильнику в документі, номер сторінки і загальна кількість сторінок.

На Відстань від верхньої частини сторінки до курсору. Якщо курсор знаходиться поза вікном, значення не відображається.

Ст Рядок тексту, де розташований курсор. Якщо курсор знаходиться поза вікном, значення не відображається.

Кіл Відстань, у кількості символів, від лівого поля до курсору. Якщо курсор знаходиться поза вікном, значення не відображається.

ЗАП Індикатор режиму запису макросу. Двічі клацніть індикатор ЗАП, щоб чи включити чи відключити запис макросу. При виключеному записі макросу індикатор ЗАП недоступний.

ИСПР Індикатор режиму запису виправлень. Двічі клацніть індикатор ИСПР, щоб чи включити чи виключити функцію змін запису. Коли зміни не записуються, індикатор ИСПР недоступний.

ВДЛ Індикатор режиму виділення. Двічі клацніть індикатор ВДЛ, щоб чи включити чи виключити цей режим. При виключеному режимі індикатор ВДЛ недоступний.

ЗАМ Індикатор режиму заміни. Двічі клацніть індикатор ЗАМ, щоб чи включити чи виключити цей режим. При виключеному режимі індикатор ЗАМ недоступний.

Стан перевірки правопису. У процесі перевірки Word відображає перо, що пересувається по книзі. Якщо помилок не знайдено, з'являється значок перевірки. Якщо була знайдена помилка, з'являється знак "X". Щоб виправити помилку, двічі клацніть цей значок.

Індикатор режиму фонового збереження. З появою пульсуючого значка диска, Word зберігає даний документ у фоновому режимі роботи.

Індикатор режиму фонового друку. З появою значка принтера Word друкує даний документ у фоновому режимі роботи. Число поруч зі значком принтера показує поточну сторінку, що друкується. Щоб скасувати завдання друку, клацніть значок принтера.

6. Зміна використовуваних за замовчуванням одиниць виміру

У Word можна установити використовувані за замовчуванням одиниці виміру (наприклад, дюйми чи пункти), що будуть використовуватися для шкал і для значень, що вводяться в діалогових вікнах.

У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім -- вкладку Загальні.

У поле Одиниці виміру виберіть потрібний варіант.

2. Настроювання панелей інструментів і меню

1. Панелі інструментів

Панелі інструментів дозволяють упорядкувати команди Word так, щоб їх було легко знайти і використовувати. Панелі інструментів можна набудовувати: додавати і видаляти меню і кнопки, створювати нові панелі інструментів, а також відображати, ховати і переміщати існуючі панелі інструментів. У попередніх версіях Office панелі інструментів могли містити тільки кнопки. Тепер вони можуть містити кнопки і/або меню.

Головне меню -- це спеціальна панель інструментів, розташована у верхній частині екрана, що містить такі меню, як Файл, Виправлення і Вид. Настроювання головного меню здійснюються точно так само, як і будь-якої іншої убудованої панелі інструментів, наприклад, у головне меню можна додавати і видаляти кнопки і меню. Єдине виключення: головне меню не можна сховати.

При виборі меню відображається список команд. Поруч з деякими командами відображаються відповідні їм значки. Щоб спростити доступ до команди, створіть для неї кнопку (з тим же значком), перетягнувши її на панель інструментів при відкритому діалоговому вікні Настроювання.

2. Створення панелі інструментів

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Панелі інструментів.

Натисніть кнопку Створити.

Уведіть потрібне ім'я в поле Панель інструментів.

Виберіть чи шаблон документ, у якому потрібно зберегти панель інструментів, зі списку Зробити доступної для.

Щоб додати кнопку на панель інструментів, виберіть вкладку Команди. Виберіть категорію команди зі списку Категорії, а потім перетягнете потрібну команду зі списку Команди на панель інструментів.

Щоб додати убудоване меню на панель інструментів, виберіть вкладку Команди. Виберіть категорію Убудовані меню зі списку Категорії, а потім перетягнете потрібне меню зі списку Команди на панель інструментів.

Після додавання всіх кнопок і меню натисніть кнопку Закрити.

3. Переміщення копіювання команди меню

Відобразите панель інструментів з меню, що містить команду, що потрібно чи скопіювати чи перемістити, і панель інструментів з меню, у яке потрібно додати цю команду.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Діалогове вікно Настроювання повинне залишатися відкритим. Якщо воно буде заважати, перемістите його в іншу частину екрана.

Відкрийте меню, що містить команду, на панелі інструментів.

Щоб перемістити команду, перетягнете її в потрібне меню. Коли меню розкриється, укажіть, не відпускаючи кнопки миші, місце в меню, де необхідно вставити команду, а потім відпустите кнопку миші.

Щоб скопіювати команду, виконаєте ті ж дії, утримуючи натиснутої клавішу CTRL.

4. Переміщення копіювання кнопки панелі інструментів

Відобразите на екрані панель інструментів, що містить потрібну кнопку, і панель інструментів, на яку потрібно чи перемістити чи скопіювати цю кнопку.

Для переміщення кнопки перетягнете її на нове місце поточної чи іншої панелі інструментів, утримуючи натиснутої клавішу ALT.

Для копіювання кнопки виконаєте ті ж дії, утримуючи натиснутими клавіші CTRL+ALT.

5. Додавання нового меню на панель інструментів

Відобразите панель інструментів, на яку потрібно додати нове меню.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Команди.

Виберіть категорію Нове меню зі списку Категорії.

Перетягнете рядок Нове меню зі списку Команди на панель інструментів.

Клацніть тільки що створене на панелі інструментів меню правою кнопкою миші, уведіть потрібне ім'я в поле Ім'я контекстного меню, а потім натисніть клавішу ENTER.

Щоб додати команду в нове меню, клацніть ім'я цього меню на панелі інструментів для розкриття порожнього списку, виберіть потрібну категорію команд зі списку Категорії, а потім перетягнете потрібну команду зі списку Команди в порожній список меню.

6. Додавання убудованого меню на панель інструментів

Відобразите панель інструментів, на яку потрібно додати убудоване меню.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Команди.

Виберіть категорію Вбудовані меню зі списку Категорії.

Перетягнете меню зі списку Команди на панель інструментів.

7. Додавання кнопки на панель інструментів

Кнопки на панелі інструментів створюються для команд, а також найбільше часто використовуваних стилів, елементів списку автотекста і шрифтів.

Відобразите панель інструментів, на яку потрібно додати кнопку.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Команди.

Виберіть потрібну категорію кнопки зі списку Категорії.

Щоб додати кнопку, що виконує макрос, виберіть категорію Макроси.

Щоб додати кнопку, що застосовує стиль, виберіть категорію Стилі.

Щоб додати кнопку, що вставляє елемент списку автотекста, виберіть категорію Автотекст.

Щоб додати кнопку, що застосовує шрифт, виберіть категорію Шрифти.

Перетягнете потрібну чи команду макрос зі списку Команди на панель інструментів.

Якщо потрібної команди немає в обраній категорії, виберіть значення Всі команди зі списку Категорії.

8. Додавання команд інших елементів у меню

У меню можна додавати команди, а також часто використовувані стилі, елементи списку автотекста і шрифти.

Відобразите панель інструментів, що містить меню, у яке потрібно додати чи команду інший елемент.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Команди.

Виберіть потрібну категорію команди зі списку Категорії.

Щоб додати команду, що виконує макрос, виберіть категорію Макроси.

Щоб додати команду, що застосовує стиль, виберіть категорію Стилі.

Щоб додати команду, що вставляє елемент списку автотекста, виберіть категорію Автотекст.

Щоб додати команду, що застосовує шрифт, виберіть категорію Шрифти.

Перетягнете потрібну чи команду макрос зі списку Команди в меню на панелі інструментів. Коли меню розкриється, укажіть, не відпускаючи кнопки миші, місце в меню, де необхідно вставити команду, а потім відпустите кнопку миші.

Якщо потрібної команди немає в обраній категорії, виберіть значення Всі команди зі списку Категорії.

9. Настроювання контекстного меню

Виберіть Настройка в меню Сервіс, а потім -- вкладку Панелі інструментів.

Установите прапорець Контекстні меню.

Щоб видалити команду з контекстного меню, виберіть тип команди на панелі інструментів Контекстні меню, а потім відкрийте контекстне меню, у якому міститься команда, що видаляється. Перетягнете команду, що видаляється, за межі меню.

Щоб додати команду в контекстне меню, виберіть тип команди на панелі інструментів Контекстні меню, а потім відкрийте контекстне меню, що потрібно змінити. У діалоговому вікні Настроювання виберіть вкладку Команди. Перетягнете потрібну команду зі списку Команди у відкрите контекстне меню, а потім відпустите кнопку миші.

Контекстні меню не можна видалити. Однак для команд цих меню допускається зміна значків, відображення значка і/або тексту і перейменування. Крім того, команди контекстних меню можна переміщати і копіювати так само, як і команди будь-якого іншого меню.

10. Відображення сполучень клавіш у підказках

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс, а потім -- вкладку Параметри.

Установите зніміть прапорець Включити в підказки сполучення клавіш.

Установка зняття прапорця Включити в підказки сполучення клавіш впливає на всі додатки Microsoft Office, крім Microsoft Excel.

11. Видалення меню з панелі інструментів

Відобразите панель інструментів, з яким потрібно видалити меню.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Діалогове вікно Настроювання повинне залишатися відкритим. Якщо воно буде заважати, перемістите його в іншу частину екрана.

Перетягнете меню за межі панелі інструментів.

При видаленні вбудованого меню воно залишається в діалоговому вікні Настроювання. Меню, створені користувачем, віддаляються остаточно. Щоб видалити створене користувачем меню з панелі інструментів, зберігши його для подальшого використання, створіть панель інструментів, що набудовується, для збереження тимчасово невикористовуваних меню, перемістите на неї це меню, а потім сховайте цю панель.

12. Видалення кнопки з панелі інструментів

Відобразите панель інструментів, з яким потрібно видалити кнопку.

Натисніть клавішу ALT і, утримуючи її, перетягнете кнопку за межі панелі інструментів.

При видаленні вбудованої кнопки з панелі інструментів вона залишається в діалоговому вікні Настроювання. Кнопки, створені користувачем, віддаляються остаточно. Щоб видалити створену користувачем кнопку з панелі інструментів, зберігши її для подальшого використання, створіть панель інструментів, що набудовується, для збереження тимчасово невикористовуваних кнопок, перемістите на неї цю кнопку, а потім сховайте цю панель.

13. Видалення команди з меню

Відобразите панель інструментів, що містить меню, з якого потрібно видалити команду.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Діалогове вікно Настроювання повинне залишатися відкритим. Якщо воно буде заважати, перемістите його в іншу частину екрана.

Відкрийте меню, з якого потрібно видалити команду, на панелі інструментів.

Перетягнете команду, що видаляється, за межі меню.

14. Перейменування меню

Відобразите панель інструментів, що містить меню, що потрібно перейменувати.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Діалогове вікно Настроювання повинне залишатися відкритим. Якщо воно буде заважати, перемістите його в іншу частину екрана.

Клацніть меню, що потрібно перейменувати, правою кнопкою миші, а потім уведіть нове ім'я в поле Ім'я контекстного меню.

3. Настроювання клавіатури

1. Призначення сполучення клавіш чи команді іншому елементу

Сполучення клавіші можуть бути призначені команді, макросу, шрифту, елементу списку автотекста, чи стилю спеціальному символу.

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Натисніть кнопку Клавіатура.

Зі списку Зберегти зміни у виберіть чи документ шаблон, у який варто зберегти зміни.

Зі списку Категорії виберіть категорію, що містить чи команду інший елемент.

З правого списку виберіть ім'я чи команди іншого елемента.

У списку Поточні сполучення клавіш будуть показані всі поточні сполучення клавіш.

У поле Нове сполучення клавіш уведіть нове сполучення клавіш.

Натисніть кнопку Призначити.

2. Видалення сполучення клавіш, призначеного чи команді іншому елементу

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Натисніть кнопку Клавіатура.

Зі списку Зберегти зміни у виберіть чи документ чи шаблон, що містить чи команду інший елемент, якому варто видалити.

Зі списку Категорії виберіть категорію, що містить команду чи інший елемент.

З правого списку виберіть ім'я чи команди чи іншого елемента.

У списку Поточні сполучення клавіш виділите сполучення клавіш, яке варто видалити.

Натисніть кнопку Видалити.

3. Відновлення стандартного призначення сполучень клавіш

Виберіть команду Настроювання в меню Сервіс.

Натисніть кнопку Клавіатура.

Зі списку Зберегти зміни у виберіть чи документ чи шаблон, що містить сполучення клавіш, стандартне призначення яких варто відновити.

Натисніть кнопку Скидання.

4. Використання надбудов.

Надбудови -- це додаткові програми, що розширюють можливості Word шляхом додавання спеціальних команд і нових функцій.

Надбудови можна придбати в незалежних постачальників програмного чи забезпечення написати самостійно. Для використання надбудови варто установити її в системі і завантажити в Word.

1. Завантаження загального шаблона чи програми-надбудови в Word

Виберіть команду Шаблони і надбудови в меню Сервіс.

У списку Загальні шаблони і надбудови установите прапорець поруч із призначеним для завантаження чи шаблоном надбудовою.

Якщо потрібний шаблон (чи надбудова) відсутня у діалоговому вікні, натисніть кнопку Додати, знайдіть утримуючу його папку, виділите його, а потім натисніть кнопку OK.

Завантажені шаблони і надбудови залишаються завантаженими протягом усього поточного сеансу роботи з Word. При наступному запуску Word не відбувається автоматичного завантаження загальних шаблонів і надбудов.

Шаблони і надбудови, поміщені в папку автозавантаження Word, завантажуються автоматично при кожнім відкритті Word. Для завдання чи зміни папки автозавантаження виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім -- вкладку Розташування.

2. Вивантаження загального шаблона чи програми-надбудови з Word

Виберіть команду Шаблони і надбудови в меню Сервіс.

Щоб вивантажити шаблон чи надбудову і видалити зі списку Загальні шаблони і надбудови, зніміть відповідний прапорець, а потім натисніть кнопку Видалити.

Щоб вивантажити шаблон чи надбудову без видалення зі списку Загальні шаблони і надбудови, зніміть відповідний прапорець, але не натискайте кнопку Видалити.

При вивантаженні шаблона, поміщеного в папку автозавантаження, він залишиться вивантаженим протягом усього поточного сеансу роботи з Word. При наступному запуску Word він буде завантажений автоматично. Для завдання чи зміни папки автозавантаження виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім -- вкладку Розташування.

Кнопка Видалити недоступна, якщо виділений шаблон знаходиться в папці автозавантаження.

Вивантаження чи шаблонів надбудов з Word не видаляє їх із системи.

5. Робота з полями

Поля використовуються для розміщення в документі перемінних даних і створення складених документів: конвертів, наклейок і т.п. Найбільше часто в документах зустрічаються полючи PAGE, що вставляється при додаванні номера сторінки, і DATE, що вставляється при виборі команди Дата і час у меню Вставка з наступною установкою прапорця Обновляти автоматично.

Поля вставляються автоматично при створенні предметного покажчика і змісту за допомогою команди Зміст і покажчики (меню Вставка). Крім того, використання полів дозволяє організувати автоматичне відновлення зведень про документ (прізвище автора, ім'я файлу і т.п.), виконати обчислення, установити зв'язку з іншими документами й об'єктами, створити перехресні посилання і багато чого іншого.

Коди полів відображаються усередині фігурних дужок ( { } ). Для перегляду значень полів - наприклад результатів обчислень - сховайте коди полів: виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім зніміть прапорець Коди полів на вкладці Вид. Можна провести наступну аналогію між полями Word і формулами Microsoft Excel: код полючи відповідає формулі, а значення полючи -- результату цієї формули.

Обмежуючі поле фігурні дужки ( { } ) не можна вводити з клавіатури. Поля вставляються при виконанні деяких команд, наприклад команди Дата і час (меню Вставка). Крім того, можна натиснути клавіші CTRL+F9, щоб уставити порожні фігурні дужки, і увести відповідні інструкції між ними.

1. Вставка полів

Клацніть те місце документа, куди варто вставити перемінні дані.

Виберіть команду Поле в меню Вставка.

Укажіть категорію, а потім виберіть ім'я поля.

Щоб додати ключі й інші параметри до коду поля, натисніть кнопку Параметри.

Для одержання зведень про визначене поле чи параметрі виберіть ім'я поля чи параметр, а потім натисніть клавішу F1.

Для зміни коду полючи ѕ наприклад, чи додавання зміни ключів - відобразите код полючи (виділите поле і натисніть клавіші SHIFT+F9), а потім внесіть необхідні зміни.

Щоб укласти поле в інше поле, спочатку вставте зовнішнє поле. Потім зробіть видимими коди полів і вставте друге поле.

2. Відновлення полів

Значення полів можуть бути обновлені чи автоматично чи вручну в будь-яке зручне користувачу час.

Щоб обновити окреме поле, виділите поле чи його значення, а потім натисніть клавішу F9.

Щоб обновити всі поля в документі, виберіть команду Виділити усі в меню Виправлення, а потім натисніть клавішу F9.

Існує можливість автоматичного відновлення всіх полів документа перед кожним його висновком на печатку. Виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім установите прапорець Обновляти поля на вкладці Печатка.

3. Відображення кодів полів

Щоб чи відобразити сховати код визначеного поля, виділите поле чи значення поля, а потім натисніть клавіші SHIFT+F9.

Щоб чи відобразити сховати коди всіх полів документа, натисніть клавіші ALT+F9.

4. Створення списку елементів, що розкривається, автотекста

Використовуючи поле AUTOTEXTLIST, можна створити список користувальницьких елементів, що розкривається, автотекста визначеного стилю, наприклад заголовків визначеного рівня. Список з'являється на екрані, коли користувач один раз клацає поле правою кнопкою миші чи двічі клацає його лівою кнопкою миші. За замовчуванням у список включаються елементи автотекста, оформлені тим же стилем, що і код поля. Крім того, потрібний стиль можна явно вказати при вставці поля.

Виберіть команду Поле в меню Вставка.

Зі списку Категорії виберіть Зв'язки і посилання.

Зі списку Поля виберіть AUTOTEXTLIST.

У поле Код полючи після імені поля введіть текст, що повинний відображатися на екрані (у лапках), наприклад "Список адресатів".

Щоб указати стиль, яким повинні бути оформлені елементи автотекста, підмети включенню в список, натисніть кнопку Параметри в діалоговому вікні Поле, виберіть вкладку Ключі, а потім виберіть ключ «\s» зі списку Ключі. Натисніть кнопку Додати, а потім введіть ім'я потрібного стилю в поле Код полючи.

Якщо спливаючі підказки відображаються на екрані, при установці покажчика на полі з'являється довідка для цього поля. Щоб змінити текст довідки для поля, натисніть кнопку Параметри в діалоговому вікні Поле, виберіть вкладку Ключі, а потім виберіть ключ «\t» зі списку Ключі. Натисніть кнопку Додати, а потім уведіть текст довідки для поля (у лапках) у поле Код поля.

5. Одночасне відновлення однакового тексту в різних місцях документа

Припустимо, що у великий документ потрібно кілька разів уключити текст юридичної заяви, кожне слово в який повинно бути скрупульозно вивірено. Швидше за все, текст цієї заяви прийдеться кілька разів редагувати. Щоб при кожній зміні тексту заяви зміни відбувалися у всьому документі, варто спочатку визначити цей текст як елемент списку автотекста. Потім уставте заяву у виді поля AUTOTEXT, що посилається на елемент списку автотекста.

У діалоговому вікні Поле (меню Вставка) виберіть Зв'язки і посилання зі списку Категорії, а потім -- AutoText зі списку Поля.

Для вибору потрібного елемента списку автотекста натисніть кнопку Параметри. По закінченні зміни тексту перевизначите елемент списку автотекста. Остаточний варіант тексту з'явиться там, куди вставлене поле AUTOTEXT.

Якщо кілька користувачів, що володіють різними списками елементів автотекста, збираються використовувати цей документ спільно, варто заблокувати значення полючи AUTOTEXT.

Страницы: 1, 2