p> Особое внимание стоит обратить на психологический климат в подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству, к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в промышленную эксплуатацию.

Оценка потребностей Заказчика.

В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.

Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации; комплектации Системы.

Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :

1. Определение границ автоматизации.

В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации
(дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика, разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется дополнительная разработка, то возможность ее реализации в программе, а также сроки реализации и затраты предварительно согласовываются с
Менеджером Проекта Системы 5.ХХ. Возможность реализации дополнительных отчетов (время работы, сложность, стоимость) необходимо уточнить у предполагаемого исполнителя работ, эксперта направления проектирования или разработчика Системы, причем в этот момент необходимо четко представлять себе, КАК возможно будет реализовать в Системе бизнес-процессы Заказчика.

2. Предложения по реализации Системы.

В данном разделе описываются возможные варианты реализации существующих бизнес-процессов и документооборота. Например: “счет покупателю выписывается в разделе Исходящие контракты, далее выписывается накладная на основание счета в разделе Накладная на отпуск”. При наличии у
Заказчика нескольких юридических лиц и ведения общего оперативного учета рекомендуется разделять в Системе контура Оперативного (в т. ч. складского) учета с контурами Бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет рекомендуется вести на отдельных рабочих местах. При желании возможно реализовать обмен документами между контурами Оперативного и Бухгалтерского учета стандартными средствами Системы. При наличии удаленных объектов на обследуемом предприятии необходимо описать предполагаемую схему обмена документами и другой информацией между объектами в различных вариантах
(передача по модему, на дискетах и т. п.), при этом необходимо указать оперативность и стоимость различных вариантов реализации.

3. Комплектация Системы.

На основании выводов, изложенных в пп. 2 и 3 Заказчику предлагается соответствующая его потребностям комплектация Системы. В общем случае
Заказчику предлагается следующая комплектация: Хозрасчет (бухгалтерский учет), Склад (Складской учет), Торговля (работа с Контрактами и Складскими документами, Прайс-листы, Специальные скидки-наценки), Сеть (для сетевого варианта), Расширенный документооборот (для возможности настройки Системы в соответствии с потребностями Заказчика). При наличии на обследуемом предприятии удаленных объектов добавляется модуль Удаленный доступ
(возможность создания объектов в Системе и организация пересылки документов и словарей Системы между объектами). При наличии потребности в товарной аналитике добавляется комплектация Товарная Аналитика (возможность разделения товара по поставщику, дополнительным характеристикам и т.п.), при наличии потребности в автоматизации Зарплаты добавляется модуль
Зарплата, для учета затрат по статьям необходима комплектация Аналитика
(возможность ведения аналитического учета), для ведения параллельного управленческого учета существует комплектация Управленческий учет, для возможности ведения учета в стандарте GAAP предлагается модуль Операции
GAAP.

1.1.2.2.1. Подготовка предложений по реинженирингу бизнес-процессов.

1. В ходе описания бизнес-процессов обследуемого предприятия возможны ситуации, когда бизнес-процесс не может быть реализован в Системе. В данном случае, если существует возможность реализовать схему в Системе при определенных изменениях в системе документооборота предприятия Заказчика
(введение нового документа, изменение последовательности обработки документа) эти изменения предлагаются руководству Заказчика и оговариваются в Заключении по обследованию предприятия.

2. В случае серьезных проблем в организации предприятия Заказчика и желании получить консалтинговые услуги Исполнитель должен предложить услуги специалистов Департамента управленческого консалтинга. Дальнейшие работы по реинженирингу осуществляются данным Департаментом по соответствующим расценкам.

Подготовка предложений по материально-техническому перевооружению.

После определения комплектации Системы и количества рабочих мест, сравнивается существующая схема технической оснащенности предприятия с требуемой для реализации и запуска Системы в эксплуатацию. В случае недостаточной обеспеченности Заказчика техникой или несоответствия ее требованиям программы, Менеджер проекта представляет Заказчику коммерческое предложение на покупку новой техники или модернизации существующей, а также на другие необходимые услуги (продажа и установка Сетевого ПО, прокладка сетей и др.). В случае затруднения определения самостоятельно потребностей
Заказчика Исполнителем, привлекается специалист Технического отдела.

1.1.2.2.3. Подготовка предложений по обучению персонала.

После проведения обследования предприятия Исполнитель анализирует информацию о сотрудниках по следующим параметрам:
1. Опыт работы с компьютером.
2. Опыт работы с различными ПП.
3. Общий интеллектуальный уровень.
4. Профессиональный уровень.
5. Психологическая совместимость.

По результатам анализа составляются рекомендации руководству Заказчика провести, в случае необходимости, обучение сотрудников фирмы по соответствующим направлениям. Необходимо заметить, что возможно обучение на базе Учебного Центра по курсу “Компьютерная грамотность”.

Подготовка предложений по запуску Системы в эксплуатацию.

К моменту сдачи работ по комплексному обследованию Заказчика, Исполнитель должен четко представлять себе и иметь возможность представить руководству
Заказчика схему запуска Системы в эксплуатацию. Для этого Исполнитель должен представить ответы на следующие вопросы:

1. Заведение задолженности по оперативному учету.
2. Заведение остатков по бухгалтерскому учету (включая зарплату).
3. Заведение документов, по которым будут операции, но созданные до запуска
Системы.
4. Заведение словарей Системы (КТиУ, Прайс-лист, Контрагенты).
5. Перенос данных из других систем.

Менеджер проекта должен указать стоимость данных работ, в случае выполнения их силами Исполнителя. В общем случае перечисленные вопросы решаются силами Заказчика по рекомендациям, данным Исполнителем.

1.1.2.3. Смета проекта

В рамках выполнения работ по комплексному обследованию, на основании
Заключения, Менеджер Проекта составляет план работ по проекту с затратами на каждом этапе и сроками их выполнения. План реализует в форме документа
“Смета работ по проекту”
В плане заполняются следующие колонки:

Этап - порядковый номер этапа
Вид работ - перечень работ на данном этапе (Например: Комплексное обследование предприятия, Проектные работы и т.п.)
Документ - Тип и номер документа, по которому выполняются работы на данном этапе
Сумма - Затраты Заказчика на данном этапе работ
Срок - Срок выполнения работ по этапу
Ответственный исполнитель - Исполнитель работ на этапе
Примечание - отдельные замечания по этапу

Согласование предложений с Заказчиком

После завершения работ по комплексному обследованию Исполнитель оформляет документацию. Исполнитель и Менеджер проекта предоставляют
Заказчику документацию для ознакомления. При этом Заказчику предлагаются различные схемы автоматизации предприятия (при возможности) на основании проведенного обследования. Предварительно согласовывается окончательный вариант реализации, который является основанием для проведения дальнейшего этапа - проектирования.

Уточнение плана и сметы проекта

Одновременно со сдачей работ по Договору Менеджер проекта предоставляет Заказчику рабочий вариант сметы проекта. Возможно, что предоставляется несколько вариантов, в зависимости от требований Заказчика по стоимости и срокам. Например: при раздельном ведении контуров бухгалтерского и складского учета (т. е. в разных рабочих местах Системы, но на одном Сервере) возможно включение модуля “Удаленный доступ” в предполагаемую комплектацию Системы, при желании Заказчика иметь и отрабатывать в контуре бухгалтерского учета документы из Складского контура, либо возможна комплектация без модуля “Удаленный доступ” (более дешевая), но в этом случае в бухгалтерском контуре ведется бух. учет только через Журнал хозяйственных операций. При наличии удаленных объектов передача информации осуществляется либо через дискеты (дешевый вариант, но малая оперативность в получении информации), либо через модем, либо в режиме ON-Line посредством коммуникационного оборудования (самый дорогой вариант). Разработка проекта в сжатые сроки обойдется дороже, чем стандартные сроки, и т.д.

Это разнообразие вариантов решений обсуждается и согласовывается (в наиболее приемлемом виде для Заказчика) с руководством предприятия
Заказчика, после чего Менеджер проекта предоставляет окончательный вариант сметы на следующий Этап работ и приблизительный (на дату предоставления сметы) на другие Этапы.

Внесение изменений в комплект документов по созданию системы

При сдаче работ по договору Заказчику предоставляется бланк
Мотивированного отказа и бланк Акта сдачи-приемки выполненных работ. При наличии претензий у Заказчика к качеству выполненных работ (неполно изложенная информация, неправильно понятые Исполнителем этапы бизнес- процессов и т.п.) Заказчик заполняет бланк Мотивированного отказа. В бланке по пунктам указываются конкретные претензии к разделам документации и материалам (схемы бизнес-процессов, описание бизнес-процессов, структурная схема предприятия и т.п.), изложенным в них. Исполнитель вносит исправления в документацию согласно предъявленным претензиям в Мотивированном отказе. В случае необходимости Исполнитель производит дообследование предприятия. По окончании работ Исполнитель вносит исправления в документацию и передает окончательный вариант Заказчику. Для того чтобы данная процедура не повторялась N-ое количество раз, рекомендуется в Договор на обследование заложить возможность выставления Мотивированного отказа не более 1-го раза.

Заключение договора на проектные работы

Одновременно с предоставлением Заказчику документации по обследованию предприятия и Акта сдачи-приемки работ Менеджер проекта предлагает рабочий вариант Договора на проектные работы. После подписания Акта и согласования сметы проекта Менеджер проекта выставляет чистовой вариант Договора на подпись Заказчику.
В общем случае Договор на проектные работы должен включать следующие разделы:

1. Предмет Договора.
2. Обязанности сторон.
3. Стоимость работ и порядок расчетов.
4. Порядок сдачи и приемки работ.
5. Ответственность сторон.
6. Досрочное расторжение договора.
7. Порядок разрешения споров.
8. Форс-мажорные обстоятельства.
9. Срок действия Договора.
10. Юридические адреса, реквизиты и подписи Сторон.

Приложения к Договору (Раскрывается предмет Договора):

Приложение 1. Протокол согласования целей работ по Договору.
Приложение 2. Состав работ по Договору.
Приложение 3. План-график работ по Договору.

При планировании Срока действия Договора необходимо учитывать следующие параметры:
1. Наличие ресурса на выполнение работ.
2. Загруженность Исполнителя работ (параллельно выполняемые работы).
3. Квалификация Исполнителя работ.
4. Предполагаемый объем работ.
5. Необходимость доработки ПО. (Срок доработки согласовывается с ЦИТ)

План-график работ составляется Менеджером проекта с привязкой к срокам действия Договора, без указания конкретных чисел по этапам работ. Сроки проведения указываются в виде - “в течение двух недель после начала работ”.

После согласования “Предложений” с Заказчиком можно переходить ко второму этапу.

Этап 2. Проектирование, настройка и адаптация системы.

Целью работ на данном этапе является построение модели информационной системы управления предприятием и разработка плана ввода в эксплуатацию. По согласованным между исполнителем и Заказчиком результатам предпроектного обследования готовится проект построения информационной системы управления предприятием, настраивается и адаптируется к реальным требованиям программное обеспечение.

В результате проведения комплекса работ этого этапа Заказчик получает: уточненные схемы информационного обмена между подразделениями (бизнес- процессов), подлежащих автоматизации; инструкции для каждого рабочего места; инструкция для администратора системы; план обучения персонала; план технического перевооружения; электронные формы первичных и отчетных документов; действующий макет системы управления предприятием.

После демонстрации и защиты макета системы управления перед руководством предприятия Заказчика, с его сотрудниками проводится деловая игра, которая позволяет отработать взаимодействие как между сотрудниками внутри подразделений, так и между подразделениями в целом.

План проведения проектных работ:

Проектирование, настройка и адаптация системы.

1 Детальное обследование предприятия заказчика.

1.1 Согласование и подписание приказа о начале работ.

1.2 Определение функциональной схемы,учетных процессов и информационных потоков.

1.2.1 Определение структурно-функциональной схемы предприятия.

1.2.2 Определение основных информационных потоков.

1.2.3 Определение основных хозяйственных процессов.

1.2.4 Определение основных учетных процессов.

1.2.5 Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).

1.2.6 Определение основных отчетных форм.

2 Подготовка макета системы и проектной документации.

2.1 Общесистемные настройки в макете.

2.2 Настройки в макете для автоматизации документооборота.

2.3 Конфигурирование рабочих мест.

2.4 Настройки в макете прав доступа.

2.5 Настройки печатных форм.

2.6 Создание в макете контура оперативного учета.

2.7 Создание в макете контура бухгалтерского учета.

2.8 Создание документации на проект.

2.9 Создание инструкции по работе в системе.

2.10 Создание инструкций для рабочих мест.

2.11 Создание инструкции для администратора.

2.12 Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.

3 Защита макета системы и проектной документации.

3.1 Составление плана защиты.

3.2 Внутренняя (в 'Парусе') предзащита проекта и документации.

3.3 Согласование и подписание приказа о начале работ.

3.4 Защита макета на рабочих местах.

3.5 Комплексная защита макета.

3.6 Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.

3.7 Уточнение плана и сметы проекта.

3.8 Готовность к закрытию акта.

4 Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.

4.1 Подписание акта о завершении проектных работ(принято, согласовано, изменение сметы).

4.2 Заключение договоров на поставку ПО, оргтехники, установку сетей, других работ.

4.3 Формирование графика платежей.

Проектирование, настройка и адаптация Системы.

Согласование и подписание приказа о начале работ.

После подписания Договора на проектирование, для обеспечения результативного и качественного проведения работ, необходимо Приказом по предприятию оповестить должностных лиц и рядовых сотрудников подразделений о начале работ. Менеджер Проекта предлагает руководству Заказчику проект
Приказа и согласовывает содержание Приказа, сроки и состав персонала. Перед началом работ необходимо также Приказом назначить администратора Системы на предприятии Заказчика. Требования о Приказах необходимо оговорить в
Договоре на проектные работы, там же необходимо согласовать условие о предоставлении копий Приказов Менеджеру Проекта перед началом выполнения проектных работ.

“Примерное содержание

Приказа о начале работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Довожу до вашего сведения, что с "____"__________ 19__ г. будет проводится комплексное обследование предприятия силами группы сотрудников Корпорации "Парус" в составе

1._____________________________________

2._____________________________________

3._____________________________________

4._____________________________________

Прошу оказывать максимальное содействие в проведении работ и предоставление копий необходимых документов.

Директор предприятия / ______________ /”

Определение структурно - функциональной схемы предприятия.

На этапе проектирования за основу принимается Структурно- функциональная схема предприятия утвержденная при комплексном обследовании
Предприятия. Проектировщику необходимо переработать данную схему в случае появления новых информационных потоков, новых видов документов, новых каналов связи и способов обработки информации, вызванных автоматизацией ФХД предприятия на Системе “Парус”. Полученная схема является основой для объяснения Заказчику изменений в хозяйственных процессах при автоматизации предприятия. При составлении схемы отдельные подразделения предприятия выделяются в виде прямоугольников, соединенных входящими и исходящими стрелками. Рядом со стрелками описывается, какая информация передается из подразделения в подразделение. При этом при возможности нужно выделять документы (в системе), в которых эта информация фиксируется.

Определение основных информационных потоков.

Из полученной схемы выделяются основные потоки информации и фиксируются в виде описания к схеме в документации на Проект. Среди различных потоков информации выделяют следующие виды:

- потоки первичных документов (указывается вид документа, источник и приемник документа, число копий)

- потоки отчетов (указываются тип отчета, подразделение, составляющее отчет, подразделение, принимающее отчет, суть отчета)

- потоки электронных данных (указывается тип данных, носитель данных,
Система, порождающая данные, Система, принимающая данные)

Возможно выделение иных потоков информации (устные распоряжения, телефонные звонки и др.)

Определение основных хозяйственных процессов.

Основные хозяйственные процессы определяются при комплексном обследовании предприятия. Проектировщик перекладывает (моделирует) выявленные процессы в Систему. Одновременно с этой работой создаются схемы реализации бизнес-процессов в Системе. Обозначения на схемах идентичны схемам, разработанным на этапе комплексного обследования, но имеют несколько другой смысл. В качестве потоков информации фигурируют документы, задействованные в Системе, накопители данных - разделы Системы (могут быть также обозначены таблицы БД), описание процесса должно включать подразделение, выполняющее этап; документ, участвующий в процессе; раздел
Системы, источник документа; описание действия на этапе.

Требования к описанию хозяйственных процессов:
1) При описании процесс должен быть четко разбит на последовательность пронумерованных "этапов".
2) На схемах "этапы" процессов должны быть пронумерованы.
3) Перед описанием процессов перечисляются решаемые цели автоматизации, относящиеся к данному процессу, с привязкой к "этапов" процессов.
4) При описании последовательности процесса необходимо придерживаться плана: (утвердить план)

- последовательность "этапов"

- результаты процесса в Системе

- используемые отчеты

Определение основных учетных процессов.

Проектировщик на основании информации, полученной после комплексного обследования разделяет совокупность операций на 2 группы:

1. Операции с ТМЦ

2. Остальные операции.

Операции 1-ой группы применяются при отработки документов (выполнении соответствующих этапов документооборота) и используются при создании макета предприятия в качестве “Образцов операций с ТМЦ”

Операции 2-ой группы являются основными при учете движения денежных средств, учете взаиморасчетов, учете основных средств и нематериальных активов и др. операциях, не связанных с учетом движения и реализации товара. Данные операции являются основой для “Образцов операций” в макете
Системы.

В случае выявления сложной последовательности обработки учетного процесса составляется табличное описание данной последовательности.

Требования к описанию учетных процессов:
1) Последовательность действий бухгалтерии по каждому процессу описывается аналогично хозяйственным процессам (нумерация “этапов”, документ, “этап”).
2) Указывается формула для вычисления суммы операции и валюта (при необходимости) на данном этапе
3) В примечании указывается результат на выходе вычисления.
ПРИМЕР: Учет движения и реализации товаров. Система проводок.

| | |Документ/| | |Формул| |
|NN|Название операции | |Дебет|Креди|а |Примечание |
| | |этап | |т |(валют| |
| | | | | |а) | |
|1 |получен импортный |ПО/ |41/1 |60/2 |Т(001)|количество и сумма |
| |товар на |Бухгалтер| | | |полученного товара. |
| |таможенный склад |ия | | | | |
|2 |оприходован товар |ПО/ |41/1 |60 |Т/120*|количество и сумма |
| |на склад, с |Бухгалтер|19 |60 |100 |оприходованного товара,|
| |выделением НДС |ия | | |ТQ/120|НДС. |
| | | | | |*20 | |
|3 |списан товар |НАКЛ./ |46[..|41/2 |С |количество и сумма |
| | |Списание |.] | | |отгружен-ного товара в |
| | | | | | |закупочных ценах. |
| | | | | | |Используются |
| | | | | | |аналитические счета по |
| | | | | | |ставкам НДС. |
|4 |реализован товар |НАКЛ./ |62 |46[..|Т() |сумма реализованного |
| | |Реализаци| |.] | |товара в продажных |
| | |я | | | |ценах. Используются |
| | | | | | |аналитические счета по |
| | | | | | |ставкам НДС. |

Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).

Проектировщик на основании схем бизнес-процессов и описаний к ним, выполненных на этапе комплексного обследования выделяет подразделения, участвующие в ФХД предприятия. На этапе проектирования описываются отдельные функциональные места в Системе. Разделение по рабочим местам производится по следующим параметрам:

1. Документ (Раздел системы) - используемый подразделением
2. Обработка документа - этапы документооборота, выполняемые данным подразделением
3. Действия в Системе - печать и создание документов, формирование отчетов

Например: Рабочее место “Кладовщика”
Документы - Приходная накладная, Складская накладная (Складские документы), Накладная на отпуск (Документы на отпуск).
Обработка документа - выполнение этапа “Отработать в складском учете”
Действия в системе - создать Приходную накладную, распечатать, отработать в складском учете, сформировать оборотную ведомость по складу ...

Описание функциональных мест ложится в основу Инструкций для рабочих мест, а также облегчает настройку прав доступа в макете Системы.

Определение основных отчетных форм (и других документов - Реестр документов).

На основании реестра документов, собранного на этапе комплексного обследования предприятия, определяются документы, которые будут использоваться в Системе и, далее, выполняется привязка документов к разделам Системы. В основной части проектной документации реестр документов описывается в виде таблиц.

В зависимости от вида документа (Платежные документы, Исходящие контракты и т. д.) используется соответствующая таблица. В общем случае обязательно указывается :

- Раздел системы, где находится образец документа

- Мнемокод и полное наименование документа в Системе

- Подразделение - инициатор документа

В приложениях к проектной документации возможно указание документов с расшифровкой по заполняемым полям.

В случае необходимости разработки Специальных отчетов на базе генератора отчетов Проектировщик формулирует техническое задание на написание отчета, где указывается форма отчета, поля таблиц БД, используемые в отчете, связи между таблицами. Данная информация необходима для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.

ПРИМЕР:

Описание полей документа

“

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.
[pic]

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы.
Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять
ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей
(частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.

Общесистемные настройки в макете.

Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т. д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры заработной платы (по необходимости).

Настройки в макете для автоматизации документооборота.

Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе рекомендуется следующая методика.

Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе

После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для настройки программы.

Для этого для каждого из документов, используемых в программе, строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота, связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий
(выполнения этапов).

Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и связей между ними.

ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап
(Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на предприятии.

Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.

Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ системы.

При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами интерпретируется:

- для этапа , от которого она исходит - как " не выполнено" в отношении второго этапа

- для этапа , к которому она подходит - как " выполнено " в отношении первого этапа.

При выполнении настройки необходимо соблюдать ряд правил:

1. Очевидно, что нас интересует взаимосвязь каждого этапа для данного документа только с ближайшими к нему этапами - предшествующим и последующим. Следовательно, только эти связи и должны устанавливаться при настройке - «Принцип минимума»

2. Исходя из п.1, для каждого этапа могут быть установлены три условия:

23. открывающее условие - состояние «выполнен» для предшествующего этапа

24. условие выполнения - сам этот этап - «не выполнен»

25. закрывающее условие (или условие «отката») - последующий этап

- «не выполнен»

3. Если этап является начальным или завершающим в цепочке, то, соответственно, открывающего или закрывающего условия для него не будет. Условие выполнения задается всегда.

4. Для упрощения связей следует разумно использовать механизм настройки

«по ИЛИ»

5. Следует внимательно продумывать стиль выражений, предназначенных для формирования меню, появляющихся при отработке или откате этапов документооборота. Единый и правильный стиль делает эти меню более интуитивно понятными для пользователя.

Проверить форму вывода пунктов меню. А также последовательность отработки или отката этапов можно не выходя из режима настройки в разделе
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ по нажатию клавиш , и .
В приложениях к документации на проект прилагаются:

Матрицы соответствия

(таблицы для настройки этапов документооборота по типам документов по разделам системы. По строкам - этапы, проектируемые для данного документа, по столбцам - взаимосвязи, устанавливаемые с другими этапами этого же документа: вып. - этап должен быть выполнен для выполнения настраиваемого этапа, н/в - этап должен быть не выполнен,

«условие не установлено» - данный этап безразличен для настраиваемого

Пример: Приложение 6.

Конфигурирование рабочих мест.

При наличии “Удаленного доступа” нужно завести в Систему объекты предприятия с соответствующими параметрами (вид объекта - торговый зал, склад, центральный офис; код объекта), далее Проектировщик должен установить Общие параметры системы. Выделенные функциональные места необходимо реализовать в виде карт пользователей с соответствующими именами
(Бухгалтер, Менеджер и т. д.). Каждому пользователю присваивается статус
“пользователь”, кроме администратора Системы.

Настройка в макете прав доступа.

Настройка прав доступа осуществляется после выделения функциональных рабочих мест. Проектировщик настраивает по одному функциональному рабочему месту в Системе. Основой для настройки являются схемы и описания бизнес- процессов. Настройка осуществляется в разделе Системы “Карты пользователей”. Отдельно настраивается доступ к пунктам меню и доступ к этапам документооборота, образцам документов, разделов КТиУ и т. д. В документации настройка прав доступа осуществляется в виде таблиц (см.
Приложение 6.).

Настройки печатных форм.

На основании образцов первичных документов, полученных при комплексном обследовании предприятия, Проектировщик должен произвести настройку шаблонов ВСЕХ документов, используемых в Системе, согласно полученным образцам. В случае невозможности настройки какого-либо документа необходимо согласовать форму документа с Заказчиком (в письменной форме за подписями обеих сторон). В макете при показе должны быть задействованы ВСЕ типы и образцы документов. Предварительно, перед показом, необходимо распечатать примеры ВСЕХ документов и предоставить Заказчику.

Создание в макете контура оперативного учета.

Создание контура оперативного учета начинается с заведения Словарей системы — Каталог товара и услуг (с предполагаемой структурой, согласно материалам комплексного обследования), Контрагенты. Далее Проектировщик должен завести предполагаемые Склады с МОЛ, Прайс-листы по образцам, полученным при обследовании, Образцы документов, Карточки складского учета
(для примера). Заканчивается макетирование контура оперативного учета прогоном бизнес-процессов в макете с отработкой документов в Складском учете и получении отчетов для оперативного учета (Баланс расчетов с заказчиками, приход товара в ценах продажи, ценах прихода и др.)

Создание в макете контура бухгалтерского учета.

Создание контура бухгалтерского учета начинается с заведения Плана счетов предприятия, полученного при проведении комплексного обследования предприятия, примерной структуры словаря Контрагентов и Номенклатора, словаря Шифры норм амортизации. Далее заводятся Образцы хозяйственных операций и Образцы операций с ТМЦ.

Часть операций, которые используют сложные проводки (Операции конца месяца, Начисления налогов и т. п.), настраиваются самостоятельно, либо с бухгалтером предприятия Заказчика. В макете должен быть настроен баланс и ряд приложений к балансу (оговаривается в Договоре на Проект). Для настройки желательно получить образцы документов в бухгалтерии предприятия с подписью главного бухгалтера.

Для макета заработной платы необходимо настроить словарь “Виды выплат и удержаний”, в документации настройка начислений и удержаний представляется в виде таблицы:
Действия в Системе бухгалтера по начислению заработной платы.

|Наименование |Код|Метод |Примечание |
|Остаток с прошлого месяца|ост|Начальное сальдо| |
|Оклад |окл|Месячный оклад | |
|Выходные дни |вых|Процент от суммы| |
| |. | | |
|Премия ежемесячная |пр/|Процентная |Определяется процент |
| |м |надбавка | |
|Премия разовая |пр/|Просто сумма | |
| |р | | |
|Больничный лист |б/л|Больничный лист |Используется MinBoln |
|Больничный по |б/б|Больничный лист |Используется MinBoln |
|беременности |р | | |
|Пособие на ребенка до 1.5|п1.|Процент от суммы|Процент * MinZar |
|лет |5 | | |
|Пособие на ребенка до 16 |п/1|Просто сумма |MinZar |
|лет |6 | | |
|Отпуск |отп|Отпуск | |
|Компенсация за отпуск |к/о|Отпуск | |
| |т | | |
|Материальная помощь |мат|Мат.помощь |MinZar, кратность = 12 |
| |п | | |
|Начисление аванса |н/а|Процент от суммы|Определяется процент |
| |в | | |
|Пенсионный фонд |Пен|Процент от суммы|1% |
| |ф | | |
|Подоходный налог |под|Подоходный налог|Определяется шкала |
|Выплата аванса |ава|Просто сумма | |
| |н | | |
|Промежуточная выплата |про|Просто сумма | |
| |м | | |
|Исполнительный лист |исп|Процент от суммы|Определяется процент |
|Долг |дол|Начальное сальдо| |
| |г | | |
|Перечисление через банк |сбе|Невыплачиваемый | |
| |р |ост. | |
|Ссуда |ссу|Просто сумма | |
| |д | | |
|Переходящие копейки |коп|Невыплачиваемый |Определяется округление |
| | |ост. | |

с бухгалтером по зарплате согласовывается настройка 5-й проводки:

|N |Наименование проводки |Дебет |Кредит |Примечание |
| | | | |(формула) |
|10|Начислена заработная плата |44 |70 | |
|50|Начислены отпускные |44 |70 | |
|80|Начислены пособия на детей |69/1 |70 | |
|90|Пособия по временной |69/1 |70 | |
| |нетрудоспособности | | | |
|95|Начислены копейки с прошлого |73 |70 | |
| |месяца | | | |
|10|Перечисление зарплаты в банк |70 |76/1 | |
|0 | | | | |
|17|Удержано по исполнительным листам |70 |76/1 | |
|0 | | | | |
|18|Удержан долг |70 |73 | |
|0 | | | | |
|19|Удержаны копейки с прошлого месяца|70 |73 | |
|5 | | | | |
|20|Удержан подоходный налог |70 |68/6 | |
|0 | | | | |
|21|Удержано в Пенсионный фонд (1%) |70 |69/21 | |
|0 | | | | |
|22|Удержано в Пенсионный фонд (28%) |44 |69/22 |0.28*str(??) |
|0 | | | | |
|23|Удержано в фонд социального |44 |69/1 |0.054*str(??) |
|0 |страхования (5.4%) | | | |
|24|Удержано в фонд медицинского |44 |69/31 |0.034*str(??) |
|0 |страхования (3.4%) | | | |
|25|Удержано в фонд медицинского |44 |69/32 |0.002*str(??) |
|0 |страхования (3.4%) | | | |
|26|Удержано в фонд занятости (1.5%) |44 |69/4 |0.015*str(??) |
|0 | | | | |
|27|Удержан транспортный налог (1%) |44 |68/7 |0.01*str(??) |
|0 | | | | |
|28|Удержан сбор на образование (1%) |80 |68/8 |0.01*str(??) |
|0 | | | | |

Создание документации на проект.

В документацию включаются все схемы и описания схем изложенные в вышеперечисленных пунктах. Правила оформления документации изложены в
Приложении .

Создание инструкций по работе в Системе.

Созданием инструкций заканчивается этап создания проекта. Инструкции в проекте делятся на 3 типа.

1. Инструкции по организации работ в различных режимах работы
Системы. Пример: Приложение 6. “Инструкция пользователя при работе в режиме
Off-Line”

2. Инструкция для администратора Системы. Администратор Системы является человеком на предприятии, осуществляющем надзор за состоянием
Системы; администратор осуществляет обновление Системы, передачу данных при работе в режиме Off-Line. Администратору Системы передается проектная документация. При эксплуатации Системы он имеет права на заведение дополнительных образцов документов, исправление прав доступа в соответствии с изменениями в работе предприятия. Администратор осуществляет связь с представительством “Паруса”, по поводу изменений в Системе и др. Таким образом, администратор является своего рода представителем “Паруса”, на которого ложится вся тяжесть по сопровождению Системы. Инструкция для администратора входит в основную часть проектной документации и представляет собой тезисы по общему сопровождению Системы и особенности, касающиеся реализации конкретного проекта.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5