Автоматизация учета основных средств на предприятии

Рисунок 2.1

2

Рисунок 2.2.

Что касается нашего случая построения схемы данных, то для ее разработки использовалась уже готовая модель, которая имелась в основной АСУ, а также сами шаблоны унифицированных форм, которые позволяли отобрать необходимые для работы данные.

В структуре данной модели присутствуют: две внешних сущности - “Директор”, “Финансовый отдел"; два процесса - “Ведение исходной информации для заполнения форм”, “Заполнение форм ОС”.

Разработанная схема данных представлена на рис.2.3.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Что касается системы кодирования данных, а также схемы классификации, то она полностью идентична таковой, которая имеет место в главной АСУ.

Для принятия к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

а) при выполнении работ или оказании услуг либо для нужд управления организацией;

б) использование в течение длительного времени, т. с. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

г) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит доход организации.

Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта.

Рис.2.3 Рабочая схема данных

Не относятся к основным средствам для целей бухгалтерского учета:

машины, оборудование и иные аналогичные предметы, числящиеся как готовые изделия на складах организаций-изготовителей, как товары - на складах организаций, осуществляющих торговую деятельность;

предметы, сданные в монтаж или подлежащие монтажу, находящиеся в пути;

капитальные и финансовые вложения.

Основные средства организации разнообразны по составу и назначению. В составе основных средств обычно выделяют следующие виды:

здания;

сооружения;

рабочие и силовые машины и оборудование;

измерительные и регулирующие приборы и устройства;

вычислительная техника;

транспортные средства;

инструмент.

производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;

рабочий, продуктивный и племенной скот;

многолетние насаждения;

капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы);

капитальные вложения в арендованные объекты основных средств;

земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы);

прочие основные средства.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Под инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Необходимым условием правильного учета основных средств является единый принцип их оценки. Различают несколько видов оценки основных средств: первоначальная, текущая, восстановительная и остаточная.

Что касается конкретной классификации объектов учета (т.е. товаров или изделий), то она полностью зависит от природы объекта и произвольна. В нашем модуле мы разделили на два уровня классификации наших объектов учета - это категории и подкатегории. При этом структура ступенчатая - категории могут иметь несколько привязанных подкатегорий. А каждый объект учета (т.е. собственно товар - уже может относиться к какой-то категории и подкатегории). Что касается системы кодирования объектов. То каждый и них имеет свой код поставщика, который включен в наименование объекта и является определенной комбинацией букв и цифр. Кроме того, в обязательном порядке каждый объект имеет свой инвентарный уникальный номер, благодаря которому всегда можно получить информацию о местонахождении объекта или его движении.

Используемые классификаторы и системы кодирования отражены в табл.2.1

Таблица 2.1

Все перечисленные коды являются индексированными полями.

2.1.3 Характеристика входной информации

Входная информация состоит из первичных данных. которые по своей структуре полностью идентичны таковой в главной АСУ а также шаблонов унифицированных форм.

Для документального оформления операций поступления и выбытия основных средств используются следующие унифицированные формы.

№ОС-1 "Акт о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружении)"

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов (кроме зданий, сооружений), поступивших путем:

приобретения за плату у других организаций;

получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

внесения учредителями (участниками) в счет их вкладов в уставный (складочный) капитал;

получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

взятия в аренду с последующим выкупом;

получения по акту дарения;

передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству. При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект основных средств членами приемочной комиссии, назначаемой распоряжением (приказом) руководителя организации.

Акт с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

№ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)"

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных зданий и сооружений.

№ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств"

Применяется для зачисления в состав основных средств однородных объектов, имеющих одинаковую стоимость и принятых к учету в одном календарном месяце.

№ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств", см. образец формы на рис.2.4

Применяется для оформления внутреннего перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения организации в другое и для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

Выписывается в двух экземплярах работником сгруктурного подразделения организации-сдатчика: первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию; второй структурному подразделению организации-сдатчика.

Рис.2.4 Пример формы ОС-2

№ ОС-3 "Акт о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств"

Форма № ОС-3 применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившей ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации, где он подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается затем руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах: первый остается у организации; второй передают организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

№ ОС-4 "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)"

Форма № ОС-4 применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома.

№ ОС-4а "Акт о списании автотранспортных средств"

Форма № ОС-4а применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГИБДД, передастся в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

№ ОС-46 "Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)"

Форма № ОС-46 применяется для оформления полного или частичного списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома.

№ ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств"

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект основных средств. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов о зачислении объекта, его перемещении, дооборудовании, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте и списании.

№ ОС-ба "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств"

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на группу объектов. Форма применяется для группового учета однотипных основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Заполняется в одном экземпляре на основании документов о зачислении объекта, его перемещении, дооборудовании, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте и списании.

№ ОС-14 "Акт о приемке (поступлении) оборудования"

Акт применяется для оформления поступившего на склад оборудования к установке, составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.

Первый экземпляр вместе с сопроводительными документами передается в бухгалтерию для отражения в учете, второй остается у заведующего складом.

№ ОС-15 "Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж"

Форма №ОС-15 применяется для оформления передачи оборудования монтажной организации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации заказчика и монтажной организации. Первый экземпляр передается монтажной организации, второй - в бухгалтерию для отражения в учете.

Следующие из вышеперечисленных форм нашли отображение в программе, см. табл.2.2

Таблица 2.2

"ОС №2 - внутреннее перемещение" структура отражена в табл.2.3

Таблица 2.3

"ОС №1 - акт приемки - передачи" структура отражена в табл.2.4

Таблица 2.4

"ОС №5 - акт приемки-передачи отрем. объектов ОС" структура отражена в табл.2.5

Таблица 2.5

"ОС №6 - инвентарная карточка" структура отражена в табл.2.

Таблица 3

"ОС №4 - акт списания ОС" структура отражена в табл.2.6

Таблица 2.6

Страницы: 1, 2, 3, 4