Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

Горизонтальные коммуникации отдела рекламы представлены на Рис. 9.

Процесс коммуникаций трудового коллектива отдела рекламы представляет собой следующее. В бухгалтерский отдел от отдела рекламы поступает первичная документация (счет-фактуры, акты выполненных  работ), отчитывается за подотчетные денежные средства, предоставляя авансовые отчеты, отдаёт заключенные договора со сторонними организациями на получение услуг. В свою очередь, по окончании месяца, бухгалтерский отдел предоставляет отделу рекламы реестр недоработанных или отсутствующих документов. Также бухгалтерский отдел выдаёт доверенности для получения товарных ценностей у сторонних организаций.

Особых проблем в коммуникации между этими отделами не существует. Недостатком является наличие самих реестров о недоработанных или отсутствующих документов предоставляемых бухгалтерским отделом отделу рекламы. Это объясняется отсутствием у отдела рекламы прописанных в должностных обязанностях востребования у сторонних организаций документов, подтверждающих оказание той или иной услуги. Это ведёт к недостоверности подачи бухгалтерией отчётности.

Отдел рекламы предоставляет планово-финансовому отделу ежедневный реестр документов на погашение кредиторской задолженности и ежемесячный отчет о фактически понесённых затрат на рекламу по направлениям.

С генеральным и коммерческим директорами происходит та же двойственность подачи информации и согласования действий. Коммерческому и генеральному директору предоставляются следующие отчеты:

- отчет по проведённым рекламным акциям

- расчет эффективности проведения рекламных акций

- утверждения плана размещения рекламных конструкций

- разработка и согласование торговых марок

- согласование дизайна упаковки (согласовывается не только с коммерческим и генеральным директором, но и с начальником коммерческого отдела).

Отдел управления персоналом связан, фактически, со всеми первичными коллективами данной организации по вопросам подбора, адаптации и обучения персонала.

Бухгалтерскому отделу отдел УП предоставляет первичные документы на использованные услуги по подбору персонала, его обучения и адаптации. Также отдел УП предоставляет бухгалтерскому отделу приказы различного характера связанные с заработной платой, больничными листами, командировочными. Бухгалтерия отдаёт отделу УП заявку на подбор персонала. Проблема документооборота бухгалтерского отдела с отделом УП заключается в несвоевременном предоставлении документов. Данная функция не прописана в должностных инструкциях сотрудников отдела УП.

Отдел продаж подаёт отделу УП заявку на подбор персонала, на проведение тренингов или заявку на повышение квалификации того или иной группы сотрудников отдела продаж. Отдел УП передаёт информацию о планах и темах проведения тренингов и обучения групп сотрудников отдела продаж. Особых проблем в коммуникации между этими отделами нет.

Отдел УП предоставляет планово-финансовому отделу реестр документов на оплату те или иных использованных услуг сторонних организаций, приблизительные сметы на проведения тренингов и обучений. Планово–финансовый отдел предоставляет отделу УП раз в месяц анализ затрат по подбору персонала в разрезе способов их поиска (объявления в СМИ, кадровые агентства и т.д.).

Коммерческому и генеральному директору отдел УП отдаёт отчет о проделанной работе за месяц.

Отдел логистики предоставляет планово-финансовому отделу ежедневный реестр документов на оплату транспортных услуг. В свою очередь планово-финансовый отдел ежемесячно предоставляет анализ транспортных затрат.

Отдел логистики передаёт коммерческому отделу отчет по транспортным затратам для составления планового бюджета в планово-финансовый отдел и оптимизации расходов по транспортным услугам.

         Бухгалтерский отдел получает от отдела логистики первичные документы по полученным транспортным услугам, договора заключённые с транспортными компаниями, а также авансовый отчет по выданным денежным средствам. Бухгалтерский отдел предоставляет отделу логистики ежемесячно реестр по недоработанным или отсутствующим документам, доверенности на получение товароматериальных ценностей.

         При рассмотрении коммуникаций между отделом логистики бухгалтерским отделом, выявлена не налаженность документооборота. Это можно представить на примере.  Отдел логистики при отгрузке товара покупателю вовремя не предоставляет необходимой информации бухгалтерскому отделу, что в свою очередь, не позволяет бухгалтерскому отделу своевременно предоставить отчетность финансовому отделу, что приводит к принятию неверных управленческих решений. Это происходит потому, что у отдела логистики отгрузка товара это конечная её цель. Т.е. в положениях по предприятию не указано сроков подачи отчетов в бухгалтерский отдел и следовательно, происходит задержка с подачей документов. В свою очередь, в бухгалтерском отделе есть четкие сроки подачи отчетности и для выполнения своих функций, отдельным работникам бухгалтерии, которым необходима данная отчетность, приходится непосредственно забирать необходимые документы из отдела логистики.

Рассмотрим коммуникации отдела продаж.

Отдел продаж отчитывается за проделанную работу перед генеральным и коммерческим директором в виде         анализа дебиторской задолженности отчет по предоставленным бонусам, скидкам и их согласование. Обсуждают рекламные акции компании для покупателей, и предоставляют отчет об их проведении.

Бухгалтерский отдел принимает от отдела продаж первичные документы по реализации и оказанным транспортным услугам, документы по реализации розничных магазинов., договора купли-продажи, аренды, оказанных услуг, отчет по основным средствам в розничных магазинов. Бухгалтерский отдел еженедельно составляет для отдела продаж реестр по недоработанным или отсутствующим отгрузочным документам.

         Планово-финансовый отдел получает от отдела продаж ежемесячный анализ дебиторской задолженности.

         Отдел продаж предоставляет коммерческому отделу первичные данные для планового бюджета в планово-финансовый отдел.

         По данному отделу отрицательным моментом является двойственность передачи информации двум директорам, неорганизованность коллектива в плане работы с первичными документами. К этому приводит отсутствие у отдела продаж прописанной  ответственности за работу с первичной документацией, и её последующей передачи другим отделам, которым эта информация необходима для эффективного выполнения своих функций. Отсутствие у данного коллектива положения по отделу, приводит к слабой информированности о своих целях и целях всей организации. Отсюда и слабая эффективность коммуникаций с другими коллективами.

Коммерческий отдел предоставляет планово-финансовому отделу ежемесячный и годовой плановый бюджет, также ежедневный реестр на погашение кредиторской задолженности. Планово-финансовый отдел предоставляет коммерческому отделу следующие данные:

- предоставляет ежемесячный отчет  по исполнению бюджета, выявляет причины планового бюджета от фактического

- еженедельные данные по отгруженным товарам, по потупленным денежным средствам и гашению кредиторской задолженности

- готовит технические задания для реализации в 1С связанные с оперативным учётом затрат

- проводит факторный анализ по всем затратам в текущем месяце

- анализ дебиторской и кредиторской задолженности, остатков продаж

- анализ работы коммерческого отдела (валовая рентабельность, чистая рентабельность, прибыль) в том числе по направлениям

- ежедневный расчет потребности в оборотных денежных средствах

- информацию по обязательным платежам в течении планового периода для рационального решения погашения кредиторской задолженности.

         Коммерческий отдел предоставляет бухгалтерскому отделу первичные документы по поступлению товароматериальных ценностей и поступившим транспортным услугам, акт недопоставок товароматериальных ценностей, договора с поставщиками, авансовый отчет по подотчетным денежным средствам. Бухгалтерский отдел выдаёт коммерческому отделу доверенности на получение товароматериальных ценностей, еженедельный реестр недоработанных или отсутствующих документов, а также предоставляет информацию по поступлению бонусов и скидок.

         Коммерческий отдел предоставляет коммерческому и генеральному директору:

- отчет о проделанной работе по погашению дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и просроченной

- утверждение план-факторных показателей

- согласование новых направлений работы

- согласование товарных остатков на складах

- изменение ассортиментной политики

- отчет по полученным бонусам от поставщиков

- отчет об исследовании новых рынков поступления товаров.

Неэффективность коммуникаций коммерческого отдела  с другими коллективами  организации заключается в том, что не разработаны положения по отделу, в котором бы:

- типы первичных документов, которые нужны для передачи их  другим коллективам

- сроки исполнения данной передачи первичных документов

- административные меры за неисполнение сроков подачи первичных документов, и их полноту.

Сущность неэффективности документооборота между коммерческим отделом, генеральным и коммерческом директором заключается, в предоставлении разноплановой и разнохарактерной отчетности обоим директорам.

Планово-финансовый отдел предоставляет бухгалтерский отдел ежедневный реестр на перечисление денежных средств по банку, схему закрытия дебиторской и кредиторской задолженности по взаимным расчетам. Бухгалтерский отдел передаёт информацию по текущим затратам, по налогам, бухгалтерскую отчетность, реестр документов на оплату, ежедневный отчет по платежам.

         Планово-финансовый отдел отчитывается непосредственно финансовому директору. (Рис. 7.) 

         Бухгалтерский отдел взаимодействует со всеми первичными коллективами организации, получая от них первичную документацию и предоставляя отчетность вышестоящим отделам, на основании которых осуществляется оперативный учёт, необходимый для принятия управленческих решений. Проблема эффективной работы бухгалтерского отдела заключается в большом количестве подчинённости главному бухгалтеру не только старших бухгалтеров, но и непосредственно рядовых сотрудников бухгалтерского  отдела (Приложение 1).

         Отдел IT также осуществляет коммуникации со всеми первичными коллективами организации посредством:

- предоставления программного обеспечения первичных коллективов

- получения от первичных коллективов технического задания и его последующая  реализация

- предоставляет отчетность о проделанной работе руководителям первичных коллективов и вышестоящему руководству (генеральный и коммерческий директор)

- осуществляет совершенствование автоматизации предприятия

- разработкой для первичных коллективов специализированных программ, необходимых для выполнения их функций

         Проблематика коммуникаций отдела IT заключается в бюрократизации их функций.

Любая заявка на техническое задание, прежде чем будет принята к исполнению программистами отдела IT, должна пройти согласование, прежде всего, с директором по автоматизации, а потом принята к рассмотрению начальником отдела IT. Это приводит к длительности исполнения данной заявки и соответственно приостанавливает работу  первичных коллективов, которым исполнение данного технического задания необходимо.

         Отдел технического сопровождения занимается всей оргтехникой и связью организации. Подчиняется непосредственно своему начальнику (Приложение 1).

При рассмотрении их функциональных обязанностей, было выявлено не рациональное  разделение первичных коллективов, схожих по своим функциям (отдел IT). Оба отдела направлены на работу всех первичных трудовых коллективов организации, обеспечивая их бесперебойной работой с базами данных, исправностью оргтехники и прочих систем автоматизации.

         Финансовый директор является связующим звеном эффективной работы нескольких первичных трудовых коллективов. Приложение 1. Финансовый директор подчиняется непосредственно генеральному и коммерческому директору, предоставляя обоим следующие виды отчетностей:

- данные по бухгалтерской отчетности (налоги, анализ финансово-хозяйственной деятельности)

- анализ затрат

- план-факт (анализ исполнения планового бюджета)

- консолидированный бюджет

- отчет по кредитным линиям и заложенному имуществу, недвижимости, земли и товара

- анализ и причины изменений дебиторской и кредиторской задолженности, а также остатков на складах

- бизнес – план

- согласование штатного расписания

- отчет о результатах работы по направлениям

Полная схема документооборота организации ООО «ДТК» представлена в приложении 2.

         При анализе коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации ООО «ДТК» были выявлены следующие выводы:

- выявлена не налаженность документооборота в организации.

Это выражается в несвоевременности и полноте предоставления первичных документов и отчетности, тем первичным коллективам, которым они необходимы для выполнения своих непосредственных функциональных обязанностей.

- выявлено отсутствие у отделов четких функций и нечетко сформулированных задач.

         Надо сказать, что коммуникации персонала организации осуществляется на основе должностных инструкций. Каждый сотрудник организации имеет свои определённо поставленные задачи и функции. Т.е каждый сотрудник направлен на выполнение только своих задач, и предоставление отчетов идет только вышестоящему лицу. При этом нигде не оговорен тот факт, что от своевременности и полноты, выполняемых им функций и задач, зависит работа другого  сотрудника этого или другого отдела. Отсутствие положения по отделам приводит к вышеуказанным фактам.

- выявлено отсутствие знания целей организации. Это также приводит к неэффективности коммуникаций между первичными трудовыми коллективами. Незнание конечного результата, приводит к  отсутствию направленности на достижение данной цели. Следовательно, слабая мотивация к работе.

- не оптимально налаженные коммуникации между первичными трудовыми коллективами. Это выражается в избыточном документировании процессов, несогласованностью целей, малому сплочению всех первичных трудовых коллективов в единую команду, необходимой для решения всех поставленных задач и к полноте выполнению своих функциональных обязанностей. Вследствие этого возникает занижение или, наоборот, завышение своей (коллективов) значимости для организации.

- выявлена не оптимальность организационной структуры.

Это выражается в излишнем дроблении первичных коллективов по функциональным обязанностям, излишней бюрократизацией процессов.

- наличие в организационной структуре такого явления как, наличие двух основных директоров, способных принимать разноплановые и разнохарактерные управленческие решения, способных привести к экономически необоснованным затратам.

         В целом деятельность предприятия и его экономическое развитие является успешным, также необходимо отметить, что коммуникационная система первичных коллективов организации в целом весьма работоспособна, но ей нахватает той степени формализации и упорядочивания, которая бы способствовала наиболее эффективно выполнять свои функциональные обязанности первичным трудовым коллективам. В третьей главе мы сформулируем рекомендации по совершенствованию коммуникаций первичных коллективов предприятия, представим усовершенствованную организационную структуру организации, способствующую улучшению коммуникаций первичных коллективов. Также представим положения по отделам, которые необходимы для упорядочивания документооборота и определения ответственного лица, отвечающего за неисполнение положений по отделу.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций первичных коллективов

3.1. Предложения по  совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации

         При рассмотрении во второй главе коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации ООО «ДТК», были выявлены следующие основные проблемы:

- двойственность управления организацией

- несовершенство документооборота

- не оптимальность организационной структуры

         Все эти проблемы не способствуют эффективной коммуникации между первичными коллективами организации, не позволяют максимально использовать ресурсы первичного коллектива.

          Для решения задачи налаживания оптимально эффективных коммуникаций между первичными коллективами, налаживания между ними документооборота, способствующего выполнять в полной мере свои функциональные задачи, были предложены следующие рекомендации:

- проектирования новой организационной структуры организации

- введения положений по отделам, способствующих формализации процессов работы самого отдела и коммуникаций его с другими отделами, определения эффективного документооборота между первичными трудовыми коллективами организации.

         При определении новой структуры коммуникаций между первичными коллективами, были приняты во внимание все выявленные проблемы и недостатки прежней организационной структуры. Приложение  1

         При проектировании новой организационной структуры, способствующей улучшению коммуникаций первичных трудовых коллективов,  были учтены функциональные обязанности каждого первичного коллектива, рассмотрена их влияние на работу других первичных коллективов, определенна степень их влияния. Также была учтена система подчинённости одних первичных коллективов другим и степень этой подчинённости.

         Схему новой структуры можно представит на следующем рисунке. Рис 15 

Рис.15. Предлагаемая структура вертикальных коммуникаций первичных коллективов

Рассмотрим измененную вертикальную структуру коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации  ООО «ДТК».

Для устранения причины наличия двух основных директоров, принимающих разнохарактерные и разноплановые управленческие решения, в новой организационной структуре предлагается ввести подчиненность коммерческого директора генеральному директору, с делегированием полномочий, связанных с управлением закупа и продажи товаров. Введение предложенной организационной структуры положительно скажется на деятельности организации, так как решения будут приниматься централизованно, и будут понятны всем руководителям на всех уровнях управления.

Была решена проблема информационной нагрузки на генерального директора. Преимущество введения новой организационно структуры для генерального директора заключается в том, что массовые информационные потоки ограничиваются отчетностью четырёх директоров подразделений. Информация будет более собрана, более достоверна и будет предоставляться оперативно для анализа и окончательного принятия управленческих решений.

Из схемы (Рис. 15) видна четкая подчиненность первичных коллективов организации (отделов), вышестоящему руководству. Это снижает объём отчётной документации, что также благоприятно влияет на коммуникации между первичными коллективами.

Рассмотрим изменения, произошедшие в горизонтальной структуре коммуникаций между первичными отделами. Приложение 3.

Были упразднены начальник склада брака, начальник отдела IT, начальник технического сопровождения и старший бухгалтер по браку. Соответствующие первичные трудовые коллективы были переподчинены другим должностным лицам, в том числе и вновь введенным. Приложение 4.

Так отдел IT и отдел технического сопровождения в виду схожих функций стали подчиняться директору по программному и техническому сопровождению. В связи с этим сократится время рассмотрения и выполнения, подаваемых технических заданий другими первичными трудовыми коллективами. Например: Техническое задание коммерческого отдела на составление и внедрение отчета по анализу затрат в разрезе статей, при его своевременно выполнении позволит отслеживать изменение соответствующих данных, а следовательно оперативно принимать соответствующие управленческие решения, направленные на сокращение данных издержек. Что в свою очередь положительно отразится на изменении прибыли в сторону увеличения по истечении отчетного периода.

Также предлагается подчинить директору по программному и техническому сопровождению технического отдела, так как при существующей структуре, отдел IT отвечает за бесперебойную работу программного обеспечения расположенного на  сервере, находящегося под ответственность отдела технического сопровождения. При возникновении проблемы такой, как прибои в работе программного обеспечения, нет возможности оперативно установить причину данной проблемы, так как ни один из начальников отделов не берёт на себя ответственность за сложившуюся ситуацию. При реализации предложенной структуры возникающие проблемы будут находить более оперативное их решение за счет согласованности действий двух отделов.

Для более эффективной работы отдела продаж по направлениям оптовых и розничных продаж, предлагается разделить данный отдел на два аналогичных направления с выделением управляющих, наделённых соответствующими полномочиями в рамках своего отдела. Что позволит оперативно получать более полную и достоверную информацию, а именно наличие и уровень дебиторской задолженности, более быстрый и не искаженный документооборот для первичных трудовых коллективов, которым нужна данная информация для выполнения своих функциональных обязанностей.  А подчинение отдела продаж начальнику коммерческому директору позволит централизировать подаваемую информацию (Приложение 3).

Ротация по горизонтали маркетолога  из отдела продаж в отдел рекламы, предлагается для более эффективной работы данной штатной единицы. Что обеспечит централизацию ответственности за все проведенные рекламные компании. Кроме того, разработка рекламных компаний будет проводиться в рамках одного отдела, что приведет к более полному выполнению своих функциональных обязанностей, направленных на одну цель.

Существующая структура бухгалтерского отдела также претерпела изменения. Приложение 4. Была сокращена единица старшего бухгалтера по браку, а вместо освободившейся единицы был  введен бухгалтер по браку, который стал находиться  в подчинение у старшего бухгалтера по реализации. Были убраны с прямого подчинения главному бухгалтеру рядовые сотрудники бухгалтерии (напр. бухгалтер по авансовым отчетам, бухгалтер по поступлениям и т.д.) и прикреплены к соответствующим по функциональным обязанностям старшим бухгалтерам. Также были кладовщики переданы в подчинение руководителя отдела логистики. Это позволит уменьшить разнопланновость и нагрузку поступающих информационных потоков главному бухгалтеру, обеспечит согласованность подаваемой информации. В свою очередь это позволит передавать более точную информацию руководителя всех уровней управления. А также будет подаваться не искаженная информация в управляющие органы внешнего финансового контроля (налоговые органы, бюджетные органы и внешние аудиторы) и инвесторам, заинтересованным  в сотрудничестве и пр.

Перевод кладовщиков в подчинении отдела логистики даст возможность рационально распределить товарные остатки по складам, с целью не допущения перезагруженности или недозагруженности того или иного склада по существующему ассортименту. Кроме того, это позволит систематизировать погрузочно-разгрузочные работы.

Таким образом, реализация предложенных изменений позволит  упорядочить  линейно-функциональные коммуникации между субъектами и объектами управления.              Перераспределение и делегирования полномочий позволит  улучшить управляемость предприятия  и повысить ответственность руководителей административных и прочих подразделений. Приложение 3

Экономия годового фонда заработной платы за счет сокращения штатных единиц (начальник склада брака, начальник отдела технического сопровождения),сокращения должности начальника отдела ITсмены, с создания новой должности директора по программному и техническому сопровождению, понижения в должности старшего бухгалтера по браку на должность бухгалтер по браку, составила 322 тыс.руб.

Расчет производился на основании разницы в суммах старого штатного расписания (Приложение 5)  и нового штатного расписания (Приложение 6)

Кроме изменения организационной структуры, которая способствует улучшению горизонтальных и вертикальных коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации ООО «ДТК», также предложено ввести положение по отделам. Положение по отделам способствует закреплению функциональных обязанностей отдела, оговаривает структуру коммуникаций и документооборота между первичными коллективами, определяет степень ответственности отдела за несоблюдение предписанных положений.

Положение об отделе – документ, регламентирующий работу конкретного подразделения, и включающий в себя:

- цели работы

- основные задачи и функции

- место в структуре компании

- порядок взаимодействия с другими подразделениями

- внутреннюю структуру отдела

- формы отчетности

- критерии эффективности

         Положение по отделу состоит из следующих семи пунктов:

- общие положения

- задачи отдела

- структура отдела

- функции отдела

- взаимоотношения отдела с другими подразделениями организации

- права

- ответственность.

         Исходя, из данной структуры построения положения по отделам были разработаны соответствующие положения для трёх отделов:

- бухгалтерский отдел Приложение 7

- планово-финансовый отдел Приложение 8

- отдел продаж Приложение 9

         Остальные положения для других отделов разрабатываются по аналогии с этими отделами.

         Данные отделы были выбраны как наиболее типичные для рассмотрения коммуникации этих отделов и рассмотрения документооборота между ними.

         В пункте 5 всех положений по отделам показывается система документооборота между первичными коллективами (отделами),  оговаривается перечень документов, необходимых для передачи другим отделам. В пункте 5 всех положений определяется лицо, ответственное за несоблюдение оговоренной структуры документооборота, т.е. несвоевременность и полноту предоставления необходимой документации.

         Введение положений по отделам позволит эффективно исполнять свои функциональные задачи, формализует и структурирует систему коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации.

2.2. Анализ эффективности предложения по совершенствованию коммуникаций

первичных коллективов

         Рассмотрим экономический эффект, полученный в результате внедрения рекомендаций по совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов.

Таблица 2

Данные по предприятию ООО «ДТК»