Информационное обеспечение управления предприятием

Информационное обеспечение управления предприятием

Краснодар 2000.

Министерство образования РФ

КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджмента

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

На тему: «Информационное обеспечение
управления предприятием»

(по материалам ОАО «Технический университет КубГТУ»)

http://monax.ru/order/ - рефераты на заказ (более 2300 авторов в 450 городах СНГ).

КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджмента

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Завкафедрой ______________

«____» ______________ 2000г.

ЗАДАНИЕ
НА ДИПЛОМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

по специальности 06.11 менеджмент

студенту Крылову Е.В.

Тема проекта: «Информационное обеспечение управления предприятием» (по материалам ОАО «Технический университет КубГТУ»)

утверждённая приказом по университету № _______ от ______ 2000 г.

Руководитель проектирования профессор Рубин Г.Я.

Консультанты по проекту:

1. _________________________________________________

2. _________________________________________________

3. _________________________________________________

4. _________________________________________________

5. _________________________________________________

Срок сдачи законченного проекта на кафедру 31.05.2000 г.

РЕФЕРАТ

Стр. 1, рис. 15, табл. 12, прил. 5, источников 21

ИНФОРМАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ, АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ, ЛОКАЛЬНАЯ СЕТЬ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

Целью дипломной работы является изучение проблемы совершенствования информационного обеспечения управления организацией. На примере организации необходимо рассмотреть существующее положение дел в изучаемой области, произвести детальный анализ, выявить причины неудач, если они есть, и разработать реальные предложения по улучшению положения.

Объект исследования в данной дипломной работе является ОАО «Технический университет КубГТУ» и результаты его деятельности с 1997 по 1999 годы.

В дипломной работе обоснованы целесообразность внедрения в организации современной информационной системы, позволяющей сократить накладные расходы и повысить производительность управленческого труда. Приведённые расчёты экономической эффективности внедрения информационной системы, подтверждают целесообразность результатов работы.

Экономический эффект от предлагаемых мероприятий составляет 10866 рублей в год.

1 pages, 15 graphics, 12 tables, 21 sources, 5 appendixes

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 5
• 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 8
• 1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения 8
• 1.2 Технология информационной деятельности 17
• 1.3 Пути совершенствования информационной системы 24
• 1.4 Формирование комплексной информационной системы 34
• 2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 42
• 2.1 Общая характеристика объекта исследования 42
• 2.2 Технико-экономические показатели 54
• 2.3 Анализ системы документооборота 58
• 2.4 Анализ материально-технического обеспечения 69
• 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ 77
• 3.1 Пути сокращения управленческих затрат 77
• 3.2 Улучшение сетевой организации предприятия 85
• 3.3 Внедрение автоматизированной информационной системы 92
• 3.4 Использование Интернет технологий 96
• 4 ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ 100
• 4.1 Значение и задачи безопасности труда 100
• 4.2 Характеристика условий и безопасности труда 101
• 4.3 Пожарная профилактика 105
• 4.4 Режимы труда и отдыха при работе с персональными компьютерами 106
• 5 ОХРАНА ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ 110
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 115
• СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 120
• Приложение А 122
• Приложение Б 123
• Приложение В 124
• Приложение Г 125
• Приложение Д 126

125

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос-нованных управленческих решений. Передача информа-ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест-вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче-ских средств связи.

Цель данной дипломной работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели дипломной работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Технический университет КубГТУ». В этой организации только происходит становление новой информационной системы на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа из учебника Савицкой «Анализ хозяйственной деятельности».

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению информационного обеспечения организации и проводится расчёт экономической эффективности.

Наметившийся в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек-тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю-щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен-ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен-ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери-альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по-следних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивиду-альными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо-гащается.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене-ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин-формацию в качестве важнейшего фактора производственного про-цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло-вие работы современной техники, как средство повышения качест-ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества руководителя

- Квалификационный состав подчинённых

- Ситуация на рынке

где, Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу - управляющая информация в результате сравнения

U - воздействие исполнительного органа на объект управления

V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система управления объектом

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое-временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе-мую и распространяемую с помощью современных научных мето-дов и технических средств. Сейчас это -- объективная необходи-мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста-новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи-мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше-ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав-ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци-альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи-мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень-шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор-мация в менеджменте -- сумма нужных, воспринятых и осознан-ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю-щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти-мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно -- необходимая предпо-сылка соединения и последующего органического срастания про-цессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая прив-лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко-номическими данными, а широко использует техническую, тех-нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те-кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про-ектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис-тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при-надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо-лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре-зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен-ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре-зультатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи-мосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри-мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ-водственных запасов) и тем самым создают условия для повы-шения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко-торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку-менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из раз-ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния произ-водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра-фия и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан-ные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль-ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй-ственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо-лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо-сти, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре-мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус-ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма-тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек-та на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле-дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ-ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непремен-ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све-дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор-ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук-цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка-налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при-нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от-клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по-тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче-тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа-ции предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об-работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор-мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

1.2 Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента в современных условиях ба-зируется в основном на использовании вычислительной техники. Это -- многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но-вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию про-изводства и сферы распределения информационно-вычислитель-ных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле-ния, а также создание для этого необходимых материально-техни-ческих, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко-номичной и рациональной организации информационных процес-сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо-на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова-ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно-гократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовлен-ности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на-кладные расходы:

- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

- заменяет в кон-торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас-совых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи-словой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фир-мах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обра-батываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на тек-стовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с примене-нием технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса произ-водства;

- расчета заработной платы;

- контроля за поступлением заказов;

- анализа данных о сбыте продукции;

- регистрации поступления платежей;

- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контро-ля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступаю-щих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автомати-ческого печатания текста с голоса без использования машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирмен-ную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновре-менном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной об-работки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических пока-зателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее произ-водственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относи-тельно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточня-ется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласован-ности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непре-рывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации де-лается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за уком-плектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольне-нием работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс по-лучения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения со-временных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в совре-менных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ори-ентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учрежде-ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ-ных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь-ные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использова-ние устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фото-наборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего ком-плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об-работки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципи-ально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не мо-жет осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и ре-дактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлек-ло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельно-сти, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систе-матизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

1.3 Пути совершенствования информационной системы

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффек-тивных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человече-ские возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техни-ки, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания ново-го математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность инфор-мации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся сис-тема экономической информации независимо от источников пос-тупления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направ-лениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономичес-ких явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повы-шения эффективности производства. Поэтому вся система ин-формационного обеспечения должна постоянно совер-шенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, органи-зация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду ком-пьютерная техника). Все изменения диктуются не только соб-ственно требованиями учета или планирования. Они в значи-тельной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут со-ответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетно-го и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает не-обходимость устранения обособленности и дублирования раз-ных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре-гистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тог-да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -- опе-ративность. Повышение оперативности информации дости-гается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к качеству информации - это обеспе-чение ее сопоставимости по предмету и объектам исследо-вания, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хра-нение и использование данных. С одной стороны, для комплек-сного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии ана-лиз будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полез-ности информации и на этой основе совершенствование инфор-мационных потоков путем устранения лишних данных и вве-дения нужных.

Таким образом, информационная система должна фор-мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь -- разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь -- приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5