Формы организации работы с документами. Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно (все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения канцелярии или у секретаря), децентрализованно (все операции рассредоточены по структурным подразделениям, размещенным в разных зданиях, удаленных друг от друга; или документирование деятельности организации требует особо тщательной защиты информации) или смешанно (самая распространенная форма; применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом). Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. С приходом в мир делопроизводства компьютерной техники появились понятия - традиционный и электронный документооборот. Документооборот - это движение документов внутри учреждения. Он заключается в учете, справочной работе, контроле, отправке и хранении документов. В крупных учреждениях за всем этим следит служба документационного обеспечения учреждения (ДОУ). Главный принцип правильной организации документооборота - оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути, с минимальными затратами времени и труда на их обработку. Все входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые) и внутренние документы находятся на учете в учреждении. Количество входящих, исходящих и внутренних документов, прошедших за определенный период времени, составляет объем документооборота.

Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Основные положения ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления) частично регламентировали названия служб делопроизводства. Управления делами создаются при министерствах и ведомствах и состоят: секретариат - структурное подразделение для обслуживания руководства организации (помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари) осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовку по указанию руководителя подготовку проектов отдельных документов и их согласование с структурными подразделениями; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем; составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к нему, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за их исполнением. А также бездокументное обслуживание руководителя - подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д. Инспекция при министре выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, приказов министра и т.д. Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из: экспедиция - прием и отправка поступающих по почте и курьерской связи корреспонденции (прием поступающих документов, их сортировка по структурным подразделениям; доставка документов; обработка, упаковка и отправка документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов); подразделение по контролю исполнения (группа контроля) занимается контролем за своевременным исполнением документов и устных распоряжений руководителя, анализом исполнительской дисциплины, информированием руководства о ходе их исполнения; подразделение по учету и регистрации корреспонденции ведет учет и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию, оформляет и рассылает распорядительные документы по указанию начальника канцелярии, формирование и ведение справочно-информационного массива, контроль за оформлением внутренних и исходящих документов (все ли согласовано, соответствует принятым правилам, юридическая сила и т.д.); подразделение по работе с обращениями граждан занимается приемом и регистрацией предложений, заявлений и жалоб граждан, контролем за сроками их исполнения. Оно готовит на рассмотрение руководству учреждения полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, контролирует сроки исполнения писем, извещает о результатах заявителю, организует прием посетителей; подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает поступающую корреспонденцию и распределяет ее по структурным подразделениям, ведет ежедневный количественный учет документации, отправляет исходящую корреспонденцию. Архив занимается приемом, учетом, хранением и использованием дел, законченных делопроизводством, контролирует правильность составления номенклатуры дел, подготавливает дела для сдачи в государственный архив. Общий отдел занимается работой с документами в исполнительных органах власти местного самоуправления. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.

Информационно-справочная работа с документами. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную -карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов.

Документация учреждений культуры.

Средства составления и обработки документов. Цель обработки входящих документов - фиксация факта получения документа (регистрация его и оформление РКФ - регистрационно-контрольной формы в количестве экземпляров, соответствующем числу имеющихся картотек). Для этого используются специальные бланки (РКФ), штампы (о регистрации), красный фломастер (для пометки «К» - поставлено на контроль). Заполняться РКФ могут или вручную, или машинописным способом, или на компьютере. Для исходящих документов сначала создается их проект. Исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для составления соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Все реквизиты на проекте исходящего документа должны быть оформлены в соответствии с существующими правилами. Должен быть проставлен исходящий регистрационный индекс, а также печать. Для отправки исходящего документа используются конверты. При автоматизированном составлении документов применяются специальные компьютерные программы, которые позволяют вести и необходимую обработку документов. Уже не требуется перепечатки документов после внесения поправок, а значит процесс ускоряется.

Оформление приема на работу. Лица, поступающие на работу, обязаны предоставить следующие документы: 1) документ, удостоверяющий личность; 2) трудовую книжку; 3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 4) документы государственного образца об образовании; 5) документы о дополнительном образовании(если такое имеется); 6) военный билет (для военнообязанных); 7) личное заявление на имя руководителя предприятия; 8) анкету (по установленной предприятием форме); 9) резюме (в произвольной форме); 10) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства; 11) справку о состоянии здоровья, заверенную надлежащим образом; 12) 4 фотографии 3х4 см (без головного убора); 13) другое - указать, что именно. С соискателями, прошедшими профотбор, предприятие заключает, как правило, бессрочный трудовой договор. Заявление о приеме на работу:

«Директору ЗАО «Каппа»

И. О., фамилия

От и.о. фамилия (заявителя)

Заявление

Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.

Личная подпись

Дата.

Заместителю директора по кадрам

Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.

Начальник управления маркетинга

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Директору

Согласен.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заместителю директора по кадрам

На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.

Директор

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ - с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.

28. Правила оформления распорядительных документов. Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя -предприятия, регламентирующее действие его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение - то же самое, но по одному вопросу. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной, или только распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами вразрядку с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находятся обсуждаемые в приказах вопросы. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Требования, предъявляемые к докладной записке. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.

Компьютерные технологии подготовки документов. Создание и развитие компьютеров происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой постоянно растут. Компьютеризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. При создании документов компьютер используется как умная пишущая машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т.п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы. Система ОS/2 Warp версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках - документы. На рабочем столе располагаются и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить изображение их на соответствующую пиктограмму. Эта система способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления. Операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel, Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов, и контроль за движением документов. Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. Электронная почта объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона.она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией. E-mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т.е. всем, что может храниться в памяти компьютера. Можно контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояния курса акций, погоды и т.д. С ее помощью можно получить необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet. Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш компьютер связан с головным компьютером вашей организации. Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий; при этом между компьютером и телефоном устанавливается модем. В настоящий момент есть достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления.

Краткая характеристика ГОСТ Р 6.30 - 2003 г. Данный стандарт введен в действие 1 июля 2003 года взамен прежнего от 1997 (с изменениями от 2000). Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа - теперь их 30 (а было 29 - один убрали, два добавили). Исключен один реквизит - гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «подпись документа» и «дата документа» сохранены. Изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ». Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с 1 по 9 число). Подпункт 3.21 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она теперь может центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Пп. 3.25 и 3.26 определяют порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений. В соответствии с требованиями п. 4.1 нового ГОСТа документы, оформленные на бланках, должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм - с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой: место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Организация работы секретаря-референта. Секретари обслуживают руководство учреждения. Они готовят материалы к заседаниям коллегий, совещаниям при руководстве, проводят работу по документированию совещаний, оформлению принятых решений, подготавливают проекты приказов, предложений и т.д. В небольших учреждениях они выполняют всю работу по делопроизводству. Работа секретаря требует особой подготовки, различных знаний, оперативности, четкости. Секретарь часто выступает в качестве первого представителя учреждения или производства, и это предъявляет самые высокие требования к его деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности. Труд секретаря - это в большой степени работа с людьми. И секретарь должен обладать особым тактом, терпением, выдержкой, умением вести разговор с посетителями. Через секретаря проходят письма, жалобы трудящихся. Он ведет контроль за прохождением документов. Для этого секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, ему необходимо уметь работать на компьютере, грамотно составить деловую бумагу. Опытный и знающий секретарь освобождает большую часть рабочего времени своего руководителя - он часто сам дает необходимую информацию посетителю, отвечает на телефонные звонки и переадресовывает посетителей к другим сотрудникам. Но основные обязанности секретаря - прием и обработка поступающей корреспонденции, доклад о корреспонденции руководителю, направление корреспонденции исполнителям, отправка исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов и поручений руководителя, печатание текстов и т.д. Эффективность, оперативность и качество труда во многом зависят от организации рабочего места. Оно должно быть оснащено современной оргтехникой, и секретарю-референту необходимо уметь всем этим пользоваться.

Основные функции документа. Документы играют огромную роль в жизни общества и каждого человека. Они служат подтверждением факта, события, явления. Могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является Основной Закон - Конституция РФ. Этим документом закрепляются основы общественного строя и политики государства, гарантируются права граждан, устанавливаются их свободы и обязанности. В документах выражаются решения Президента и правительства, обязательные для исполнения (затем они находят конкретное выражение в документации учреждений и предприятий). Документы могут служить историческим источником, основанием для написания исторических монографий. Они могут быть средством доказательства или свидетельства. Вся жизнь человека также связана с документами. С рождением его выписывается первый документ - свидетельство о рождении. При поступлении в школу нужны документы, подтверждающие его возраст, местожительство, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста молодой человек получает свой первый паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке. По окончании вуза выдается диплом. Для обмена информацией между учреждениями служат письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, электронные письма. Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

Виды приказов. Особенности их написания. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы.

Требования к подготовке инициативных деловых писем. Деловые письма - это самые распространенные документы в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстояние между корреспондентами. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, запроса. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными - по поводу качества продукции и претензионными - по поводу всех других вопросов). Это инициативные письма, т.е. те, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу, запрос, предложение к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность письма, тематика их неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

Порядок обработки отправляемых документов. Отправляемые из организации документы называются исходящими. Для рассылки исходящих документов могут использоваться все существующие каналы и средства. Доставка наиболее важной и срочной исходящей корреспонденции производится фельдъегерской или курьерской связью. Обработка исходящих документов включает следующие операции:

Составление проекта документа;

Согласование проекта документа;

Проверку правильности оформления проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

Регистрацию документа;

Отправку документа адресату;

Подшивку второго экземпляра (копии) документа в дело.

Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам);

Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);

Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки) - производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки);

Заклеивание конвертов, их маркировку;

Упаковку в транспортировочную тару.

Все исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект требует согласования с другими специалистами предприятия. Это согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа вместе с другими документами, на основании которых н был составлен (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации (отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов). Для регистрации исходящих документов необходимо указать:

Индекс документа, включающий номер дела;

Дату документа;

Адресата (корреспондента);

Краткое содержание или заголовок;

Отметку об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

Исполнителя;

Примечание.

Исходящие документы конвертуются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

Страницы: 1, 2, 3, 4