Автоматизация учета основных средств на предприятии

Автоматизация учета основных средств на предприятии

2

Реферат

Дипломный проект

Пояснительная записка: 121 с, 18 рис., 22 табл., 14 источников, одно приложение.

Информационная система, информационные ресурсы, моделирование объекта, фактографические системы, информационно-управляющие системы, кодирование информации.

В данном дипломном проекте была решена задача по автоматизации учета основных средств на предприятии ООО "Алеф". В качестве основы для автоматизации был выбран и сконфигурирован под нужды предприятия комплекс УСН 1С Бухгалтерия. Второй частью создания АРМ бухгалтера была разработка отдельного программного блока для формирования унифицированных форм учета основных средств предприятия. Программный блок был разработан в СУБД MS Access, что позволяет автономно быстро и легко формировать унифицированные формы документов. Основными плюсами разработанного модуля является его относительная автономность, низкая экономическая затратность, легкость с точки зрения технологической установки, а также широкие возможности по дальнейшему усовершенствованию. Проведена предварительная работа по подбору технических средств реализации блока, проанализирована и доказана его экономическая окупаемость. Продумана дальнейшая оптимизация бухгалтерского документооборота и учета на предприятии "Алеф" - добавление полной его интеграции с экспортными данными из программного комплекса УСН 1С Бухгалтерии 7.7.

Оглавление

• Реферат
• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области. Краткое описание компании ООО "Алеф", анализ административной и хозяйственной деятельности предприятия
• 1.1.1 Организационная структура объекта управления
• 1.1.2 Функциональная характеристика объекта управления
• 1.1.3 Экономическая характеристика предметной области
• 1.2 Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач. Реализация экономической модели предприятия с помощью учетной системы 1С УCН
• 1.2.1 Общие сведения о задачах. Описание имеющейся учетной схемы предприятия в рамках УСН 1С
• 1.2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс. Преимущества основной учетной системы 1С УСН, а также недостающие звенья автоматизированного учета
• 1.2.3 Способы решения задачи. Общая модель подбора решения
• 1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач. Основные моменты автоматизации учета деятельности предприятия. Решение наших задач с точки зрения автоматизации учета на предприятии
• 1.3.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач. Подбор информационного обеспечения для блока работы с унифицированными формами
• 1.3.2 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации. Реализация недостающего в УСН блока работы с унифицированными формами
• 1.3.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
• 1.3.4 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение комплекса задач
• 2.1.1 Инфологическая (информационная) модель (схема данных) и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика входной информации
• 2.1.4 Нормативно-справочная информация
• 2.1.5 Характеристика результатной информации
• 2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач
• 2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)
• 2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога). Взаимодействие УСН с блоком формирования унифицированных форм
• 2.2.3 Описание интерфейса приложения.
• 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.4 Программное обеспечение комплекса задач
• 2.4.1 Общие положения
• 2.4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ). Описание программных модулей
• 2.5 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
• 2.6 Выбор и обоснование технических средств
• 2.7 Экономическое обоснование проекта
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, одинаково присущ как федеральным, региональным, местным органам управления, так и предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно увязывая их с проектируемыми бизнес-процессами и добиваясь при этом реального выигрыша во времени и экономического эффекта.

В перечень задач, связанных с указанной выше глобальной тенденцией автоматизации производственных и учетных, а также управленческих процессов, усовершенствования имеющихся АСУ входят следующие: построение (разработка) ЭИС на основе анализа экономико-информационной среды, применения новых технических средств сбора, передачи, обработки и выдачи информации; совершенствование информационной базы предметной области на основе новых методик и концепций; новые автоматизированные решения комплексов управленческих и экономических задач.

Цельи данного дипломного проекта связаны с совершенствованием информационной базы предметной области на основе новых методик и концепций; с разработкой новых автоматизированных решений комплексов управленческих и экономических задач. Одна из конкретных задач проекта - применение для учета основных средств комплекса УСН 1С Бухгалтерии, а также его дополнение для облегчения ведения документооборота унифицированных стандартных форм.1С УСН базовая версия не позволяет вносить коррективы в программу, но во всех отношениях учета устраивает фирму, кроме учета ОС, поэтому возникла необходимость в создании отдельного учетного блока для основных форм. Такое решение вопроса значительно выгоднее, чем покупка новой расширенной конфигурации.

Актуальность данного дипломного проекта также весьма очевидна в русле указанной глобальной тенденции - автоматизация подобного рода рутинных процессов позволяет значительно повысить эффективность работы указанного отдела компании (фирмы), избежать огромного количества технических ошибок, возникающих при ручном формировании унифицированных учетных документов.

Новизна проведенной работы заключается в том, что обычно в комплекс 1С Бухгалтерии УСН не входит блок автоматизации заполнения стандартных унифицированных форм, что составляет определенные затруднения и требует разработки отдельного бизнес-процесса в учетной схеме предприятия. Это несколько осложняет и затрудняет общую учетную схему. Тот комплекс, который разработан в результате данной дипломной работы, построен на основании общедоступной программной среды - СУБД MS Access, которая легка и удобна для внедрения на любом рабочем месте, кроме того, разработанный блок не требователен к ресурсам системы, не требует особо сложной настройки, а также при необходимости легко интегрируется в дальнейшие схемы расширения бизнес-процессов. При всех указанных плюсах он прекрасно справляется с указанной задачей.

Таким образом, основные этапы реализации данного дипломного проекта должны включать:

детальное исследование структуры хозяйственной деятельности предприятия

разработку системы и методов автоматизированного учета основных средств предприятия в целом при помощи готового комплекса учетного ПО, настройку выбранного продукта ПО под нужды предприятия (т.е. УСН 1С Бухгалтерии)

разработку схему дополнительного блока, предназначенного для формирования унифицированных форм по учету основных средств, входящих в систему обязательного учета.

непосредственную реализацию этого программного блока, разработку интерфейсной части, части хранения и работы с данными, подготовку необходимых шаблонов

дальнейшее планирование схемы взаимосвязи с основной учетной системы - УСН 1С путем прямого интегрирования блока работы с унифицированными формами путем импорта данных

Прежде чем приступить непосредственно к конкретной реализации задачи, описанной в цели дипломной работы, рассмотрим ряд аспектов функционирования нашего предприятия, а также конкретного отдела - бухгалтерии.

1. Аналитическая часть

1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области. Краткое описание компании ООО "Алеф", анализ административной и хозяйственной деятельности предприятия

1.1.1 Организационная структура объекта управления

Общество с ограниченной ответственностью "Алеф" создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и зарегистрировано Инспекцией Федеральной налоговой службы по Ленинскому району г. Самары 13.04.1999. Юридический адрес ООО "АЛЕФ": 443041, г. Самара, ул. Красноармейская, д.62. "АЛЕФ" является малым предприятием с количеством сотрудников - 20 человек.

Права и обязанности общество приобретает с момента его государственной регистрации. Общество имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Общество самостоятельно определяет сферы своей деятельности, осуществляет планирование и организацию, определяет объем и структуру работ и услуг, определяет условия реализации.

Фирма занимается звуковым, световым и сценическим обеспечением мероприятий, поэтому требуется постоянное пополнение основных фондов (закупка оборудования). Обороты предприятия - в пределах 20 миллионов (условия применения упрощенного налогообложения) в год, основное вложение прибыли - в основные средства.

Мы сдаем в аренду как целые концертные комплексы для проведения грандиозных шоу, так и отдельные единицы оборудования. Грамотный технический персонал обслуживает аппаратуру во время проведения концертов. За эти годы нами осуществлено техническое обеспечение огромного количества мероприятий, среди которых концерты групп "E-Type" в 1999г., "Eiffel 65" в 2000г. "Deep Purpule", Joe Cocker, A-ha, Cesaria Evora, SPACE, Prodigy, E. L. O, Kingdom Come, Glenn Hughes, Nazareth, Rasmus, Soulfly, TaTu, Дмитрий Хворостовский, Tomas Anders, а также туры по городам России группы "Scorpions" и шоу-балета "Rhythm Of The Dance", звезд российской эстрады, тур Аллы Пугачевой в 2005... 2006гг и другие различные концертные и праздничные мероприятия в городах: Самара, Тольятти, Уфа, Пенза, Саратов, Рязань, Оренбург, Уральск, Москва, Волгоград, Казань, Ярославль и др.

В настоящее время "АЛЕФ" также занимается организацией мероприятий "под ключ". Мы берём на себя решение всех вопросов, связанных с техническим обеспечением шоу-программ, включая организацию электропитания, постановку барьеров ограждения и мобильных гримёрных, обогрев площадки в холодное время года. Привлекая наших партнёров, мы способны выполнить заказы по видеотрансляции шоу на проекционных и светодиодных экранах, постановке лазерных и пиротехнических шоу с использованием различных спецэффектов, изготовлению и установке декораций и элементов оформления. Мы также осуществляем координацию деятельности всех задействованных служб на площадке.

Структурно и административно фирма объединяет следующие отделы административно-управленческий аппарата: бухгалтерию, юридический отдел, финансовый отдел, и производственного аппарата: звуковой отдел, световой отдел, сценический отдел (см. рис.1.1):

Все отделы непосредственно подчиняются директору. Непосредственное руководство ООО "Алеф" осуществляет директор. Права и обязанности директора и сотрудников ООО "АЛЕФ" определены должностными инструкциями.

Структура документооборота имеет следующий вид (см. рис.1.2).

2

Рис.1.1 Структура ООО "Алеф".

"АЛЕФ" не является производственным объединением, то есть сама не является производителем какой-то продукции, а лишь оказывает услуги по определенному перечню и предоставляет имеющиеся на балансе основные объекты основных средств в арендное пользование. Анализируемый отдел предприятия, где производится разработка и внедрение АСУ - бухгалтерия предприятия. Структура и учетная схема бухгалтерии полностью совпадает со стандартной конфигурацией УСН 1С Бухгалтерии.

Рассмотрим общий подход для анализа организационной структуры предприятия как объекта информационного управления. Он включает:

предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

определение оргштатной и топологической структур предприятия;

определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

2

Рис.1.2 Структура документооборота ООО "Алеф".

При этом выявляются функциональные деятельности каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия, см. рис 1.3.

Рис.1.3 Структура подхода

В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

данные по оргштатной структуре предприятия;

информация о принятых технологиях деятельности;

стратегические цели и перспективы развития;

результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

нормативно-справочная документация;

опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Длительность обследования составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями [1, c.57].

Далее осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

модели “как есть”, представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

модели “как должно быть", интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществляется следующими двумя способами.

Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).

Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов (“жесткий" реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести компания в отдельных случаях недобросовестности (в случае, когда клиентов много, а суммы закупок незначительны).

Построенные модели являются не просто реализацией начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Они представляют собой самостоятельный отделяемый результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

Модель “как есть” включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация предприятия или нет).

Она позволяет осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что "одна картинка стоит тысячи слов").

С ее помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов [3, c.14].

Что касается применения данного подхода к конкретному предприятию "АЛЕФ", то можно определить нашу методику как базовое использование модели "как есть", потому как основной АСУ для нашего отдела бухгалтерии предприятия является комплекс 1С Бухгалтерии, а далее мы можем провести на базе выбранной АСУ совершенствование технологии бухгалтерского документооборота, с учетом оценки их эффективности, не изменяя структуру уже разработанных бизнес-процессов.

1.1.2 Функциональная характеристика объекта управления

Директор является первым должностным лицом - руководителем компании. Директор осуществляет общее руководство, управление работой отделов и взаимодействием между ними, решение коммерческих и административных вопросов, выбор стратегии развития, разрешение спорных ситуаций, внутренних и внешних; решает все необходимые вопросы, возникающие в процессе работы.

В непосредственном подчинении директора находятся, начальники отделов закупок, продаж, финансового отдела, главный бухгалтер.

Директор осуществляет:

Представление интересов ООО “Алеф" во всех организациях и учреждениях по делам, возникающим в связи с деятельностью организации.

Подбор и назначение кадров.

Привлечение работников компании к дисциплинарной и материальной ответственности.

Принятие локальных нормативных актов.

Бухгалтерия:

1. Формирование полной и достоверной информации о финансовых результатах и имущественном положении компании, ведение бухгалтерского и налогового учета хозяйственно-финансовой деятельности компании.

2. Обеспечение своевременного и полного отражения на счетах бухгалтерского учета, в учетных регистрах фактов хозяйственной деятельности на основе применения принципов бухгалтерского учета, положений по бухгалтерскому учету и иных нормативных документов.

3. Составление форм бухгалтерской и налоговой отчетности и дополнений к ним с достоверным и полным отражением в них фактов хозяйственной деятельности и имущественного положения компании.

4. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

5. Контроль соблюдения порядка оформления первичных бухгалтерских документов, графика документооборота; соблюдения установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

6. Правильное начисление налогов и сборов.

7. Обеспечение сохранности и оформление бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком.

8. Формирование, ведение и хранение БД бухгалтерской информации.

Юридический отдел:

Правовая экспертиза документов, проектов ответов на обращения, заявления и жалобы физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления.

Оказание правовой помощи подразделениям фирмы по вопросам применения законодательства Российской Федерации.

Оформление и предъявление в суды исков по всем основаниям в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Защита интересов Учреждения в арбитражных судах и судах общей юрисдикции.

Согласование проектов договоров, подготавливаемых Учреждением.

Производственные отделы (звуковой, световой, сценический):

Обслуживают клиентов.

Прием и выполнение заказов.

Контролирует составление заявок (заказов), обеспечение, реализацию услуг в соответствии с условиями договоров.

Расширение клиентской базы.

Работа с партнерами.

Составление заявок на закупку оборудования.

Финансовый отдел:

Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость.

Осуществляет разработку проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

Определяет источники финансирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия, краткосрочное и долгосрочное кредитование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия, разрабатывает предложения, направленные на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, увеличение прибыли, снижение издержек на содержание и реализацию услуг, укрепление финансовой дисциплины.

Составляет ежемесячные отчеты руководителю о возникшей задолженности, количестве обслуживаемых клиентов, о количестве и сумме заключенных договоров.

Предоставляет в требуемые сроки по установленным формам отчетность по проделанной работе.

Ежеквартально проводит полный анализ финансово-хозяйственной деятельности (развернутый анализ состава затрат по экономическим элементам в динамике с предшествующим годом).

1.1.3 Экономическая характеристика предметной области

Рассмотрим что представляет из себя анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Экономический анализ финансового состояния предприятия представляет собой аналитическое исследование способности предприятия финансировать свою деятельность.

Финансовое состояние характеризуется обеспеченностью финансовыми ресурсами, необходимыми для нормального функционирования предприятия, целесообразным их размещением и эффективным использованием, финансовыми взаимоотношениями с другими юридическими и физическими лицами, платёжеспособностью и финансовой устойчивостью.

Предметом экономического анализа являются хозяйственно-финансовые процессы, их результаты и факторы их формирования.

Цель анализа состоит в том, чтобы установить и оценить финансовое состояние предприятия и постоянно проводить работу, направленную на его улучшение. Анализ финансового состояния показывает, по каким конкретным направлениям надо вести эту работу. В соответствии с этим результаты анализа дают ответ на вопрос, каковы важнейшие способы улучшения финансового состояния предприятия в конкретный период его деятельности.

Таким образом, главная цель экономического анализа - своевременно выявлять и устранять недостатки в финансовой деятельности и находить резервы улучшения финансового состояния предприятия, его платёжеспособности. Не менее важная перспективная цель анализа - выработка наиболее достоверных предположений и прогнозов будущих финансовых условий функционирования субъекта хозяйствования.

Финансовое состояние - это важнейшая характеристика экономической деятельности предприятия во внешней среде. Оно определяет конкурентоспособность предприятия, его потенциал в деловом сотрудничестве, оценивает, в какой степени гарантированы экономические интересы самого предприятия и его партнёров.

Основными задачами экономического анализа финансового состояния являются:

объективная оценка состава и использования финансовых ресурсов на предприятии;

определение факторов и причин достигнутого состояния;

выявление, измерение и мобилизация резервов улучшения финансового состояния и повышения эффективности всей хозяйственной деятельности;

подготовка и обоснование принимаемых управленческих решений в области финансов.

Ключевым вопросом для понимания сущности и результативности финансового анализа является концепция хозяйственной деятельности как потока решений для развёртывания ресурсов (капиталов) с целью получения прибыли.

Получение прибыли является конечной целью хозяйственной деятельности предприятия не только потому, что в результате этого улучшается экономическое положение предприятия, но главное - получение достаточной прибыли необходимо для сохранения экономической жизнеспособности предприятия, сохранения возможности дальнейших вложений капитала.

Независимо от того, в какой сфере деятельности осуществляется бизнес (производство, торговля, сервис), конечная цель не меняется. Она сводится к тому, что первоначальный капитал в форме денежных средств через определённое время развёртывается в экономически выгодную величину (производственный потенциал) для возмещения этих средств и получения достаточной прибыли.

Все многообразие решений для достижения этой цели может быть сведено к трём основным направлениям:

решения по вложению капиталов (ресурсов);

операции, проводимые с помощью этих ресурсов;

определение структуры финансового бизнеса.

Своевременное и качественное обеспечение этих направлений финансовых решений является сущностью финансового анализа.

К объектам экономического анализа относятся: промышленные предприятия, торговые организации, акционерные общества, фирмы, концерны, банки, инвестиционные фонды и другие хозяйствующие субъекты, а также конкретные финансового - экономические показатели (ликвидность, прибыльность и пр).

В зависимости от пользователей аналитической информации финансовый анализ подразделяется на внутренний и внешний.

Внутренний анализ проводится непосредственно на предприятии для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочного управления производственной, коммерческой и финансовой деятельностью. Его цель - обеспечить планомерное поступление денежных средств и разместить собственные и заёмные средства таким образом, чтобы получить максимальный доход и прибыль. Для проведения внутреннего финансового анализа используется не только информация финансовой отчётности, но также данные управленческого учёта, синтетического и аналитического бухгалтерского учёта (например, оборотные ведомости о поступлении и движении хозяйственных средств), данные о технической подготовке производства, сбыте продукции, организации маркетинговой и коммерческой деятельности, нормативная и плановая информация.

Внешний анализ осуществляется на основании публичной финансовой и статистической отчётности органами хозяйственного управления, банками, финансовыми органами, инвесторами, аудиторами, хозяйственными партнёрами.

Внешний анализ отличает не только множественность субъектов анализа - пользователей финансовой информацией о деятельности предприятия, но и разнообразие целей и задач, которые они перед собой ставят.

Каждый хозяйствующий субъект изучает информацию, исходя из своих интересов. Так, акционерам и другим собственникам необходимо определить долю собственного капитала и динамику его изменения, оценить эффективность использования ресурсов администрацией предприятия, возможность получения дивидендов по результатам хозяйственной деятельности.

Кредиторы изучают финансовое состояние предприятия, его кредитоспособность с целью определения условий кредитования, выбора форм залогового обеспечения, оценки надёжности потенциального заёмщика, гарантий возврата кредита.

Инвесторов интересует не только текущее финансовое состояние, но и деловая активность предприятия, перспективы экономического роста, гарантии окупаемости возможных инвестиций, прибыльность проектов в сочетании с реальным финансовым положением предприятия.

Как показывает практика, финансовая нестабильность предприятия может отразиться на своевременности получения текущих платежей и потребовать изменений в формах расчёта. Поэтому хозяйственных партнёров - поставщиков материально-технических ресурсов, интересует в первую очередь финансовая устойчивость и платёжеспособность предприятия, независимость его от внешних кредиторов. Устойчивое финансовое состояние предприятия является также важным фактором определения дальнейших связей и условий хозяйствования с потребителями продукции, которые заинтересованы в успехах предприятия, так как от этого зависит их благополучие.

Налоговые органы контролируют правильность начислений налогов и своевременную и полную их оплату для поступления средств в бюджет; аудиторские фирмы - правильность отражения финансовой отчётности в соответствующих формах бухгалтерского учёта.

В отделе бухгалтерии предприятия "АЛЕФ" используется стандартная конфигурация АСУ 1С Бухгалтерия - УСН, которая полностью отвечает рабочим бизнес-процессам предприятия.

С 1 января 2003 года в систему налогообложения хозяйствующих субъектов введены специальные налоговые режимы, одним из которых является упрошенная система налогообложения.

Применение организациями упрощенной системы налогообложения предусматривает замену уплаты налога на прибыль организаций, налога на имущество организаций и единого социального налога уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности организаций за налоговый период. Организации, применяющие УСН, не признаются также налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, за исключением налога, подлежащего уплате в соответствии с главой 21 НК РФ при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации.

В то же время за такими организациями сохраняется обязанность по уплате страховых взносов на обязательное страхование в соответствии с Федеральными законами от 15 декабря 2001 г. №167-ФЗ - Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации - и от 24 июля 1998 г. №125-ФЗ - Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Иные налоги уплачиваются организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения, в соответствии с общим режимом налогообложения.

Что касается экономической эффективности применения УСН, для конкретного предприятия, то необходимо провести следующий анализ.

У каждого из налогов, уплата которых в совокупности заменяется уплатой единого налога, свой объект налогообложения и порядок его определения. Поэтому нельзя простым сложением ставок всех налогов определить, насколько выгодно той или иной организации применять упрощенную систему налогообложения.

Для того чтобы оценить экономическую эффективность перехода на упрощенную систему налогообложения, организациям следует провести расчет и сопоставить общую сумму налогов, которую они в сравнимых условиях хозяйствования и момента признания доходов и расходов уплачивали бы при обычной и упрощенной системах налогообложения.

Переход на применение упрощенной системы при правильно проведенном предварительном расчете может дать серьезную выгоду при налогообложении, в то время как ошибка в выборе объекта налогообложения может ухудшить экономическое положение организации.

В соответствии со статьей 346-4 нк РФ организациям предоставлено право выбора объекта налогообложения. Это могут быть либо доходы, либо доходы, уменьшенные на величину расходов.

В соответствии с пунктом 3 статьи 346.21 НК РФ налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, сумма налога (квартальных авансовых платежей), исчисленная за налоговый (отчетный) период, уменьшается на сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых за этот же период времени, а также на сумму выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности. При этом сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не может уменьшать сумму исчисленного налога (авансовых платежей по налогу) более чем на 50 процентов. Таким образом, минимальная сумма единого налога, уплачиваемая такими налогоплательщиками, без учета пособий по временной нетрудоспособности, не может быть меньше 3 процентов от полученного дохода. Это соответствует ситуации, когда величина расходов составляет 80 процентов от суммы доходов. Однако это не означает, что если расходы составляют 80 процентов и более от полученного дохода, то организации выгоднее выбрать объект налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Дело в том, что ограничение, предусмотренное для взносов на обязательное пенсионное страхование, не распространяется на выплаченные работникам пособия по временной нетрудоспособности. Если эти суммы значительны, то сумма налога (авансовых платежей по налогу), подлежащая уплате в бюджет, может оказаться равной нулю.

Если величина фактических расходов окажется меньше этого показателя, то организациям выгоднее выбрать объект налогообложения доходы, в противном случае доходы, уменьшенные на величину расходов.

При оценке экономической целесообразности перехода на упрощенную систему налогообложения следует учитывать еще один важный аспект. В рассмотренном выше примере расчета налоговой нагрузки при общей системе налогообложения и в условиях применения упрощенной системы налогообложения продажные цены сохранены без изменения. Предположим, что они уменьшаются на сумму НДС, оплачиваемых покупателем. Казалось бы, налоговая нагрузка снижается еще больше. Однако при этом торговая деятельность станет убыточной, поскольку общая сумма расходов, понесенных организацией, превысит сумму полученного дохода.

Таким образом, организациям при переходе на упрощенную систему налогообложения следует очень осмотрительно подходить к формированию цен на реализуемые товары, работы, услуги.

Что касается конкретно компании "АЛЕФ", то проведенный анализ показал целесообразность выбора такого налогообложения, а соответственно, выбранная модель налогообложения позволила выбрать и необходимую конфигурацию 1С.

1.2 Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач. Реализация экономической модели предприятия с помощью учетной системы 1С УCН

1.2.1 Общие сведения о задачах. Описание имеющейся учетной схемы предприятия в рамках УСН 1С

Система автоматизации для ведения учета организациями, применяющими упрошенную систему налогообложения, построена на компоненте "Бухгалтерский учет" системы 1С: Предприятие в виде специализированной конфигурации "Упрошенная система налогообложения".

Необходимость в специализации конфигурации обусловлена отличиями, присущими упрошенной системе налогообложения.

Во-первых, объектом налогообложения единым налогом являются либо доходы, либо доходы, уменьшенные на величину расходов. При этом доходы и расходы признаются только кассовым методом. В отношении расходов это означает, что при определении налоговой базы учитываются лишь оплаченные расходы.

Во-вторых, перечень видов расходов, на которые могут быть уменьшены доходы при втором варианте объекта налогообложения, не охватывает всех расходов организации. При этом в особом порядке признаются расходы на приобретение основных средств, понесенные организацией до перехода на упрощенную систему налогообложения.

В-третьих, бухгалтерский учет имущества, доходов и расходов, обязательств и т.д. такие организации могут вести по упрошенным правилам, за исключением учета основных средств и нематериальных активов.

Основным учетным регистром при упрощенной системе налогообложения является Книга учета доходов и расходов. Порядком се ведения предусмотрено, что доходы и расходы отражаются в ней по мере их признания в целях налогообложения. Для правильного определения налоговой базы плательщику единого налога необходимо, в частности, обеспечить:

раздельный учет доходов, подлежащих и не подлежащих налогообложению;

обособленный учет расходов, признаваемых для целей налогообложения, от остальных расходов для объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов;

контроль оплаты доходов и расходов, учитываемых для целей налогообложения;

бухгалтерский и налоговый учет основных средств и нематериальных активов, в том числе основных средств, приобретенных до перехода на УСН. Проведя всесторонний и глубокий анализ, специалисты фирмы "1С" сочли целесообразным создание отдельной специализированной конфигурации для ведения учета и отчетности в организациях, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Как и любая конфигурация в системе 1С: Предприятие, "Упрощенная система налогообложения" представляет собой совокупность трех взаимосвязанных частей: структуры метаданных, набора пользовательских интерфейсов и набора прав.

Рис.1.4 Пример журнала операций над основными средствами.

Структура метаданных конфигурации "Упрощенная система налогообложения" представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности организаций, применяющих этот специальный налоговый режим см. рис.1.4

Для описания модели предметной области используются следующие виды объектов:

константы;

справочники;

документы;

журналы документов;

перечисления;

отчеты;

обработки;

бухгалтерские счета;

виды субконто;

операции и проводки.

В константах хранится постоянная или условно-постоянная информация, т.е. такая информация, которая либо совсем не изменяется в процессе эксплуатации системы, либо изменяется достаточно редко. Например, в конфигурации "Упрощенная система налогообложения" они используются для хранения сведений об организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, ее руководителе, главном бухгалтере и кассире, об объекте налогообложения и т.д.

Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однородных объектов. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов предметной области: сотрудников, контрагентов, номенклатуры материально-производственных запасов и т.д. Отдельные объекты справочника называют элементами справочника. В типовой конфигурации справочники используются, главным образом, для организации аналитического учета (справочники "Сотрудники", "Статьи затрат", "Банковские счета") или в качестве источников информации (справочники "Валюты", "Единицы измерений", "Классификатор ЕНАОФ").

Для хранения информации о различных фактах хозяйственной деятельности организации предназначены документы. Документы играют центральную роль в системе автоматизации. С их помощью в информационной базе регистрируются операции по движению денежных средств ("Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер", "Выписка"), поступлению и отпуску материально-производственных запасов ("Поступление МПЗ", "Перемещение МПЗ"), начислению оплаты труда ("Начисление зарплаты") и т.д.

Отчеты предназначены для получения результатной информации по некоторому алгоритму, описанному на встроенном языке системы 1С: Предприятие. Различают внутренние и внешние отчеты. Внутренние являются частью конфигурации, внешние хранятся в отдельных файлах. Внутренние отчеты подразделяются на стандартные и специализированные, С помощью стандартных отчетов проводится анализ остатков и оборотов на счетах рабочего плана счетов с различными вариантами группировки данных. Специализированные отчеты предназначены для обобщения определенных учетных данных и их представления в определенном виде, например, "Кассовая книга", "Книга учета доходов и расходов".

Рис.1.5 Пример реестра основных средства предприятия "Алеф".

Стержнем учетной системы конфигурации "Упрощенная система налогообложения" является рабочий план счетов, который базируется на Плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г №94н.

В конфигурации сохранены номера и наименования большинства синтетических счетов. Это позволяет снизить трудозатраты пользователей как при переходе на УСН с общего режима налогообложения, а также при возможном возврате на общий режим или переходе на него с УСН.

Вместе с тем, в конфигурации не используется ряд субсчетов первого уровня, предусмотренных Планом счетов и открытых к синтетическим счетам в конфигурации "Бухгалтерский учет", предназначенной для ведения учета при общем режиме налогообложения, или открыты новые, необходимость в которых обусловлена особенностями учета доходов и расходов в условиях применения упрощенной системы налогообложения.

Аналитический учет ведется по отдельным инвентарным объектам с помощью справочника "Основные средства" см. рис.1.5 и 1.6

Для обобщения информации о наличии и движении нематериальных активов организации и суммах начисленной по ним амортизации, предназначены соответственно счета 04 "Нематериальные активы" и 05 "Амортизация нематериальных активов". На счете 04 учитываются также принятые к учету расходы на НИОКР. Учет НМЛ ведется на субсчете 04.1 "Нематериальные активы", расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы - на субсчете 04.2 "Расходы на НИОКР".

Для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, нематериальных активов и расходов на НИОКР предназначен счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", к которому открыты субсчета:

08.3 "Строительство объектов основных средств";

08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств";

08.5 "Приобретение нематериальных активов"; 08.8 "Выполнение НИОКР".

Аналитический учет ведется с использованием справочника "Объекты внеоборотных активов".

Для обобщения информации о наличии и движении материально-производственных запасов в виде сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.д. (далее - материалы) предназначен синтетический счет 10 "Материалы", к которому открыто несколько субсчетов первого уровня. В отличие от "стандартного" Плана счетов, субсчета открыты не по видам материалов, а по видам затрат на их приобретение:

10.1 "Материалы, расходы на приобретение которых не принимаются для целей налогообложения";

10.2 "Материалы, расходы на приобретение которых принимаются для целей налогообложения";

10.3 "Материалы, расходы на приобретение которых принимаются для целей налогообложс1П1я (в валюте)";

10.11 "Транспортно - заготовительные расходы, не принимаемые для целей налогообложения";

10.12 "Транспортно-заготовительные расходы, принимаемые для целей налогообложения";

10.13 "Транспортно-заготовительные расходы, принимаемые для целей налогообложения (в валюте)".

На субсчетах 10.1-10.3 отражаются только суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу) включая суммы налога на добавленную стоимость, а на субсчетах 10.11-10.13 - все остальные затраты, формирующие фактическую себестоимость материалов.

При отражении информации о фактических затратах на приобретение материалов следует учитывать, что на субсчетах 10.2-10.3 и 10.12-10.13 отражаются лишь та их часть, которая признается материальными расходами в целях налогообложения в соответствии с главой 26 2 - Упрощенная система налогообложения - части второй НК РФ.

Организации, выбравшие объектом налогообложения доходы, все расходы на приобретение материалов отражают с использованием субсчетов 10.1 и 10.11.

Организации, выбравшие объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, используют субсчета 10.1 и 10.11 для материалов, принятие к учету которых не связано с возникновением материальных расходов в целях налогообложения, например внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации.

Система аналитического учета материалов в конфигурации построена таким образом, чтобы обеспечить информацией как пользователя для принятия управленческих решений, так и систему - для автоматического распознавания оплаченных материальных расходов при объекте налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.

Рис.1.6 Пример справочника основных средства предприятия "Алеф".

Ведение учета в конфигурации "Упрощенная система налогообложения" подразумевает сплошную, непрерывную, документально обоснованную и взаимосвязанную регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций.

Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимается обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации.

Непрерывность подразумевает постоянное (во времени) наблюдение и документирование фактов хозяйственной деятельности.

Под документированием понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходным и расходным ордерами, отгрузка товара - выпиской накладной.

Первичные документы, в том числе подготовленные средствами конфигурации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дата составления;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи и расшифровки.

Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершаемых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете.

Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в типовой конфигурации обеспечивается способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета рабочего плана счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и кредиту другого).

Для регистрации всех совершаемых в организации хозяйственных операций в конфигурации предназначены объекты метаданных "Операция" и "Проводка". Операция является минимальной единицей учетной информации в системе.

Каждая операция может содержать одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении.

Операция включает не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом: дату, номер, сумму, содержание и комментарий.

Проводки операции могут быть сформированы документами, входящими в состав структуры метаданных, введены вручную или с помощью шаблона типовой операции. Принципиально возможно спроектировать документы, которые будут автоматически генерировать проводки всех операций, фиксирующих факты хозяйственной деятельности организации. Но на практике это не всегда экономически выгодно. Возможны случаи, когда хозяйственные операции единичны или лишь изредка повторяются, например выдача работнику займа или увеличение уставного капитала. Затраты на разработку документов с автоматическим формированием проводок в этом случае будут несоизмеримо больше, чем ввод проводок вручную.

При отражении хозяйственных операций вручную в экранной форме самостоятельно заполняют сумму и содержание операции, а также вводят бухгалтерские проводки с заполнением всех необходимых сведений об объектах аналитического учета, если по счету ведется аналитический учет.

Поскольку основанием регистрации операции является первичный учетный документ, в реквизите "Комментарий" указывают наименование и номер первичного документа.

Дата операции должна соответствовать дате составления первичного учетного документа.

Ввод и редактирование операции вручную производится в конфигурации при работе с журналом операций или проводок с помощью соответствующих пунктов меню "Действия" или пиктограмм.

Запись операции в информационную базу производится нажатием на кнопку "Записать" или "ОК".

Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации с помощью документов. Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать операцию, а при необходимости - и проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа.

Набор документов, автоматизирующих учет хозяйственных операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

учет операций по кассе;

учет операций по банку;

учет основных средств;

учет нематериальных активов;

учет материалов;

учет товаров;

учет затрат на производство;

учет издержек обращения;

учет выпуска продукции;

учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

учет оплаты труда;

учет расчетов с подотчетными лицами.

Документы типовой конфигурации позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т.д.

В конфигурации "Упрощенная система налогообложения" использование документов для регистрации хозяйственных операций имеет первостепенное значение, поскольку при их проведении записи формируются на счетах не только бухгалтерского, но и налогового учета.

Документы типовой конфигурации классифицируют по различным основаниям.

По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций.

К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например списание денежных средств с расчетного счета, потребление услуг сторонних организаций т.д.

Отличительной особенностью этих документов является отсутствие печатной формы, поскольку первичными являются те документы, на основании которых компьютерный документ собственно и вводится в информационную базу. Примерами документов первой группы являются "Выписка", "Услуги сторонних организаций".

Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы "Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер".

Учитывая выше описанную схему работы с документами, основанную на готовых шаблонах, в которые вносится ряд изменений при формировании, можно преобразовать эту часть работы в отдельный блок не нарушая общей системы работы, что ускорило бы и оптимизировало процесс.

1.2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс. Преимущества основной учетной системы 1С УСН, а также недостающие звенья автоматизированного учета

Как мы уже упоминали ранее, основой учета является АСУ - является 1С Бухгалтерия 7.7, УСН типовая конфигурация. Несомненно, эта система имеет огромное количество преимуществ, из них самые главные:

это открытость системы. Многие привыкли к тому, что компьютерная программа - это черный ящик. Что в нем происходит - никому, кроме разработчика, не понятно, а программа может делать только то, что в нее изначально заложено, и большего от нее не добиться. С системой 1С все с точностью до наоборот. По сути дела компания 1С продает не только готовые программы экономического назначения для ведения тех или иных видов учета, она еще и комплектует их инструментами, с помощью которых (обладая определенной квалификацией программиста, конечно же) можно перенастроить (перепрограммировать), доработать существующие решения индивидуально под нужды конкретного предприятия. Более того, с помощью имеющихся средств пользователю дается возможность создавать свои собственные учетные конфигурации. Такой подход придает системе 1С колоссальную гибкость, что выделяет ее из ряда подобных программ очень и очень сильно.

Вторым важным преимуществом систем 1С является наличие широкой партнерской сети - большого количества компании, способных обслуживать данные программные продукты. И действительно, ведь сама по себе открытость системы обычному пользователю мало что дает. На рынке и помимо 1С присутствуют системы с открытой платформой. Однако часто адаптировать программы под собственный учет можно, а специалистов способных это квалифицированно сделать нет.

Еще одно важнейшее преимущество 1С заключается в высокой оперативности поддержки системы со стороны разработчика. Наиболее значимым это преимущество является для тех, кто пользуется конфигурацией "Бухгалтерский учет". Фирма 1С же, являясь, по сути, очень крупной и мощной компаний, всегда обеспечивает своих пользователей своевременным обновлением. Более того, все обновления распространяются для зарегистрированных пользователей бесплатно.

Тем не менее, несмотря на эти три главных плюса системы, а также несмотря на довольно гибкую настраиваемую систему, встроенный язык (макроязык) программирования, есть весьма трудные комплексные моменты, которые возникают при работе с 1С Предприятием, в частности с 1С Бухгалтерией.

Один из таких минусов - это индивидуальные конфигурации предприятия.

Самой сложной с точки зрения организации учета является ситуация, когда вам необходимо автоматизировать и бухгалтерский учет, и управленческий. Имеется в виду, что два вида учета должны быть связаны между собой определенным образом. Самое простое решение этой задачи - использовать для ведения учета входящую в состав комплексной поставки 1С: Предприятие 7.7 комплексную конфигурацию.

Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, целиком и полностью определяется нами - это обычно наше поле для творчества. Здесь мы решаем, что и как должно быть устроено, чтобы отражать реальную картину на нашем предприятии. А это означает, что рано или поздно, заложенных в типовую конфигурацию механизмов нам не хватит, и мы вынуждены будем воспользоваться созданием в ней "индивидуальных настроек", которые будут описывать наши специфические потребности в учете.

Более скромной проблемой является та задача, которую призван решить данный дипломный проект - быстрая и удобная система заполнения унифицированных форм. Функциональная насыщенность комплекса 1С Бухгалтерия достаточно высока для обеспечения основных необходимостей бухгалтерского учета и документооборота и позволяет охватить максимум необходимых задач. По функциональности, однако, мы дополняем имеющуюся схему отдельным блоком автоматизации документооборота - т.е. автоматическое формирование на основании имеющихся динамических данных 1С заполненных документов - стандартных форм документооборота. Таким образом, так как наш блок АСУ является дополнительным и внешним к основной учетной системе, а не конкурирующим, то его функциональность должна быть очень высока при правильной реализации.

1.2.3 Способы решения задачи. Общая модель подбора решения

В современных условиях динамично развивается рынок комплексных интегрированных систем автоматизации предприятий и учреждений самого различного профиля (финансовых, промышленных, офисных) и самых различных размеров с разнообразными схемами иерархии, начиная от малых предприятий численностью в несколько десятков человек и завершая крупными корпорациями численностью в десятки тысяч сотрудников. Такие системы предназначены для решения задач как предприятия в целом (управление финансовыми ресурсами, управление запасами, планирование и производство, сбыт и снабжение, техническое обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т.п.), так и уровня его производственных подразделений, цехов и участков.

Фактически проблема комплексной автоматизации стала актуальной для каждого предприятия. Уже не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Подобная переориентация предприятий объясняется следующими основными причинами:

повышением степени организационной и финансовой самостоятельности;

выходом на зарубежный рынок;

стремлением ряда западных компаний производить свои товары в России;

возрастающей ориентацией предприятий на бизнес-процессы, т.е. деятельности, имеющие ценность для клиента;

появлением на рынке как зарубежных, так и отечественных систем автоматизации, опыта их внедрения и использования и др.

Главная особенность индустрии систем автоматизации различных предприятий и учреждений, характеризующихся широкой номенклатурой входных данных с различными (и нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь и приходит понимание того, что будет делать будущая система и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявленным к ней требованиям. А именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей работы в целом.

С другой стороны, не существует двух одинаковых организаций. Даже в таком учреждении как Сбербанк России на уровне его отделений и филиалов выявляются различия в применяемых технологиях. А следовательно, простое тиражирование даже очень хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же:

единая информационная среда предприятия;

режим реального времени;

независимость от законодательства;

интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами);

поэтапное внедрение и т.п.

Следует отметить, что для большинства предприятий необходим и предваряющий автоматизацию этап - наведение порядка в их деятельности, создание рациональных технологий и бизнес-процессов. Речь даже не идет о жестком их реинжиниринге, в современных российских условиях происходит массовый бизнес-инжиниринг.

Ниже сформулированы два крайних подхода к автоматизации предприятий, полностью игнорирующие приведенные тезисы.

1. Короткое и “легкое" обследование предприятия и дальнейшее лоббирование одной из интегрированных систем управления предприятием под красивыми лозунгами настройки и адаптации под конкретного заказчика (кстати, стоимость такой настройки может на порядок превышать стоимость модулей системы и требовать серьезных временных затрат, совместимых с затратами на разработку новой системы). При этом, как правило, фирма-исполнитель еще до проведения обследования (да и вообще, до появления заказчика на ее горизонте) знает, какую именно систему она будет внедрять, и осуществляет соответствующую “адаптацию” результатов обследования.

2. Детальное обследование предприятия и разработка на его основе собственной системы управления, дублирующей существующие на предприятии технологии, что только усугубляет ситуацию (автоматизируя хаос и неразбериху, можно получить только “автоматизированный хаос”).

Очевидно, что перечисленные подходы к автоматизации уже не могут устроить заказчика, желающего “увидеть” и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически, и в конечном итоге за свои немалые деньги получить реальную выгоду от ее эксплуатации.

С другой стороны, самостоятельно с задачей выбора и тем более разработки собственной системы предприятие справиться не в состоянии. И прежде всего потому, что на предприятии, как правило, отсутствует единая концепция автоматизации. Возникает необходимость в услугах независимых от производителей систем автоматизации консалтинговых фирм.

На основе системного проекта и принятых решений по автоматизации осуществляется проектирование системы. Фактически здесь дается ответ на вопрос: "Как (каким образом) мы будем строить систему, чтобы она удовлетворяла предъявленным к ней требованиям?".

Этот этап разделяется на два подэтапа:

проектирование архитектуры системы, включающее разработку структуры и интерфейсов ее компонент (автоматизированных рабочих мест), согласование функций и технических требований к компонентам, определение информационных потоков между основными компонентами, связей между ними и внешними объектами;

детальное проектирование, включающее разработку спецификаций каждой компоненты, разработку требований к тестам и плана интеграции компонент, а также построение моделей иерархии программных модулей и межмодульных взаимодействий и проектирование внутренней структуры модулей.

При этом происходит расширение системного проекта:

за счет его уточнения;

за счет построения моделей автоматизированных рабочих мест, включающих подсхемы информационной модели и функциональные модели, ориентированные на эти подсхемы вплоть до идентификации конкретных сущностей информационной модели;

за счет построения моделей межмодульных и внутримодульных взаимодействий с использованием техники структурных карт.

Что касается конкретно нашей задачи, то для ее решения удобно использовать какое-то хранилище данных (для формирования документов), а также интерфейсную часть, для того чтобы организовать программное и интерфейсное взаимодействие с самими данными. Для того, чтобы провести разработку такого дополнительного модуля, нам надо было провести работу по выбору инструментария для разработки интерфейсной части, а также СУБД для хранения данных.

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач. Основные моменты автоматизации учета деятельности предприятия. Решение наших задач с точки зрения автоматизации учета на предприятии

Эта работа предваряет собственно систему автоматизации (именно, фазой анализа требований к системе), на которой требования заказчика уточняются, формализуются и документируются. Фактически на этом этапе дается ответ на вопрос: "Что должна делать будущая система?". Именно здесь лежит ключ к успеху всего проекта автоматизации. В практике создания больших программных систем известно немало примеров неудачной реализации именно из-за неполноты и нечеткости определения системных требований.

На этом этапе определяются:

архитектура системы, ее функции, внешние условия ее функционирования, распределение функций между аппаратной и программной частями;

интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;

требования к программным и информационным компонентам системы, необходимые аппаратные ресурсы, требования к базе данных, физические характеристики компонент системы, их интерфейсы;

состав людей и работ, имеющих отношение к системе;

ограничения в процессе разработки (директивные сроки завершения отдельных этапов, имеющиеся ресурсы, организационные процедуры и мероприятия, обеспечивающие защиту информации).

Системный проект строится на основе модели “как должно быть” и включает функциональную модель будущей системы в соответствии с одним из общеупотребительных стандартов (например, IDEF0 или IDEF3), информационную модель, например, в соответствии со стандартом IDEF1X, а также техническое задание на создание автоматизированной системы (например, в соответствии с ГОСТ 34.602-89).

По завершении данного этапа (после согласования системного проекта с заказчиком) изменяется роль консультанта. Отныне он как бы становится на сторону заказчика, и одной из его основных функций на всех последующих этапах работ будет являться контроль на соответствие требованиям, зафиксированным в системном проекте.

Необходимо отметить следующее достоинство системного проекта. Для традиционной разработки характерно осуществление начальных этапов кустарными неформализованными способами. В результате заказчики и пользователи впервые могут увидеть систему после того, как она уже в большей степени реализована. Естественно, эта система отличается от того, что они ожидали увидеть. Поэтому далее следует еще несколько итераций ее разработки или модификации, что требует дополнительных (и значительных) затрат денег и времени. Ключ к решению этой проблемы и дает системный проект, позволяющий:

описать, "увидеть" и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически;

уменьшить затраты на разработку и внедрение системы;

оценить разработку по времени и результатам;

достичь взаимопонимания между всеми участниками работы (заказчиками, пользователями, разработчиками, программистами и т.д.);

улучшить качество разрабатываемой системы, а именно: создать оптимальную структуру интегрированной базы данных, выполнить функциональную декомпозицию типовых модулей.

Системный проект полностью независим и отделяем от конкретных разработчиков, не требует сопровождения его создателями и может быть безболезненно передан другим лицам. Более того, если по каким-либо причинам предприятие не готово к реализации на основе проекта, он может быть положен "на полку" до тех пор, пока в нем не возникнет необходимость. Кроме того, его можно использовать для самостоятельной разработки или корректировки уже реализованных на его основе программных средств силами программистов отдела автоматизации предприятия.

На основании системного проекта осуществляется:

составление перечня автоматизированных рабочих мест предприятия и способов взаимодействия между ними;

анализ применимости существующих систем управления предприятиями для решения требуемых задач и формирование рекомендаций по выбору такой системы;

совместное с заказчиком принятие решения о выборе конкретной системы управления предприятием или разработке собственной системы;

разработка требований к техническим средствам;

разработка требований к программным средствам;

разработка предложений по этапам и срокам автоматизации.

Что касается конкретно нашей задачи, то исключительно практическая необходимость и целесообразность позволяет правильно сформировать постановку задачи и разработать схему интерфейса, а также саму структуру данных.

1.3.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач. Подбор информационного обеспечения для блока работы с унифицированными формами

Что касается информационного обеспечения комплекса для решения поставленной задачи, то как мы выше уже указывали для этих целей нам необходимо подобрать максимально простую, но эффективную СУБД для работы с данными, а также собственно язык программирования, который сможет обеспечить взаимодействие с данными и пользовательский интерфейс. Начнем с СУБД.

Общая классификация. База данных (БД) - это данные, организованные в виде набора записей определенной структуры и хранящиеся в файлах, где, помимо самих данных, содержится описание их структуры. Система управления базами данных (СУБД) - это система, обеспечивающая ввод данных в БД, их хранение и восстановление в случае сбоев, манипулирование данными, поиск и вывод данных по запросу пользователя. По моделям представления данных базы данных делят на:

иерархические

сетевые

реляционные

объектно-реляционные

Иерархические базы данных - это самая первая модель представления данных, в которой все записи базы данных представлены в виде дерева, с отношениями предок-потомок. Физически данные отношения реализуются в виде указателей на предков и потомков, содержащихся в самой записи. Такая модель представления данных связана с тем, что на ранних этапах базы данных часто использовались для планирования производственного процесса: каждое выпускаемое изделие состоит из узлов, каждый узел из деталей и т.п.

Однако иерархическая модель не является оптимальной. Допустим, что один и тот же тип болтов используется в автомобиле 300 раз в различных узлах. При использовании иерархической модели, данный тип болтов будет фигурировать в базе данных не 1 раз, а 300 раз (в каждом узле - отдельно). Налицо дублирование информации. Чтобы устранить этот недостаток была введена сетевая модель представления данных.

Сетевая база данных - это база данных, в которой одна запись может участвовать в нескольких отношениях предок-потомок. Т.е. фактически, база данных представляет собой не дерево, а граф.

Физически данная модель также реализуется за счет хранящихся внутри самой записи указателей на другие записи, только, в отличие от иерархической модели, число этих указателей может быть произвольным. И иерархическая и сетевая модель достаточно просты, однако они имеют общий недостаток: для того, чтобы получить ответ даже на простой вопрос, программист был должен написать программу, которая просматривала базу данных, двигаясь по указателям от одной записи к другой. Написание программы занимало некоторое время, и часто к тому моменту, когда такая программа была написана, необходимость в получении данных уже отпадала. Поэтому в середине 80-х годов 20 века произошел практически повсеместный переход к реляционным базам данных.

В реляционной базе данных вся информация представляется в виде таблиц и любые операции над данными - это операции над таблицами. Таблицы состоят из строк и столбцов. Строки - это записи, а столбцы представляют структуру записи (каждый столбец имеет определенный тип данных и длину данных). Строки в таблице не упорядочены - не существует первой или десятой строки. Однако поскольку на строки надо как-то ссылаться, то вводится понятие "первичный ключ". Первичный ключ - это столбец, значения которого во всех строках разные. Используя первичный ключ можно однозначно сослаться на какую-либо строку таблицы. Первичный ключ может состоять и из нескольких столбцов (составной первичный ключ).

Некоторые СУБД требуют в явном виде указать первичный ключ таблицы, а некоторые позволяют пользователю не задавать для таблицы первичный ключ - в таком случае СУБД сама добавляет в таблицу столбец - первичный ключ, не отображаемый на экране (так, например, в СУБД Oracle у любой таблицы существует псевдо-столбец ROWID, формируемый Oracle, который содержит уникальный адрес каждой строки).

Отношения предок-потомок в реляционных БД реализуются при помощи внешних ключей. Внешний ключ это столбец таблицы, значения которого совпадают со значениями первичного ключа некоторой другой таблицы.

Объектно-реляционные базы данных появились в последнее время у значительного числа производителей СУБД (Oracle, Informix, PostgreSQL) и сочетают в себе реляционную модель данных с концепциями объектно-ориентированного программирования (полиморфизм, инкапсуляция, наследование).

СУБД Oracle. СУБД ORACLE является на сегодняшний день самой мощной, многофункциональной и легко масштабируемой СУБД, построенной по архитектуре "клиент/сервер", поддерживающей практически все существующие платформы. Это прекрасный выбор для крупной организации: первоначальные затраты на установку (лицензия, приобретение высокопроизводительных серверов) в будущем обернутся значительной экономией средств при необходимости расширения базы данных. Для небольшой организации мощь Oracle может оказаться чрезмерной, в таком случае можно рекомендовать использование Microsoft SQL Server (Windows NT/2000) или PostgreSQL (Linux/Unix). Для фирм малого бизнеса стандартом остается СУБД MS Access. Тем не менее, Oracle продолжает занимать значительную долю рынка, являясь пожалуй самой передовой СУБД.

База данных Oracle содержит различные типы объектов. Эти объекты можно подразделить на две категории: объекты схемы и объекты, не принадлежащие схемам. Схема (schema) - это набор объектов различной логической структуры данных. Каждая схема принадлежит пользователю базы данных и имеет одинаковое с ним имя. Каждый пользователь владеет одной схемой. Схема может содержать следующие объекты:

таблицы;

индексы;

кластеры;

представления (виды);

снимки - snapshots, журналы репликаций;

линки/связи базы данных (содержат информацию о подключении к удаленной базе данных);

последовательности;

синонимы;

пакеты, хранимые процедуры, функции, триггеры;

библиотеки внешних процедур;

СУБД MS SQL Server, сравнение с MS Access. MS SQL Server - это реляционная СУБД, построенная по архитектуре клиент-сервер. MS SQL Server ориентирован на использование в операционных системах Windows NT/2000 и использует в своей работе системные функции этих ОС, что значительно упрощает архитектуру MS SQL Server, в отличие от других СУБД, вынужденных дублировать некоторые функции ядра операционной системы, для обеспечения межплатформенной переносимости. За счет такой тесной интеграции с Windows NT/2000, СУБД MS SQL Server работает на всех платформах, для которых реализована Windows NT/2000.

SQL Server - это не просто улучшенный Access. В SQL Server реализована система разграничения доступа к объектам базы данных (разные пользователи имеют разные права по работе с различными таблицами, запросами и т.д.). Ограничения доступа можно выставлять не только на таблицу в целом, но даже и на отдельные ее столбцы. Также в SQL Server поддерживается механизм ролей. Роль - это набор прав доступа к объектам базы данных. Роли для каждой базы данных можно определять самостоятельно или пользоваться заранее определенными ролями. Например, роль администраторы безопасности (security admin) - это пользователи которые могут допускать других пользователей к работе с базой данных, роль создатели базы данных (db creators, database creators) - пользователи которые могут создавать и изменять структуру базы данных и т.д. Используя роли можно быстро и удобно разграничить доступ между пользователями, предоставив им только те права, которые действительно необходимы. Причем нарушения прав доступа, также как и сама работа SQL Server будут протоколироваться в специальных log-файлах. SQL Server также позволяет пользователям, правильно указавшим свой пароль при входе в сеть (домен Windows NT/2000), повторно не вводить пароль при доступе к базе данных (Windows authentication mode).

К другим существенным отличиям относится то, что если в Access хранимые процедуры и функции пишутся на VBA (Visual Basic for Applications), то в SQL Server основным языком написания хранимых процедур является Transact SQL (хотя могут использоваться и внешние хранимые процедуры, написанные на других языках). Transact SQL - это диалект SQL, в котором, помимо стандартных инструкций SQL, предусмотрены возможности организации циклов, условного выполнения операторов и т.д.

MS SQL Server может содержать несколько баз данных. На одном компьютере может быть установлено несколько экземпляров MS SQL Server. Каждая база данных содержит следующие объекты:

таблицы

индексы

представления (виды, запросы)

диаграммы (схема данных)

курсоры (окно накладываемое на набор данных, аналог окна в текстовом редакторе, в котором в каждый момент времени отображается только часть документа)

триггеры, хранимые и внешние процедуры, функции пользователя, пользовательские типы данных

правила (ограничения на значения столбцов) и умолчания (значения столбцов по умолчанию) - необходимо для совместимости со старыми версиями, в новых версиях все эти ограничения указываются в инструкции Create языка SQL.

перечень пользователей, допущенных к базе данных и их разрешения, роли пользователей

каталоги полнотекстного поиска (позволяет осуществлять поиск текста по столбцам таблицы, включая столбцы, в которых в качестве значений содержатся файлы. doc,. xls,. txt,. htm)

СУБД Informix Universal Server. Работы над системой управления базами данных Informix были начаты в 1980 г. Согласно начальному замыслу Informix рассматривалась как СУБД, специально ориентированная для работы в среде ОС UNIX и использующая реляционную модель данных. Однако чисто реляционная модель данных не лишена определенных недостатков. За счет использования концепций объектно-ориентированного программирования (инкапсуляция, полиморфизм и наследование) Informix Universal Server позволяет вводить новые базовые типы данных, одновременно с введением для них специальных алгоритмов хранения, доступа и индексирования. При этом можно использовать как встроенные в Informix Universal Server методы доступа и хранения, так и определять новые

СУБД DB2. Одна из первых реляционных СУБД. Разработка фирмы IBM. Построена по архитектуре клиент-сервер и имеет огромный набор возможностей. Первоначально предназначалась для работы на мэйнфреймах, под управлением операционной системы OS/390. Существуют также версии под ОС Windows NT/2000, Linux и др. операционные системы.

СУБД Visual FoxPro, Corel Paradox, MS Access. Общей отличительной особенностью этих реляционных СУБД является то, что они построены по архитектуре файл-сервер и предназначены для баз данных с небольшим числом пользователей и небольшими объемами обрабатываемой информации (офисные СУБД). На территории СНГ наиболее распространенной является СУБД MS Access, о которой и пойдет речь в последующих главах.

Что касается, конкретно нашей задачи, то нам нет необходимости использовать серьезные сетевые ресурсы, обеспечивать высокое быстродействие, высокую степень защиту данных и критически минимальные сроки неработоспособности. У нас не столь серьезные требования к качеству СУБД, чтобы выбирать самое мощное из имеющихся в сегодняшнем арсенале разработчика. Нам нужно обеспечить одно локальное рабочее место, модуль, не имеющий ограничений на доступ, без шифрования данных, без каких-то либо автоматических сервисов. Кроме того. одно из условий выбора - доступность среды, а также нетребовательность к ресурсам системы, отсутствие какого-либо сложного инсталляционного пакета.

1.3.2 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации. Реализация недостающего в УСН блока работы с унифицированными формами

Общая цепочка обработки информации довольно простая. На данном этапе реализована схема, дублирующая аналогичные данные в 1С Бухгалтерии. Так как модуль получился внешним, и соответственно, достаточно гибким в эксплуатации и модификации, то часть связи с 1С может быть обеспечена в любом удобным момент путем добавления еще одного блока в уже существующий.

На текущем этапе разработана схема, позволяющая занести все необходимые для заполнения унифицированных форм данные с помощью отдельного программного интерфейса. Данный интерфейс представлен в виде логически упорядоченных форм. расположенных по разделах. Формы разработаны по подобию аналогичных в 1С Бухгалтерии. Далее, на основании шаблонов 1С Бухгалтерии подключены необходимые шаблоны документов, которые привязаны программным образом к данным из соответствующих форм.

Для того, чтобы вывести в унифицированную форму какой-либо документ, необходимо заполнить информацию по данному документу, т.е. добавить его в базу, выбрать его в перечне соответствующих интерфейсных форм, после чего с помощью соответствующих управляющих элементов запустить печать для необходимой выбранной формы. Вот собственно и весь перечень действий, которые нужно произвести пользователю для того, чтобы получить готовую стандартную документацию.

Для реализации задуманной схемы используется выбранная СУБД MS Access при использовании встроенного языка программирования VBA.

1.3.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Таким образом, существует достаточно большое количество популярных СУБД. Что же позволило нам остановиться на MS Access?

Основные достоинства этой СУБД - доступность, простота удобство в конструировании, доработке, администрировании. Вместе с тем Access позволяет надежно хранить данные и эффективно их обрабатывать. Поэтому, начиная с Access 97, этот продукт стабильно держится в рейтинге настольных СУБД на первых местах. Сегодня наиболее популярен Access 2003, который входит в состав пакета MS Office 2003. К отдельным перечням достоинств стоит отнести и полную интеграцию с другими офисными приложениями - Word, Outlook, Excel.

1.3.4 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач

Программное обеспечение позволяет усовершенствовать организацию работы вычислительной системы с целью максимального использования ее техники.

Необходимость в разработке ПО обусловливается следующим:

обеспечить работоспособность технических средств, так как без программного обеспечения они не могут осуществить никаких вычислительных и логических операций;

обеспечить взаимодействие пользователя с техникой;

сократить цикл от постановки задачи до получения результата ее решения;

повысить эффективность использования ресурсов технических средств.

В настоящее время распространены такие формы ИС в управлении предприятиями:

индивидуальное использование компьютеров;

автоматизированные рабочие места (АРМ);

локальные вычислительные сети (ЛВС).

Эти формы децентрализации ресурсов существенно различаются по концентрации вычислительных средств.

Опыт автоматизации управления в производственно-экономических структурах показал, что степень влияния ИС с развитыми информационно-справочными функциями на эффективность управленческой деятельности очень существенна. К наиболее важным результатам ее работы можно отнести:

расширение информационных возможностей и повышение оперативности принятия решений для ранее действовавших и вновь создаваемых структурных подразделений;

усиление на этой основе координирующих функций звеньев центрального аппарата управления;

значительное повышение информированности и рабочей квалификации работников всех уровней управления.

Применение АРМ не должно нарушать привычный пользователю ритм его работы, должно обеспечивать концентрацию внимания пользователя на логической структуре решаемых задач. Однако если заданное действие не производится или результат искажается, пользователь должен знать причину и информация об этом должна выдаваться на экран.

В составе программного обеспечения АРМ можно выделить два основных вида обеспечения, различающихся по функциям: общее (системное) и специальное (прикладное). К общему программному обеспечению относится комплекс программ, обеспечивающий автоматизацию разработки программ и организацию экономичного вычислительного процесса на ПК безотносительно к решаемым задачам. Специальное (прикладное) программное обеспечение представляет собой совокупность программ решения конкретных задач пользователя.

Режим работы различных технологий, технические особенности вычислительных устройств, разнообразие и массовый характер их применения предъявляют особые требования к программному обеспечению. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов ПК, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователю. При разработке и выборе программного обеспечения необходимо ориентироваться в архитектуре и характеристиках ПК, имея в виду минимизацию времени обработки данных, системное обслуживание программ большого количества пользователей, повышение эффективности использования любых конфигураций технологических схем обработки данных.

Классификация программного обеспечения АРМ приведена на рис.1.7.

Рис.1.7 Структура подхода

Главное назначение общего ПО - запуск прикладных программ и управление процессом их выполнения.

Специальное программное обеспечение АРМ обычно состоит из уникальных программ и функциональных пакетов прикладных программ. Именно от функционального ПО зависит конкретная специализация АРМ. Учитывая, что специальное ПО определяет область применения АРМ, состав решаемых пользователем задач, оно должно создаваться на основе инструментальных программных средств диалоговых систем, ориентированных на решение задач со схожими особенностями обработки информации.

Программное обеспечение АРМ должно обладать свойствами адаптивности и настраиваемости на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

В качестве операционных систем АРМ, созданных на базе 16-разрядных компьютеров, обычно используется MS DOC, на базе 32-разрядных - OS/2 и UNIX.

Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав специального ПО АРМ, являются обработка текстов, табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая графика, организация человеко-машинного диалога, поддержка коммуникаций и работа в сетях.

Эффективными в АРМ являются многофункциональные интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки информации, например табличную, графическую, управление базами данных, текстовую обработку в рамках одной программной среды.

Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач.

Эффективное функционирование ИС управления и АРМ специалиста базируется на комплексном использовании современных программных средств обработки информации в совокупности с современными организационными формами размещения техники.

Выбор организационных форм использования программных средств целесообразно осуществлять с учетом их рассредоточения по уровням иерархии управления в соответствии с организационной структурой автоматизируемого объекта. При этом основным принципом выбора является коллективное обслуживание пользователей, отвечающее структуре экономического объекта.

С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно-технических средств должна образовывать по меньшей мере трехуровневую глобальную систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня (рис.1.8).

Первый уровень - центральная вычислительная система территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ, или мэйнфреймов. Ее главная функция - общий, экономический и финансовый контроль, информационное обслуживание работников управления.

Второй уровень - вычислительные системы предприятий (объединений), организаций и фирм, которые включают мэйнфреймы, мощные ПК, обеспечивают обработку данных и управление в рамках структурной единицы.

Рис.1.8 Структура подхода

Третий уровень - локально распределенные вычислительные сети на базе ПК, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственным ПК, который обеспечивает комплекс работ по первичному учету, учету потребности и распределения ресурсов. В принципе это может быть автоматизированное рабочее место (АРМ), выполняющее функциональные вычислительные процедуры в рамках определенной предметной области.

Пакеты прикладных программ являются наиболее динамично развивающейся частью программного обеспечения: круг решаемых с их помощью задач постоянно расширяется. Внедрение компьютеров во все сферы деятельности стало возможным благодаря появлению новых и совершенствованию существующих ППП.

Структура и принципы построения ППП зависят от класса ЭВМ и операционной системы, с которой этот пакет будет функционировать. Наибольшее количество ППП создано для IBM PC-совместимых компьютеров с операционной системой MS DOS и операционной оболочкой WINDOWS. Классификация этих пакетов программ по функционально-организационному признаку представлена на рис.1.9.

Рис.1.9 Структура подхода.

Проблемно-ориентированные ППП - наиболее функционально развитые и многочисленные ППП. Они включают следующие программные продукты: текстовые процессоры, издательские системы, графические редакторы, демонстрационную графику, системы мультимедиа, ПО САПР, организаторы работ, электронные таблицы (табличные процессоры), системы управления базами данных, программы распознавания символов, финансовые и аналитико-статистические программы.

Обеспечение эффективности информационных технологий и систем в решающей степени определяется программно-техническим оснащением, которое должно отвечать ряду требований. Программно-технические средства организуются на системной основе, что делает их использование более экономичным и надежным.

Широкие возможности компьютеров разных классов и моделей позволяют реализовать любые конфигурации сложных сетевых информационных систем. Аппаратные характеристики ЭВМ влияют на выбор системного и прикладного программного обеспечения. Высокий уровень техники дает возможность использовать и более качественную программную продукцию с большим количеством функций. Развитие программного обеспечения автоматизированного рабочего места (АРМ) экономиста постоянно совершенствует функции пользователя, повышает производительность его труда, одновременно расширяя масштабы деятельности. Совокупный эффект от качества программно-технического оснащения множества АРМ сказывается на процессах управления организацией в целом, на ее доходности и стабильности функционирования.

Что же касается конкретно нашей задачи, то с ней ситуация такова: основная часть АРМ бухгалтера уже готова и продумана в АСУ 1С Бухгалтерия. Наша задача организовать удобный интерфейс для нашего дополнительного блока, который позволит максимально эффективно проводить требуемые операции.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Инфологическая (информационная) модель (схема данных) и ее описание

Для построения модели данных удобно воспользоваться языком диаграмм "сущность-связь".

Диаграммы "сущность-связь" (ERD) предназначены для разработки моделей данных и обеспечивают стандартный способ определения данных и отношений между ними. Фактически с помощью ERD осуществляется детализация хранилищ данных проектируемой системы, а также документируются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей).

СУЩНОСТЬ представляет собой множество экземпляров реальных или абстрактных объектов (людей, событий, состояний, идей, предметов и т.п.), обладающих общими атрибутами или характеристиками. Любой объект системы может быть представлен только одной сущностью, которая должна быть уникально идентифицирована.

ОТНОШЕНИЕ в самом общем виде представляет собой связь между двумя и более сущностями. Именование отношения осуществляется с помощью грамматического оборота глагола (ИМЕЕТ, ОПРЕДЕЛЯЕТ, МОЖЕТ ВЛАДЕТЬ и т.п.).

Другими словами, сущности представляют собой базовые типы информации, хранимой в базе данных, а отношения показывают, как эти типы данных взаимоувязаны друг с другом. Введение подобных отношений преследует две основополагающие цели:

обеспечение хранения информации в единственном месте (даже если она используется в различных комбинациях);

использование этой информации различными приложениями.

Для идентификации требований, в соответствии с которыми сущности вовлекаются в отношения, используются СВЯЗИ. Каждая связь соединяет сущность и отношение и может быть направлена только от отношения к сущности.

ЗНАЧЕНИЕ связи характеризует ее тип и, как правило, выбирается из следующего множества:

{"O или 1", "0 или более", "1", "1 или более", "p: q" (диапазон) }.

Пара значений связей, принадлежащих одному и тому же отношению, определяет тип этого отношения. Практика показала, что для большинства приложений достаточно использовать следующие типы отношений:

1*1 (один-к-одному). Отношения данного типа используются, как правило, на верхних уровнях иерархии модели данных, а на нижних уровнях встречаются сравнительно редко.

1*n (один-к-многим). Отношения данного типа являются наиболее часто используемыми.

n*m (многие-к-многим). Отношения данного типа обычно используются на ранних этапах проектирования с целью прояснения ситуации. В дальнейшем каждое из таких отношений должно быть преобразовано в комбинацию отношений типов 1 и 2 (возможно, с добавлением вспомогательных сущностей и с введением новых отношений).

Разработка ERD включает следующие основные этапы:

Идентификация сущностей, их атрибутов, а также первичных и альтернативных ключей.

Идентификация отношений между сущностями и указание типов отношений.

Разрешение неспецифических отношений (отношений n*m).

Этап 1 является определяющим при построении модели, его исходной информацией служит содержимое хранилищ данных, определяемое входящими и выходящими в/из него потоками данных. Его единственное хранилище ДАННЫЕ О ПЕРСОНАЛЕ должно содержать информацию о всех сотрудниках: их имена, адреса, должности, оклады и т.п.

Первоначально осуществляется анализ хранилища, включающий сравнение содержимого входных и выходных потоков и создание на основе этого сравнения варианта схемы хранилища.

Следующий шаг - упрощение схемы при помощи нормализации (удаления повторяющихся групп). Единственным способом нормализации является расщепление данной схемы на две, являющиеся более простыми.

Определение отношений включает выявление связей, для этого отношение должно быть проверено в обоих направлениях следующим образом: выбирается экземпляр одной из сущностей и определяется, сколько различных экземпляров второй сущности может быть с ним связано, и наоборот.

Этап 2 предназначен для разрешения неспецифических (многие ко многим) отношений. Для этого каждое неспецифическое отношение преобразуется в два специфических отношения с введением новых (а именно, ассоциативных) сущностей.

По существу информационно-логическая модель представляет собой иллюстрированную, развернутую, подробную функциональную спецификацию будущей системы.

Инфологическая модель должна выражать информацию о предметной области в виде, независимом от используемой СУБД. Эта модель отражает в естественной и удобной для разработчиков и других пользователей форме информационно-логический уровень абстрагирования, связанный с фиксацией и описанием объектов предметной области, их свойств и их взаимосвязей. Инфологические модели данных используются на ранних стадиях проектирования для описания структур данных в процессе разработки приложения, см. рис 2.1.

Далее на рис.2.2 представлено схематичное изображение потоков данных в системе.

2

Страницы: 1, 2, 3, 4