г) Конвергенция (пересечение) целей. В этом случае цели отдела не совпадают с целями компании в целом или вступают в конфликт с целями других отделов. Так для компании важно увеличивать прибыль и снижать издержки, в частности, оптимизировать объем и структуру выплачиваемых налогов. Для бухгалтерии же важно без проблем пройти налоговые проверки. Реализация целей бухгалтерии может выражаться в выплате всех возможных налогов, что противоречит целям компании. Или же если перед отделом продаж поставлена цель продать, как можно больше и их стимулирование завязано на объем продаж в натуральном выражении (штуки, кг, тонны), они могут «переусердствовать» со скидками, что значительно повысит объем продаж, но отрицательно отразится на прибыли компании.

Для решения вышеуказанных проблем необходимо четко сформировать организационную структуру организации, т.е. определить структуру её управления.

Персонал является важнейшей частью предприятия и имеет сложную взаимосвязанную структуру. Анализ управления первичными коллективами (отделами) позволяет рассматривать персонал как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам:

Организационная структура – это состав и соподчинение взаимосвязанных звеньев управления.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями.

Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

Штатная структура управления определяет, состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов. Звено управления – самостоятельная часть организационной структуры на определенной ступени (уровне), состоящая из аппарата управления и производственных подразделений.

Аппарат (орган) управления – коллектив работников управляющей системы, наделенный правами координации деятельности подразделений, имеющих помещение, технические средства, штатное расписание, положение о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Структурное подразделение – самостоятельная часть звена управления (отдел, служба, участок), выполняющая определенные задачи управления на основе положения о структурном подразделении. Различают функциональные и производственные подразделения.

Функциональное структурное подразделение является самостоятельной частью аппарата управления, реализующей задачи определенной функции управления (например, подготовка производства, бухгалтерский учет, экономическое планирование). Конечный результат – управленческие решения.

Производственное структурное подразделение – это самостоятельная часть звена управления, выполняющая задачи оперативного управления производством и обеспечивающая выпуск продукции в материальной форме (жилые дома, готовые конструкции, перевезенные груз, изделия).

Групповая коммуникация - это такой тип коммуникационного процесса, при котором общение происходит между двумя или большим количеством людей определенной социального коллектива (территориальной, профессиональной, религиозной и др.) или организации (предприятия, учреждения, фирмы, банка и т.п.) в целях осуществления взаимозависимых действий и решения совместных задач. Такой коммуникационный процесс может выступать как в форме двух и более межличностных коммуникаций личностной или ролевой направленности, так и в форме взаимной коммуникации всех членов данной группы или организации. Совокупность коммуникационных взаимодействий может способствовать динамизму структуры, сплоченности коллектива, ее срабатываемости или, напротив, приводить к возникновению и возрастанию конфликтной напряженности между членами данной группы, подталкивать к внутригрупповому конфликту. Поскольку групповая коммуникация составляет основу коммуникационных взаимодействий в социальных организациях, руководителю и менеджеру важно знать особенности внутригрупповой динамики, уметь блокировать возникновение очагов внутригрупповой напряженности, оказывать управляющее воздействие на предупреждение и развитие внутригрупповых конфликтов, обладать способностью использовать конструктивные возможности таких конфликтов и нейтрализовать или ослаблять деструктивные их возможности.

Межгрупповая коммуникация - это такой тип коммуникационного взаимодействия, в процессе которого потоки информации циркулируют между двумя или большим количеством первичных коллективов и организаций в целях координации и осуществления совместной деятельности либо противодействия друг другу. Межгрупповая коммуникация способна содействовать сближению позиций двух или большего количества коллективов, усилению внутригруппового единства или межгрупповой солидарности, либо, напротив, приводить к размежеванию интересов и позиций различных коллективов и организации. Для осуществления эффективной управленческой деятельности руководителям и менеджерам важно знать особенности межгрупповой коммуникации, уметь применять их в практике управления своей организацией.

Для определения коммуникаций первичных трудовых коллективов необходимо рассмотреть существующие организационные структуры, которые являются одной из составляющих коммуникаций первичных трудовых коллективов.

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма (рис.1). Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю. [14, с.312]

Рис.1. Фрагмент линейной структуры

Этот вид структуры характерен для нижних уровней управления: заместитель директора – старший менеджер.

Функциональная структура основана на разделении между структурными подразделениями (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений (рис. 2). Она предусматривает подчинение одного работника (подразделения) нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции. Внутренняя структура подразделений строится, как правило, по линейному принципу. Например, начальник участка одновременно подчиняется заместителям директора по производству, коммерции и экономике

Рис.2. Фрагмент функциональной структуры

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними, реализует принцип демократического централизма, при котором подготовка и обслуживание решения производится коллегиально, а принятие решения и ответственность – только первым руководителем единолично (рис.3). Она синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений). Линейно-функциональная структура является наиболее распространенной, особенно для средних звеньев управления.

Поскольку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Выбор общей структуры организации – это решение, относящееся к стратегическому планированию. Поскольку оно определяет то, как организация будет направлять усилия на достижение своих целей. Это означает, что структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных структурах.

Рис.3. Фрагмент линейно-функциональной структуры

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов), стоящих перед предприятием, для которых выделяются специальные руководители. Структурные подразделения предприятия, построенные по линейному или функциональному принципу, распределяются между руководителями программ с сохранением подчиненности вышестоящему руководителю. (рис. 4).

Структура управления организацией или организационная структура — одно из ключевых понятий развития всей организацией. Оно тесно связано со стратегическими целями, функциями, процессом управления и распределения полномочий между первичными коллективами в организации. В рамках структуры протекает весь управленческий процесс: движение потоков информации, принятие управленческих решений, в котором участвует весь персонал. Структура необходима, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Рис.4. Фрагмент матричной структуры

1.3. Направления совершенствования коммуникаций между первичными

коллективами

Управление, как наука имеет свой предмет изучения, свои специфические проблемы и подходы к их решению. Научную основу этой дисциплины составляет вся сумма знаний об управлении, представленная в виде концепций, теорий, принципов, форм и способов управления.

Процесс управления обеспечивается профессионально подготовленными специалистами в области управления, которые формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки способов их достижений. Поэтому управление целесообразно связывать с аппаратом управления. Аппаратный подход к управлению фокусирует внимание на его структурном составе, на характере связей между звеньями и элементами структуры управления, на степени централизации и децентрализации распределения функций, на полномочиях и ответственности работников, занимающих разные должности в аппарате.

Таким образом, управление – это непрерывный процесс воздействия на первичные коллективы для организации и координации их деятельности в процессе производства для достижения наилучших результатов при наименьших затратах.

Для определения управления как процесса нужно определить её функции. Функция управления – это особый вид управленческой деятельности. Продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления.

Функции управления первичными коллективами - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Общие, или универсальные, функции присущи управлению любым бизнесом или объектом. Они расчленяют управленческую деятельность на ряд этапов или видов работ, классифицируемых по признаку их порядка выполнения во времени в целях получения результата. Общие функции: целеполагание, планирование, организация, координирование (регулирование), стимулирование, контроль ( учет, анализ деятельности ).

а) Целеполагание - выработка основных, текущих и перспективных целей.

б) Планирование - выработка направлений, путей, средств, мероприятий по реализации целей деятельности фирм, принятие конкретных , адресных, плановых решений, касающихся их подразделений и исполнителей.

в) Организация - это процесс установления порядка и последовательности согласованного в пространстве и времени целенаправленного взаимодействия частей системы для достижения в конкретных условиях, в определенные сроки поставленных целей выработанными для этого методами и средствами с наименьшими затратами.

г) Координирование - уточнение характера действия исполнителей.

д) Регулирование - выполнение мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования системы. Осуществляется путем диспетчеризации.

е) Стимулирование - разработка и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов деятельности и их высокорезультативному труду.

ж) Контроль - наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений.

з) Учет деятельности - измерение, регистрация, группирование данных объекта.

и) Анализ деятельности - это комплексное изучение деятельности при помощи аналитических, экономико-математических методов.

Методы управления первичными коллективами. Реализация функций управления первичными коллективами осуществляется путем использования различных методов. Метод управления это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей. 3 группы методов:

а) Организационно распорядительные (административные)основаны на правах и обязанностях людей на всех уровнях хозяйствования и управления. Воздействие на субъект на основе силы и авторитета власти указы, законы, постановления, приказы, инструкции и др. они устанавливают ответственность, обязанности, права каждого руководителя и подчиненного, а также каждого звена и уровня управления. Должны обеспечивать персональную ответственность каждого из отделов управления за исполнение воли вышестоящих органов.

б) Прямой экономический расчет основан на централизованном, плановом, директивном распределении и перераспределении ресурсов в целях обеспечения макропропорций расширенного воспроизводства. Хозяйственный расчет основан на использовании стоимостных категорий в качестве регулирующих инструментов и рычагов, соотношение результатов и затрат в производстве и реализации продукции. Опирается на самоокупаемость и безубыточность. Самофинансирование - прибыль для дальнейшего развития производства и социального развития коллектива. Полный хозрасчет самоокупаемость, самофинансирование и отчисления от прибыли на содержание вышестоящего органа. Система прямого экономического расчёта опирается на все рычаги хозяйствования: финансы, кредит, прибыль, фондоотдача, рентабельность, з/п и др. экономические рычаги можно рассматривать по уровням их преимущественного влияния.

в) Социально-психологические методы представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи возникающие в трудовом коллективе, а также на социальные процессы протекающие в нем. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с целью превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Приемы носят личностный характер (личный пример, авторитет). Главная цель положительный социально-психологический климат в коллективе. Основное средство воздействия на коллектив убеждение. Понимание руководителем биологической природы и внутреннего мира личности помогает ему подобрать наиболее эффективные формы сплочения и активизации коллектива. Объектом руководства является взаимоотношения работников. Социально – психологические методы позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения всего первичного коллектива (отдела).

г) Самоуправление - превращение всего трудового коллектива из объекта управления в субъект. Коллективная материальная и моральная ответственность побуждает участвовать в обсуждении всех аспектов хозяйственной деятельности. Обязательное участие в учете и контроле за мерой труда и потребления. Это не только самостоятельное принятие решений, но и их обязательное выполнение всеми членами коллектива. Следовательно, это личная ответственность всего первичного коллектива за выполнение решений.

Таким образом, в первой главе мы рассмотрели основные теоретические подходы к определению первичных коллективов. Рассмотрели основные понятия и виды коммуникаций первичных коллективов. Попытались проанализировать основные проблемы, связанные с коммуникациями первичных трудовых коллективов, посмотрели на особенности реализации коммуникаций в организационной системе.

Делая выводы, хотелось бы еще раз отметить, что коммуникации первичных трудовых коллективов являются необходимым звеном эффективной работы всей организации.

Глава 2. Исследование коммуникаций первичных коллективов в ООО «ДТК»

2.1. Общая характеристика ООО «ДТК»

ООО «ДТК» занимается оптово-розничной торговлей бытовыми электротоварами, радио- и телеаппаратурой, холодильным, технологическим и торговым оборудованием (ХТТО) на рынке г. Омска и Омской области.

На данном рынке предприятие занимает следующие доли: ХТТО – 10%, холодильники – 15%, газовые плиты – 7%, стиральные машины – 12%, пылесосы – 10%, мелкая бытовая техника – 20%:

Рис. 5. Доли рынка, занимаемые ООО «ДТК»

В 2008 году на данном рынке г. Омска и Омской области наблюдался значительный рост. Так, на холодильники объем продаж увеличился на 39% и составил 678 365 тыс. руб., на ХТТО – 24% и 807 164 тыс. руб, на газовые плиты – 32% и 715 967 тыс. руб. соответственно, на стиральные машины - 45% и 549 857 тыс. руб., на пылесосы – 8% и 189 457 тыс. руб., на мелкую бытовую технику – 53% и 275 684 тыс. руб. Это, прежде всего, связано с ростом доходов, а, следовательно, и покупательной способности населения; со снижением себестоимости некоторых позиций, а значит, и удешевления товаров.

Непосредственно для ООО «ДТК» положительными моментами в увеличении выручки и прибыли от основной деятельности являются местоположение предприятия, маркетинговая политика, незначительное количество конкурентов.

Основными конкурентами предприятия являются «Электронный рай» «Эльдорадо», «Технопарк», «Сибвез» и «Телетекст». К конкурентным преимуществам ООО «Домотехника можно отнести:

- предприятие расположено по адресу ул. 20 лет РККА, д. 300 и имеет свою ветку железнодорожных путей, что значительным образом сказывается на стоимости перевозок товаров в сторону снижения затрат;

- то, что предприятие находится в исторически сложившемся центре оптово-розничной торговли, а, следовательно, покупателям не приходится тратить много времени на дорогу до предприятия для выбора и приобретения товара;

- ООО «ДТК» работает по заказам, а значит, является привлекательным для потребителей;

предприятие работает напрямую с производителями без посредников, что также уменьшает себестоимость товаров;

- постоянно проводятся рекламные акции, нацеленные на привлечение клиентов (в 2007 году была проведена широкомасштабная акция «В розницу по оптовым ценам»).

В связи с этим доли на рынке распределены следующим образом:

Рис.6. Доли рынка

Сегодня по методам продвижения и некоторым ключевым характеристикам на омском рынке выделяет две группы компаний.

Первая группа, в которую входят компании «Эльдорадо» и «Электронный рай», охватывает 45-50% омского рынка. Сформирована группа в результате длительного применения маркетинговых технологий, основывающихся на удовлетворении потребительских ожиданий, использовании агрессивной рекламы и массированного демпинга. В результате данная группа связывается в сознании потребителей с низкими ценами, агрессивным маркетингом, но зачастую с невысоким качеством продукции и сервиса. Основные их рекламно-маркетинговые преимущества - лидерство по обороту, высокая известность брендов и их соответствию, господствовавшему долгое время на рынке требованию к снижению цены, система учета ожиданий потребителей. Главным недостатком является нередкое отсутствие доверия к качеству их товара и сервиса.

Вторая группа, в которой лидирует компания «Технопарк» (в нее входят «Технопарк», «ДТК», «Сибвез» и «Телетекст») имеет своим основным преимуществом более высокий рейтинг качества продаваемой продукции и поставляемого сервиса. В ней выше специализация, ниже маркетинговые издержки. В сознании потребителей группа соответствует качественной технике и сервису, но значительно менее узнаваема, то есть отстает в первую очередь в брендировании и продвижении.

Если «Эльдорадо», сделавшее ставку на оборот и снижающее любые внутренние издержки (введением самообслуживания и других технологий), предлагая множество товаров по низким ценам, лидирует на рынке, а «Электронный рай», по сути, копирует ее методы, то вторая группа («Технопарк», «ДТК», «Сибвез» и «Телетекст»), являющаяся в сознании потребителей группой «компаний-специалистов», которые могут акцентировать внимание на квалификации персонала, высоком уровне обслуживания покупателей и качестве предлагаемого товара, доступных (а не низких) ценах, централизованно своих преимуществ не подает.

Однако рынок быстро насыщается, темпы роста оборотов у сетей снижаются. Конкуренция разворачивается главным образом между форматами. Огромное значение приобретает качество ситуации продаж и постпродажного обслуживания, гарантируемые постоянным штатом высокопрофессиональных сотрудников. Покупательские тенденции фиксируются на поддержании уровня сервиса. Складывается ситуация повышенного требования, предъявляемого клиентами к специализации сетей.

Таким образом, ООО «ДТК» - постоянно развивающаяся компания, открытая для сотрудничества на принципах современного, социально-ответственного бизнеса.

Управляется предприятие директором, который имеет опыт работы в данной сфере 13 лет, также в аппарате управления имеется коммерческий директор с опытом работы в данной области 12 лет. Учет осуществляется отделом бухгалтерского учета, возглавляемым главным бухгалтером. Также отдельно выделен отдел логистики, возглавляемый начальником, который занимается координацией работы с транспортными компаниями, доставляющими товар. Это такие организации, как ООО «Магистраль», ООО «Автотрейдинг», ООО «ЖелДорЭкспедиция-Омск», ЗАО «Ариада», ООО «ИЦТ-Пермь», ООО «Ай Си Ти Красноярск» и пр. Закуп продукции осуществляется у поставщиков, с которыми у ООО "Домотехника" заключены договора поставки: ООО «Сан Мобайл», ЗАО КЗХ «Бирюса», ЗАО «Индезит Интернэшнл» ЗАО «Сухаревка», ООО «Компания «Омтел» и пр. С некоторыми из них предприятие работает на условиях полной предоплаты, а в основном предусмотрена отсрочка платежа. Расчеты с кредиторами осуществляются своевременно. Реализация продукции осуществляется согласно заключенных договоров продажи

Необходимо отметить, что товары, на продаже которых специализируется ООО «ДТК» пользуется спросом круглый год с некоторой сезонностью. Так товары ХТТО в наибольшей степени пользуются в летний период, по остальным – в летний период наблюдается некоторый спад, но увеличением объемов продаж в зимнее время года. Возможные риски рынка заключаются в ограниченном предложении товаров для перепродажи. Однако следует отметить, что кроме предприятий, с которыми у ООО "ДТК" заключены договора поставки в РФ имеется некоторое количество предприятий-изготовителей товаров, готовых поставлять их согласно заключенных договоров. Таким образом, нет риска остаться без поставщиков продукции. Кроме того, следует учесть, что с данными поставщиками предприятие работает не первый год и сотрудничество как с той, так и с другой стороны обоюдное. Риск невостребованности данных групп товаров также отсутствует.

В организации ООО «ДТК», на данный момент работает 105 человек. Из них административно-управленческий аппарат составляет 19 человек, прочий производственный персонал составляет 86 человек.

Предприятие имеет хорошие перспективы дальнейшего развития. Наблюдается тенденция к увеличению объемов реализации и расширению рынков сбыта.

2.2. Методические основы исследования коммуникаций первичных трудовых коллективов

Развитие эффективности организации не может происходить без развития персонала. Являясь основным средством для достижения целей компании, требуется максимально эффективное его использование. Для этого необходимо его постоянное развитие и налаженная система коммуникаций, нужная для чёткого понимания своих целей и задач. В исследуемой организации главной целью является, как и для любой другой организации, максимизация прибыли. Но при нынешней сложившейся системе коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации, не в полной мере задействованы все потенциальные ресурсы первичных коллективов. Коммуникации между ними представляют некоторую сложность в связи с не совсем эффективной структурой самой организации. В данной организации не существуют четких предписаний по документообороту, четко изложенных функций первичного коллектива (отдела), не налажена система коммуникаций между первичными трудовыми коллективами, не оптимизирована организационная структура.

Объектом исследования является ООО «ДТК».

Предметом исследования являются коммуникации первичных трудовых коллективов в данной организации.

Целью проведения данного исследования являлся анализ существующих коммуникаций между первичными трудовыми коллективами.

При изучении проблемной ситуации в ООО «ДТК» были применены следующие виды социологического исследования:

- интервью

- анализ документов

Интервью представляет собой определённый план беседы. Предполагается непосредственный прямой контакт между исследователем и респондентом.

Анализ документов, это метод систематического анализа первичной информации соответствующих документов. Направлен на получение вторичной информации.

Интервью было проведено с свободной форме и не имело четко составленных вопросов.

В ходе интервью были опрошенным часть сотрудников следующих отделов:

- финансово – экономический отдел

- бухгалтерия

- отдел логистики

- отдел управления персоналом

Целями интервью было выяснения следующих вопросов:

- степень знания целей и задач своего первичного коллектива

- степень знания функций своего коллектива

- определения подчиненности другому коллективу

- определение степени сплоченности с другими коллективами

- определение структуры документооборота внутри первичного коллектива и документооборота с другими коллективами организации

- определение понимания целей организации, в которой они работают

- определения путей совершенствования существующей структуры отделов организации для эффективного выполнения функций опрашиваемого первичного трудового коллектива.

- определения путей совершенствования коммуникаций первичного коллектива с другими первичными коллективами.

При анализе документов были исследованы документы:

- финансово – экономический отдела

- бухгалтерии

- отдела логистики

- отдела управления персоналом.

- коммерческого отдела

- отдела продаж.

Изучение документов этих первичных коллективов было необходимо для:

- определения существующей структуры организации

- определения направленности потока документов между первичными трудовыми коллективами

- определения степени формализации документооборота

- определения функций и задач существующих первичных коллективов

- определения путей совершенствования существующей организационной структуры организации

- определения оптимизации существующего документооборота

- определение оптимизации коммуникаций существующих первичных коллективов.

Основа данного исследования является изучение коммуникаций между первичными коллективами в организации, определения существующей структуры их взаимоотношений, порядок подчиненности каждого первичного коллектива друг другу и вышестоящим отделам или лицам.

Задачами исследования данной работы являются:

а) изучение существующего документооборота

б) изучение существующей организационной структуры организации

в) определения структуры коммуникаций между первичными трудовыми коллективами

г) определение коммуникаций внутри первичного трудового коллектива

В связи с этим выдвигаются несколько гипотез о существующей структуре коммуникаций первичных трудовых коллективов:

а) существующая структура коммуникаций между первичными трудовыми коллективами не позволяет максимально эффективно использовать потенциал данных коллективов

б) существующая организационная структура предприятия является малоэффективной для оптимизации коммуникаций первичных трудовых коллективов

в) существующая система документооборота затрудняет выполнение всех функций и задач первичных трудовых коллективов.

2.3. Анализ коммуникаций первичных коллективов организации

ООО «ДТК» по организационно-правовой форме относится к негосударственному предприятию, являясь обществом с ограниченной ответственностью. Как и на всех предприятиях аналогичного профиля принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена в приложении 1.

Возглавляет предприятие генеральный директор, который реализует основные функции управления, такие как: оперативное управление, перспективное развитие, финансово-экономическую стратегию. В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, развитие социальной инфраструктуры предприятия, работа с кадрами. Делегирование полномочий не предусматривается.

Директор по коммерческим вопросам – Функция обеспечения производства и сбыта продукции, внешнеэкономические связи. Полное руководство участком.

Главному бухгалтеру – ведение материального и финансово-хозяйственного учета.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинены финансовый отдел, отдел логистики, отдел IT, отдел внутреннего контроля, отдел технического сопровождения, отдел продаж. Очевидно, что имеет место превышение норм управления, т.к. Генеральному директору напрямую подчинены девять субъектов управления. В результате этого качество управления снижено. Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее функциональные обязанности первичных коллективов (отделов),

Коммерческий отдел. Функция отдела – работа с поставщиками товаров, оформление договорных отношений, анализ текущих и перспективных сотрудничеств с поставщиками.

Отдел службы внутреннего контроля. Отдел обеспечивает пропускной режим на предприятии, контроль за перемещением товарных ценностей за пределы предприятия. Контроль и охрана периметра предприятия. Задача отдела не совмещается.

Отдел логистики. Отдел осуществляет работу с транспортными компаниями, осуществление договорных отношений. Осуществляет доставку купленных товаров до конкретного покупателя.

Отдел рекламы. Проведение рекламных акций, разработка брендов, разработка PR-акций.

Отдел продаж. Осуществляет анализ рынка сбыта, продажа товара оптовым покупателям. Проведение мониторинга цен и проведение маркетологом акций для покупателей.

Отдел управления персоналом. Ведение документации по персоналу, отбор, адаптация, обучение нового персонала и уже существующего.

Отдел IT. Программное обеспечение все организации. Контроль за автоматизацией организации.

Бухгалтерский отдел. Ведение первичной документации, сдача отчетности, выявления финансового результата.

Планово-финансовый отдел. Составление ежегодного и ежемесячного планового бюджета.

Рассмотрим вертикальную структуру организации коммуникаций первичных трудовых коллективов представленную на Рис. 7.

Рис. 7. Структура вертикальных коммуникаций организации

Из рассмотренной схемы вертикальных коммуникаций видно, что коммерческому директору подчиняются финансовый директор, которому в свою очередь подчиняется бухгалтерский отдел и планово-финансовый отдел. Все остальные отделы подчиняются генеральному директору. Из этого можно сделать вывод о том, что генеральный директор имеет избыток информации, поступающих от подчинённых ему отделов, включая отчетность от финансового директора. Коммерческий директор получает информацию от планово – финансового отдела и бухгалтерского отдела, что приводит к узкому видению о состоянии дел в организации.

Из схемы видно, что существуют два разных вышестоящих должностных лица, которые могут принимать разноплановые и разнохарактерные управленческие решения. Финансовый директор, отвечающий за перераспределение финансовых ресурсов, может принять, на основе двух разнохарактерных приказов, неверное решение. Принятие неверного управленческого решения может привести к значительным, экономически неоправданным решениям.

Это можно описать на следующем примере.

У организации на балансе существовало некоторое здание, находящееся далеко от основных магистралей. Генеральным директором было принято решение о снятии его с баланса предприятия и последующей продаже. Был найден реальный покупатель. В свою очередь, коммерческим директором было принято решение о его сохранении и переоборудовании под офисные помещения. Финансовым директором, после анализа полученных распоряжений, принято решение сохранении здания у предприятия, и выделение на его реконструкцию 50 млн.руб. По истечении длительного срока, генеральным директором и коммерческим директором принято совместное решение о нецелесообразности использования данного здания и вынесено решение о его продаже под складские помещения. Убыток от принятия разноплановых решений составил больше 38 млн.руб.

Далее, из схемы видно что, финансовая отчетность, необходимая для принятия управленческих решений предоставляется отдельно генеральному директору, и отдельно коммерческому директору. Этот факт также может служить источником для принятия неверного управленческого решения

Основным отделом в ООО «ДТК» является планово-финансовый отдел. В его функции входят:

- анализ финансовой деятельности

- предоставление перспективного бюджета

- отслеживание финансовых потоков предприятия

- принятие управленческих решений

Для выполнения данных функций финансовому отделу необходимо получение достоверной и полной информации о состоянии предприятия на текущий момент. В случае получения неполной или недостоверной информации управленческое решение может быть принято неверно, что может повлечь экономически неоправданные дополнительные расходы в текущем периоде. Данный отдел получает необходимую информацию от нижестоящих отделов. Таковыми являётся бухгалтерский отдел. Отчетность от других первичных коллективов поступают либо через генерального директора, либо через начальников отделов. Это не позволяет своевременно получать полную и достоверную информацию, необходимую для выполнения своих функций.

Из схемы видно, что существующая вертикальная структура коммуникаций является недостаточно эффективной для оптимального использования всех первичных коллективов организации. Происходит рассогласование целей, получение разнохарактерной информации, несовершенство документооборота.

Перейдём к рассмотрению горизонтальных коммуникации первичных трудовых коллективов в данной организации на текущий момент. Горизонтальная коммуникация, является тем видом коммуникаций, которые определяет структуру и направленность отчетности тому или иному первичному коллективу, показывает документооборот, и степень полноты выполнения своих функций, от которых зависит работа других первичных коллективов.

Рассмотрим структуры коммуникаций отдела службы внутреннего контроля. (Рис. 8.)

Рис. 8. Структура горизонтальных коммуникаций отдела службы внутреннего контроля

Служба внутреннего контроля находится в непосредственном подчинении у генерального директора. При этом при возникновении ситуации, например хищения имущества ил задержание посторонних на территории организации, начальник службы контроля отчитывается в полном объеме, как перед генеральным директором, так и перед коммерческим директором.

С отделом персонала коммуникации налажены на следующем уровне. При поступлении на работу нового сотрудника, чья работа связанна с материальными ценностями, отдел управления персоналом подаёт заявку в отдел внутреннего контроля, для проведения им (отделом) поверки данного сотрудника на наличие у него судимостей или каких-либо претензий со стороны организаций предыдущих мест работы данного сотрудника. После чего отдел внутреннего контроля передаёт всю имеющуюся документацию отделу управления персоналом. Данная функция является нигде не прописанной и неформализированной. Других формальных коммуникаций отдел внутреннего контроля не имеет. Проблема возникает только в отчетности двум директорам организации.

Страницы: 1, 2, 3