Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Обработка основных документопотоков

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен. док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.

Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. Резолюция на док-те(17 реквизит): наносится на док. рукописным способом руковод. или долж.лицом. Пишется на первом листе док-та в любом свободном месте, кроме полей. Включает в себя: кому; что делать; когда; личную подпись долж.лица; дату резолюции.

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом.

Организацию документов Архивного Фонда РФ включает их классификация и систематизация.Классификация – выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация – физическая организация и упорядочении документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется:В пределах Архивного Фонда РФ;В пределах конкретного архива;В пределах конкретного архивного фонда. Организация документов – совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности, к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и др. особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации док-ов находится архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. До недавнего времени основными критериями организации хранения док-ов были:Принадлежность до-ов к историческим эпохам;Принадлежность док-ов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; Принадлежность документов к административно-территориальным единицам; Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В настоящее время критериями организации хранения док-ов являются: Формы собственности – государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ; Виды носителей, способы и техника закрепления информации – письменные и графические документы на бумажных носителя, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; Сроки хранения – постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения, временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве, временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах, временное и депозитарное хранение док-ов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация док-ов в пределах Архивного фонда РФ. Архивный фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, г. Москвы и Петербурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы), муниципальной собственностью (гор-(рай) архивы) В государственную часть Архивного фонда входят арх. Фонды и арх. Док-ты: Гос. учреждений, организаций , предприятий, действовавших на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от гос-ва; Органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучерждений, предприятий, организаций, воинских частей, действующих на территории РФ; Отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей; Предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; Органов учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ Других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждении Федеральной архивной службы России; Копии арх. Док-ов на правах подлинников, а также копии арх. Док-ов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют док-ты, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение. Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: Общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; Религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства); Негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хоз-ва, других отраслей экономики, науки культуры, социальной сферы, средств массовой информации; Физических лиц (док-ты личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции док-ов) Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд – совокупность арх.док-ов, исторически или логически связанных между собой.

Понятие «информация» и «документ».

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией – ее получение, обработка, понятие каких-либо решений и их исполнения. Информация- это сведения о лицах, фактах, событиях и явлений, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое значение, т.к. на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Носитель информации – объект, материальное тело, на котором фиксируется информация (тетрадь, лист бум., диск, дискета, компьютер, доска) Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио, Интернет).Документ – от лат. Слова «Документум» - свидетельство - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Технология регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регист (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к). Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно

69 (организация док-ов в архиве) (второй уровень организации документов)

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т. е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое , культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющееся составной частью Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов. Архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению. Разновидностями архивного фонда являются: Архивный фонд организации, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе ее деятельности; Объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; Архивный фонд личного происхождения, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.) Основными принципами фондообразования являются: Недробимость фонда; Единое название фонда; Единый номер фонда; Единое хранение фонда. Организация док-ов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения док-ов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск, использование. Единицы хранения систематизируются в фонде по след. Признакам (структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному – в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; Номинальному – по делопроизводственной форме, видам и разновидностям док-ов; Корреспондентскому – по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; Географическому – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание док-ов, их авторы, корреспонденты; авторскому – по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами док-ов.

Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат. Хронологическими границами архивного фонда являются: Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.

14. Информационные свойства документов.

Документная информация - информация, содержащаяся в документах.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов. Важнейшими свойствами управленческой и экономической информации являются: • достоверность и полнота; ценность и актуальность; ясность и понятность. Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения. В н. в. отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др. Документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см¦ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт. Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа. Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум"

1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности. Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя. Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п. Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы: логически неупорядоченный набор сведений (данные); логически упорядоченный набор данных К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

Виды и формы регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регст (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Журнальная- надежна,недостат.-медленный поиск. Карточная-располож.по различн.призн.-хронологичес.,авторск.,объектовый,географич. Поиск оперативен. Недостаток-потери карточек. Компьют.удоб.,оператив.Недост.-потеря информ.-вирусы. Сист.регистр.на ПК мож. создана:1.сист.управл.базами данных-Аксесс,2.электр.таб Эксель,Лотус;3.текст.редакт-р Ворд. Перечень не регистрир.док-в 1.поздравит.письма;2.приглашения;3.рекламн.письма;4.печат.издан (журн.)5.извещения о встречах;6.письма с помет. «лично»;7.программы совещаний. Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к).

Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно.

15. Функции документа.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов. В первую очередь создания предприятия его производственно-хозяйственно деятельности. Отчетно – контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в гос. И местные власти управления, предъявлять при контрольных проверках. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных вопросов с партнерами документы поддерживают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, подтверждают производственный стаж и размер заработка при наличии пенсии. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел. Функция исторического свидетельства технических движений или культурных ценностей. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам своего времени. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации.

Организация информационно-справочной работы по документам предприятия

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: 1) в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый док-т .2) в каком док-те находится конкретная информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Справочная картотека делится на две части:1) на неисполненные док-ты, 2) на исполненные.Справочные карточки передаются в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации док-в значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку док-та. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершает управление организации в целом.

Учет документов архивного фонда РФ.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – установление количества и состава арх. док-ов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их кол-ву в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету док-ов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. Основной учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения. Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда. К учетным документам архива относятся : (книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, список фондов с особо ценными документами; лист фонда, архивная опись, опись особо ценных документов, опись страхового фонда, реестр описей, реестр описей особо ценных документов, инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива, паспорт архивохранилища, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда, дело фонда, внутриделовые описи и листы-заверители. В книге учета поступлений док-ов фиксируются все поступления док-ов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.Список фондов является перечнем официальных наименование и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. Лист фонда – содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о кол-ве, хронологии, составе его документов. Лист фонда является основным документом, отражающем все изменения в фонде. Архивная опись – является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содерж. Систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначен для их учета и раскрытия их содержания. Реестр описей служит для регистрации описей, их кол-ва и состава. Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями – заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве. Карточка фонда – учетный документ, содержит название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда. Дело фонда – своеобразное досье каждого архивного фонда. Внутриделовые описи и листы-заверители используются для учета документов внутри дела.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5