Современные условия развития предприятий в нашей стране таковы, что им приходится работать в новой атмосфере, для которой характерна жесткая конкуренция во всех её проявлениях, в том числе в борьбе за качество и профессионализм рабочей силы. Логика борьбы за выживание в условиях остро конкурентного рынка вынуждает предпринимателей коренным образом менять свою стратегию. Помимо основного капитала для предприятия, решающей предпосылкой конкурентоспособности становиться и человеческий потенциал. В связи с этим в разнообразных формах происходит движение к созданию новой модели развития и использования человеческих ресурсов. К её основным чертам относится ориентация на высококвалифицированную и инициативную рабочую силу, интегрированную в систему производства, непрерывность процесса обогащения знаний и квалификации, гибкость организации труда, делегирование ответственности сверху вниз, партнерские отношения между участниками производства.

В условиях современной научно-технической революции постоянно растет интерес к развитию коммуникаций внутри коллектива. Актуальность данной проблемы диктуется, прежде всего, возросшими требованиями к уровню психологической включенности индивида в его трудовую деятельность и усложнением психической жизнедеятельности людей, постоянным ростом их личностных притязаний и с развитием самой организации. Совершенствование коммуникаций внутри коллектива и между коллективами вообще – это задача развития потенциала самой организации, её групп (отделов) и личности внутри группы, создания наиболее эффективного их существования. Формирование системы эффективных трудовых коммуникаций между трудовыми коллективами, является одним из важнейших условий борьбы за рост производительности труда и качество выпускаемой продукции. Вместе с тем, система налаженных коммуникаций внутри организации является показателем уровня социального развития коллектива. А это, в свою очередь, связано с перспективой возрастания социальных факторов в структуре производства, с совершенствованием, как организации, так и условий труда.

Вопросами коммуникаций первичных трудовых коллективов широко рассматривается в трудах таких исследователей данной проблема как М.Шоу, Дж. Хоман, Р. Бейлз, К. Шериф, Г.М. Андреева, Р. Кейтллера, М.Г. Ярошевский, Е.М. Дубовская. и другие.

Оптимально настроенная система межгрупповых коммуникаций, способствует эффективной деятельности организации как целостной системы, что способствует росту производительности труда, а следовательно и максимизации прибыли, чего добивается любая организация.

Одной из таких организаций является ООО «ДТК». Сфера её деятельности – это оптовая и розничная торговля бытовой техникой. За короткий период времени организация вошла в состав Группы Компаний «Домотехника», что привело к её расширению, а следовательно росту отделов и подразделений. В связи с этим возникло и ряд проблем, таких как: взаимосвязь отделов затруднена, в связи с отдаленностью. Возникла проблема, связанная с отсутствием налаженного документооборота. Стали возникать ситуации, когда не эффективная деятельность одного отдела, тормозит работу другого, что приводит к недостоверной информации при сдаче отчетности того или иного вида, а, следовательно, недостоверность показателей финансово-хозяйственной деятельности, принятие неверных управленческих решений.

Цель исследования это выявление факторов и показателей, способствующих совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов.

Объектом исследования данной работы является ООО «ДТК», предприятие, занимающееся оптово-розничной торговлей бытовой техники, холодильного торгового оборудования, и оргтехникой.

Предмет исследования - коммуникации первичных трудовых коллективов в организации и пути направления их совершенствования.

Задачами исследования является:

- рассмотрение теоретических основ понятия первичных трудовых коллективов и

коммуникаций между ними

- исследование коммуникаций первичных коллективов на примере организации ООО «ДТК»

- разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов.

Структура данной работы представляет собой три главы. В первой главе будут рассмотрены теоретические аспекты изучения первичных коллективов, теории к их определению, существующие в теоретических знаниях основы коммуникаций первичных трудовых коллективов, и имеющиеся организационные структуры коллективов, необходимые для изучения коммуникаций первичных трудовых коллективов.

Во второй главе будет исследована деятельность изучаемой организации, определенна и анализирована организационная структура, рассмотрены существующие в организации коммуникации между первичными трудовыми коллективами, дана их оценка.

В третей главе предложены рекомендации по совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов.

Практическая значимость работы заключается в применении результатов исследования в решении проблем, связанных коммуникациями первичных коллективов, а именно, структуризацией и реструктуризацией подразделений, определение оптимальной организационной структуры организации, выявления в ней нерациональных звеньев и устранение их, определения рекомендаций по усовершенствованию документооборота на предприятии.

Глава 1. Теоретические основы определения коммуникаций первичных

трудовых коллективов

1.1 Понятие первичных коллективов

Для того, что бы перейти к понятию определения первичному коллективу, нужно понять для чего её вообще исследовать. В определённом смысле, это можно представить как ряд определённых особенностей первичного коллектива (в большинстве источников говориться о понятии малых коллективов):

- невозможно адекватно изучать личность, объяснять сложнейшие её жизненные правления вне содержательного раскрытия того или иного социального и психологического контекста, в котором она живёт и развивается. Таким контекстом или средой является малый коллектив.

- выявление закономерности функционирования малого коллектива способствует лучшему пониманию процессов протекающих в больших коллективов, гораздо менее доступных непосредственному изучению. Следовательно, изучение малого коллектива – это источник эффективных исследований о социальных системах вообще.

- усиление, в современных условиях, коллективизации, сплочения.

В отечественной и зарубежной социальной психологии даются самые различные определения малого коллектива. К примеру, Р.Бейлз дал следующее определение: малый коллектив есть любое количество лиц, находящихся во взаимодействии друг с другом в виде одной непосредственной встречи или ряда встреч, при которых каждый член группы получает некоторое впечатление или восприятие каждого другого члена. Другой американский социолог Дж. Хоманс в работе «Человеческая группа» определил: под малым коллективом мы подразумеваем, определённое число лиц, которые часто общаются, друг с другом в течение длительного времени и количество которых достаточно мало для того, чтобы каждое лицо могло устанавливать связь с каждым другим, не с помощью других лиц, а непосредственно. Дж. Хоманс также считает, что частота взаимодействия, его длительность и порядок - главные характеристики понятия «малый коллектив».

Другие социологи, такие как: Д. Картрайт, А. Зингер, Т.Ньюком, указывают следующие критерии определения и выделения малого коллектива: частота и продолжительность взаимодействия между индивидами в коллективе и число составляющих ее членов. Ш. Бюлер относит к типичным особенностям коллектива: взаимоотношения, взаимовлияния ее членов, без чего коллектив не существует, определенность ролей, которые исполняют отдельные индивиды; обособление лидеров, влияющих на остальных; общность целей, деятельности и организации; наличие у членов коллектива чувства «мы», единства группы; сплоченность. Г. Дикарс понимает под группой «психологически единую социальную ячейку, члены которой целенаправленно связаны друг с другом и зависят друг от друга». К. Шериф считают, что группа- это социальный союз, наделенный такими свойствами, которые могут быть измерены и которые имеют значение для поведения ее членов. К ним относятся: структура и организация, система норм, регулирующих поведение членов группы, их отношение друг к другу и к другим группам и их членам. Согласно Х. Томе и Х. Фегеру, основной признак коллектива - взаимодействие ее членов, решающими критериями для выделения малого коллектива являются: число коммуникативных актов, частота и продолжительность взаимодействия индивидов в коллективе [2, с.72].

Отечественный социолог Г.М. Андреева определяет что, малый коллектив – это группа, в которой общественные отношения выступают в форме непосредственных, личных контактов [9, с. 91].

Американский социолог М.Шоу, изучая десятки первичных коллективов определил первичный коллектив как двое и более лиц, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет и подвергается влиянию каждого другого лица, и вывел следующие критерии их классификации:

а) с точки зрения восприятия членами коллектива отдельных партнёров и коллектива в целом

б) с точки зрения мотивации малой группы

в) с точки зрения групповых целей

г) с точки зрения организационных, структурных характеристик коллектива

д) с точки зрения взаимозависимости

е) с точки зрения взаимодействия членов коллектива

Также он вывел признаки, отличающие первичный коллектив от простого скопления людей:

а) некоторая продолжительность существования

б) наличие общих целей или цели

в) развитие групповой структуры

М. Шоу определил методологию исследования первичного коллектива и основывал её на трёх принципах:

а) принцип деятельности – деятельность понимается как совместная (коллективная), при этом выделяются формы организации, уровни и содержание совместной деятельности:

- предполагается обязательное рассмотрение коллектива, её феноменов в контексте совместной деятельности

- деятельность как основа развития первичного коллектива

б) принцип системности – специфический анализ характеристик целостной системы, приложение системных идей к деятельности коллектива и определяется как:

- соответствие индивидуальных характеристик членов коллектива с деятельностным контекстом самого коллектива

- акцент на специфику системных новообразований (групповых норм, ценностей, целей)

- учёт наличия интегрированных факторов, обеспечивающий сохранение её качественного своеобразия

- подчеркивание взаимности и взаимовлияния коллективных феноменов

в) принцип развития - это трактовка развития социального коллектива как обусловленных совместной деятельностью. Следовательно, это:

- учет неравномерности развития основных сфер жизнедеятельности коллектива в связи со спецификой решаемых ей задач. Следовательно, это:

- рассмотрение первичного коллектива в широком временном диапазоне

- выявления возможных регрессивных тенденций на различных этапах развития первичного коллектива.

Многообразие определения понятия «малый коллектив» вызвано многообразием теоретических подходов, на базе которых эти определения формируются. К началу 70-х годов, как отмечают Р.Л. Кричевский и Е. М. Дубовская , зарубежные авторы насчитывали девять концепций, определивших развитие групповой психологии. К ним относятся:

1. Теория поля, которая берет начало в работах К. Левина и основывается на его тезисе, что поведение личности есть продукт поля взаимозависимых детерминант (жизненным или социальным пространством личности). Структурные свойства этого поля представлены понятиями, заимствованными из теории множеств, а динамические свойства - понятиями психологических и социальных сил. Целостной теории группы в рамках этого подхода создано не было, однако он лег в основу частных теорий групповой психологии: теории сплоченности, теории социальной власти, теории соперничества-сотрудничества, теории внутригруппового давления, теории групповых притязаний.

2. Интеракционистская концепция, согласно которой, коллектив - есть система взаимодействующих индивидуумов, функционирование которых в коллективе описывается тремя основными понятиями: индивидуальная активность, взаимодействие и отношение. В рамках этой теории исследуются структурные аспекты коллектива.

3. Теория систем. Этот подход рассматривает группу как систему взаимосвязанных позиций и полей, делая акцент на групповых «входах» и «выходах» и рассматривая коллектив как открытую систему.

4. Социометрическое направление представляет коллектив через анализ внутригрупповых отношений.

5. Психоаналитическая ориентация базируется на идеях З. Фрейда, фокусируя внимание на мотивационных и защитных механизмах личности. Эти идеи легли в основу ряда теорий групповой динамики.

6. Общепсихологический подход заключается в предположении, что многие представления о человеческом поведении, накопленные в общей психологии, применимы к анализу коллективного поведения, прежде всего в анализе таких индивидуальных процессов как научение, явления когнитивной сферы, мотивация.

7. Эмпирико-статистическое направление, согласно которому основные понятия групповой теории должны выводиться из результатов статистических процедур, таких как факторный анализ, а не формироваться априорно. Подобное понимание обусловило широкое применение процедур, разработанных в области тестирования личности и представленных в исследованиях Р. Кеттелла, предложившего одну из теорий группового поведения.

8. Формально-модельный подход базируется на формальном моделировании коллективного поведения с использованием математического аппарата теории моделей и теории множеств.

9. Теория подкрепления базируется на идеях скиннеровской концепции оперантного обусловливания. Согласно ему поведение индивидуумов в группе есть функция двух переменных: вознаграждений (положительное подкрепление) и расходов или наказаний (отрицательное подкрепление). Идеи этой теории легли в основу социально-психологических теорий малых групп Д. Хоманса, Д. Тибо и Г. Келли, которые избрали объектом концептуализации внутридиадные отношения и перенося результаты анализа на большие по объему группы.

Преобладающая на сегодня за рубежом тенденция состоит в интеграции и взаимопроникновении подходов, в стирании строго очерченных концептуальных рамок и разработке локальных теоретических конструкций, не претендующих на широкие общеколлективные обобщения, а призванные объяснить узкий круг эмпирических фактов, относящихся к тому или иному отдельному коллективному феномену .

В отечественной групповой психологии выделяют четыре исследовательских подхода:

1. Деятельностный подход основывается на принципе деятельности. Его приложение к исследованию группы вызвало к жизни стратометрическую концепцию групповой активности А. В. Петровского, программно-ролевую концепцию группы М. Г. Ярошевского и концепцию Г. М. Андреевой о модели социально-перцептивных процессов в совместной деятельности.

2. Социометрическое направление базируется на широком использовании различных вариантов социометрического теста в качестве основного методического средства познания группы. Наибольший вклад в развитие этого направления внес Л. И. Коломинский.

3. Параметрическая концепция создана Л. И. Уманским. Основная идея состоит в том, что поэтапное развитие малой группы (контактной, по Л. И. Уманскому) осуществляется благодаря развитию ее важнейших социально-психологических параметров. В рамках этой концепции изучаются организационные и динамические характеристики групп.

4. Организационно-управленческий подход основан на разрабатываемых в социологии и социальной психологии представлениях о социальной организации и управленческой деятельности. У истоков этого подхода стоял Е. С. Кузьмин. В рамках работ этого направления группа рассматривается как субъект управления.

Таким образом, первичный коллектив - это ограниченная совокупность непосредственно взаимодействующих людей, которые:

а) относительно регулярно и продолжительно контактируют лицом к лицу, на минимальной дистанции, без посредников;

б) обладают общими целями, реализация которых позволяет удовлетворить значимые потребности и интересы;

в) участвуют в общей системе распределения функций и ролей в совместной жизнедеятельности, что предполагает кооперативную взаимозависимость участников, проявляющуюся как в конечном продукте совместной активности, так и в самом процессе его производства;

г) разделяют общие нормы и правила внутри - и межгруппового поведения, что способствует консолидации внутригрупповой активности и координации действий по отношению к среде;

д) расценивают преимущества от объединения как превосходящие издержки и большие, чем они могли бы получить, в других доступных коллективов, а потому испытывают чувство солидарности друг с другом и признательность коллективу;

е) обладают ясным и дифференцированным представлением друг о друге;

ж) связаны достаточно определенными и стабильными эмоциональными отношениями;

з) представляют себя как членов данного коллектива и аналогично воспринимаются со стороны.

Так же для определения первичного коллектива нужно определиться с её размером, т.е. с тем основным признаком, которой отличает её от всех остальных коллективов.

Выбор определения первичного коллектива (Во многих источниках говориться о понятии малого коллектива) связан с вопросом о её размерах, традиционно обсуждаемых многими авторами. Принято говорить о нижнем и верхнем количественных пределах первичного коллектива.

Согласно мнению большинства авторов, малого коллектив начинается с диады (хотя справедливо обращается внимание на «усеченный» характер внутриколлективных отношений в такого рода микрообщности, не отражающих полноту межличностных отношений, наблюдающихся в больших, например триаде, по объёму малых коллективов).

Что касается верхней границы малого коллектива, т.е. максимально возможного её объёма, то мнения специалистов на этот счет расходятся, о чём свидетельствуют и различные предлагаемые ими величины группы. Например, М. Шоу называет максимальное количество, это 20 человек. У большинства авторов, это число равняется 7 +/- 2. На наш взгляд, правы те исследователи, которые при рассмотрении осуждаемого вопроса, делаю акцент на функциональной целесообразности величины малого коллектива, т.е. соответствия объёма коллектива с требованиями реализации её основной функции, справедливо предлагая, что «если коллектив задан в системе конкретной деятельности, то именно этот придел и можно принять как верхний предел».

Также нужно определить виды малых коллективов. В большинстве случаев, авторы выделяют рад определений видов малых коллективов.

а) Формальные и неформальные коллективы.

Формальные коллективы – это группы, которые создаются для выполнения функций, строго определённых систем более высокого уровня. Эти функции в определённой мере являются внешними для индивидов данной организации. Будучи однажды созданной, она характеризуется жестокой связью между элементами, её составляющей, и остаётся, как правило, неизменной в течении длительного времени.

Неформальные коллективы – образуется на личностном уровне в результате инициативы индивидов её составляющих. Может быть образована как в рамках формальных групп, так и вне таковых и не имеют строгой организации. Первичный коллектив может служить достижению объективных целей, например, на производстве, но она больше отличается качеством человеческих взаимоотношений, эмоциональной удовлетворенностью ее членов, чем эффективностью производства.

б) первичный и вторичный коллектив.

Первичный коллектив– характеризуется её малочисленностью, пространственной близостью, непосредственностью, длительностью существования, единством целей, добровольностью вступления и неформальным контролем за поведением членов.

Вторичный коллектив – если малый коллектив, в единственном числе, может представлять первичный коллектив, то вся организация, в которой они находятся, является вторичным коллективом. Вторичные коллективы практически всегда содержат в себе некоторое число первичных коллективов. Спортивная команда, производственная бригада, школьный класс или студенческая группа всегда внутренне разделены на первичные коллективы индивидов, симпатизирующих друг другу, на тех, у кого межличностные контакты более и менее часты. При руководстве вторичного коллектива, как правило, учитываются первичные социальные образования, особенно при выполнении единичных заданий, связанных с взаимодействием небольшого числа членов коллектива.

Испытывая потребность в каком-либо виде деятельности, общество создает соответствующие организации, призванные удовлетворить эту потребность. Основной организационной ячейкой такой организации является первичный трудовой коллектив. Первичный трудовой коллектив - это объединение людей, входящих в одно подразделение, связанных совместной деятельностью и решающих под руководством одного и того же руководителя общую производственную задачу. Таким образом, основная деятельность коллектива определяет всю систему взаимоотношений и взаимодействий в нем, а также его психологические особенности: композиция группы, структура и групповые процессы.

Композиция коллектива, или ее состав, - это совокупность характеристик членов коллектива, важных с точки зрения анализа коллектива как целого. Например, численность коллектива, ее возрастной или половой состав, национальность или социальное положение членов коллектива и так далее.

Таких характеристик множество, выбор наиболее значимых производится с учетом конкретных задач, которые ставятся исследователем. Структура коллектива рассматривается с точки зрения тех функций, которые выполняют отдельные члены коллектива, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений (социометрическая структура), власти и коммуникаций.

К коллективным процессам относятся, прежде всего, такие показатели динамики группы, как процесс развития и сплочения коллектива, процесс группового давления, выработки решений.

Ко второй совокупности показателей относятся система коллективных ожиданий, система статусов и ролей членов коллектива. Положение личности в системе коллективных отношений характеризуется, прежде всего, ее статусом и выполняемыми ролями.

Статус (или позиция) - это сумма, или совокупность психологических характеристик человека, определяющих его место в коллективе и то, как его будут воспринимать другие члены коллектива. Статус реализуется через систему ролей, то есть различных функций, которые человек должен выполнять в соответствии со своим положением в коллективе.

По отношению к каждому члену у коллектива есть система ожиданий в отношении его поведения. Поведение, соответствующее образцу, поощряется, а не соответствующее — наказывается коллективом. То есть система ожиданий строится на основе групповых норм и правил и контролируется через коллективные санкции.

Для понимания первичного коллектива как целого важно, прежде всего, проанализировать структуры самого коллектива: социометрическую и коммуникативную, а также структуру власти.

Социометрическая структура — это совокупность соподчиненных позиций членов коллектива в системе внутригрупповых межличностных предпочтений. Иначе говоря, это система предпочтений и отвержения, эмоциональных симпатий и антипатий между членами коллектива. Свое название структура получила в соответствии с основным методом ее диагностирования - социометрической и ауто - социометрической методиками. [55, c.131]

Отметим важнейшие характеристики, описывающие систему внутригрупповых предпочтений. Во-первых, это социометрические статусы членов коллектива. В соответствии с результатами социометрии, статус рассматривается как сумма отвержений и предпочтений, получаемых членом коллектива. Статусы имеют различный "вес" в зависимости от доли в них положительных выборов, а совокупность статусов всех членов коллектива задает статусную иерархию, в которой выделяются:

- социометрические "звезды" - наиболее предпочитаемые члены коллектива, стоящие на вершине иерархии;

- высокостатусные, среднестатусные и низкостатусные, определяемые по числу положительных выборов и не имеющие большого числа отвержения;

- изолированные члены коллектива, у которых отсутствуют любые выборы, как положительные, так и отрицательные;

- пренебрегаемые члены коллектива, имеющие большое количество отрицательных выборов и малое количество предпочтений;

- отверженные ("изгои") - члены коллектива, не имеющие по результатам социометрии положительных выборов, а только отрицательные.

Однако знания величины социометрического статуса недостаточно для точного представления о системе эмоциональных отношений в коллективе. Вторая характеристика системы - это взаимность эмоциональных предпочтений членов коллектива. Так для "звезды" важно не просто иметь большое число выборов, но значительное число взаимных выборов, обеспечивающих устойчивость ее положения в коллективе и комфортное состояние.

Третья характеристика структуры — система отвержения в коллективе. Социометрическая матрица дает возможность понять, как распределяются отвержения в коллективе. Например, в коллективе могут быть "козлы отпущения", которых не любит почти весь коллектив, или наоборот, почти у всех могут быть отвержения, но ни у кого они не преобладают значительно над предпочтениями.

Наконец, четвертая характеристика социометрической структуры - наличие устойчивых групп межличностного предпочтения. Важно проанализировать не только само наличие - отсутствие таких мини-групп, но и исследовать взаимоотношения между ними, понять, по какому принципу они образовывались. Имеет значение, на какие группы ориентированы отверженные и изолированные члены группы, как соотносятся в этих группах люди с различными статусами. Возникающие в группе мини-объединения могут быть различны по своему внутреннему строению, сплоченности, могут иметь или не иметь внутри себя членов, отвергающих друг друга, что тоже важно для общей характеристики группы.

1.2. Порядок рассмотрения коммуникаций между первичными коллективами

Логическим продолжением рассмотрения первичных коллективов является область межгрупповых отношений, Эта проблематика до недавнего времени оставалась недостаточно исследованной. Одной из причин является, по-видимому, маргинальность проблемы межгрупповых отношений, ее весьма сильная и очевидная включенность в систему социологического знания и других гуманитарных наук. Вместе с тем, когда интерес к этим проблемам все же возникал и в сфере социологических отношений, они не отождествлялись здесь с особой предметной областью, но были, как бы растворены в других разделах других наук. Второстепенное положение проблематики межгрупповых отношений породило отсутствие разработки вопроса о том, что же специфичного в подходе к данной проблеме привносит социальная психология. В значительной степени этому способствовал и гипертрофированный интерес к изучению первичных коллективов, вся исследовательская стратегия строилась таким образом, чтобы сконцентрировать внимание на динамических процессах, происходящих внутри них. Конкретным выражением утраты социального контекста явилась, в частности, недооценка проблематики межгрупповых отношений.

Объединение людей в относительно обособленные коллективы, сопровождает процесс обособления и противопоставления внешнему окружению с одновременным уподоблением и единением общности внутри, является универсальным социально-психологическим механизмом, посредством которого реализуются и воспроизводятся отношения между первичными группами. При этом социально-психологические общности или «сцепления» являются, своеобразной формой, которая в конкретных экономических условиях наполняется объективным общественным содержанием.

Производственно-экономические отношения, обусловливающие необходимость объединения и взаимодействия между людьми для выполнения совместной деятельности, а также необходимость взаимодействия между этими группами людей, служат объективной основой, базисом, на котором действует механизм коммуникационных отношений отношении.

Для определения коммуникаций первичных трудовых групп нужно определить что такое сами коммуникации и указать существующие виды самих коммуникаций.

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (ткущие задачи, конкретные задания, рекомендации).Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. [14, с.309, 310]

Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Коммуникационные отношения, в рамках отдельного предприятия, рассматриваются больше с экономической точки зрения, нежели с социально-психологической. Сам процесс взаимоотношения первичных коллективов, рассматриваются с точки зрения их слаженной работы, т.е. определяется в организации как организационная структура. Первичные трудовые коллективы, на предприятии, обычно это коллектив или отдел, который исполняет определенную функцию, которая либо имеет конечный результат, либо способствует выполнению функций другими отделами. Успешность или не успешность выполнения данной функции, определяет эффективность работы данного коллектива или отдела. Налаженная работа всех отделов на предприятии способствует достижению главной цели любого предприятии – максимизации прибыли.

Эффективность взаимодействия между отделами довольно редко обсуждается в деловой периодике, несмотря на то, что это один из ключевых моментов, влияющих на эффективность деятельности организации в целом. Отлаженность бизнес-цепочки напрямую влияет на качество продукта, скорость его изготовления и доставки до потребителя, точность соблюдения договоренностей с клиентами и партнерами, себестоимость продукта и многое другое. Как правило, неоптимальное взаимодействие между отделами воспринимается сотрудниками компании как неизбежное зло или списывается на «происки злоумышленников» из других отделов. То есть проблемы взаимодействия часто сводятся исключительно к межличностному аспекту. Разумеется, неформальные взаимоотношения между сотрудниками, особенно если речь идет о столкновении амбиций, в значительной степени отражаются на эффективности их взаимодействия, однако кроме проблем межличностного взаимодействия существует ряд организационных факторов, влияющих на эффективность межотдельческого взаимодействия. И зачастую именно они лежат в основе межличностных конфликтов сотрудников. Организационные аспекты часто не осознаются сотрудниками компаний, поскольку для того, чтобы их заметить, нужно «приподняться» над своей должностью и своим видением проблем, оценить систему бизнес-процессов в целом. Руководитель же подчас не замечает организационных «вывихов», поскольку проблемы взаимодействия часто не выходят на его уровень, или выходят в форме склоки, не позволяющей за бурлящими эмоциями увидеть сущность организационной проблемы.

К основным организационным факторам, нарушающим взаимодействие между отделами, можно отнести:

а) Неоптимальная структура. Чаще всего в организациях встречается одна из двух основных ошибок построения структур. Вариант первый – когда одна функция выполняется несколькими специально созданными отделами, которые никак не объединены друг с другом и работают независимо или даже конкурируют друг с другом. На пример, в одной из компаний, существуют два отдела продаж, торгующих одним продуктом, но через разные каналы. Периодически клиенты у них совпадают, и они начинают конкурировать за заказ. Директор по продажам, который скоординировал бы их усилия, не существует. Оба руководителя отделов напрямую подчиняются директору и конкурируют за его благосклонность. Наряду с этими двумя отделами в компании существуют еще три отдела, каждый из которых торгует своим продуктом. Второй вариант не оптимально организованной структуры появляется тогда, когда функция организационно не закреплена и выполняется всеми подряд. В другой компании функцию продвижения (проведение акций по привлечению клиентов, выставок, разработки и заказа рекламно-информационной продукции и пр.) независимо друг от друга частично или полностью выполняли группа маркетинга, PR -отдел, департамент продаж (каждый из его отделов – самостоятельно) и группа интернет-проектов. Другой типичный пример – когда бухгалтерия и продающие подразделения все время пытаются передать друг другу функцию оформления первичных бухгалтерских документов (счетов, накладных и проч.). В результате, либо функция ни за кем не закреплена и в бухгалтерии царит хаос, либо, если бухгалтерия побеждает, продавцы тратят массу своего времени на оформление и выписку счетов. Разумеется, оба таких «решения» вызывают раздражение и с той и с другой стороны, приводят к конфликтам и сильно осложняют работу всей организации.

б) Не оптимально организованный бизнес-процесс и документальные и информационные потоки также приводят к конфликтам между подразделениями, в случае, сели бизнес-процесс проходит через несколько структурных единиц. Как правило, в этой ситуации конфликты происходят на почве очень частных вещей: сложный и неоптимальный путь подачи заявки на закупку сырья, избыточное документирование и т.д.

в) Отсутствие у сотрудников информации о том, кто в компании, чем занимается и к кому по каким вопросам можно обращаться. Обычно, такая ситуация сопровождает путаницу в организационной структуре, но может быть вызвана и полным отсутствием системы информирования в компании. Например, сотрудники не знают, какие отделы есть в компании, кроме тех, с которыми они непосредственно контактируют в процессе работы. Или в компании не осуществляется информирование о внутренних событиях, мероприятиях, достижениях. В результате, сотрудники могут дублировать функции друг друга или не обращаться за помощью по адресу просто потому, что им не известно к кому можно обратиться. Например, производственный отдел сам закупает сырье, потому что не знает, что есть менеджер по закупкам.

Страницы: 1, 2, 3