Обработка рассылаемых предприятием ЭД (электронных документов) имеет свои особенности. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить, используя единый (официальный) электронный адрес предприятия. ЭД на магнитных (иных небумажных) носителях, как правило, рассылаются вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой. ЭД отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи, объем документа, информация о сжатии документа с указанием использованной программы.

Документы, предназначенные для отправки, должны отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль - это стиль документов служебных, а также дипломатических. У всех деловых документов есть ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко - обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения - с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип - особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями.(они бывают рекламационными - по поводу качества продукции и претензионными - по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

Стадии создания документов. В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Прежде создается черновик. Оригинал или подлинник - это первый или единичный экземпляр документа, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором и обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания. Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере и отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой. Копия - это факсимильное (изготовленное на копировальной технике) или свободное (содержит все реквизиты, но не обязательно повторяет форму) повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке (какие-то копии требуют заверения нотариусом, какие-то - в сельсовете или руководителем предприятия). Различают несколько видов копий. Наиболее распространенные - выписка и отпуск. Выписка - это копия части документа, которая выдается на руки. Отпуск - полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Особый вид копий представляет дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Его выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д.

Правила оформления справочно-информационных документов. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Они составляют значительную часть документооборота предприятия. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Протоколы - содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения. Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером - порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Письмо оформляют на специальном бланке А4, а если текст не превышает 7-8 строк - А5. В ответных письмах дают ссылку на номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ. Рекомендуется посвящать письмо одному вопросу, а объем его не превышал одной странички. Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным. Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом - при ревизии финансовой деятельности учреждения. В акте каждый факт основывается на неопровержимых материалах, доказательствах, установленных лично проверяющим. Акты готовятся при приеме-передаче дел, проведении испытаний, новых изделий и образцов, приемке законченных объектов, обследований. Составляются акты и на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, при несчастных случаях. В некоторых случаях акты подлежат утверждению. Формуляр акта: название учреждения, название структурного подразделения, вид документа, место составления, дата, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи лиц, составивших акт. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в именительном падеже, например: Передача дел… . Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Если акт готовился комиссией, то первой указывают фамилию председателя. Фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. «Дела в количестве … штук сдал», «Дела в количестве … штук принял». В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта (определяется числом заинтересованных сторон) и месте их нахождения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в составлении, их должности при этом не указывают. Акты печатают на бланках формата А4. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего. Телефонограмма - документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

Написать заявление о предоставлении учебного отпуска. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.

Правила оформления телефонограмм. Телефонограмма - документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

Написать приказ о поощрении. Должны быть реквизиты: наименование предприятия; название вида документа («Приказ о поощрении»); номер документа; дата; фамилия, имя, отчество (в винительном падеже); наименование структурного подразделения («финансовый отдел»); за какой период («за 3-й квартал 2007 года»); сумма поощрения и вид поощрения («1500 рублей, премия»); основание (Трудовой договор, которым предусматривается такой вид поощрения); подпись руководителя организации (с расшифровкой).

Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:

Контрольное управление

Губернатора и Коллегии

администрации области

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Управление общего и

профессионального образования

администрации Орловской области

А.В. Копыловой

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Орловские черноземы»

В.Н. Петрову

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

Е.И. Кобяшевой

ул. Свободы, д. 2, кв. 5

г. Новосиль

Орловская обл., 303500

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными - по поводу качества продукции и претензионными - по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

Написать заявление о приеме на работу. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. Но на практике, как правило, все пишут его полностью от руки. Затем руководитель накладывает свою резолюцию и в случае положительного решения вопроса пишет приказ о приеме на работу имярек.

Заявление о приеме на работу:

«Директору ЗАО «Каппа»

И. О., фамилия

От и.о. фамилия (заявителя)

Заявление

Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.

Личная подпись

Дата.

Заместителю директора по кадрам

Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.

Начальник управления маркетинга

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Директору

Согласен.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заместителю директора по кадрам

На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.

Директор

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ - с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.

Составить приказ по вопросам основной деятельности. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок (отвечающий на вопрос о чем?), текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения (должны быть ответы на вопросы «кому?», «что сделать?» и «до какого числа?»). в конце приказа указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного приказа. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Пример. «Наименование предприятия. Приказ. Дата. № (порядковый). Место издания приказа. Заголовок «О введении Инструкции по делопроизводству». Текст: В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности (констатирующая часть) ПРИКАЗЫВАЮ: (далее следует распорядительная часть) 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с …(указывается, с какого срока - число, месяц, год). 3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с этого срока (снова указывается число, месяц, год) руководствоваться Правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю (указываются инициалы, фамилия) обеспечить тиражирование Правил внутреннего трудового распорядка и их передачу в структурные подразделения предприятия до … (указывается срок - число, месяц, год). 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на … (указываются должность, инициалы, фамилия). Директор предприятия - личная подпись, инициалы, фамилия. Визы (должность, подпись, инициалы, фамилия, дата)».

Правила оформления официальной доверенности. Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: а) выдаваемые официальными лицами и б) выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, во втором составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа, фамилию, имя, отчество доверителя; фамилию, имя, отчество доверенного лица; содержание доверенности, подпись, дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать и дату. (прилагается)

Составить текст протокола проведения совещания. Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях, коллегиях. Протоколы могут иметь краткое содержание с указанием выступающих, сути вопроса и постановления (решения) и подробное - стенографическую запись, диктофонную или магнитофонную с последующей расшифровкой. Формуляр протокола: название учреждения, вида документа, дата, индекс, место издания, название коллегиального органа (служит заголовком протокола), перечень присутствовавших, приглашенных, повестка дня, текст, подписи. Протокол, как и другие документы - акты, справки, докладные, можно оформлять на общем бланке. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; присутствующие и приглашенные с указанием должности и организации, которые они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании их список составляют отдельно в виде приложений к протоколу. В этом случае во вводной части указывают число присутствующих. К вводной части относится и повестка дня. Раздел состоит из частей: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ. Каждая часть раздела начинается с этих слов, напечатанных прописными буквами, а после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указывается фамилия докладчика или выступающего, а через тире - текст их выступлений, который печатают через полтора межстрочных интервала. После записи текста всех выступлений оформляется раздел ПОСТАНОВИЛИ, который отделяют от предыдущего текста тремя межстрочными интервалами. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют их арабскими цифрами. Протокол подписывают два лица: председатель, который вел собрание, и секретарь, который вел запись хода собрания. Решения коллегиальных органов доводятся до сведения исполнителей в виде постановлений, решений и приказов. Протоколы нумеруют в хронологической последовательности в течение календарного года и хранят в канцелярии.

Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция. Управленческая деятельность учреждения, предприятия, организации выражается посредством распорядительных документов, которые подразделяются на организационные (положения, уставы, инструкции, правила), определяющие порядок образования, функции, права и обязанности учреждения, предприятия, организации; и собственно распорядительные (административные - распоряжения, постановления и т.д.). Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Первым разделом идут «Общие положения», затем разделами более подробно: функции, права работников, организационная структура, управление и средства предприятия. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. В положении обычно определены задачи структурного формирования, степень его ответственности за свою деятельность. Разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности. Формуляр положения и структура текста (состоит из разделов, текст каждого раздела излагается по пунктам - арабскими цифрами в пределах каждого раздела) унифицированы. Раздел 1 «Общие положения»: устанавливает точное название службы, ее место в структуре организации или фирмы, степень самостоятельности службы. Далее указывается наименование должности руководителя (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. Если в службе есть еще участки, то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы. Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации или фирмы). Если служба имеет свою печать, в положении дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел 2 «Цели и задачи»: формулируются цель и основные задачи службы. При этом их нельзя сужать до задач его руководителя. Раздел 3 «Функции»: является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой, в том числе и специфические для данной организации. Раздел 4 «Права»: перечисляются те, что закрепляются за службой для выполнения возложенных на нее задач и функций. Персональные права руководителя (подписывать, утверждать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы, поощрять их). Раздел 5 «Ответственность»: основные позиции, за которые несет ответственность служба. Возможно выделение персональной ответственности руководителя. Раздел 6 «Взаимосвязи»: наличие и характер взаимосвязей с другими службами - отношения с отделом кадров, юридическим отделом, хозяйственными службами и т.д. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации или фирмы. Оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, внедрении новых форм и методов труда, новых технологий. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Составить приказ об увольнении за прогул без уважительных причин.

(прилагается)

Составить текст акта о передаче дел. Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом - при ревизии финансовой деятельности учреждения. В акте каждый факт основывается на неопровержимых материалах, доказательствах, установленных лично проверяющим. Акты готовятся при приеме-передаче дел, проведении испытаний, новых изделий и образцов, приемке законченных объектов, обследований. Составляются акты и на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, при несчастных случаях. В некоторых случаях акты подлежат утверждению. Формуляр акта: название учреждения, название структурного подразделения, вид документа, место составления, дата, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи лиц, составивших акт. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в именительном падеже, например: Передача дел… . Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Если акт готовился комиссией, то первой указывают фамилию председателя. Фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. «Дела в количестве … штук сдал», «Дела в количестве … штук принял». В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта (определяется числом заинтересованных сторон) и месте их нахождения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в составлении, их должности при этом не указывают. Акты печатают на бланках формата А4.

51. Написать письмо-просьбу. Это пример инициативного письма, которое требует ответа. Оно выражает просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов.

52. Составить приказ об увольнении в связи с сокращением штата работников. (прилагается)

53. Составить приказ о приеме на работу с неполным рабочим днем. (прилагается)

Перечислить основные элементы трудового договора (контракта) со специалистом. Трудовой договор - этот документ регламентирует отношения работника и работодателя. Работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка. В настоящее время государство предоставляет работникам минимальные социальные гарантии: минимальный размер оплаты труда; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней; максимальная продолжительность рабочего времени на предприятиях 40 часов в неделю. Договор от имени организации подписывает ее руководитель. Оформить трудовой договор необходимо не позднее 3-х дней со дня фактического допущения работника к работе.

55. Составить приказ об увольнении за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии. (прилагается)

Составить текст докладной записки. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.

Составить личную доверенность. Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: а) выдаваемые официальными лицами и б) выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, во втором составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа, фамилию, имя, отчество доверителя; фамилию, имя, отчество доверенного лица; содержание доверенности, подпись, дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать и дату. «Я, гр. Имя Отчество, Фамилия … доверяю гр. Имя, Отчество, Фамилия…..»

Составить текст справки, заявления. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справка составляется в целях информации руководителя учреждения или вышестоящей организации, она дает возможность принять определенное решение по этому вопросу. Справка может содержать обзор производственных показателей, планируемых мероприятий, данные о состоянии оборудования и т.д. В зависимости от сложности, важности вопросов и объема материала справку могут готовить один человек или несколько, а также сотрудники ряда отделов. Разновидностью является справка, которая выдается отдельным лицам на руки - о подтверждении места работы и занимаемой должности, места жительства, учебы, составе семьи и т.д. Как правило, их пишут на бланках. Формуляр справки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения. Название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресование. Справки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, пишут на бланках и подписывает их руководитель. Справки внутреннего характера пишут на чистых листах. Но с применением правил расположения реквизитов. Такие справки подписывает их составитель. Заявление - этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.

59. Написать приказ о предоставлении отпуска. (прилагается)

Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:

Контрольное управление

Губернатора и Коллегии

администрации области

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Управление общего и

профессионального образования

администрации Орловской области

А.В. Копыловой

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Орловские черноземы»

В.Н. Петрову

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

Е.И. Кобяшевой

ул. Свободы, д. 2, кв. 5

г. Новосиль

Орловская обл., 303500

(и далее - содержание письма), дата, подпись

При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными - по поводу качества продукции и претензионными - по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

Литература:

Кузнецов И.Н. «Делопроизводство», изд. 3, М., издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. «Машинопись и основы делопроизводства». Учеб. пособие. 3-е изд., дораб. и доп. - М., «Просвещение», 1984.

Розенталь Д.Э. «Практическая стилистика русского языка». - М.: 1974.

Рахманин Л.В. «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов». - М.: Высшая школа, - 1988.

«Делопроизводство»: Учеб. для нач. проф. образования/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия»; Образовательно-издательский центр «Академия», 2002.

Спивак В.А. «Делопроизводство (Стандартизация. Документы по трудовым отношениям. Коммерческая тайна)» - СПб.: Питер, 2003. (Серия «Учебные пособия»).

Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. «Делопроизводство и бухгалтерия»: Учеб.-практ. пособие. - 2-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2003.

Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». - М.: Издательство Индекс-Медиа, 2007.

Демин Ю.М. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов». 2-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2007 (Серия «Современный офис-менеджмент»).

Рогожин М.Ю. «Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие» (Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении; справки по персоналу; командировочные удостоверения; записи в Трудовых книжках; личные дела работников; трудовые договоры, должностные инструкции) - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

Тематика контрольных работ:

Реквизиты документов, их оформление, особенности по различным видам документации.

Специфика текста служебных документов, их редактирование.

Порядок прохождения документов в учреждениях культуры.

Регистрация документов и построение справочного аппарата.

Организация контроля за исполнением документов.

Составление номенклатур и формирование дел.

Передача дел в архив учреждения.

Документация по личному составу, учет трудовых книжек.

Классификация документов. Документация учреждений культуры.

Порядок оформления распорядительных документов.

Правила оформления организационных документов.

Правила оформления справочно-информационных документов.

Фирменный и общий бланк, их реквизиты, порядок использования и заверение.

Средства копирования и размножения документов, роль компьютеров.

Средства составления и обработки документов.

Деловые письма, их виды. Порядок составления.

17. Организация службы делопроизводства.

Страницы: 1, 2, 3, 4