Информ.о фактич. состоянии дел в системе управ. содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает справ-информ и справ-аналитич док-ты. Это док-ты идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руковод.подразделения. Эти док-ты не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, эти док-ты сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Условно всю совокупность этих док-в можно разделить на справочно-информационные (протокол, докл.записка, сл.записка, факс, эл.сообщение) и справочно-аналитические док-ты (акт, справка, отзыв, заключение) Оформление докл.зап.: наим.струк.подразд.; наименование вида док-та; дата; регистр.номен; адресат; заголовок к тексту; текст; приложение; подпись. Акт – составляются комиссией, оформляется на общем бланке если является внутр.док-м, если внешн., то должен содержать юр.адрес организации. Реквизиты акта: наимен.организ.; наименование вида док-а; дата; регистрационный номер; место составления или издания док-а; заголовок к тексту; текст; подписи, если необходимо гриф утверждения и приложения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранение на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших их свое значение документов к уничтожению. Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве, а заканчивается в государственном архиве: Первым этапом – определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке док-ов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива учреждения в Государственный Архив. Экспертиза ценности учреждениях проводится под руководством экспертной комиссией (ЭК). Отнесение документов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. В задачи экспертизы ценности документов входит: определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значении документов с целью отбора документов на гос. хранение или установления срок их хранения на основе принятых критериев. Значительная часть док-ов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие содержат инф-ию, которая может потребоваться в течение многих лет. (Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.) И, наконец, определенная группа док-ов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие док-ты должны хранится постоянно.

При экспертизе ценности документов личного происхождения необходимо учитывать: Значимость фондообразователя и его документов; Объективность и субъективность документов; Взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; Физическую сохранность документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и т.д

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Документоведение в кругу смежных дисциплин.

Документоведение – это запись информации на различных носителях по установленным причинам.

Носитель документирования информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущиеся машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

Существуют различные способы документирования, и их различие:Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики).Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов.Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.Документы на магнитных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.

. Формы организации работы с док-ми.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по разному для министерства – управление делами, для организаций, уч.заведений – канцилярией. На малых предприятиях функции канцелярии выполняет секретарь.

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форме вся обработка док-в производится в едином центре (в канцелярии или у секр-реф). Децентрализованная форма предполагает распределение док-в между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль), а часть децентрализовано (хранение док-в, формирование дел).Самая распространенная форма делопроизводственной службы является канцелярия. Структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.

На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы.

Цели и организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность док-ов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов, идет формирование Архивного Фонда РФ и уничтожение малоценных документов. Отнесение док-ов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. К критериям происхождения относятся: Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;Значимость выполняемых ею функций;Время и место образования документа;Значимость отраженных в документе событий;

Значение физического лица в жизни общества. К критериям содержания относятся: Уникальность и типичность информации документа; Ее повторяемость в других документах; Вида документа Подлинность документа К критериям внешних особенностей относятся: Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; Юридическая достоверность документа; Физическое состояние документа. Экспертиза ценности документов проводится на основе: Действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечения управления; Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной Архивной службы России, нормативно-методическими документами.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного Фонда РФ создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных в кол-ве не менее 3-х человек.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения: Постоянного хранения в гос. архивах; Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранении уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющие грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии с специальными инструкциями.

9 . Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГК РФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик". В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации: · национальные стандарты; · правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · стандарты организаций. В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Делопроизводственные службы: структура и организация работы.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб.с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия. Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические 1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд. дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические 1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач.отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач.подразд., утвержд. Ген.дир. данной организации. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. путеводители подразделяются:На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива; Путеводитель по архивам Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообраззователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Путеводитель состоит из основной части, в которой дается хар-ка фондов и док-ов и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения). Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов является ведение источниковедческого анализа. Справочный аппарат обзора состоит: из титульного листа, оглавления, предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.).

10. Нормативно –методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

37. Нормирование труда работников службы ДОУ

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические 1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка вход. док-в;2.регистрация вход., исход. и внутр. док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд. дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические 1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в;

66 Менеджмент в архивах

Менеджмент – современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве: в положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения, состав док-ов архива, задачи и функции архива, права архива, орг-я работы архива. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Планирование: В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевым укрупненными нормативами времени на работы по ДОУ.

В организацию труда персонала архива входит: подбор и рациональная расстановка кадров; эффективное использование материально-технических ресурсов; создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Один раз в 4 года проводится х аттестация. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме док-ов и доступа пользователей к ним.

Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором. (Пр. арх. маркетинга – копирование документов до выхода в Интернет, продажа микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников)

11. Структура, содержание и область применения ГОСТ 6.30-2003.

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной архивной службой России.

Внесен научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документа; требования к оформлению реквизитов документа; требования к бланкам документа, включая бланки документов с воспроизведением гос. Герба в РФ 1.гос. Герб РФ, 2- герб субъект РФ, 3-эмблема/товарный знак орг-ции, 4-код орг-ции, 5- регистрационный № юр. лица, 6- ИНН/КПП, 7- код формы док. (ОКУД), 8- наимен. Орг., 9-справочные данные, 10- наименование имя док., 11- дата, 12-регист. №, 13-ссылка на регист. №, 14-место составление, 15-адресат, 16- гриф утверждения, 19- отметка о контроле, 20- текст, 21- отметка о наличии приложения, 22-подпись, 23-гриф согласования, 24-визы согласования, 25-оттиск печати, 26-отметка о заверении копии, 27-отметка об исполнении, 28 -отметка об исполнении и направлении док. в дело, 29-отметка о поступлении док. в орг., 30 –идентификатор электр. копии док.(отметка колонтитул/левый нижний угол). Требования к бланкам документа. 1. документ изготавливают на бланках, формат А4 и А5. должен иметь поля 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм- верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки изготавливаются на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются 2 варианта бланков – угловой и продольный. Для организации и структ. Поддраз. Должностного лица устанавливаются след. Виды бланков документа: общий бланк; бланк письма, бланк конкретного вида документа. Номер страницы проставляют в посередине верхнего поля листа.

Общие правила организации документооборота в организации

Документооборот – это движение док-в на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача – оперативность и единообразие обработки док-в. Докумен-тообор. осуществл. в виде различ. потоков док-в. Объем документообор. зависит от 1.значимости орг-ции;2.от ее функц-й и уровня решаемых задач;3.от связей с внеш. организ-ми. В документацион.обеспечении сущест. 3 гр.док-в. Вход., исход., внутр.

Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Учет объема докум-оборота осущ-ся с целью получ. данных для расчета штат. числ-ти персон. делопроизв-ой службы. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та илиприлож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка надок-те,в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.

Организация комплектования Архивного фонда РФ.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах. Работа по комплектованию архива документами складывается: из установленного профиля архива: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования. Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Критериями источников комплектования являются: функционально-целевое назначение учреждения; масштаб его деятельности; вид организации; полнота отражения в ее документах ценной информации. Источников комплектования гос. архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Выделяются следующие группы источников комплектования: учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочной прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочной прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования: В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме. Второй список составляют учреждения и организации не сдающие свои документы в госархив, не находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки – источников комплектования, а также при приеме этих док-ов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-фото-фоно-видео-документов и электронных документов. При приеме док-ов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении док-ов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации. Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Передача в ведомственный архив: передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; передача производится через год после завершения дел делопроизводством; прием дел в архив производится зав.архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указывается их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; по окончании приема дел зав. Архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение: передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3-5 лет, документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в 2-х экз., документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы; при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и тех. Состояния; прием производится поединично, а особо ценные полистно, при первом приеме док-ов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации, док-ты негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5