Как видно из таблицы 2.10 эффективность участия того или иного должностного лица в адаптации новых сотрудников снижается в зависимости от иерархического уровня между адаптантом и ответственным за адаптацию. Другими словами, респонденты сходятся во мнении, что адаптацией новых сотрудников должны заниматься профессионалы, для которых эта деятельность является одной из функциональных обязанностей и кто непосредственно связан с рабочим местом нового сотрудника.

Таблица 2.11 Оценка респондентами эффективности используемых критериев адаптации

(в % от числа упомянутых)

Предмет оценки	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Результаты выполнения поставленных задач	75	0	25
Уровень знаний	74	5	21
Освоение функциональных обязанностей	71	5	24
Иное	65	4	31

С точки зрения респондентов наиболее эффективной является оценка результатов выполнения новыми сотрудниками поставленных задач – 75% и фактический уровень знаний- 74%, а также то, на сколько новичок освоил свои функциональные обязанности – 71%.

Вывод: основные проблемы политики управления кадрами в колледже связаны с недооценкой социальной и психологической стороны организационных отношений. Адаптацией в ОХПК занимаются отдельные работники разных подразделений, но контроль процесса адаптации практически не осуществляется, данные не собираются и не анализируются. Проблемы текучести кадров на аппаратных совещаниях не обсуждаются. В колледже практически не используются иные, кроме материальных, способы стимулирования сотрудников, что также представляется существенным фактором, влияющим на текучесть новых работников и общее «старение» коллектива.

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ В ГОУ СПО «ОХПК»

3.1. Методика проектирования системы адаптации персонала

Методика проектирования системы адаптации определяет:

· выбор подхода к созданию системы адаптации с учетом потребностей, ресурсов и потенциала колледжа;

· формирование структуры процесса адаптации;

· разработку необходимой документации;

· планирование внедрения системы адаптации персонала.

Указанная методика позволяет реализовать на практике теоретические положения, изложенные в главе 1 выпускной работы.

Весь комплекс работ по выстраиванию системы адаптации, согласно данной методике, условно делится на пять блоков: предпроектная подготовка, разработка документов и предложений, обучение, мониторинг, корректировка [9; 75-77]. Содержание блоков рассматривается в таблице, приведенной ниже.

Таблица 3.1. Построение системы адаптации персонала

№ п/п	Наименование блока	Содержание работ	Результаты
1	Предпроектная подготовка	Определение цели и ожидаемых результатов внедрения программы адаптации. Разработка плана работ по внедрению программы. Определение круга специалистов, войдущих в рабочую группу. Закрепление руководителя процесса адаптации.	· определены цели и разработан подробный план внедрения программы; · сформирована рабочая группа; · определен руководитель процесса.
2	Разработка документов и предложений	Выстраивание логики всей процедуры адаптации – от подготовки к приходу до завершения адаптационного периода. Описание последовательности процесса адаптации с определением всех необходимых форм и приложений. Разработка Положения об адаптации и справочных материалов об организации.	· Положение об адаптации новых сотрудников; · систематизированы все существующие элементы адаптации; · разработаны необходимые приложения (формат плана, справочники, буклеты, программа адаптационного семинара).
3	Обучение	Разъяснение руководству актуальности внедрения процедуры адаптации и ее роли в решении существующих проблем управления персоналом. Проведение ряда обучающих семинаров для линейных руководителей и наставников с целью освоения ими инструментов адаптации.	· проведены обучающие семинары; · руководители понимают и поддерживают программу адаптации.
4	Мониторинг	Запуск программы адаптации персонала. Подведение промежуточных итогов и отслеживание контрольных точек, из которых поступает информация о ходе и проблемах процесса. Анализ всех элементов процедуры адаптации на основе обратной связи новых сотрудников, их руководителей и наставников. Коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов адаптации.	· каждый новый сотрудник встречается и адаптируется по новым правилам; · получена обратная связь по процедуре адаптации; · подведены промежуточные итоги; · выработаны решения проблемных моментов.
5	Корректировка	Введение в программу адаптации необходимых изменений.	· индивидуализация отдельных элементов процедуры адаптации.

Формируемая структура системы адаптации персонала в ГОУ СПО «ОХПК» основывается на стандарте адаптации персонала, включающем четыре этапа:

1. Этап общей ориентации – знакомство с организационными и функциональными особенностями колледжа, корпоративной этикой, системой коммуникаций, правилами поведения (осуществляет инспектор отдела кадров);

2. Этап вхождения в должность – практическое знакомство нового сотрудника со своими обязанностям и предъявляемыми к нему требованиями; непосредственным руководителем проводится общая программа адаптации, включающая информацию по направлениям:

- общее представление о колледже;

- политика колледжа;

- оплата труда;

- дополнительные льготы;

- охрана труда и соблюдение техники безопасности;

- отношения работников с профсоюзом;

- служба быта;

- экономические факторы.

После общей программы проводится специализированная, включающая следующие вопросы:

- функции подразделения;

- трудовые обязанности и ответственность;

- требуемая документация и отчетность;

- процедуры, правила, предписания.

3. Этап действенной адаптации – за новым сотрудником закрепляется наставник.

4. Этап функционирования – завершает процесс адаптации, является переходом к стабильной работе, предполагает анализ показателей адаптации.

Стандарт адаптации является единым для всех категорий работников колледжа, а содержание адаптационных программ может быть различным.

Разработка необходимой документации позволяет систематизировать негласно существующие и поддерживаемые в организации элементы адаптации и транслировать их единые стандарты, существенно облегчая тем самым процедуру внедрения новой системы адаптации.

Таблица 3.2. Документы, сопровождающие адаптационный процесс

Локальные акты

Методические материалы

Положение об адаптации персонала;

Программа адаптации персонала;

инструкция по введению в должность.

справочники;

планы работы с новыми сотрудниками;

анкеты обратной связи.

3.2. Определение функций управления адаптацией

Создание службы адаптации персонала или введение такой должности избыточно для масштабов ГОУ СПО «ОХПК». Управление процессом адаптации здесь может быть построено на введении в функциональные взаимосвязи подразделений элементов организации труда для того, чтобы создать необходимые условия трудовой адаптации на конкретных рабочих местах и в организации в целом. Кроме того, управление адаптацией требует отлаженной системы морального и материального стимулирования труда.

Функциональные взаимосвязи в управлении адаптацией персонала отражены в таблице 3.3. шифры руководителей и подразделений организации даны в соответствии с шифрами, принятыми нами в таблице 2.8.

Таблица 3.3 Функциональные взаимосвязи в управлении адаптацией персонала

Выполняемые функции

Подразделения - исполнители

Работы утверждают

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

4.1

4.2

Назначение руководителя процесса адаптации

Назначение наставников

Совершенствование материального стимулирования работников

Разработка и корректировка программ адаптации

Обучение работников и руководителей основам адаптации в коллективе

Осуществление мониторинга

При разработке и внедрении системы адаптации необходимо учесть ряд существенных моментов:

1) обязательно формально закрепить руководителя процесса адаптации, отвечающего за процесс, разъяснение и продвижение процедуры адаптации новых сотрудников в организации;

2) успешность внедрения системы адаптации во многом зависит от степени вовлеченности (осознания своей роли и задач) линейных руководителей;

3) важно выстроить оптимальным образом информационные потоки внутри организации,

чтобы необходимые данные своевременно предоставлялись всем участникам программы адаптации.

Наглядно систему управления адаптацией персонала колледжа можно показать в виде организационной схемы, представленной на рисунке 2.

Адаптация сотрудника к работе

Этапы адаптации

Программа адаптации

Профессиональная адаптация

Рисунок 3. Система управления адаптацией персонала колледжа

3.3 Программа адаптации сотрудников ГОУ СПО «ОХПК»

Программа адаптации новых сотрудников содержит две части – общую и индивидуальную и завершается подробным отчетом о результатах деятельности обеих сторон.

В целом и общая, и индивидуальная части программы адаптации рассчитаны на период испытательного срока, в колледже он составляет месяц для специалистов и шесть месяцев для руководителей, но особенности и содержание педагогического труда, а также практика адаптации специалистов в организации показывают необходимость «ведения» новых сотрудников в течение года. В особую категорию адаптантов можно выделить специалистов– практиков, выработавших на производстве определенный профессиональный стаж, но незнакомых с особенностями образовательной деятельности, так как для них возникает необходимость обучения основам педагогики и методики.

Эти проблемы в колледже решает Школа молодого педагога, действующая постоянно согласно ежегодно утверждаемым планам работы, под руководством методиста.

Таблица 3.4 Программа адаптации сотрудников в ГОУ СПО «ОХПК»

№ п/п		Наименование мероприятия	Содержание мероприятия	Ответствен -ный
*1. О Б Щ А Я Ч А С Т Ь*
ЭТАП 1	1.1	Вводное ориентационное собеседование	1. Место колледжа на рынке образовательных услуг (реализуемые виды и формы образования, виды образовательных программ). 2. Ближайшие и долгосрочные цели развития. 3. История развития колледжа. 4. Сведения о функциональных подразделениях. 5. Система управления колледжем (разграничение полномочий, порядок принятия решений). 6. Система материального и морального стимулирования (полная информация о размере заработной платы). 7. Система обучения и развития персонала. 8. Охрана труда и техника безопасности.	Инспектор отдела кадров
ЭТАП 1	1.2	Личное ознакомление с колледжем и его сотрудниками	1. Представление сотрудника персоналу подразделения. 2. Показ основных помещений. 3. Показ расположения основных служб.	Инспектор по кадрам
ЭТАП 2	1.3	Ознакомление с рабочим местом	1. Детальное описание образовательного процесса и внутренних функциональных взаимосвязей. 2. Должностные обязанности и ответственность (отдельно – виды деятельности). 3. Описание текущей работы и ожидаемых результатов. 4. Разъяснение важности данной должности и того, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом. 5. Нормативы качества выполняемой работы и способов ее оценивания. 6. Расписание и режим рабочего дня (отдельно в каникулярное время). 7. Виды отчетной документации и правила ее заполнения. 8. Дополнительные ожидания (замена отсутствующего работника, участие в учебно -производственных программах).	Заведующие отделениями для преподава-телей; старший мастер для мастеров производственного обучения; директор для руководителей; инспектор по кадрам для остальных.
ЭТАП 2	1.4	Ориентацион-ное собеседование с непосредствен-ным руководителем	1. Разъяснение задач и требований к работе. 2. Ответы на вопросы. 3. Обсуждение предложений (пожеланий) нового сотрудника.	По схеме, указанной в п.1.3
*2. И Н Д И В И Д У А Л Ь Н А Я Ч А С Т Ь*
ЭТАП 2	2.1	Вхождение в должность	1. Освоение видов деятельности: · образовательной; · методической; · организационной. 2. Освоение норм и правил поведения в организации и коллективе.	Наставник, председатель ЦМК
ЭТАП 3	2.2	Назначение наставника	1. Помощь в планировании и сопровождении работы. 2. Оценка деятельности нового специалиста.	По схеме, указанной в п.1.3
ЭТАП 3	2.3	Включение в программу «Школа молодого педагога»	1. Участие в адаптационных семинарах, посвященных организационным, методическим и коммуникационным проблемам. 2. Получение обратной связи.	Методист, психолог, заведующие отделениями, ст. мастер
*3. С О С Т А В Л Е Н И Е О Т Ч Е Т А*
ЭТАП 4	3.1	Составление отчетов по итогам адаптации	1. Отчет о степени адаптированности нового сотрудника. 2. Отчет о выполнении заданий.	Наставник, адаптант

3.4. План реализации проекта

Представленный проект может быть внедрен в течение года. Такой временной период обусловлен необходимостью решить следующие вопросы:

создать программу и систему управления адаптацией;
закрепить у сотрудников позитивное отношение к внедрению системы;
разработать схему финансовой поддержки проекта;
обеспечить проект методическими материалами.

Таблица 3.5. План – график внедрения проекта в 2006г. в ГОУ СПО «ОХПК»

Месяц	Мероприятие	Ответственный
Сентябрь	Подбор и назначение руководителя процесса адаптации и закрепление за ним функций.	Директор
Октябрь	Утверждение стандарта адаптации. Создание рабочей группы и разработка программ адаптации.	Руководитель процесса адаптации
Ноябрь	Учреждение наставничества. Обучение наставников.	Линейные руководители
Декабрь – август	Создание методических материалов; разработка схемы материального и морального стимулирования адаптационных программ; разъяснительная работа в коллективе; обратная связь сотрудников колледжа о готовности к внедрению системы; запуск системы.	Руководитель процесса адаптации

Проект не требует капитальных затрат. Вся сумма затрат за год составит 35380 рублей. Это объясняется тем, что в проекте предложены наиболее экономичные способы внедрения системы адаптации в ГОУ СПО «ОХПК».

Вместо введения специалиста по адаптации мы предлагаем расширить функции инспектора по кадрам, назначив ему доплату 800 рублей в месяц.

Доплаты за наставничество будут производиться четырем наставникам в размере 200 рублей ежемесячно, что составит 7% от средней заработной платы работников за 2004 год.

Расходы на разработку трех программ (две специализированных – для преподавателей и мастеров производственного обучения и одна общая часть) определены из расчета 420 рублей, что составит 15% от средней заработной платы работников за 2004 год.

На разработку и изготовление методических материалов выделяется 3000 рублей один раз в год.

Расходы на совершенствование системы материального стимулирования определены оценочно, так как этот процесс связан с системой премирования. На обучение отпущено 1920 рублей в год. Из них 420 рублей – разовая выплата за разработку программы обучения и 1500 рублей на само обучение, которое будет проводиться в колледже.

Смета расходов на внедрение системы адаптации и удельный вес каждой из статей расходов представлены в таблице 3.6.

Таблица 3.6. Затраты на реализацию проекта

№ п/п	Наименование операции	Затраты, руб. в год	Удельный вес статьи затрат, %
1	Назначение ответственного за адаптацию	9600	27.13
2	Разработка методического сопровождения адаптации	4260	12.01
3	Назначение наставников	9600	27.13
4	Совершенствование системы материального стимулирования	10000	28.3
5	Обучение	1920	5.43
ВСЕГО		35380	100

Затраты, приведенные в таблице, являются примерными, без учета налоговых отчислений.

Подготовка персонала к внедрению проекта заключается в формировании позитивного отношения к внедрению системы адаптации у всех работников колледжа и готовности принять участие в реализации проекта.

Таблица 3.7. План подготовки персонала к внедрению проекта

№ п/п	Мероприятие	Ответственный исполнитель	Сроки
1	Назначение руководителя процесса адаптации	Директор	Первая стадия внедрения проекта
2	Утверждение стандарта адаптации	Инспектор отдела кадров	Первая стадия внедрения проекта
3	Утверждение инструкции по адаптации. Разработка и утверждение программ адаптации.	Директор, инспектор отдела кадров; линейные руководители, руководитель процесса адаптации	Первая стадия внедрения проекта
4	Учреждение наставничества. Обучение наставников	Инспектор отдела кадров; руководитель процесса адаптации	Первая стадия внедрения проекта
5	Разъяснительная работа в колледже	Руководители подразделений, руководитель процесса адаптации	Постоянно
6	Методическое обеспечение системы адаптации персонала в колледже	Руководитель процесса адаптации	Постоянно
7	Совершенствование материальной заинтересованности в труде	Директор, Главный бухгалтер, руководитель процесса адаптации	Постоянно
8	Обеспечение обратной связи с работниками на предмет их готовности к внедрению системы	Руководитель процесса адаптации	Постоянно

Вывод: в современных условиях существование стабильной и экономически эффективной организации невозможно без продуманной и хорошо отлаженной системы адаптации. Как всякая система, система управления персоналом не поддается расчленению и «исправлению» по частям. Поэтому подсистему адаптации нужно строить исходя из целостности управления, учитывая взаимосвязи с другими элементами и процессы изменений всей системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения выпускной работы разработан проект построения системы адаптации персонала в ГОУ СПО «Омский художественно – промышленный колледж». Цель проекта – создание эффективной системы адаптации кадров в организации.

Задачами проекта стали:

1) снижение влияния негативных факторов на удовлетворенность трудом у сотрудников колледжа;

2) обеспечение колледжа квалифицированными кадрами;

3) снижение текучести кадров;

4) разработка механизма адаптации новых работников к коллективу и профессиональной деятельности;

5) общее повышение эффективности деятельности ГОУ СПО «ОХПК».

Использование отработанных в колледже форм и методов адаптации, возможность ограничиться собственными ресурсами, низкая затратность проекта делают его внедрение вполне приемлемым для организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4