Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

На счете 45 «Товары отгруженные» аналитический учет ведется по покупателям, договорам, и отгруженной номенклатуре.

На счете 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» учет ведется по видам деятельности и ва­риантам реализации.

На счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» учет ведет­ся на следующих субсчетах:

62.1   «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях»;

62.2   «Расчеты с покупателями и заказчиками в валюте»;

62.3   «Векселя полученные»;

62.01  «Расчеты с покупателями за товары комитента в рублях»;

62.02  «Расчеты с покупателями за товары комитента в валюте».

На субсчетах 62.1 - 62.3 аналитический учет ведется в разрезе покупателей и заказчиков, договоров и вариантов реализации.

На субсчетах 62.01 - 62.02 аналитический учет ведется в разрезе покупателей  и договоров.

Для оформления операций, связанных с отпуском товаров и от­грузкой продукции собственного производства покупателям, в системе предназначен документ "Отгрузка товаров, про­дукции". Документ формирует печатную форму «Товарная накладная». Печатная форма документа имеется в прил. 2 (Товарная накладная). Этот документ используется в конфигурации, как для реа­лизации товаров, так и для реализации продукции. Основные реквизиты здесь заполняются так же как указано выше. Если отгружается товар, полученный на комиссию, то в нижней части формы документа дополнительно запрашиваются сведения о комитенте и договоре.

Если в этом реквизите для отпускаемой номенклатурной единицы установлен тип «продукция», то при проведении документа себестоимость списывается со счета 40 «Готовая продукция». Для номенклатурной единицы с типом «Товары» все зависит от значения реквизита «Тип товара». Если продается товар, принятый на комис­сию, то без корреспонденции формируется запись по кредиту заба­лансового счета 004 «Товары, принятые на комиссию». В остальных случаях себестоимость списывается со счета 41 «Товары». Код суб­счета при этом уточняется по значению реквизита «Тип товара».

При проведении автоматически формируются про­водки, состав которых зависит от типа номенклатуры, типа товара и вида отгрузки.

Если оформляется накладная на продажу продукции, то форми­руются следующие проводки:

1. По дебету счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях» и кредиту счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг) на сумму, подлежащую оплате.

2. По дебету счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 40 «Готовая продукция». Сумма проводки рассчитывается как произведение средней плановой себестоимо­сти на количество отгруженной продукции. 3. По дебету счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» в корреспонденции со счетом 68.2 «Расчеты с бюджетом по на­логу на добавленную стоимость» (или 76.4 «Расчеты по нало­гам, отложенным для оплаты в бюджет») на сумму налога на добавленную стоимость.

Если продукция облагается налогом на реализацию горю­че-смазочных материалов, то формируется проводка по дебету счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 67.2 «Налог на реализацию горюче-смазочных материалов» (или 76.4 «Расчеты по налогам, отложенным для оплаты в бюджет») на сумму налога на реализацию горюче-смазочных материалов.

Если установлен реквизит «Учитывать налог с продаж», то неза­висимо от учетной политики формируется проводка по дебету счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» и кредиту 76.4 «Расчеты по налогам, отложенным для оплаты в бюджет» на сумму налога с продаж.

Если в договоре с покупателем предусмотрено, что переход права собственности на продукцию наступает не в момент отгрузки, то в форме ввода документа следует установить вид отгрузки «Отгрузка». В этом случае при проведении будет сформирована про­водка по дебету счета 45 «Товары отгруженные» и кредиту счета 40 «Готовая продукция». Сумма проводки рассчитывается как произве­дение средней плановой себестоимости на количество отгруженной продукции.

Если формируется накладная на отгрузку товаров (кроме приня­тых на комиссию), то при проведении формируются те же проводки, что и приведенные выше, но вместо счета 40 «Готовая продукция» используется счет 41 «Товары». Конкретный субсчет устанавливает­ся по значению реквизита «Тип товара» элемента справочника «Но­менклатура».

Если в форме документа выбран вариант отгрузки «продажа (счет 46)», и до отгрузки от покупателя был получен аванс (предоп­лата), то формируется проводка по зачету аванса по дебету счета 64.1 «Авансы, полученные в рублях» и кредиту счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях». Дополнительно проводкой по кредиту счета 64.1 и дебету счета 68.2 «Расчеты с бюджетом по налогу на добавленную стоимость» восстанавливается сумма НДС. Если предоплата вносилась наличными и в константе «Выделять НП с аванса» установлена «Да», то проводкой по кредиту счета 64.1 и дебету счета 68.30 «Расчеты с бюджетом по налогу с продаж» вос­станавливается сумма налога с продаж с аванса.

Для организаций с учетной политикой «по оплате» суммы НДС и НГСМ при зачете аванса списываются с дебета счета 76.4 в кредит счетов учета расчетов по НДС (68.2) и НГСМ (67.2).

Если по накладной продается товар, принятый на комиссию, то при проведении документа формируется проводка по дебету счета 62.01 «Расчеты с покупателями за товары комитента в рублях» и кредиту счета 76.1 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами в рублях» на сумму к оплате. Дополнительно вводится запись по кредиту забалансового счета 004 «Товары, принятые на комиссию» на стоимость товаров по уч­тенным ценам.

Документ «Накладная» является основанием для ввода докумен­тов «Корректировка отгрузки», «Реализация отгруженной продук­ции» и «Счет-фактура выданный».

В тех случаях, когда после отгрузки товаров, облагаемых налогом с продаж, меняется форма оплаты с безналичной на наличную, и на­оборот, проводки расходной накладной следует скорректировать. Для этого в программе предназначен документ «Кор­ректировка отгрузки». Документ вводится только на основании документа «Отгрузка товаров, продукции».

При проведении документа для тех товаров, которые включены в корректируемый перечень, сторнируются ранее введенные проводки, а затем формируются новые проводки. При этом автоматически пе­ресчитываются суммы проводок и устанавливаются признаки анали­тического учета

Если при отгрузке продукции и товаров использовался счет 45 «Товары отгруженные», то для отражения в учете операций по реализации следует использовать документ «Реализация отгружен­ной продукции».

Данный документ вводится только на основании документа "Отгрузка товаров, продукции», которым оформлялась отгрузка на счет 45 «Товары отгруженные». Документ вводится в момент по­лучения документов, подтверждающих факт перехода права собст­венности на отгруженную продукцию (товары) к покупателю (отчет комиссионера, поступление оплаты за реализованный товар и др.).

При проведении документа для каждой единицы товара, указан­ной в табличной части документа, формируются бухгалтерские про­водки, состав которых аналогичен проводкам, которые формируются в документе «Отгрузка товаров, продукции» для вида отгрузки «Продажа». При этом вместо счета 40 «Готовая продукция» и 41 «Товары» в проводках указывается счет 45 «Товары отгружен­ные».

Для автоматического определения расчета полной фактической себестоимости и определения конечного финансового результата на счетах 46, 47 и 48 в программе предназначен документ «Закрытие ме­сяца».

К выполняемым документом действиям относятся:

1. Списание на счет 20 «Основное производство» общепроизвод­ственных расходов (сальдо счета 25 «Общепроизводственные расходы»). При этом формируются проводки по дебету сче­та 20 и кредиту счета 25. В документе предусмотрено, что, ес­ли на счете 20 «Основное производство» учитываются затраты по нескольким видам деятельности, то при проведении доку­мента общепроизводственные расходы распределяются по ви­дам деятельности пропорционально расходам на оплату труда. Если расходы на выплату заработной платы на счете 20 «Ос­новное производство» не отражались, то при проведении до­кумента общепроизводственные расходы распределяются по видам деятельности пропорционально общей сумме затрат.

2. Списание на счет 20 «Основное производство» общехозяйст­венных расходов (сальдо счета 26 «Общехозяйственные расхо­ды»). При этом формируются проводки по дебету счета 20 и кредиту счета 26. В документе предусмотрено, что, если на счете 20 «Основное производство» учитываются затраты по нескольким видам деятельности, то при проведении документа общехозяйственные расходы распределяются по видам дея­тельности пропорционально расходам на оплату труда. Если расходы на выплату заработной платы на счете 20 «Основное производство» не отражались, то при проведении документа общехозяйственные расходы распределяются по видам дея­тельности пропорционально общей сумме затрат. Если учетной политикой организации предусмотрено списание общехозяй­ственных затрат непосредственно в дебет счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг»), то выполняемое действие следует отключить.

3. Списание расходов со счета 20 «Основное производство». В зависимости от характера деятельности (реквизит элемента справочника «Виды деятельности») при проведении будут формировать различные проводки.

4. Списание издержек обращения с кредита счета 44 «Издержки обращения» в дебет счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг»), а также списание отклонений от плановой себестоимости. В обоих этих случаях формируются соответствующие проводки.

6. Определение конечного финансового результата. При выпол­нении этого действия формируются проводки по дебету (при­быль) или кредиту (убыток) счетов 46 «Реализация продукции (работ, услуг)», 47 «Реализация и выбытие основных средств» и 48 «Реализация прочих активов» в корреспонденции со сче­том 80 «Прибыли и убытки».

Введенный документ при необходимости можно оформить "перепроводкой" - один из терминов данной программы. При этом ранее сформированные проводки автоматически удаляют­ся и формируются новые.

Заключение

В последнее время стало модным обсуждать различные аспекты архитектуры и функциональности прикладных экономических программ. По нашему мнению, хорошие бухгалтерские системы независимо от их масштаба, про­граммно-аппаратной платформы и стоимости должны качественно обеспечивать ведение учета, быть надежны­ми и удобными в эксплуатации.

За последние десять лет компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические рас­четы; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произволь­ной формы; осуществлять корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопле­ние итогов и исчисление процентов произвольной степе­ни сложности; предоставлять возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (вести архив).

Для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бух­галтерского учета на предприятии и архивным материа­лам, любые сведения из которой могут быть легко полу­чены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана сче­тов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы.

Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются:

• упрощение работы бухгалтера;

• ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации;

• уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации;

• сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета.

• свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета.

Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

Необходимо сказать несколько слов о принципах автоматизации. Любая программа автоматизации должна обладать следующими свойствами:

• Функциональность – достигается созданием системы по конкретному разделу учета или по предприятию в целом.

• Модифицируемость – системы легко изменяются и модифицируются.

• Открытость – реализуется благодаря доступному для пользователей пользовательскому интерфейсу и возможности интегрирования с другими программами.

• Надежность  –предусматривает защиту компьютерной системы как от случайных сбоев, так и в некоторых слу­чаях от умышленной порчи данных.

Рынок бухгалтерских программ достаточно развит и предлагает потребителям большое количество готовых решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический) , формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала.

В основе функциониро­вания по-настоящему универ­сальных систем лежит так называемый инструментальный подход. Он основан на том, что программа снабжается набором инструментальных средств, позволя­ющих осуществлять модифика­цию (перенастройку) системы непосредственно в соответствии с определенными нуждами предприятия. Эти инструментальные средства выполняются в виде отдельных блоков программы отвечающих за настройку алгоритмов построения автоматизации бухгалтерского учета. Чаще всего они имеют форму конфигуратора настройки параметров компьютерного бухгалтерского учета.

Целью дипломной работы является исследование возможностей автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии на основе современных комплексов автоматизации, осуществленное нами по поручению руководства ООО "Комплект", поставившего себе целью модернизировать старую программу автоматизации бухгалтерского учета на программу отвечающую современным требованиям компьюторного бухгалтерского учета, и внедрения данной программы для повседневного ее использования.

В связи с этим, дипломная работа состоит из трех основных глав.

В первой главе для выявления параметров, которым должна отвечать современная компьютерная программа автоматизации бухгалтерского учета, по поручению руководства ООО "Комплект",были рассмотрены общие возможности наиболее известных и распространенных сегодня программы бухгалтерского учета. В процессе рассмотрения были установленны следующие параметры, которым должна соответствовать современная программа автоматизации бухгалтерского учета:

• Вести учет по банковским и кассовым операциям;

• Вести расчет зарплаты;

• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);

• Вести учет то­варно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП);

•  Вести син­тетический учет;

•  Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;

•  Вести многовалютный учет;

•  Вести количест­венный учет;

•  Вести учет товаров, услуг и производства продукции;

•  Вести расчеты с бюджетом.

Исходя из этих параметров нами была выбрана и рекомендована для установки и освоения на ООО “Комплект”,  программа “1С:Предприятие” версии 7.7.

Во второй главе были исседованы общие принципы автоматизации бухгалтерского учета и подготовки разного рода отчетностей на основе компьюторных технологий. В ней наиболее подробно были рассмотрены основные этапы автоматизации бухгалтерского учета и сделаны следующие наблюдения.

В системе “1С:Предприятие” план счетов играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе “1С:Предприятие” воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процес автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое колличество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством “Конфигуратора” требуются специальные знания в области програмирования, что для бухгалтера не всегда возможно. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.

Документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.

Важной особенностью документов является хранение и систематизация по отдельным группам информации о хозяйственной деятельности предприятия. Структура этого хранения определяется на этапе конфигурации. Но на предприятии зачастую требуется ведение весьма специализированных журналов документов и их форм. Создание же таковых средствами самого бухгалтера весьма затруднено, так как этот процес происходит на этапе конфигурации и требует специальных знаний програмирования. На этом же этапе задаются связи документов между собой и журналами документов. В связи с этим, изменение этих связей для специальных нужд прелприятия средствами самого бухгалтера также затруднено, что существенно снижает эффективность использования программы.

Оформление операций и проводок, ведение аналитического, валютнго и колличественного учета  полностью автоматизировано. И на основании автоматически составляемых данных по этим аспектам бухгалтерской деятельности возможно автоматическое составление внешних и внутренних отчетностей по деятельности предприятия, что значительно облегчает работу бухгалтера связанную с ежеквартальным представлением отчетностей в органы ГНИ и фонды, а также его обязанности по анализу хозяйственной деятельностипредприятия.

В третей главе, на примере ООО ”Комплект”, было произведено исследование по применению компьютерного бухгалтнрского учета в отдельных его разделах. На основе этих данных были рассмотрены все конкретные возможности и преимущества предоставляемые программой “1С:Предприятие” как представителем современных систем автматизации бухгалтерского учета, что и являлось конечной целью этой работы, а также конечным результатом исследования порученного нам руководством ООО “Комплект”.

Таким образом, в дипломной работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразность применения автоматизмрованного бухгалтнрского учета на предриятии ООО “Комплект”. И несмотря на некоторые сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает благодаря следующим преимуществам предоставляемым ими:

• Значительному снижению колличества математических ошибок в бухгалтерском учете;

• Автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;

• Автоматичкский контроль за правильностью и санкционированностью выписки документов;

• Автоматическое ведение всех форм журналов и книг;

• Автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной деятельности и первичным документам;

• Значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.

Основной же тенденцией развития программ данной категории является упрощение

конфигурирования этих программ под специальные нужды предприятий.

Список использованной литературы.

1.       Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 года).

2.       Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли. Постановление Правительства Российской Федерации от 5 августа 1992 г. №552 с изменениями и дополнениями от 1 июля 1995 г. №661 и от 11 марта 1997 г. №273.

3.       Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. №34н.

4.       Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ 4/96). Принято приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1996 г. №10.

5.       Положение по бухгалтерскому учету «Учет матери­ально-производственных запасов» ПБУ 5/98, утвержденное прика­зом Минфина РФ от 15 июня 1998г. №25н.

6.       Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/97 (утверждено приказом Минфина Рос­сии от 3 сентября 1997г. №65н).

7.       Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По при­менению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).

8.       По­рядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвер­жденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.

9.       Поло­жением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвер­жденных приказом Минфина России от 30 декабря 1995г. №160.

10.   Методическими рекомендациями по учету и оформ­лению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. №1-794/32-5).

11.   О формировании годовой бухгалтерской отчетности. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 21 ноября 1997 г № 81-Н.

12.   План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкция по его применении. Приказ Министерства Финансов. М.:"ПРИОР", 1996. 159 с.

13.   Аглицкий Д.С., Аглицкий И.С., Любченко С.А. Персональный компьютер для руководителя и бухгалтера. М.: Модус Граффити, 1997. 288с.

14.   Балабайченко Е.Е., Троценко Г.Г. Компьютер для бухгалтера. М.: Феникс, 1999. 191с.

15.   Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000. с.30-32.

16.   Булатов М.А. Решение бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 1995. 334с.

17.   Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. Под ред. Безруких П.С. 3-е издание пер. и доп. М.: Бухгалтерский учет, 1999. 624с. 

18.   Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 1997. 208с.

19.   Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 1992. 106с.

20.   Наумова Н.А., Василевич И.П., Нуридинова Л.В. под ред. Соколова Я.В. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие для ВУЗов. М.: Аудит, Юнити, 1998. 304с.

21.   Серова Г.А. Самоучитель по работе бухгалтера на персональном компьюторе. М.: Издательство журнала “Бухгалтерский бюллетень”, 1996. 186с.

22.   Тяжких Д.С. Ведение бухгалтерского учета и делопроизводства на компьюторе: Практическое пособие. С-Пб.: Б. И., 1997. 381с.

23.   Умнова Э.А., Чистов Д.В. Бухгалтерский учет на персональном ЭВМ: Учебный практикум, 3-е издание. М.: Б. И., 1996. 357с.

24.   Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.5: Азбука бухгалтера. М.: Компьютер-Пресс, 1998. 448с.

25.   Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьюторной бухгалтерии 7.5: Задачи, решения, результаты: Учебное пособие. М.: Компьютер-Пресс, 1999. 543с.

26.   Чистов Д.В., Харитонов С.А. Возможна ли гибкая автоматизация бухгалтерского учета на крупных предприятиях ? Бухгалтер и компьютер 2/2000. с.3-7.

Приложение 1

Печатные формы отчетов используемых в 1С:Предприятии