Автоматизация учета основных средств на предприятии
"Инвентаризационная опись ОС" структура отражена в табл.2.7
Таблица 2.7
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерИнв
Счетчик
Длинное целое
2
Номер описи
НомерВнутр
Текстовый
255
3
Дата описи
ДатаИнв
Дата/время
4
Основание
Основание
Текстовый
255
5
Номер документа основания
НомерОсн
Текстовый
255
6
Дата документа основания
ДатаОсн
Дата/время
7
Дата начала описи
ДатаНачала
Дата/время
8
Дата окончания описи
ДатаКонца
Дата/время
9
Местонахождение ОС
Местонахождение
Текстовый
255
10
1й мат. отв. сотрудник
МатОтв1
Числовой
Длинное целое
11
2й мат. отв. сотрудник
МатОтв2
Числовой
Длинное целое
12
3й мат. отв. сотрудник
МатОтв3
Числовой
Длинное целое
13
Председатель комиссии
НомерСотрПредс
Числовой
Длинное целое
14
1й член комиссии
НомерСотрЧлен1
Числовой
Длинное целое
15
2й член комиссии
НомерСотрЧлен2
Числовой
Длинное целое
16
3й член комиссии
НомерСотрЧлен3
Числовой
Длинное целое
17
Код сотрудника, проверящего ОС
НомерСотрПров
Числовой
Длинное целое
18
Дата подписи комиссией
ДатаПодписи
Дата/время
19
Дата подписи проверящим
сотрудником
ДатаПроверки
Дата/время
20
Код подразделения
СтруктПодр
Числовой
Длинное целое
2.1.4 Нормативно-справочная информация
Справочники предназначены для хранения часто используемой в подсистеме информации.
Перечень нормативно-справочной информации представлен в табл.2.8
Таблица 2.8
№ п/п
Наименование
Обозначение
1
Справочник реквизитов предприятия
Таблица "Параметры"
2
Справочник структурных подразделений предприятия
Таблица "СтуктурнПодразделения"
3
Справочник сотрудников предприятия
Таблица "Сотрудники"
4
Справочник должностей сотрудников
Таблица "Должности"
5
Справочник поставщиков
Таблица "Поставщики"
6
Справочник основных средств
Таблица "ОснСредства"
7
Справочник форм ОС
Таблица "Формы"
8
Справочник исполнителей ремонтных работ
Таблица "Исполнители"
"Справочник реквизитов предприятия" служит для хранения основных реквизитов предприятия, его структура показана в табл.2.9
Таблица 2.9
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Наименование фирмы
НаименованиеФирмы
Текстовый
255
2
Юридический адрес
ЮрАдрес
Поле МЕМО
3
Вид деятельности
ВидДеятельности
Поле МЕМО
4
Руководитель
Руководитель
Числовой
Длинное целое
5
Гл. бухгалтер
ГлБухгалтер
Числовой
Длинное целое
6
ОКПО
ОКПО
Текстовый
255
7
ИНН
ИНН
Текстовый
255
8
КПП
КПП
Текстовый
255
9
Банковские реквизиты
БанкРеквизиты
Поле МЕМО
10
Сотрудник, отвественный за проведение инвентаризации
ИнвОтвеств
Числовой
11
Последняя дата начала инвентаризации
ДатаИнв1
Дата/время
12
Последняя дата конца инвентаризации
ДатаИнв2
Дата/время
13
Номер структурного отделения для последней инвентаризации
НомерСтруктИнв
Числовой
Длинное целое
"Справочник структурных подразделений предприятия" служит для хранения ОКПО и наименований структурных подразделений предприятия, его структура показана в табл.2.10
Таблица 2.10
№
п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерПодразд
Счетчик
Длинное целое
2
Название cтруктурного подразделения
Структурное
Подразделение
Текстовый
255
3
ОКПО
ОКПО
Текстовый
255
"Справочник сотрудников предприятия" служит для хранения табельных номеров, ФИО сотрудников, кодов их должностей из справочника "Должности", его структура показана в табл.2.11
Таблица 2.11
№
п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерСотр
Счетчик
Длинное целое
2
ФИО сотрудника
Сотрудник
Текстовый
255
3
Код должности
НомерДолжн
Числовой
Длинное целое
4
Табельный номер сотрудника
ТабельныйНомер
Числовой
Длинное целое
"Справочник должностей сотрудников" служит для хранения кодов должностей и их наименований, его структура показана в табл.2.12.
Таблица 2.12
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерДолжн
Счетчик
Длинное целое
2
Должность
Должность
Текстовый
255
"Справочник поставщиков" служит для хранения кодов поставщиков, их наименований, порядковых номеров, а также адресов, его структура показана в табл.2.13.
Таблица 2.13
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерПост
Счетчик
Длинное целое
2
Порядковый номер
ПоряНомерПост
Числовой
Длинное целое
3
Наименование поставщика
НаименованиеПост
Текстовый
255
4
Адрес
Адрес
Текстовый
255
"Справочник основных средств" служит для хранения кодов товаров, их наименований, инвентарных, паспортных, а также заводских номеров, информации по списанию и введению в эксплуатацию, а также материально ответственного сотрудника, его структура показана в табл.2.14.
Таблица 2.14
№
п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерОснСредства
Счетчик
Длинное целое
2
Инвентарный номер
ИнвНомер
Текстовый
15
3
Наименование
Наименование
Текстовый
255
4
Дата поступления ОС
ДатаПоступл
Дата/время
5
Дата ввода в эксплуатацию ОС
ДатаВводаЭкспл
Дата/время
6
Стоимость
Стоимость
Числовой
Двойное с плавающей точкой
7
Код мат. отв. сотрудника
МатОтвСотрудник
Числовой
Длинное целое
8
Первоначальная стоимость
ПервСтоимость
Числовой
Двойное с плавающей точкой
9
Сроки факт. использования
СрокИспользования
Числовой
Длинное целое
10
Способ расчета амортизации
СпособАморт
Текстовый
255
11
Номер по паспорту
НомерПоПаспорту
Текстовый
15
12
Номер заводской
НомерЗавод
Текстовый
15
13
Остаточная стоииость
ОстСтоииость
Числовой
Двойное с плавающей точкой
14
Амортизация
Аморт
Числовой
Двойное с плавающей точкой
15
Дата принятия на бух. учет предприятия
ДатаПринятияКУчету
Дата/время
16
Дата списания с бух. Учета предприятия
ДатаСписанияСУчета
Дата/время
17
Основание ввода в экспл.
ОснованиеПринятия
Текстовый
255
18
Номер док. акта ввода в эксплуатацию
ДокНомерПринятия
Текстовый
255
19
Дата акта ввода в экспл.
ДокДатаПринятия
Дата/время
20
Основание для списания
ОснованиеСписания
Текстовый
255
21
Номер док. акта списания
ДокНомерСписания
Текстовый
255
22
Дата акта списания
ДокДатаСписания
Дата/время
23
Структ. подразделение, на балансе которого числится объект
СтруктПодр
Числовой
Длинное целое
24
Дата выпуска ОС
ДатаВыпуск
Дата/время
"Справочник форм ОС" служит для хранения служебной информаии о коде формы ОС, перечне рабочих форм, файлах их шаблонов, его структура показана в табл.2.15.
Таблица 2.15
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерФорма
Счетчик
Длинное целое
2
Наименование формы ОС
Наименование
Текстовый
255
3
Файл шаблона
Файл
Текстовый
255
"Справочник исполнителей ремонтных работ" служит для хранения служебной информации о коде исполнителя работы, его наименовании, его структура показана в табл. 2.16.
Таблица 2.16
№ п/п
Наименование поля
Обозначение
Тип данных
Размер поля
1
Код
НомерИсполнителя
Счетчик
Длинное целое
2
Наименование исполнителя
Исполнитель
Текстовый
255
3
ОКПО
ОКПО
Текстовый
255
2.1.5 Характеристика результатной информации
В результате проведенных операций мы получаем заполненную необходимыми данными унифицированную форму. Например, на рис.2.5 изображена заполненная форма ОС-2.
Рис.2.5 Результат - заполненная данными форма ОС-2
Перечень заполненных форм совпадает с перечнем форм входящей информации.
2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач
2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)
Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, "Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении", "Применяемость деталей в изделии"), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т.е. конкретную предметную область.
Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.
Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.
Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.
При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.
Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.
Данные во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами - непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.
Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.
Информационная база, организованная на основе локальных файлов, состоит из совокупности массивов, предназначенных для решения отдельных задач. Для каждой задачи необходимая информация складывается из следующих составляющих: множества входных переменных массивов; множества массивов, получаемых в результате решения других задач; множества массивов, получаемых от предыдущего решения данной задачи; множества массивов нормативно-справочной информации; множества процедур обработки данных; множества массивов, хранимых для последующего решения данной задачи; множества массивов, хранимых для решения других задач; множества выходных документов.
При этом основным недостатком информационной базы является не только обилие массивов и их связей, но и то, что она не обеспечивает независимости программ решения задач от структур обрабатываемых данных. Любое изменение структуры входных массивов вызывает необходимость изменения программ, а это в свою очередь приводит к большим затратам на поддержание информационной базы. Кроме того, при такой организации информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных на решение локальных задач и практически не связанных между собой.
Что касается нашего конкретного случая, то наши расчеты в основном носят арифметический характер и легко реализуются при помощи встроенных формул СУБД MS Access а также при помощи соответствующего математического аппарата VBA.
2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога). Взаимодействие УСН с блоком формирования унифицированных форм
Современная система автоматизации должна обеспечивать следующие функции:
Построение сплошной цепи автоматизированного управления закупками
Сведение встречных потоков финансовых и товарных транзакций. Этот механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с поставщиками и потребителями как на уровне договора, или этапа договора, так и на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).
Настраиваемый документооборот. Документооборот позволяет не только отображать текущее состояние документов, но и формировать алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.
Интеграция с финансовым и производственным менеджментом.
Масштабируемость и гибкая настраиваемость без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места выполняется в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость. Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.
Распределенная обработка информации, что позволяет управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет, мобильные носители (дискеты, ZIP).
Одновременное управление несколькими организациями.
Открытость и интегрируемость с программными продуктами других фирм.
Возможность глубокого и многостороннего анализа. Информация из базы данных может быть выдана в любой момент пользователю в объеме и форме, удобных для анализа.
Все вышеуказанные требования легко применимы к главной АСУ - 1С. Что касается нашего разработанного модуля, то его работа отличается определенной автономностью, которая позволяет отдельно создавать и обрабатывать документы.
Что касается нашего конкретного случая, то схема алгоритма процедур, связанных с объектами меню (дерево диалога), показана в таблице 2.16.
Таблица 2.16
Цифра
Описание действия
1
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Реквизиты предприятия" вызывает справочник реквизитов предприятия
2
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Структурные подразделения" вызывает справочник структурных подразделений
3
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Сотрудники" вызывает справочник сотрудников
4
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Должности" вызывает справочник должностей сотрудников
5
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Поставщики" вызывает справочник поставщиков предприятия
6
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Основные средства" вызывает справочник основных средств
7
В разделе "Справочники" нажатие кнопки "Перечень форм" вызывает справочник форм ОС
8
В разделе "Формы", подразделе "Поступление ОС" нажатие кнопки "Акты ввода в эксплуатацию" вызывает список актов ввода в эксплуатацию
9
В разделе "Формы", подразделе "Поступление ОС" нажатие кнопки "Инвентарные карточки" вызывает список инвентарных карточек ОС
10
В разделе "Формы", подразделе "Перемещение ОС" нажатие кнопки "Накладные на перемещение" вызывает список внутренних накладных
11
В разделе "Формы", подразделе "Ремонт ОС" нажатие кнопки "Акты о приемке-сдаче отремонтированных объектов ОС" вызывает список актов о приемке-сдаче отремонтированных объектов ОС
12
В разделе "Формы", подразделе "Списание ОС" нажатие кнопки "Акты о списании" вызывает список актов о списании объектов ОС
13
В разделе "Отчеты" кнопка "Инвентарная книга" вызывает одноименный отчет
14
В разделе "Отчеты" кнопка "Инвентаризации" вызывает список описей инвентаризации
15
Кнопка "Выход" производит выход из приложения
2.2.3 Описание интерфейса приложения.
Интерфейс программы представляет собой многооконную систему, позволяющей работать одновременно только с одной формой. Если свернуть главное окно, то происходит минимизация всего интерфейса и, соответственно, всех открытых окон, а при закрытии главного окна работа с программой прекращается. На главной форме расположено меню, позволяющее перемещаться по различным окнам рис.2.7.
Рис.2.7 Внешний вид главной формы приложения.
При разработке приложения было уделено таким важным моментам, как:
Доступность и комфортность при работе с системой;
Удобство ввода входной информации.
Все простые справочники ("Должности", "Сотрудники", "Поставщики", "Исполнители работы") представлены в виде простых табличных форм, см. например, рис.2.8:
Рис.2.8 Пример табличного оформления справочника (сотрудников).
Исключением является форма "Реквизиты предприятия", которая сделана в виде простой формы, см. рис 2.9.
Рис.2.9 Пример простой формы, в данном случае - справочная форма "Реквизиты фирмы".
Форма для перечня форм ОС для удобства представлена в виде ленточной формы, см. рис.2.10.
Рис.2.10 Пример ленточной формы, в данном случае - справочная форма "Формы ОС".
Что касается документов, то каждый вид документов организован в виде формы списка с перечнем соотвествующих документов, а также отдельной простой формы для добавления, редактирования или просмотра конкретного, выбранного из списка документа (это касается "Актов ввода в эксплуатацию", "Актов сдачи-приемки отремонтированных ОС", "Актов списания объектов ОС", "Инвентарных карт", "Внутренних накладных"). Например, на рис.2.11 и 2.12.
Рис.2.11 Пример формы-списка документов, в данном случае - перечень внутренних накладных.
Рис.2.12 Пример формы-карточки документа, в данном случае - внутренней накладной.
Для удобства на каждой форме перечня есть необходимые управляющие кнопки - добавить, удалить, редактировать, печать ОС. Также печать доступна из самой карточки документа. Для каждого поля даты подключен календарик, см. рис.2.13.
Рис.2.13 Форма-календарик для выбора даты.
Для каждого поля даты есть две стрелочки, позволяющие смещаться на один день вперед по времени или назад, для более серьезных изменений предполагается вызов календарика, путем двойного щелчка по полю даты. Все сделано единообразно, чтобы пользователь не задавался лишний раз вопросом от формы к форме, как и что сделать.
Также каждая форма обеспечена необходимым количеством раскрывающихся списков, для того, чтобы пользователю было как можно меньше надо вручную вводить информацию, а в основном вводить из ранее набранных справочников. Большая часть заполняемых полей снабжена проверками, прежде всего это поля даты, чтобы идущие логически позже даты не опережали идущие ранее и т.д. Например, в поле руководителя на новую запись заведомо подставляется руководитель из реквизитов формы.
Также для удобства общей схемы работы в карточке документа допускаются для изменения поля из справочника основных средств, например, остаточная стоимость, фактические сроки использования и т.д.
C целью защиты нашего проекта мы поставим пароль на программный код всех модулей в редакторе VBA, а также поставим пароль на базу во избежание несанкционированного доступа к ней. Защиту можно расширить при помощи встроенных методов Access в том, случае если понадобится разделение прав, например, для главного бухгалтера, бухгалтеров и помощника бухгалтера. Например, помощник получит доступ только для чтения. Такая схема легко реализуется при помощи файла рабочей группы, в котором настраиваются права пользователей. Но нам сейчас нет необходимости в такой серьезной защите, поэтому ограничимся общим паролем на доступ к базе.
Результат формирования формы ОС выводится в файл-шаблон документа в Excel, см. на рис.2.14.
Рис.2.14 Заполненная форма шаблона для внутренней накладной, первый и второй лист
2.14.1 Технологическое обеспечение
2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Хранилище данных (data warehouse) - это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.
Особенность новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.
Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.
Данные в таком хранилище характеризуются следующими свойствами:
предметная ориентация - данные организованы согласно предмету, а не приложению (в соответствии со способом их применения);
интегрированность - данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;
упорядоченность во времени - данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;
неизменяемость и целостность - данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию "одного правдивого источника".
большой объем и сложные взаимосвязи данных.
К основным категориям данных, которые располагаются в хранилище, относятся: метаданные, описывающие способы извлечения информации из различных источников, методы их преобразования из различных структур и форматов и доставки в хранилище; фактические данные (архивы), отражающие состояние предметной области и конкретные моменты времени; суммарные данные, полученные на основе проведенных аналитических расчетов.
Для уменьшения размера информационного хранилища до минимума при сохранении максимального количества информации применяются эффективные методы сжатия данных.
2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Для преобразования данных из хранилища в предметно-ориентированную форму требуются языки запросов нового поколения. Руководителям организации данные доступны посредством SQL-запросов, инструментов создания интерактивных отчетов на экране, более развитых систем поддержки принятия решений, многомерного просмотра данных посредством гипертекстовой технологии.
Для хранения данных обычно используются выделенные серверы, или кластеры серверов (группа накопителей, видеоустройств с общим контроллером).
Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных вопросов, а также удовлетворения следующих требований к аппаратному и программному обеспечению.
Скорость загрузки. В хранилищах необходимо обеспечить периодическую загрузку новых порций данных, укладывающихся в достаточно узкий временной интервал. Требуемая производительность процесса загрузки не должна накладывать ограничения на размер хранилища. - Технология загрузки. Загрузка новых данных в хранилище включает преобразование данных, фильтрацию, переформатирование, проверку целостности, организацию физического хранения, индексирование и обновление метаданных. Это дает возможность объединить разнородную информацию из пакетов, применяемых в структурных подразделениях организации.
Управление качеством данных. В хранилище должна быть обеспечена локальная и глобальная согласованность данных. Мера качества построенного хранилища - объективность исходных данных и степень разнообразия возможных запросов.
Поддержка различных видов данных. В хранилище могут накапливаться данные не только стандартных типов, но и более сложных, таких, как текст, изображения, а также уникальных типов, определяемых разработчиками.
Скорость обработки запросов. Сложные запросы, важные для принятия ответственных решений, должны обрабатываться за секунды или минуты. Скорость обработки запроса должна зависеть от его сложности, а не от объема БД.
Масштабируемость. Хранилище организации может достигнуть нескольких сотен гигабайт. СУБД не должна иметь никаких архитектурных ограничений и должна поддерживать модульную и параллельную обработку, сохранять работоспособность в случае локальных аварий и иметь средства восстановления.
Обслуживание большого числа пользователей. Доступ к хранилищу данных не ограничивается узким кругом специалистов организации. Сервер БД должен поддерживать сотни пользователей без снижения скорости обработки запросов.
Сети хранилищ данных. Сервер должен содержать инструменты, координирующие перемещение данных - между хранилищем организации, информационными системами банков, ГНИ и т.п. Пользователи должны иметь возможность обращаться к нескольким хранилищам с одной клиентской рабочей станции.
Администрирование, СУБД должна обеспечить контроль за приближением к ресурсным ограничениям, сообщать о затратах ресурсов и позволять устанавливать приоритеты для различных категорий пользователей или операций, а кроме того, уметь осуществлять трассировку и настройку системы на максимальную производительность. Качество построенного хранилища определяется удобством доступа к нему для конечного пользователя.
Средства формирования запросов. Пользователь должен иметь возможность проведения аналитических расчетов, последовательного и сравнительного анализа, а также доступ к детальной и агрегированной информации.
Использование информационных хранилищ дает существенный выигрыш по производительности в системах принятия решений, в системах обработки большого числа транзакций с большим объемом обновления данных.
Для выполнения указанных функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом.
Тем не менее в нашем конкретном случае ситуация упрощается - нам нет необходимости работать с такими мощными системами - хранилищами, нам достаточно обычной СУБД.
2.4 Программное обеспечение комплекса задач
2.4.1 Общие положения
Рассмотрим возможности СУБД MS Access необходимые для реализации обозначенных целей.
Microsoft Access предоставляет пользователю следующий набор объектов:
таблицы: содержат данные.
запросы: выборка данных из одной или нескольких таблицы, используя некоторые критерии отбора. (фактически запросы - это представления/виды).
формы: используются для организации интерфейса взаимодействия с пользователем БД
отчеты: выборка данных из таблиц/запросов, отформатированная для выведения на печать
макросы: последовательность команд MS Access, задаваемых с использованием удобного конструктора, и хранящаяся в базе данных. Макросы могут использоваться в формах, когда при наступлении определенного события (например, щелчок по кнопке) вызывается или макрос, или процедура VBA.
модули: содержат программы на Visual Basic for Applications (VBA). Эти программы фактически являются хранимыми процедурами/функциями и позволяют манипулировать базой данных, используя встроенные объекты Access, объекты DAO или ADO. При помощи программ на VBA, хранимых в модулях и формах, можно также реализовать триггеры.
Создание таблицы
1) Режим таблицы - наиболее удобен. Создание таблицы осуществляется просто путем ввода в пустую таблицу данных. После сохранения таблицы остаются только те столбцы, которые были переименованы или в которые были введены данные.
2) Конструктор - для создания таблицы, при помощи графического интерфейса описывается список ее столбцов: указывается имя поля и тип данных, длина поля, является ли поле первичным ключом таблицы, допустимо ли указание в поле пустых значений и т.д.
3) Мастер таблиц - создание таблицы при помощи удобного мастера, на основе шаблонов других таблиц (стандартных наборов столбцов).
При работе с таблицами Access также можно пользоваться возможностями фильтрации и сортировки. Использовав команду меню Записи/Фильтр, можно установить фильтрацию на основании выделенного значения, или воспользоваться командой "Расширенный фильтр" для задания сложных условий фильтрации, с использованием интерфейса, аналогичного интерфейсу при создании запросов. Сортировка данных по одному столбцу возможна при помощи команды меню Записи/Сортировка.
Создание запроса.
Наиболее гибким вариантом является создание запроса в режиме конструктора: задается имя таблицы, имена отбираемых столбцов, условия отбора, сортировки и вывода на экран. Условия, находящиеся в одной строке конструктора объединяются логическим оператором "и", а в разных строках - оператором "или". Можно также создать запрос по одному из следующих вариантов:
простой запрос - позволяет указать таблицы, из которых выбираются данные и имена столбцов.
перекрестный запрос - при создании в рамках одной таблицы, напоминает сводную таблицу Excel (необходимо указать строки, столбцы, данные и функцию обработки данных). Для того, чтобы создать перекрестный запрос на основании нескольких таблиц надо сначала создать простой запрос, содержащий все необходимые столбцы из этих таблиц.
повторяющиеся записи - выводит повторяющиеся записи из таблицы: указывается столбец по которому надо искать повторы и другие столбцы, данные из которых надо выводить для каждой из повторяющихся записей (например, для одинаковой “Зарплаты" вывести “ФИО”). Если дополнительные столбцы не указаны, то выводится “значение" - “количество повторов".
записи без подчиненных - поиск записей, не имеющих связей с записями в другой таблице (например, клиенты, не имеющие заказов).
Помимо создания запроса одним из выше перечисленных способов, можно задать запрос и непосредственно, в виде инструкций SQL. Для этого необходимо перейти из режима конструктора запроса в режим SQL (Меню Вид/Режим SQL).
Создание форм.
Наиболее гибким инструментом является создание форм в режиме конструктора, однако создание форм может осуществляться и при помощи мастера. Мастер форм позволяет автоматически создавать формы на основе указания таблицы, на основании которой строится форма, выбора полей таблицы и внешнего вида формы: в один столбец (слева - название, справа - данные), ленточная (колонки, сверху названия столбцов), табличная (аналогична листу Excel), выровненная. Возможно также быстрое создание формы по всем полям таблицы, с использованием автоформ (автоформа в столбец, автоформа ленточная, автоформа табличная - аналогично описанному выше). Диаграмма - создание формы, содержащей диаграмму. Сводная таблица - создание формы со сводной таблицей Excel.
При создании формы в режиме конструктора, в форме выделяется несколько областей:
Можно вручную на линейке перетягивать размеры областей. Используя панель элементов можно создавать в форме следующие элементы:
“Надпись” - любой текст,
“Поле" - поля данных или вычислений,
“Переключатель", “Флажок", “Группа переключателей” - в группу входят переключатели или флажки, в зависимости от их состояния, вся группа в целом принимает некоторое значение,
“Поле со списком", “Список", “Набор вкладок”, “Разрыв страницы”,
“Рисунок” - из файла,
“Выключатели” - кнопка нажата или отжата,
“Кнопка" - если нажата кнопка “Мастера", то выводится мастер создания кнопок: на выбор - поиск записей, сохранение, удаление, печать записей, применение фильтра, открытие формы, печать формы или отчета, запуск приложения, запуск макроса и т.д. Если кнопка “Мастера” не нажата, то рисуешь кнопку, а затем КМ: Свойства\ вкладка События\ поля “Нажатие кнопки”, “Двойное нажатие кнопки", “Получение фокуса” и т.д.
Возможно включение вычисляемого поля в форму и создание выражений.
Создание отчетов.
Создание отчетов аналогично созданию форм. В режиме конструктора выделяется те же области: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание отчета. Аналогичным образом используются вычисляемые поля и надписи. Используя меню Вид/Сортировка и группировка, можно создавать отчеты с группировкой, например, объем продаж товара, сгруппированный по регионам продаж и т.п. Также возможно создание отчетов и диаграмм с использованием мастера отчетов, автоотчета в столбец, автоотчета ленточный, мастера диаграмм.
Создание интерфейса базы данных с использованием кнопочных форм и программ VBA.
Наилучшим решением при проектировании интерфейса базы данных, будет не использовать стандартный интерфейс Access, а использовать для интерактивного взаимодействия с пользователем специальные формы, содержащие такие элементы управления как кнопки, переключатели, флажки, выпадающие списки и т.п.
В свойствах формы и отдельных элементов управления формы можно также указать процедуры VBA или макросы, выполняющиеся при возникновении определенных событий в форме (вставка или удаление записей, открытие формы, щелчок по кнопке и т.д.). Соответствующие процедуры VBA хранятся в самой форме: меню Вид/Программа.
При редактировании программы, в левом верхнем выпадающем списке содержится перечень элементов формы, а в правом верхнем выпадающем списке - перечень событий для выбранного элемента. В программах на VBA используются встроенные объекты Access и объекты доступа к данным DAO/ADO.
2.4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ). Описание программных модулей
Для разработки автоматизированной системы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия использовалась СУБД MS Access, основа которой - язык VBA. Данная среда выполняет две основные функции: позволяет разрабатывать само хранилище данных, а также разработать интерфейс приложения, в том числе и программный код к нему. Таким образом, данная СУБД является:
высокопроизводительным интерпретатором;
СУБД как таковой;
объектно-ориентированная модель компонент;
визуальное построение приложений из программных прототипов;
широкий набор встроенных средств для работы с базами данных.
Примененная технология работы с данными - DAO 3.6, такая как эта модель максимально совместима с прошлыми версиями СУБД MS Access, кроме того менее требовательна к ресурсам, а также проста в употреблении. В соответствии с принципами визуального программирования, разработка приложений состоит из двух этапов:
1. Создания интерфейса приложения, на этом этапе на форме размещаются те объекты, которые необходимы для работы приложения, все существующие объекты принято делить на две группы:
а) информационные объекты, основное назначение которых ввод/вывод данных на экран;
б) управляющие объекты - это объекты при выборе которых выполняются определённые действия, кроме этого существует классификация объектов на визуальные и не визуальные. Вид визуальных объектов не зависит от того, в каком режиме находится форма, редактирования или работы. Не визуальные объекты можно увидеть на форме только в режиме редактирования.
2. Определение функциональности приложения. На этом этапе для управляющих объектов разрабатываются процедуры на языке VBA и связываются с выбранными объектами.
В составе проекта можно выделить следующие элементы: сами данные - таблицы, sql-инструкции в виде запросов, код проекта; описание форм; модули форм; модули; параметры проекта; описание ресурсов, отчеты и макросы (последние два вида объектов в нашем проекте не потребовались). Взаимосвязи между отдельными частями (файлами) проекта показаны на рис.2.16.