Информационное обеспечение управления предприятием

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему -- проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. «Не лечите зубы сами!» - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это -- функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо -- привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:

1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект -- техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2) Надежность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

3) Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4) Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

5) Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

6) Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

7) Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8) Доступность по цене.

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

1.4 Формирование комплексной информационной системы

    Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:

- старые методы управления дают все больше сбоев;

- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;

- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;

- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

- необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

- разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

- внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

- быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

- надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

- возможность масштабирования и развития системы;

- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

- высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

- Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.

- Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.

Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в "скрытое" состояние.

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.

По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.

Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже таблица 1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.

Таблица 1

Объем производства по отраслям мировой промышленности

По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев.

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

2.1 Общая характеристика объекта исследования

ОАО «Технический университет КубГТУ» был создан 9 октября 1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Кубанском государственном технологическом университете коммерческой организации, основными задачами которой стали бы: привлечение инвесторов в образование и науку; создание новых рабочих мест и повышение заработной платы сотрудников; развитие современных форм коммерческой деятельности. Учредителями Технического университета КубГТУ были определены следующие виды деятельности: образовательная, научно-производственная, консалтинговая, коммерческая, сервисная, а в 1998 году появился новый вид - издательская деятельность.

Свою историю ОАО «Технический университет КубГТУ» начинает с небольшой комнаты в 1989 году в качестве обычных компьютерных курсов. За 8 лет своего существования ОАО «Технический университет КубГТУ» стал занимать уже все четыре этажа здания на Красной 91, но, кроме того, в состав общества входит множество филиалов по Краснодарскому краю.

Общество состоит из различных подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Большинство подразделений Технического университета занимаются образовательной деятельностью. Ниже представлена структура Технического университета КубГТУ, которая определяется видами его деятельности (рисунок 3). В состав общества входят следующие подразделения:

- Центр довузовской подготовки (Школа абитуриентов, Подготовительные курсы, Центр технологий тестирования);

- Подразделения среднего образования (Классический Лицей, Открытый Лицей, Школа индивидуальной подготовки);

- Институт современных технологий и экономики

- Дополнительное профессиональное образование (Компьютер-колледж, Отдел языковой подготовки, Отдел мультимедийных технологий, Отдел международного образования);

- Производственно-коммерческие подразделения (Управление информатизации, Управление электронной техники, Управление сетевых технологий, Рекламно-издательский центр;

- Сервисные подразделения (Унитех-Общепит-Сервис, Унитех-Отель-Сервис);

- Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).

Основной доход Технический университет получает за счёт своих как бы трёх китов: Лицей, Школа абитуриента и Подготовительные курсы. Эти подразделения обеспечивают основной доход ОАО «Технический университет КубГТУ», что составляет примерно 70-80% от общего дохода. Поэтому ниже более подробнее эти подразделения представлены. Кроме того, согласно теме дипломной работы рассматривается более подробно подразделения управления.

Рисунок 3. Структурная схема ОАО «ТУ КубГТУ»

В лицее, созданном в 1992 году, учащиеся получают среднее общее образование. Он стал одной из самых первых альтернативных структур на Кубани. Здесь преподают ведущие профессора, доценты, опытные педагоги и лучшие учителя города.

В марте 1998 года Лицей прошел государственную аттестацию с выдачей лицензии на право образовательной деятельности до 2003 года и аккредитован как общеобразовательное учреждение повышенного уровня образования 2, 3-й ступеней. Продолжают работать две формы Лицея: Классический и Открытый.

Для повышения эффективности обучения в Классическом лицее открыто пролицейское отделение, на котором проходят обучение учащиеся 8-9-х классов.

В 1999 году Классический лицей окончило 69 человек, из них 64 успешно сдали вступительные экзамены в КубГТУ, остальные поступили в другие вузы.

Следующими звеньями центра довузовской подготовки являются Школа абитуриента и Подготовительные курсы. В отчетном году набран самый большой контингент в эти структуры, что составило 2300 человек. Начата подготовка по 2-годичной системе обучения. Создаются профильные классы (технические, технологические, экономические).

Наши слушатели участвуют в Российском тестировании (при Техническом университете создан Цент тестирования). Кроме этого в Техническом университете создана фирма "Технотест", позволяющая абитуриентам пройти тестовый, компьютерный, входной, промежуточный и итоговый контроль знаний по предметам вступительных экзаменов.

Основная задача подготовительных курсов - организация филиалов довузовской подготовки для учащихся выпускных классов образовательных учреждений районов Краснодарского края и организация подкурсов различной продолжительности - от 6-месячных до 1-месячных. В результате 5-летней работы создано 18 филиалов подготовительных курсов в районных центрах края.

Перспективными направлениями региональной политики Технического университета КубГТУ обозначены следующие: организация и обеспечение деятельности представительств КубГТУ в городах Краснодарского края. Заключены договоры с главами администраций городов Тихорецка, Тимашевска, Славянска-на-Кубани. Ведется работа по заключению договора о сотрудничестве в сфере образовательной деятельности между КубГТУ и Адыгейской республикой; подготовка к заключению договоров с Гиагинским и другими районами республики по созданию представительств университета.

Для ведения работы в сфере высшего профессионального обучения был создан ИСТЭк. Образование ведется по двум направлениям: инженерно-техническое и финансово-экономическое. Открыты филиалы ИСТЭк в городах Новороссийске, Армавире, Майкопе. В этих образовательных структурах развиваются различные системы и формы получения второго высшего и параллельного образования. В 1999 году в ИСТЭк зачислено на дневную форму 195 и на заочную 121 человек.

Для организации внешнеэкономической деятельности Технического университета создано Управление, состоящее из трех отделов: Отдела международного образования. Отдела языковой подготовки и Отдела мультимедийных технологий, а также «Компьютер-колледжа».

Изучением опыта университетов мира, заключением договоров с ними на преподавание по самым новым для нас узким специальностям занимается Отдел международного образования. Сотрудниками этого отдела проведен набор и обучение по программе осенней презентации Открытого университета Великобритании. Осуществлена аттестация преподавателей Технического университета для организации на базе университета Центра подготовки Объединенного Экзаменационного Совета Великобритании.

Выигран тендер на подготовку управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации по Президентской программе, осуществлен набор и выпуск слушателей. Результаты анкетирования подтверждают высокую оценку слушателями процесса обучения, методики и качества преподавания.

В рамках Центра делового образования осуществляется переподготовка экспертов для Торгово-промышленной палаты.

Одним из старейших отделов, существовавших как самостоятельное подразделение, а теперь входящим в Управление внешнеэкономических связей, является Компьютер-колледж. Продолжается набор и обучение слушателей. Заключены договоры с Центральным Банком РФ по Краснодарскому краю, с Краснодарским отделением Сбербанка, с Краснодарводоканалом.

В соответствии с решением администрации Краснодарского края Технический университет определен ответственным исполнителем «Программы информатизации органов власти, государственных организаций и учреждений Краснодарского края». Проблемами информатизации в Техническом университете занимаются два отдела:

Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.

Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера администрации Краснодарского края в сети Интернет, а также разработан Web-сервер «Курорты» для представления информации Администрации края и информации департамента по курортам и туризму в сети Интернет.

Нынешнее управление электронной техники в 1999 году стало более самостоятельным, объем реализации его продукции для сторонних организаций постепенно увеличивается. В отчетном году заключены договоры на выполнение работ с такими организациями, как Академия культуры. Законодательное собрание края. Краевой суд, Аппарат администрации Краснодарского края и другими.

Для осуществления рекламно-издательской деятельности, расширения перечня и повышения эффективности предоставляемых услуг рекламно-издательского характера в структуре Технического университета был организован Рекламно-издательский центр в составе следующих отделов: рекламного, редакционно-издательского, телевидения и дизайна. 18 ноября 1998 года была получена лицензия на осуществление издательской деятельности, выданная Государственным комитетом Российской Федерации по печати.

Технический университет значительно расширил сферы услуг в области общественного питания. В настоящее время в управлении общественного питания входят две столовые, расположенные на улицах Красная.91 и Московская , кафе «БИТ» и 9 филиалов. В кафе «БИТ» комфортно и уютно: его помещение расширено и может вместить большое число посетителей.

Достаточно эффективно работает гостиница «Унитех-Отель-Сервис». Ее услугами, в основном, пользуются приезжающие в КубГТУ и Технический университет от сторонних организаций.

В Техническом университете уровень требований ко всем сотрудникам очень велик. Кадры подбираются с особой тщательностью. Только квалифицированный персонал может выполнить задачи, поставленные перед Техническим университетом его акционерами.

Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота Технического университета на основе локально-вычислительной сети.

Приоритетные направления деятельности ОАО "Технический университет КубГТУ" в 1999 году:

- разработка и реализация новой региональной политики в области образования, науки и производства;

- развитие подсистемы довузовского образования как части системы непрерывного образования;

- развитие международных образовательных, научных и коммерческих проектов;

- совершенствование системы управления Техническим университетом КубГТУ на основе компьютерных технологий;

- совершенствование системы вузовской подготовки с участием иностранных партнеров на базе Института современных технологий и экономики;

- развитие мультимедийных технологий и их использование в учебном процессе.

Все подразделения в такой структуре являются независимыми и если даже происходит кооперация для достижения общих целей, то она происходит на взаимовыгодных условиях. Высшее руководство Технического университета получает прибыль за счёт жестко установленных процентов от реализации подразделений. Полученные средства идут на заработную плату в подразделения управления и на компенсацию убытков в убыточные подразделения. Кроме того, остаются денежные средства, которые можно пустить на развитие производства в каком-либо подразделении.

Структурная схема организации несколько отличается от организационной структуры управления за счёт того, что Проректора по направления могут управлять несколькими подразделениями. Проректора по направлениям совместно с ректором на ректорате планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже представлена организационная структура управления Технического университета (рисунок4).

Рисунок4. Организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ»

На рисунке, где была представлена структурная схема ОАО «ТУ КубГТУ» (рисунок 3) подразделения были сгруппированы по функциональным признакам, а на следующем рисунке, где представлена организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ» (рисунок4) подразделения сгруппированы с учётом подчинённости по проректорам направлений.

Из представленных структур видно, что структура Технического университета не совпадает с организационной структурой управления.

Из рисунков видно, что в организации используется линейная структура управления. Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки.

Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями : вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.

В самой же организационной структуре не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме того, эти ограничения на структуру организации часто вызывают серьезные и дорогостоящие последствия. Вот только четыре из них:

- Во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы.

- Во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом.

- В-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще.

- В-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие.

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:

- четкая система взаимных связей функций и подразделений;

- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

- ясно выраженная ответственность;

- быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки организационной структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:

- отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

- тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

- малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

- критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;

- тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

- большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

- перегрузка управленцев верхнего уровня;

- повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения становятся неконкурентоспособными.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5