К оценке платежеспособности надо подходить с учетом конкретных условий работы предприятия. Иногда причина неплатежеспособности кроется не в бесхозяйственности на самом предприятии, а в неплатежеспособности покупателей его продукции.

Абсолютная величина прибыли недостаточно характеризует экономическую эффективность работы предприятий, ее надо сопоставить с величиной авансированных или потребленных средств. Наиболее обобщающим показателем эффективности хозяйственной деятельности признан уровень общей рентабельности авансированных фондов:

Ко.р= Р ,

F + E где Ко.р - коэффициент общей рентабельности;

Р - общая величина прибыли или чистая прибыль;

F - средняя стоимость основных производственных фондов или общая величина иммобилизованных активов;

E - средняя сумма оборотных средств.

На практике анализ факторов, определяющих уровень рентабельности, проводится обычно по элементам формулы, т.е. выявляется влияние приращения величин прибыли основных производственных фондов и оборотных средств. Такой анализ часто искажает экономический смысл явлений, так как сами по себе абсолютные величины факторов не показывают эффективности использования авансированных для производства средств. Например, любое увеличение средней стоимости основных производственных фондов снижает уровень рентабельности.
В действительности технический прогресс, который сопровождается, как правило, увеличением фондовооруженности работников и величины основных производственных фондов, является главным двигателем повышения эффективности производства, в том числе и уровня рентабельности.

Вот почему для анализа влияния факторов на выполнение плана и динамику уровня рентабельности ее формулу следует представить так:

P F

P = N = N .

F + E F + E 1 + 1

N N N N

F E

В этом виде формула устанавливает связь рентабельности с тремя аргументами-факторами: величиной прибыли на 1 крб. Реализованной продукции
(P/N); фондоемкостью (F/N) или фондоотдачей (N/F) продукции, характеризующими использование основных производственных фондов; коэффициентом закрепления оборотных средств (E/N) или количеством оборотов нормируемых оборотных средств (N/E).

Содержание анализа баланса

Финансовая деятельность предприятия включает совокупность операций по поступлению и расходованию средств в стоимостной оценке, их использованию в процессе производства и реализации продукции и товаров. Анализ финансового состояния предприятий осуществляется с целью улучшения организации финансов и повышения эффективности их использования. Содержание такого анализа состоит в изучении размещения и использования средств производства, платежеспособности предприятия, обеспеченности собственными оборотными средствами, состояния производственных запасов, собственных и заемных источников их формирования. Важное значение имеет также изучение дисциплины расчетов с другими предприятиями, организациями и государством, использования хозяйственных средств по назначению, выявления путей повышения эффективности расходования финансовых ресурсов.

Финансовое состояние предприятия зависит от производственных или коммерческих результатов деятельности, эффективности организации и использования финансовых ресурсов. Чем выше показатели производства и реализации продукции, ниже их себестоимость, тем выше рентабельность и прибыль, тем лучше финансовое состояние предприятия. Вместе с тем надежное финансовое состояние, своевременное и правильное регулирование финансов в процессе хозяйственной деятельности позволяют своевременно и полно выполнять все хозяйственные операции, обязательства по оплате труда, осуществлять капитальные вложения и пр.

Рациональная финансовая деятельность способствует реализации основного принципа хозяйственной деятельности - самостоятельности предприятия. Он предполагает, что вложенные ресурсы окупаются прибылью.
Потребности в собственных финансовых ресурсах для формирования и эффективности использования всех хозяйственных средств, расширения производства и улучшения социально-культурной сферы предприятия должны удовлетворятся в первую очередь за счет денежных поступлений от собственной деятельности и реализации продукции, работ, услуг и товаров.

Однако в процессе хозяйственной деятельности используются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства в виде кредитов банка и из других источников. Обязательным условием при этом является своевременный их возврат за счет собственных накоплений.

При нерациональной организации финансов даже предприятие с высоким уровнем самостоятельности может не обеспечить финансирования своей хозяйственной деятельности.

Основными источниками данных для анализа финансового состояния хозяйства являются бухгалтерский баланс и годовой отчет (форма №1).

Кроме бухгалтерского баланса в анализе финансового состояния предприятия используются данные аналитического учета о наличии средств, запасов, денежных средств, обязательств на бухгалтерских счетах, финансовый план доходов и расходов предприятия, другие источники данных.

Существуют два основных направления анализа финансового состояния предприятия. Первое предусматривает осуществление объективной оценки стоимости хозяйственных средств, находящихся в распоряжении предприятия, и в зависимости о этого - уровня его самостоятельности, платеже- и кредитоспособности. Эти понятия в современных условиях хозяйствования тесно связаны с новым для нас термином “ликвидность”. Под ней понимают состояние активов и пассивов отдельных разделов баланса предприятия, которое обеспечивает своевременное погашение платежных обязательств не только наличными денежными средствами, но и реализацией имущества. Второе направление анализа - исследование состояния, уровня эффективности использования средств и источников их формирования с целью поиска резервов улучшения финансовых результатов деятельности предприятия.

Важность первого направления анализа финансового состояния предприятия обуславливается тем, что в условиях рыночной экономики появляется возможность ликвидации предприятия в случае его убыточности.
Вместе с тем необходимость проведения анализа ликвидности не снижает, а наоборот, увеличивает роль внутрихозяйственного анализа размещения и использования средств, поиска резервов укрепления финансового состояния предприятия.

Общая оценка состояния средств предприятия

В бухгалтерском балансе общая сумма, а также итоги по отдельным разделам отражают стоимость средств, находящихся в распоряжении предприятия, и источники их формирования.

Баланс позволяет определить общую стоимость имущества предприятия, а также величины оборотных и внеоборотных активов. Реальная оценка активов и пассивов баланса необходима банку для подтверждения кредитоспособности предприятия, которому предоставляется кредит, а также предприятиям, вступающим в экономические взаимоотношения. Особенно важной является оценка финансовых возможностей партнера, когда встает вопрос о предоставлении ему коммерческих кредитов или отсрочки платежей и т.д.

Одной из важных характеристик финансового состояния предприятия является его независимость от внешних источников финансирования.
Коэффициент финансовой независимости (автономности) исчисляется как отношение общей суммы собственных средств к итогу баланса. Чем выше значение этого коэффициента, тем лучше финансовое состояние предприятие.

В мировой практике принято считать, что общая сумма задолженности не должна превышать суммы собственных источников финансирования.
Следовательно, если это соотношение 0,5 то финансирование деятельности за счет привлеченных средств осуществляется в допустимых пределах.

Финансовую автономность предприятия характеризует также коэффициент привлечения заемных средств на длительный срок. Он исчисляется как доля долгосрочных заемных средств в общем объеме собственных источников финансирования и приравненных к ним долгосрочных заемных средств.

Анализ структуры средств (активов)

По данным баланса хозяйственные средства и источники их формирования группируют по экономическим признакам и сравнивают в статике и динамике их состав и структуру.

Анализ структуры источников средств (пассивов)

Источники средств предприятия целесообразно сгруппировать - собственные и привлеченные.

Собственные источники в части оборотных средств - это сумма уставного фонда (капитала) за вычетом остаточной стоимости основных средств, увеличенная на сумму нераспределенной прибыли или уменьшенная на сумму непокрытого убытка. Заемные и привлеченные средства составляют итоги разделов 2 и 3 пассива баланса.

Данные о составе и структуре источников формирования средств предприятия используется для оценки финансовой его стабильности с помощью коэффициента соотношения собственных и заемных средств.

По данным баланса определяют также следующие показатели: коэффициент маневренности оборотных средств Км, который характеризует степень мобильности (гибкости) использования собственных средств хозяйства.
Его рассчитывают делением суммы собственных оборотных средств на сумму источников собственных средств. коэффициент реальной стоимости основных средств Кр.с.о.с, показывающий, насколько эффективно используются основные средства. Его определяют как отношение остаточной стоимости основных средств к чистой стоимости имущества предприятия по балансу. коэффициент оборачиваемости оборотных средств Ко.о.с, показывающий среднее число оборотов за соответствующий период. Для его расчета используют такую формулу:

Ко.о.с = Р;

О где Р - сумма реализации продукции за анализируемый период ; О - средняя стоимость оборотных средств; время оборота в днях

В = О + Д

Р где Д - количество дней в анализируемом календарном периоде.

Коэффициент накопления амортизации Кн.а характеризует интенсивность высвобождения мобилизованных средств в основных средствах и нематериальных активах. Он представляет собой отношение суммы накопленной амортизации к начальной стоимости амортизируемых средств.

Оценка по характеристике ликвидности

Ликвидность баланса - одно из важных условий устойчивого финансового состояния предприятия. Она выражается в возможности быстро мобилизовать существующие средства (активы) для оплаты в соответствующие сроки обязательств (пассивов), а также непредвиденных долгов.

Ликвидность баланса является одним из критериев оценки финансового состояния предприятия акционерами, банками, поставщиками и другими партнерами.

Высоколиквидными средствами предприятия являются денежные средства в кассе и на расчетном счете в банке, так как они в любое время могут быть использованы на оплату задолженности.

Следующими по степени ликвидности активами являются ценные бумаги и срочная дебиторская задолженность по отгруженным товарам и оказанным услугам .

Менее ликвидной является просроченная задолженность по отгруженным товарам, не оплаченным в срок покупателями по расчетным документам, поскольку по такой задолженности неизвестен срок поступления оплаты.

Еще мене ликвидными следует считать стоимость готовой продукции, которую еще предстоит реализовать, и стоимость запасов материальных ценностей.

Ликвидные средства используются предприятием на погашение первоочередных обязательств по заработной плате, банковских кредитов и процентов по ним, для расчетов с поставщиками, финансовыми органами по налогам и другими платежам.

Последовательность размещения средств (активов) по их ликвидности, т.е. возможности превращения в наличные деньги, можно представить следующим образом:
1.Деньги:

- монеты, банкноты, депозиты;

- переводные векселя, денежные переводы, чеки;

- расчетный счет.
2.Ценные бумаги, которые легко реализуются:

- краткосрочные акции, облигации;

- акцептованные банком векселя;

- соглашения о перекупке;

- депозитные сертификаты.
3.Дебиторская задолженность:

- по основной деятельности;

- по прочей деятельности.
4.Материально-производственные запасы:

- готовая продукция;

- материалы;

- товары;

- незавершенное производство;

- другие материальные запасы.
5.Внеоборотные активы:

- основные средства;

- нематериальные активы;

- инвестиции;

- отложенные платежи;

- отложенные расходы.

При оценке ликвидности баланса предприятия используют такие показатели:

1. Собственный оборотный капитал (или “функционирующий капитал”, США), который представляет собой разницу между оборотным капиталом и краткосрочными обязательствами. Он характеризует достаточность оборотных средств для погашения своих долгов на протяжении года.

2. Коэффициент покрытия Кп, рассчитываемый по формуле

Кп = Оборотные активы .

Краткосрочные обязательства

Это наиболее общий показатель ликвидности. Он характеризует соотношение между всеми текущими активами и краткосрочными обязательствами, т.е. достаточность оборотных средств для погашения долгов на протяжении года. Мировой опыт показывает, что значение этого показателя оптимально в пределах 2-2,5.

3.Коэфициент ликвидности является дополнительным частным показателем к коэффициенту покрытия. Он определяется как отношение наиболее ликвидной части оборотных активов (без учета материально-производственных запасов) к краткосрочным обязательствам.

На практике рассчитывают коэффициенты общей Ко.л и абсолютной ликвидности Ка.л. Коэффициент общей ликвидности определяется делением сумм денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, расчетами с дебиторами на величину краткосрочных обязательств

Ко.л = Денежные средства, расчеты и другие активы

Краткосрочные обязательства

Вероятность погашения краткосрочных обязательств тем больше, чем выше значение этого коэффициента. В мировой практике принято считать, что оно не должно быть меньше 1.

Коэффициент абсолютной ликвидности рассчитывается делением сумм денежных средств предприятия и краткосрочных финансовых вложений (без расчетов с дебиторами) на величину краткосрочных обязательств. Он характеризует немедленную готовность предприятия погасить свою задолженность

Ка.л. = Денежные средства + Ценные бумаги + счета к оплате

Краткосрочные обязательства

В мировой практике оптимальное значение этого коэффициента принято в пределах 0,25-0,35 , так как сроки платежа не приходятся на один день. Это подтверждается и тем, что предприятие может разместить свои активы
(денежные средства) в другие денежные активы.

4.Коэффициент зависимости от материальных запасов, равный

Кз.м.з = Материально-производственные запасы .

Краткосрочные обязательства

5. Коэффициент свободных материальных средств Кс.м.с характеризует долю чистых оборотных активов, которые связаны в непроданных материальных запасах

Кс.м.с = Материально-производственные запасы .

Чистые оборотные активы

6. Коэффициент работоспособности с наличными активами Кр.н.а показывает период, в течение которого предприятие может осуществлять текущую хозяйственную деятельность на базе имеющихся наличных ликвидных активов без дополнительных источников

Кр.н.а = Денежные средства + Ценные бумаги + Счета к оплате

Ежедневные денежные расходы за вычетом расходов, для которых не нужны деньги

Анализ платежеспособности предприятия

В условиях рыночных отношений платежеспособность предприятия считается важнейшим условием его хозяйственной деятельности. Этот показатель характеризует его возможности осуществлять очередные платежи и выполнять денежные обязательства за счет наличных денег, легкомобилизуемых денежных средств и активов. К платежным средствам относятся суммы по таким статьям баланса, как денежные средства, ценные бумаги, товары отгруженные, готовая продукция, расчеты с покупателями и другие легкореализуемые активы из третьего раздела баланса. В состав платежей и обязательств входят задолженность по оплате труда, краткосрочные и просроченные кредиты банка, поставщики и другие кредиторы, первоочередные платежи.

Уровень платежеспособности предприятия оценивают по данным баланса об основных характеристиках ликвидности оборотных средств, т.е. с учетом времени, необходимого для перевода их в денежную наличность. Наиболее мобильной частью оборотных средств являются денежные средства и ценные бумаги. Менее мобильны средства в расчетах, готовой продукции, товарах отгруженных и пр. Наибольшего времени ликвидности требуют производственные запасы и затраты. Исходя из этого в экономической литературе определяют три уровня платежеспособности предприятия, которые оценивают соответственно с помощью трех коэффициентов: денежной, расчетной и ликвидной платежеспособности. Наиболее обобщающим показателем платежеспособности предприятия является коэффициент ликвидной платежеспособности, в числителе которого отражаются все оборотные средства, а в знаменателе - заемные и собственные источники их формирования. Значение коэффициента ликвидной платежеспособности меньше 1 свидетельствует о том, что предприятие имеет задолженность, превышающую уровень его оборотных средств. Иначе говоря, оно является банкротом и может быть ликвидировано, а его имущество реализовано.

Таким образом, все три коэффициента платежеспособности свидетельствуют о том, что платежеспособность предприятия заметно повысилась и является реально обеспеченной. Предприятие отвечает параметрам, необходимым для осуществления с ним кредитных и других финансовых взаимоотношений.

Повышение уровня платежеспособности предприятия зависит прежде всего от улучшения результатов его производственной и коммерческой деятельности.
Вместе с тем надежное финансовое состояние определяется также рациональной организацией и использованием финансовых ресурсов. В связи с этим в условиях рыночной экономики важное значение имеют не только оценка активов и пассивов баланса, но и углубленный ежедневный анализ состояния и использования хозяйственных средств. Такой анализ производится по данным управленческого учета.

1.3. Методика проектирования информационной модели предприятия на базе системы АФХД “Парус 5.11”

Поскольку проблема управления предприятием является сложной и объемной, то для успешной реализации проекта информационной автоматизированной системы необходимо проведение определенного комплекса работ, соединенных в непрерывную технологическую цепочку. Поэтапный подход при внедрении программного комплекса “Парус 5.11” гарантирует устойчивое внедрение автоматизации в финансово-хозяйственную деятельность и выявление всех проблемных частей в управлении предприятием. Такой комплекс работ подразделяется на следующие связанные и логически обоснованные этапы.

1.Предпроектное обследование.

2.Проектирование, настройка и адаптация системы.

3.Запуск в промышленную эксплуатацию.

4.Сопровождение.

Этап 1. Предпроектное обследование.

Целью данного этапа является предварительное знакомство с предприятием
Заказчика для: выявление целей и задач, которые должны быть решены в процессе создания информационной системы управления; определение критериев оценки конечного результата; ориентировочной оценки финансовых, временных и человеческих ресурсов, необходимых для реализации проекта.

На данном этапе консультанты корпорации Парус:

-совместно с руководством предприятия Заказчика определяют цели и ожидаемые результаты создания информационной системы управления предприятием,
-исследуют организационную структуру предприятия, систему взаимодействия подразделений,
-собирают и анализируют образцы типовых первичных и отчетных документов,
-проводят аудиторскую экспресс-проверку,
-проводят анализ уровня квалификации и компьютерной грамотности персонала,
-выполняют экспертизу технического парка и коммуникационного оборудования.

В результате Заказчик получает “Предложения по построению информационной системы управления предприятием”, в которых представлены:
-цели и результаты разработки и внедрения информационной системы управления предприятием, а также область автоматизации;
-структурная схема предприятия и анализ ее слабых звеньев, схемы обмена информацией между подразделениями (бизнес-процессов) и предложения по их рационализации, функциональные обязанности сотрудников и возможное их изменение. Следствием такой оценки состояния существующей системы управления являются предложения по ее реинжинирингу;
-журнал типовых форм первичных и отчетных документов;
-оценка состояния бухгалтерского учета и правильности выбранной учетной политики предприятия;
-предложения по подбору и комплектации поставляемого ПО;
-ориентировочный план и смета проекта.

План проведения предпроектного обследования предприятия:

Предпроектное обследование предприятия.

1 Экспертиза существующей системы управления.

1.1 Описание организационной структуры предприятия.

1.2 Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.

1.3 Описание основных методов ведения учета.

1.4 Составление реестра документов, отчетов.

1.5 Оценка материально- технического обеспечения заказчика.

1.6 Оценка уровня подготовки персонала.

1.7 Оценка потребностей заказчика.

2 Подготовка предложений по созданию информационной системы управления.

2.1 Определение

2.1.1 Целей автоматизации.

2.1.2 Процессов, подлежащих автоматизации.

2.1.3 Ориентировочной комплектации системы.

2.2 Подготовка предложений по

2.2.1 Реинженирингу бизнес-процессов.

2.2.2 Материально-техническому перевооружению.

2.2.3 Обучению персонала.

2.2.4 Запуску системы в эксплуатацию.

2.3 Составление плана и сметы проекта.

3. Согласование, подписание контракта на проектирование информационной системы управления.

3.1 Согласование предложений с Заказчиком.

3.2 Уточнение плана и сметы проекта.

3 Внесение изменений в комплект документов по созданию системы.

3 Заключение договора на проектные работы.

В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации
ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности
Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.

Предпроектное обследование предприятия.

1. Общие положения.

Обследование предприятия проводится путем опроса должностных лиц с предварительным составлением плана беседы и определением:
- основной цели визита;
- причин задаваемых вопросов с точки зрения специфики поставляемого программного продукта.

Полученная информация фиксируется в прилагаемых к планам бесед
Опросным листам или записывается в произвольной форме, однако отработка всех пунктов плана беседы обязательна.

Все визиты к Клиенту оформляются в виде плана-графика работ с указанием:
- обсуждаемой темы;
- даты и продолжительности беседы;
- ФИО должностного лица заказчика.

Посещение Клиента необходимо производить не реже 2-3х раз в неделю.

Предпроектное обследование предприятия проводится со следующими целями:

определение проблем, существующих в хозяйственной жизни заказчика, и путей их разрешения. определение оптимальной комплектации системы (и, соответственно, стоимости программного продукта). получение исходной информации для составления макета (создания необходимых настроек) в системе по следующим вопросам:
1. Количество рабочих мест.
1. Права доступа для рабочих мест.
1. План счетов с необходимыми донастройками по субсчетам и аналитике, задание типовых форм аналитического учета.
1. Образцы документов - платежные, внутренние, входящие и исходящие контракты, складские и документы на отпуск, заказы.
1. Образцы операций с необходимыми формулами.
1. Инструкции для рабочих мест.
1. Этапы документооборота.
1. Начисления и удержания.
1. Нормы амортизации (если возможно).
1. Разбивка словарей (контрагентов, каталога товаров и услуг и номенклатора) на разделы, заведение особых отметок.
1. Заведение прайс-листов с настройкой ценообразования.
1. Структура данных для взаимодействия с удаленными объектами.
1. Образцы отчетов с необходимыми настройками в генераторе и табличных приложениях. получение исходной информации для доработки программного обеспечения в случае необходимости. определение времени, необходимого для обучения персонала заказчика программному обеспечению “Парус” и программному обеспечению других фирм
(примерно). составление требований к техническому обеспечению, списка оборудования, которое необходимо докупить заказчику.

Для получения исходной информации по вышеперечисленным вопросам в рамках предпроектного обследования проводятся следующие действия:

описание организационной структуры предприятия. описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями. описание основных методов ведения учета (учетная политика, план счетов, образцы операций, нормы амортизации, начисления и удержания, ценообразование).
Составление реестра документов и отчетов.
Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
Оценка уровня подготовки персонала.

Описание организационной структуры предприятия. Составление структурно- функциональной схемы предприятия.

Выяснение структурно-функциональной схемы предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия, прежде всего, руководства предприятия

В общем случае, для согласования с Заказчиком представляются три схемы:
- структурная схема предприятия;
- структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации
- схема удаленных объектов.

В ходе уточнения и согласования реестра документов в схемы вносятся соответствующие изменения.

1. Структурная схема предприятия.

На структурной схеме должна быть отражена иерархическая структура обследуемого предприятия.

2. Структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации.

Данная схема должна содержать:

- наименование структурных подразделений;

- передаваемые и получаемые документы (потоки информации между подразделениями);

- все документы, указанные на схеме, должны быть пронумерованы в соответствие с реестром документов.

3. Схема удаленных объектов предприятия.

Данная схема составляется только для предприятий, имеющих удаленные подразделения (склады, офисы, торговые залы и т. д.). На схеме должны быть отражены:
- названия и краткие адреса удаленных объектов предприятия;
- основные подразделения, расположенные на объектах;
- передаваемые и получаемые документы;
- наличие технических средств на объектах (серверы, локальные станции, модемы и т. д.).

В пояснениях к схеме удаленных объектов указываются все информационные потоки между данными объектами.

В пояснениях к данным схемам указываются функциональные обязанности подразделений и количество рабочих мест в них.

Для чего нужны функциональные схемы?

Данные схемы необходимы для определения количества рабочих мест в сетевой версии, определение комплектации системы (удаленный доступ, товарные отчеты), составления реестра документов, определения прав доступа, а также служат основой для создания схем бизнес-процессов.

1.1.1.2. Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.

Выяснение бизнес-процессов предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия). На основании проведенных бесед составляются схемы процессов с использованием обозначений Гейна-Сарсона.

Схемы бизнес-процессов необходимо формировать по однородным группам хозяйственных процессов, связанных с движением товаров (услуг), документов, отчетов и т. д. Например, движение товаров можно разбить на следующие группы:

- Приобретение товара и прочее связанное с ним движение товара

- Продажа и прочее связанное с ней движение товара

- Перемещение товара, не связанное с приобретением или продажей

На схемах используются следующие обозначения: внешняя сущность - другая организация, с которой взаимодействуют подразделения заказчика
(поставщик, покупатель, банк); Система БУ и др. Накопитель - любое хранилище информации. Процесс - совокупность действий сотрудника организации заказчика при выполнении процедур, связанных с выпиской документа, отработкой документа в бухучете, формирование отчета и т. д.
(см. рис.4). Указывается сотрудник и(или) подразделение, выполняющее данный процесс, и содержание действия. Шаги связываются между собой стрелками с указанием передаваемых документов или иной информации. Выделяются процессы, выполнение которых связано с какими-либо проблемами для клиента
(трудоемкость, оперативность, и т. д.). Данные схемы необходимы для составления инструкций для рабочих мест, уточнения реестра документов, составления технического задания на доработку ПО (если необходимо и возможно), определения границ автоматизации и комплектации системы (склад, управление закупками и реализацией, документооборот).

После составления схем по ним проводится согласование бизнес- процессов с Заказчиком.

Требования к схемам бизнес-процессов:
1) Каждый "этап" процесса должен быть пронумерован;
2) Для каждого “Этапа” процесса указывается подразделение (сотрудник), выполняющий действие данного “этапа” процесса, а также кратко указывается суть произходящего действия на этом “этапе”;
3) В качестве потоков и накопителей данных должны быть указаны все документы, участвующие в процессе;

Пример схемы бизнес-процесса - рис. 5 ”Продажа товара (услуг) на условиях предоплаты (частичной предоплаты)”

В документации необходимо каждую схему сопроводить словесным описанием. Описание должно быть представлено последовательностью “этапов” согласно схемам. Суть “этапа” процесса должна быть раскрыта более полно, чем на схеме. Обязательно должно быть указано подразделение, где выполняется “этап”, место выполнения “этапа” , время выполнения “этапа”.

Нумерация “этапов” процессов должна быть логически связана с последовательностью и временем выполнения “этапов”.

[pic]

Описание основных принципов ведения учета.

При проведении обследования следует обратить особое внимание на систему (последовательность и взаимосвязь) проводок по движению и реализации товара. Для автоматизации бухгалтерского учета на Системе 5.ХХ необходимо разработать, и, возможно, внести исправления в учетные процессы:
1) реализация товаров (получение ведомости реализации на 46 счете);
2) ведение учета в “валютном эквиваленте”;
3) распределение накладных расходов;

Последовательность проводок по движению и реализации товаров собирается в специальную таблицу. В примечаниях указываются особенности необходимого аналитического учета.

В дальнейшем таблица используется для привязки образцов операций к этапам документооборота.

1. Система проводок по движению и реализации товаров.
|NN|Название операции |Дебет|Креди|Примечание |
| | | |т | |
|1 |получен импортный товар |41/1 |60/2 |количество и сумма полученного |
| |на таможенный склад | | |товара. |
|2 |начислены расходы по |41/1 |76/1 |таможенные расходы, |
| |поставке | | |распределенные по товарам |
| | |19/6 |76/1 |Суммы НДС, уплаченные за товар |
|3 |оприходован импортный |41/2 |41/1 |количество и сумма |
| |товар на склад | | |оприходованного товара. |
|4 |списан товар |46[..|41/2 |количество и сумма отгруженного |
| | |.] | |товара в закупочных ценах. |
| | | | |Используются аналитические счета |
| | | | |по ставкам НДС. |
|5 |реализован товар |62 |46[..|сумма реализованного товара в |
| | | |.] |продажных ценах. Используются |
| | | | |аналитические счета по ставкам |
| | | | |НДС. |

При проведении предпроектного обследования необходимо получить также следующие данные: план счетов с типовыми формами аналитического учета и имеющимися аналитическими счетами, образцы операций с формулами, учетная политика при списании мат. ценностей, нормы амортизации, виды выплат и удержаний, использование дополнительных характеристик товара, время отработки документов в учете, настройки Формы 1 баланса, формы 2 и формы 4
Приложений баланса. Частично данную информацию можно получить из описания бизнес-процессов. Данная информация необходима для определения комплектации системы (валюта, аналитика, зарплата, товарная аналитика, управление закупками и реализацией), а также при составлении проектной документации используется в макете системы.

Составление реестра документов.

При проведении предпроектного обследования необходимо собрать образцы первичных документов, используемых при осуществлении хоз. деятельности, внутренние отчеты предприятия (отчеты между подразделениями, отчеты руководству), а также проекты необходимых отчетов. В процессе обследования необходимо получить ксерокопию каждого документа и отчета со средним количеством документов в день, кроме того, для отчетов необходимо получить расшифровку значений клеток (формулы и т. п.). Это нужно для создания в макете Системы образцов документов и отчетов. Для реализации отчетов в системе могут быть также необходимы изменения плана счетов и образцов операций, заведение особых отметок, разбиение словарей на разделы; уточняется комплектация (управленческий учет).

На собранные в ходе опроса образцы документов, участвующие в документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов: платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер.

Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к документации по обследованию предприятия.

Примечание: рекомендуется в начале проведения обследования передать системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно организовал составление реестра.

4.4. Отчетные документы.

1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.

При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др. обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения предприятия Заказчика - Рис.6.

[pic]

Оценка уровня подготовки персонала.

В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала
Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других документов в офисные приложения для последующей работы с ними), коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент- банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы
“товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала
Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и обучение персонала.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5