Специфика языка служебных документов. Исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают этому стилю консервативный характер - устойчивый и замкнутый. Он меньше других подвержен изменению и развитию. В нем имеются многочисленные речевые стандарты - клише. Если в других стилях наличие речевых шаблонов является недостатком, то здесь они воспринимаются естественно. Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала - это упрощает пользование ими. Часто используются готовые бланки, которые нужно только заполнять (трафареты). Формализованные типы текстов - трафареты, анкеты, таблицы - являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного документа требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. По данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный. Так что унификация оправдана и с психологической точки зрения. А также с правовой точки зрения - форма текста приобретает «узаконенный» вид. Унификация оправдана и с технической точки зрения: упрощает и удешевляет применение ЭВМ и компьютеров. Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль - это стиль документов служебных, а также дипломатических. Жанры: договоры, юридические законы, государственные акты, инструкции, постановления, служебная переписка, деловые бумаги. У них ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко - обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения - с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип - особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации.

Отметки на документах, порядок их ведения, требования к ним. Документы могут иметь особые отметки, часть из которых называют «грифами». Эти отметки определяют степень секретности документов, срочность их исполнения, порядок пересылки по почте и вручения адресату. Грифы «совершенно секретно» и «секретно» означают, что документы с этими пометками могут быть известны только определенным лицам. Гриф «не подлежит оглашению» означает, что содержание документов может быть известно только определенному кругу лиц и они не могут быть опубликованы. Отметки «срочно» свидетельствуют о срочном характере исполнения документа. Отметка «К» на письме означает, что документ взят на контроль. Для указания порядка пересылки документов по почте применяют отметки: для писем - «ценное», «заказное», «авиа» и т.п. Эти отметки определяют гарантию доставки документа и указывают на порядок пересылки по почте.

Документация по личному составу. Это приказы о личном составе, личные дела, характеристики, анкеты и др. На каждого работника предприятия ведется личное дело, его состав:

Внутренняя опись документов дела;

Личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

Трудовой договор;

Личный листок по учету кадров (анкета);

Аттестационные листы;

Заявления сотрудника о перемещениях;

Представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

Дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

автобиография;

копии документов об образовании;

характеристики или рекомендательные письма;

выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

копии наградных листов;

карточки учета поощрений и взысканий;

фотографии;

результаты медицинского обследования;

карточка формы №Т-2;

копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях в личное дело включаются список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов, собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (копии актов ревизий, справки-объективки…). Личные дела рядовых работников предприятия должны храниться 75 лет, а руководителей - постоянно. Доступ к ним ограничен, хранить в сейфе с кодовым замком. Сейф должен опечатываться. Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не должно содержать в адресной части указания на местожительство работника, но должно включать указание на его должность и место работы на предприятии. Характеристика - содержит описание характерных и отличительных качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Составляется в 2-х экземплярах. Автобиография - автор составляет самостоятельно, типовой формы нет, но необходимо отразить в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности. Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности человека. Ведутся на всех работников, проработавших в организации более 5 дней, в т.ч. на сезонных и временных (если они подлежат государственному и социальному страхованию). Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Это документ строгой регистрации. Трудовой договор - этот документ регламентирует отношения работника и работодателя. Работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка. В настоящее время государство предоставляет работникам минимальные социальные гарантии: минимальный размер оплаты труда; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней; максимальная продолжительность рабочего времени на предприятиях 40 часов в неделю. Договор от имени организации подписывает ее руководитель. Оформить трудовой договор необходимо не позднее 3-х дней со дня фактического допущения работника к работе.

Порядок передачи дел в архив учреждения. Архивному хранению подлежат документы, прошедшие экспертизу ценности. Это означает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения (роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа), содержания (значимость события или явления, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации повторение информации в других документах, вид документа, его подлинность), внешних особенностей (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние).

Для этого создается экспертная комиссия (в нее входят наиболее компетентные люди, возглавляет один из руководителей предприятия, курирующий делопроизводство) под методическим руководством архива, Положение о которой до его утверждения подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов администрации области. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется их отбор для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с документами с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела - это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию), что оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении передаются в архив организации. Их передача производится только по описям дел путем полистного пересмотра.

В период подготовки дел к передаче в архив ведущим специалистом организации (входящим в состав ЭПК - экспертно-проверочной комиссии) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Передача дел в архив производится не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. При передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка. Передача и прием дел осуществляется поединично, из рук в руки ответственного за делопроизводство к работнику архива. Вместе с ЭД (электронными документами) и БД (базами данных) передается сопроводительная документация (распечатка, электронный адрес и индекс документов и т.д.). Система обеспечения сохранности документов включает в себя организацию места хранения документов и их размещение, обеспечение средствами хранения и организацию доступа к документам, обеспечение режимными средствами (в архивохранилище должны поддерживаться постоянные температура и влажность, благоприятные для длительного хранения бумажной - до 19 градусов, до 55% - и на других носителях документации - до 20 градусов, до 65%; световой - документы должны постоянно храниться в темноте; санитарно-гигиенический режим - исключение появления плесени, насекомых и грызунов, запрещено курить, находиться в мокрой верхней одежде и т.д.; противопожарный - скрытое устройство электропроводок, герметизация розеток, рубильники - вне помещения, отделка помещений неагрессивными материалами, запрет применения нагревательных приборов и открытого огня; охранный - пропускной режим, прочные двери и надежные замки, приспособления для опечатывания, металлические решетки на окнах, регулярная скрытая смена кодов замков) и организацию контроля за наличием и состоянием документов. Документы, хранящиеся в архиве, в любой момент могут потребоваться для ознакомления или изучения историкам, политикам, хозяйственникам или любому гражданину. Использоваться ими могут только те документы, которые попали в архив - это единственно объективная информация. Возможна выдача дел для проведения дезинфекции (обработка от инфекции и грибка) и дезинсекции (обработка от насекомых).

Оформление дел с документами. (Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». - М.: издательство Индекс-Медиа, 2007)

Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела - это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела, как было уже сказано, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложения 3:дела №30 «Приказы по основной деятельности» и №251 «Приказы по личному составу» Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 4: дела №30 «Приказы по основной деятельности» Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 5: в составлении обычно нет необходимости); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование фондообразователя; наименование структурного подразделения; индекс дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел, согласованной с ЭПК управления по делам архивов администрации области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (по ГОСТу) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металл скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются во избежание появления ржавчины. При подготовке документов для архивного хранения важно также предусмотреть:

максимальное обеспечение прочности и гибкости переплетов, позволяющих при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять что-то на время (например, для реставрации) без нанесения повреждения другим листам;

обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов (или неформатных документов), необходимо хранить в закрытых твердых папках с 3-мя клапанами с завязками или в специальных картонных коробках (футлярах).

Для каждого носителя (бумага - А3, А4, А5 и крупноформатные; пленочные, магнитные и др.) применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов оформляется на бумаге стандартных форматов.

Личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, дипломы, удостоверения), фотографии и другие не удобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей) вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются - арабскими цифрами валовой нумерацией простым карандашом (или нумератором) сверху в них, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный (формата А3, А2) лист разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, врезки, выписки и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста. Переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются - сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист (А4) для заверительной записки. Это так называемый лист-заверитель. Заверительная запись составляется после завершения нумерации листов на каждую единицу хранения по установленной форме (приложение 9). В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в данном деле, количество листов внутренней описи, оговариваются наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для этой цели чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

В начале дела перед документами при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела. Она составляется для учета документов определенных категорий (особо ценные, личные дела и т.д.) постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых диктуется спецификой данной документации.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. А также - для специфичной документации: личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи дел постоянного (приложение 1: опись №1 для постоянного хранения за 1998-2005 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 2: Опись №2л дел по личному составу за 1996-2006 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 8: Акт №1 «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» Отдела образования Новосильского района Орловской области).

Согласование, подписание и утверждение документов. Согласование это предварительное рассмотрение и оценка проекта документа. Оно осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. Согласование может происходить как внутри учреждения, так и вне его. Внешнее согласование можно оформлять грифом, заключающие в себя следующие элементы: слово «Согласовано», наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи дату. Гриф согласования располагают в левой части документа после подписи. Подпись - обязательный реквизит документа. В ее состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются начальником организации. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, могут подписываться начальником, его заместителем или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Варианты: «УТВЕРЖДАЮ. Должность руководителя. Личная подпись. Инициалы, фамилия. Дата» или «УТВЕРЖДЕНО. Приказом Росархива от 16.03.2005 № 1505».

Заполняемые реквизиты бланка. Бланк представляет собой лист бумаги определенного формата с заранее воспроизведенными на нем типографским (или электронным) способом реквизитами, содержащими постоянную информацию (трафаретная часть). В то же время бланк содержит пустые места, которые необходимо заполнить вручную или в момент создания документа. Обычно в момент создания вносится следующая информация: название организации или учреждения; дата создания документа; порядковый номер документа; собственно содержательная часть - цифровая или словесная информация; подпись (и расшифровка подписи) ответственного лица (или лиц); печать учреждения.

Вид, дата, автор, место составления, коды документов. В соответствии с Федеральным законом России от 21.11.96 (в редакции от 10.01.2003) «О бухгалтерском учете» бухгалтерские первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Вид документа (приказ, протокол, акт, доверенность и т.д.);

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ (автор и место составления) и некоторые другие (над полным наименованием указывается сокращенное).

Индекс документа по существу является его кодом.

Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется их индексацией, т.е. условным обозначением каждого. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер, и указывается в графе 1 номенклатуры дел). Это по сути код дела. Первому разделу номенклатуры дел присваивается номер «1» (если организация маленькая) или «01» (в крупных организациях со структурными подразделениями). Затем по степени важности - «02», «03» и т.д. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индексация в делопроизводстве - это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 - 10/125. Здесь: 02 - структурное подразделение; 10 - номер дела, куда помещен документ; 125 - порядковый регистрационный номер. Составные части индекса отделяются друг от друга дефисом или косой чертой. Возможна постановка порядкового номера на первом месте. Внутренние документы, как правило, не индексируются, а имеют просто порядковый номер. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп - на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа.

Общие правила размещения реквизитов на бланке организации. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр основных реквизитов документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами - подпись, печать, название вида документа и т.д. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Основные понятия и определения делопроизводства. Делопроизводство - система документального оформления деятельности учреждения. Управленческие решения и действия учреждений и предприятий фиксируются в служебных документах. Операции, связанные с обработкой документов, и составляют суть делопроизводства. Сроки прохождения документов, качественное и своевременное их исполнение в значительной степени обусловлены порядком их обработки службой делопроизводства. Под документальными понимаются материалы, имеющие научное, политическое и практическое значение независимо от времени их происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизведения. Существует ряд определенных правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с поступления или создания документов до сдачи их в архив. Делопроизводство является дисциплиной, знакомящей с теорией и практикой документирования (создания документов, в которых отражается деятельность учреждения, содержание управленческих действий) и документационного обеспечения (работы с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию в справочных и научно-исторических целях).

Сроки исполнения документов, организация контроля. Это совокупность действий, обеспечивающее своевременное и качественное их исполнение: выявление документов, исполнение которых подлежит контролю; установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю; постановка документов на контроль исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; проверка соответствия документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований; снятие исполненного документа с контроля; учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. В крупных офисах специальное подразделение по контролю исполнения (входит в состав службы ДОУ - документационного обеспечения управления), группа контроля (либо эти обязанности возлагаются на одного из работников предприятия - инспектора) - занимается контролем за своевременным исполнением документов и информирует руководство о ходе их исполнения. Типы и виды контроля: непосредственный контроль (осуществляют руководители структурных подразделений, непосредственные начальники исполнителей); общий контроль (руководитель предприятия или его заместитель); повседневный контроль (ответственный исполнитель); независимый систематический контроль (специально назначенное лицо - инспектор). Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю, производится предприятием исходя из требований законодательства, нормативно-правовых актов и с учетом потребностей предприятия в документированной информации. Если в документе содержится требование об обеспечении контроля за его исполнением, если такое требование содержится в резолюции руководителя, если документ относится к перечню обязательно контролируемых, то такой документ ставится на контроль. В верхней части лицевой стороны его первого листа (у правового поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом «К» или «Контроль». Кроме того, есть специальные бланки - регистрационно-контрольные формы (РКФ), в них также заносятся сведения о постановке документа на контроль - содержание поручения, сведения о лице, чье поручение должно быть исполнено, сведения об исполнителе, срок исполнения. В дальнейшем в РКФ отражаются результаты промежуточного контроля и окончательные. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, формируется и регулярно обновляется картотека по документам, состоящим на контроле. Она систематизируется по срокам исполнения, исполнителям, по группам документов и ведется в бумажном и электронном видах. На всех этапах исполнения документа проводится предварительная проверка. В отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году - не реже одного раза в текущем году. В отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце - не реже одного раза в текущем месяце. В отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце - еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения. В отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению - ежедневно. Сроки исполнения документов могут быть типовыми (устанавливаются нормативно-правовыми актами органов власти или управления) и индивидуальными (устанавливаются руководителем). Типовые: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок; то же с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы, не имеющие особых пометок, - в срок не более месяца; по поручениям Правительства РФ - до 10 дней; по письмам МИД РФ - в течение 15 дней; то же с согласованием с другими организациями - 30 дней; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки - до месяца со дня их регистрации; то же для не требующих проверки - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В исключительных случаях может быть изменен срок исполнения документов на более поздний. Для этого не менее чем за 3 рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнитель с ведома своего непосредственного начальника представляет ответственному за контроль лицу мотивированную просьбу в письменной форме с указанием нового срока. Об этом делается в РКФ пометка. Сроки исполнения документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, не продлеваются. Снятие документов с контроля исполнения допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией заданий с обязательным сообщением результатов заинтересованным сторонам. О снятии тоже делается отметка в РКФ - дата, подпись принявшего решение о снятии лица.

Страницы: 1, 2, 3, 4